Raadsvoorstel agendapunt

Transcriptie

1 Raadsvoorstel agendapunt Aan de raad van de gemeente IJsselstein Zaaknummer : Datum : Programma : Bestuur, Organisatie en Dekkingsmiddelen Blad : 1 van 5 Cluster : Bestuur Portefeuillehouder: dhr. drs. P.C. van den Brink Informatie bij : J.P. van Esschoten /tel.nr. : jp.v.esschoten@ijsselstein.nl/1841 Onderwerp Gedragscode integriteit college Samenvatting Op 8 mei 2014 heeft de raad besloten, dat op basis van een voorstel van de werkgroep declaraties en bestuurlijke uitgaven een gedragscode wordt vastgesteld bevattende normen, kaders en afspraken ten aanzien van bestuurlijke kosten en de vergoeding daarvan. De uitwerking van dat besluit treft u hierbij aan. Voorgesteld wordt de bestaande gedragscode te wijzigen en kennis te nemen van de gewijzigde toelichting. Inleiding Op 8 mei 2014 heeft de raad een notitie van de werkgroep declaraties en bestuurlijke uitgaven behandeld. De werkgroep heeft het voorstel gedaan om een gedragscode vast te stellen bevattende normen en kaders m.b.t. bestuurlijke kosten en waarin nadere afspraken worden gemaakt. De raad heeft conform de notitie van de werkgroep besloten en heeft daaraan toegevoegd dat de raad deze gedragscode vaststelt. In het voorstel van de werkgroep worden handreikingen gedaan om te komen tot een gedragscode. Zij verwijst daarbij naar de bestaande gedragscode integriteit collegeleden en burgemeester, die door de raad op 14 april 2011 is vastgesteld. Wij hebben het voorstel zo uitgelegd, dat die gedragscode moet worden gewijzigd dan wel aan- en ingevuld. De suggestie is gedaan om aan het begin van elke collegeperiode een dergelijke code ofwel richtlijn vast te stellen. Wij omarmen deze gedachte, omdat het goed past in onze aanpak van bestuurlijke integriteit. Wij hebben uit dien hoofde aan het begin van deze collegeperiode bestuurlijke uitgaven en declaratiegedrag binnen het college reeds bespreekbaar gemaakt aan de hand van een aantal indringende vragen. Bovendien willen wij dit onderwerp elk jaar bij de behandeling van de jaarrekening afzonderlijk aan de orde stellen. Op die manier willen wij bestuurlijke integriteit levend houden. In het voorliggende voorstel hebben wij de bestaande gedragscode aangepast. Hoofdstuk 6, dat gaat over bestuurlijke uitgaven is uitgebreid en ook de toelichting daarop is aangevuld. Wij stellen voor, dat u expliciet besluit om kennis te nemen van de gewijzigde toelichting. Door de combinatie van aanvullen, invullen en stelselmatig bespreekbaar maken, krijgt het begrip bestuurlijke uitgaven meer handen en voeten. Het is onze overtuiging dat daardoor een gepast gebruik wordt gemaakt van vergoedingen, die daarvoor ook zijn bedoeld. De werkgroep heeft nog enkele aanbevelingen gedaan ten aanzien van de nadere rubricering van de post representatie en toezicht op de invulling van declaratieformulieren. Wij hebben deze aanbevelingen van harte overgenomen en hebben inmiddels maatregelen dienaangaande genomen, bijvoorbeeld door het nader uitsplitsen van het (summiere) aantal posten. Dit komt de inzichtelijkheid ten goede.

2 Raadsvoorstel Blad: 2 van 5 Wat willen we bereiken? Met dit voorstel willen we bereiken, dat er de afspraken ten aanzien van bestuurlijke uitgaven en declaraties van collegeleden en burgemeester meer concreet worden gemaakt en dat die uitgaven en declaraties inzichtelijker worden. Toelichting Het voorstel van de werkgroep bevat de aanbeveling om een gedragscode vast te stellen, bevattende normen en kaders m.b.t. bestuurlijke (representatie) kosten en waarin afspraken worden gemaakt hoe te handelen en wat wel/niet acceptabel wordt bevonden in bepaalde situaties/omstandigheden en binnen welke bandbreedte. Daarbij wordt tevens aanbevolen aan bepaalde begrippen nadere invulling te geven. In ons voorliggende voorstel hebben wij deze aanbeveling globaal uitgewerkt. De verleiding is groot om allerlei situaties en omstandigheden de revue te laten passeren en vervolgens voor die specifieke situaties een afzonderlijke norm te beschrijven. Dit lijkt ons geen goede zaak, omdat dan een schijn van volledigheid ontstaat met een in onze ogen te gedetailleerd overzicht. Wij hebben hoofdstuk 6 en de toelichting aangepast. Artikel 6.1 is uitgebreid door daarin op te nemen dat aan het begin van elke collegeperiode een richtlijn wordt vastgesteld. Deze richtlijn wordt ter kennis van de raad gebracht. Dit kan gepaard gaan met een voorstel tot aanpassing van de gedragscode en is afhankelijk van de inhoud van de richtlijn. Toegevoegd is artikel 6.3 met daarin een nadere bepaling over de hoogte van de vergoedingen. Wij hebben daarin opgenomen, dat de richting daarvoor sober en doelmatig is. Ter nadere precisering is voor verblijfkosten als overnachting, ontbijt, lunch en diner de standaard aangehouden, die ook voor ambtenaren geldt. Slechts in uitzonderlijke gevallen kan daarvan worden afgeweken. Die gevallen moeten eerst in het college worden besproken. Wat gaat het kosten? N.v.t. Wat gaan we doen? Zoals gesteld, hebben wij al enkele maatregelen genomen ten aanzien van de administratie en hebben wij binnen het college een eerste discussie gevoerd over de wijze waarop uitgaven worden gedeclareerd en geadministreerd. Na besluitvorming door de raad zullen wij uitgaven bespreken, indien dat naar het oordeel van een van de collegeleden of de burgemeester wenselijk of noodzakelijk is (incidenteel) en in ieder geval bij de behandeling van de jaarrekening (structureel). Communicatie besluit Het besluit wordt via de gebruikelijke kanalen gecommuniceerd. Voorstel De gedragscode integriteit collegeleden en burgemeester 2011, wijzigen overeenkomstig het ontwerpraadsbesluit en kennis nemen van de gewijzigde toelichting.

3 Raadsvoorstel Blad: 3 van 5 Hoogachtend, BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN IJSSELSTEIN, De secretaris, de burgemeester, J. van Delden drs. P.C. van den Brink Overzicht bijlagen: Gedragscode integriteit collegeleden en burgemeester 2011 Voorstel van de werkgroep declaraties en bestuurlijke uitgaven

4 Raadsbesluit blad : 4 van 5 De raad van de gemeente IJsselstein; Gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 28 oktober 2014, zaaknummer 75604; Gelet op artikel 15, lid 3 van de Gemeentewet BESLUIT: A. De gedragscode integriteit collegeleden en burgemeester 2011 te wijzigen als volgt: Artikel 6 wordt vervangen door het volgende artikel. 6. Bestuurlijke uitgaven 6.1 Uitgaven worden uitsluitend vergoed als de hoogte en de functionaliteit ervan worden aangetoond. Aan het begin van elke collegeperiode wordt discussie gevoerd over de interpretatie hiervan en een richtlijn vastgesteld. Deze wordt ter kennis gebracht van de raad. 6.2 Ter bepaling van de functionaliteit van bestuurlijke uitgaven worden de volgende criteria gehanteerd: -met de uitgave is het belang van de gemeente gediend -de uitgave vloeit voort uit de functie. 6.3 Ter bepaling van de hoogte van de bestuurlijke uitgaven wordt als richtlijn gehanteerd, dat deze sober en doelmatig zijn. Voor verblijfkosten, zoals overnachtingen, ontbijt, lunches en diners wordt hierbij als standaard een prijsniveau aangehouden, dat ook voor ambtenaren geldt. B. Kennis te nemen van de toelichting op artikel 6, die komt te luiden als volgt: Artikel 6 Bestuurlijke uitgaven In artikel 6.1 wordt het belang van integriteit van college en burgemeester nogmaals benadrukt. Aan het begin van elke collegeperiode wordt besproken wat de regels zijn en hoe daarmee moet worden omgegaan. Tevens wordt bekeken of de geldende richtlijn moet worden aangepast. Deze wordt ter kennis gebracht van de raad. De raad heeft dan altijd de mogelijkheid om de richtlijn zelf vast te stellen. Elk jaar bespreken college en burgemeester bij de behandeling van de jaarrekening op welke wijze met bestuurlijke uitgaven en de vergoeding daarvan is omgegaan. Dit gebeurt aan de hand van een aantal van tevoren opgestelde vragen. Uit artikel 6.2 blijkt, dat uitgaven voor eigen rekening blijven, indien met de uitgaven geen gemeentebelang is gediend en niet uit de functie voortvloeit. Er zijn uitgaven in het belang van de gemeente, die tevens een voordeel in de privésfeer kunnen opleveren. Volgens belastingwetgeving zijn dit gemengde kosten. Vergoeding van deze kosten vindt eerst plaats nadat het college daarover afzonderlijk een besluit heeft genomen dan wel indien het college hieromtrent nadere afspraken heeft gemaakt en de vergoeding binnen die afspraken valt.

5 Raadsvoorstel Blad: 5 van 5 In artikel 6.3 wordt de hoogte van bestuurlijke uitgaven nader geduid door de introductie en invulling van het begrip sober en doelmatig. Voor de vergoeding van verblijfkosten wordt uitgegaan van de vergoedingen, die ook voor ambtenaren gelden. Voor 2014 gelden de volgende bedragen: Overnachting/ontbijt/lunch/diner resp. max. 85,40/ 8,34 / 14,18 / 21,45. Uitzonderingen zijn mogelijk, bijvoorbeeld door beperkte beschikbaarheid van verblijfsvoorzieningen. Deze uitzonderingen worden tevoren in het college besproken. Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van de gemeente IJsselstein, gehouden op 18 december 2014 de griffier, de voorzitter, J.A.M. Kleene drs. P.C. van den Brink