Begr Begr Begr Begr Administratief technische maatregelen V V V V

Transcriptie

1 Tussenrapportage risicovoller ramen Aanleiding In het voorstel Keuzes maken is een taakstelling opgenomen voor risicovoller ramen. Deze taakstelling maakt onderdeel uit van de besparingen op de interne organisatie en werd in het voorstel administratief technische maatregelen genoemd. Een overzicht van de taakstelling per jaar: Omschrijving Begr Begr Begr Begr Administratief technische maatregelen V V V V Toelichting Deze taakstelling is opgenomen, doordat in een aantal jaarrekeningen op rij steeds voordelen werden gepresenteerd. Uit een globale analyse blijkt dat een aantal budgetten te voorzichtig in de begroting zijn opgenomen. De raming bevat een buffer om verwachte ontwikkelingen op te kunnen vangen. Voorgesteld wordt om deze ramingen op begrotingsbasis naar beneden bij te stellen. Dit resulteert dan wel in hogere risico s, waardoor de weerstandscapaciteit ten laste van (het vrije deel van) de algemene reserve vergroot moet worden. Onderzoek BMC Met deze informatie heeft een adviseur van BMC in de periode van januari tot juni een onderzoek uitgevoerd op basis van begrotings- en rekeninggegevens van 2008, 2009 en Dit onderzoek is gericht op aanbevelingen hoe deze taakstelling gerealiseerd kan worden. BMC heeft zich gericht het cijfermatige deel van het advies en de inhoudelijke beoordeling is uitgevoerd door de bedrijfsvoeringstaf. Concreet zijn de volgende punten onderzocht en uitgewerkt: A. Analyse van verschillen op vooraf geselecteerde producten; B. Het automatisch ophogen van de begroting met inflatiepercentage; C. Analyse van stelposten; D. Systematiek bewaking formatiebudgetten; E. Voorziening pensioenen wethouders; F. Egalisatie van resultaat op afvalstoffenheffing en toerekening van kosten aan heffingen; G. Analyse rentekosten; H. Analyse investeringen en momenten waarop vervangingen geraamd worden; I. Analyse reserve opschorting prestatie (uitgestelde prestaties); J. Raming dubieuze debiteuren; K. Werkmodel voor Zero Based Budgettering (ZBB); L. Buffer risicoreserve / weerstandsvermogen in relatie tot risicovoller ramen. Hierna volgt per punt een korte toelichting en een nadere beschouwing van de Bedrijfsvoeringstaf. A. Analyse van verschillen op vooraf geselecteerde producten Voor deze analyse zijn een aantal producten geselecteerd waar in 2008, 2009 en / of 2010 substantiële onderuitputtingen gepresenteerd zijn in de jaarrekeningen. Deze onderuitputtingen zijn op een gedetailleerder niveau nader geanalyseerd. Dit heeft geleid tot een overzicht van mogelijke besparing die oplopen tot een totaalbedrag van ca

2 Per onderdeel is aangegeven of de besparing haalbaar is (groen), nader onderzoek vraagt (geel) of niet haalbaar is (rood). Hier zijn later de inkoopvoordelen op abonnementen en verzekeringen en het voordeel volgens het collegevoorstel over subsidies aan toegevoegd. Samengevat ziet het overzicht er per programma als volgt uit: Programma Groen Geel Rood Totaal 01 Werkwijze gemeenteraad Bestuur en organisatie Veiligheid RO, volkshuisvesting en milieu Economie Vergunningverlening en handhaving Mobiliteit Woon- en leefomgeving Werk en inkomen *) Welzijn Onderwijs Sport Kunst en cultuur Algemene dekkingsmiddelen Bedrijfsvoering Subtotaal programma's Inkoopvoordeel abonnementen **) Inkoopvoordeel verzekeringen **) Voordeel voorstel subsidies **) Totaal Toelichting Enkele voorstellen bleken niet haalbaar doordat bijvoorbeeld als gevolg van de andere onderdelen van Keuzes maken of via tussentijdse rapportages de begroting al meerjarig bijgesteld was. Dit betreft het grootste deel van de besparingen die in de categorie Rood opgenomen zijn. De besparing wordt haalbaar geacht zonder dat dit ten koste van de productie en de kwaliteit gaat. Alleen de niet besteedde ruimte in de budgetten wordt afgeraamd. Daarbij wordt wel aangetekend dat er een risico bestaat dat met het voorstel op basis van deze rapportage posten worden afgeraamd, die mogelijk ingezet hadden kunnen worden voor de realisatie van andere taakstellingen uit Keuzes maken. Indien dit aan de orde is, dan wordt dit zo nodig aangepast en nader toegelicht in de eindrapportage. *) Voor programma Werk en inkomen is het te besparen bedragen mogelijk hoger. Hierover is nadere afstemming met de budgethouders noodzakelijk. Daarnaast is specifieke kennis van de regelingen op dit gebied noodzakelijk om hiervoor een betrouwbare inschatting te maken. Daar komt bij dat landelijke macrobudgetten op dit terrein volop in beweging zijn. Voorgesteld wordt de mogelijke besparing op dat programma in een vervolgtraject te bepalen. In dit traject worden dan een externe deskundige, een financieel adviseur van de Bedrijfsvoeringstaf en enkele medewerkers van de afdelingen Sociale Zaken en Beleid en Strategie betrokken.

3 **) De inkoopvoordelen op abonnementen (conform besluit MT) en op verzekeringen (verwachte uitkomst aanbesteding) hebben geen onderdeel uitgemaakt van de analyse, maar zijn later aan het overzicht van mogelijke besparingen toegevoegd. Deze voordelen ontstaan niet al in 2011, maar vanaf Het voordeel op subsidies en het voordeel op abonnementen is overigen al ten gunste van de taakstelling gebracht in de concept programmabegroting Voorgesteld wordt de haalbaar geachte besparingen van in zetten voor de realisatie van de taakstelling. B. Het automatisch ophogen van de begroting met een inflatiepercentage Veel budgetten komen tot stand door oude begroting op te hogen met percentage voor prijsaanpassing. De systematiek van automatisch ophogen wordt door veel gemeenten gehanteerd. Het werkt immers praktisch en snel, maar het heeft wel het risico in zich dat er lucht in de begroting ontstaat doordat de link met de werkelijke lasten ontbreekt. In 2009 zijn zo de budgetten met ca onnodig verhoogd en in 2010 kwam hier nog eens bij. Alternatief voor de gekozen systematiek van automatisch ophogen is de te verdelen prijsaanpassing te reserveren op een stelpost en dit indien dit gedurende het jaar noodzakelijk blijkt alsnog te verdelen. Naar onze mening weegt het voordeel van het niet automatisch toekennen van prijsaanpassing niet op tegen de extra administratieve druk en werk die het tussentijds aanpassen met zich meebrengt. Daarnaast is het onnodig toegekende extra budget een zeer beperkt deel van de totaal toegekende prijsaanpassing. In de concept begroting 2012 is de prijsaanpassing met 1% overigens voorzichtig geraamd. In de meicirculaire van de Algemene Uitkering ontvangt de gemeente een hogere prijscorrectie dan deze 1%. Het verschil wordt gereserveerd op een stelpost loon- en prijsaanpassing. Het saldo van de stelpost wordt via de septembercirculaire van de Algemene Uitkering mogelijk nog bijgesteld. Voorgesteld wordt de stelpost loon- en prijsaanpassing na deze actualisatie vrij te laten vallen te gunste van de taakstelling voor risicovoller ramen. Hierbij kan dan nog rekening gehouden worden met het effect van een nieuw af te sluiten CAO en eventuele afzonderlijke aanpassingen van budgetten als gevolg van afwijkende prijsaanpassingen. Daarnaast wordt voorgesteld bij de begroting 2013 de systematiek van prijsaanpassing te verfijnen. C. Analyse van stelposten In eerdere begrotingen zijn relatief veel stelposten opgenomen om tegenvallers op te vangen. Met stelposten wordt in dit geval dus budgetten bedoeld en dus niet te realiseren taakstellingen. De voornaamste stelpost betrof de recessiescan die via de programmabegroting 2010 in de budgetten opgenomen is. Inmiddels zijn deze stelposten al weer volledig afgeraamd. Een stelpost die in dit kader wel relevant is betreft de stelpost algemene uitkering. Het gaat hierbij om taakmutaties die via de circulaires over de algemene uitkering in de begroting opgenomen worden. In het verleden ging het hierbij vaak om extra taken waar dan extra budget voor gereserveerd werd in de betreffende programma s. In de praktijk blijken deze middelen niet altijd nodig te zijn doordat bijvoorbeeld de extra taak al uitgevoerd werd of

4 uitgevoerd kan worden binnen bestaande middelen. In enkele gevallen blijven de middelen meerdere jaren (onnodig) in de begroting beschikbaar. Het gemiddelde voordeel hierop wordt ingezet op per jaar. Inmiddels wordt het beleid op taakmutaties aangescherpt. Extra middelen doordat taken overgeheveld worden naar de gemeente worden vanaf nu gereserveerd als stelpost in programma Algemene dekkingsmiddelen en worden dus niet meer automatisch toegevoegde aan de programma s. In de Voor- en Najaarsrapportages zal voorgesteld worden stelposten af te ramen wanneer deze lang onbenut blijven. Negatieve taakmutaties worden conform bestaande praktijk zo veel mogelijk direct gekort op bestaande budgetten of indien dat niet mogelijk is worden deze als taakstelling in de begroting opgenomen in de betreffende programma s. Een overzicht van beschikbaar budget als gevolg van taakmutaties: Omschrijving Circulaire Begr begr Begr Begr Taakmutatie inburgering 2010 jun Taakmutatie combinatiefuncties 2010 jun Taakmutatie peuterspeelzaalwerk 2009 sep Totaal Voorgesteld wordt deze budgetten (stelposten) in de programmabegroting 2012 te verplaatsen naar programma Algemene dekkingsmiddelen. D. Systematiek bewaking en opbouw van de formatiebudgetten De formatiebudgetten komen tot stand op basis van centrale uitgangspunten. Het budget is gebaseerd op 99% van de lasten van trede 11 van de functionele schaal van een formatieplaats. De lasten van een formatieplaats worden per salarisschaal centraal berekend. Deze zijn echter gebaseerd op aannames ten aanzien van bijvoorbeeld het aandeel sociale lasten. Nagegaan is of er in deze berekening nog ruimte is om deze aannames naar beneden bij te stellen. Conclusie is dat met de recente stijgingen van sociale lasten deze ruimte nagenoeg nihil is. Formatiebudgetten worden sinds dit jaar centraal bewaakt. Daarbij is nu ook inzicht in de samenstelling van de salarislasten en kunnen de gehanteerde uitgangspunten voor de berekening van de budgetten worden bewaakt. Indien op basis van het inzicht over 2011 blijkt dat deze aannames verfijnd en / of naar beneden bijgesteld kunnen worden, dan wordt hiermee rekening gehouden bij een volgende aanpassing van de formatiebudgetten. Voorgesteld wordt bij de Voorjaarsrapportage 2012 en / of bij de begroting 2013 te bepalen of formatiebudgetten op basis van inzicht over het gehele jaar 2011 (naar beneden) bijgesteld kunnen worden. E. Voorziening pensioenen wethouders Dit punt is in het onderzoek betrokken omdat enerzijds er ruimte lijkt te zijn in de begroting van de salarislasten van voormalig wethouders, maar anderzijds is er steeds een nadeel in de jaarrekening doordat op basis van actuariële berekeningen extra aan de voorziening moet worden gedoteerd. Hoewel verwacht werd dat de hoogte van de voorziening jaarlijks zou moeten fluctueren, blijkt dat deze dus jaarlijks toeneemt. Dit is deels te verklaren doordat de hoogte van voorziening jaarlijks aangepast moet worden aan de prijsindex. De ruimte die er

5 leek te zijn in de salarislasten van voormalig wethouders is noodzakelijk om de extra lasten als gevolg van het indexeren op te vangen. Hoewel er meerdere (moeilijk voorspelbare) factoren onderdeel uitmaken van de actuariële berekening lijkt het goed om in ieder geval meer rekening te houden met het effect van prijsaanpassingen (op de totale omvang van de voorziening). Voorgesteld wordt op bij het opstellen van de begroting en op momenten dat prijsaanpassing bekend worden, rekening wordt gehouden met de benodigde omvangen van de voorziening. F. Egalisatie van resultaat op afvalstoffenheffing en toerekening van kosten aan heffingen Dit punt is bij het onderzoek betrokken om na te gaan of incidentele voordelen die jaarlijks in deze exploitatie te zien zijn, ten gunste van het resultaat kunnen worden gebracht (in plaats van deze te doteren aan de egalisatiereserve afvalstoffenheffing). Evenwicht tussen lasten en baten (afvalstoffenheffing) hoeft alleen te worden aangetoond op basis van de begroting. Eventuele afwijkingen in de rekening kunnen in theorie dus ten gunste of ten laste van het resultaat worden gebracht. Maar met de keuze voor de vorming van de egalisatiereserve die destijds door de gemeente is gemaakt, is het niet logisch om daar nu van af te wijken. Uit de jaarlijkse toevoeging van het resultaat van de exploitatie van afvalstoffen kan afgeleid worden dat de lasten van de begroting te ruim geraamd zijn. De incidentele voordelen toevoegen aan het resultaat zou niet reëel zijn zonder de begrootte lasten aan te passen aan de realiteit. Voorgesteld wordt voor de begroting 2012 de lasten van exploitatie afvalstoffen nader te beschouwen en deze terug te brengen tot een realistisch niveau (en de heffing hier op aan te passen). In het voorstel voor herziening beleid t.a.v. reserves en voorzieningen kan nut en noodzaak van de egalisatiereserve opnieuw bepaald worden. G. Analyse rentekosten Over alle jaren is een analyse gemaakt van de rentelasten en -baten. Wat opvalt is dat er geen constante lijn te ontdekken is in de afwijkingen. Geconcludeerd wordt dat de werkelijke rentelasten nu beter in de pas lopen met de begroting en dat er geen ruimte zit in de rentekosten. Een ander punt dat opvalt is het vrij hoge saldo kortlopende financieringsmiddelen. In de huidige tijd is dat niet gunstig door de lage rentevergoeding voor overtollig kasgeld en de hoge rentekosten voor langlopende leningen. Geadviseerd wordt te zorgen voor een goede liquiditeitsplanning en de financieringspositie daar goed op af te stemmen om overtollige liquide middelen zoveel mogelijk te voorkomen. De huidige financieringspositie is in combinatie met het achterblijven van voorgenomen investeringen oorzaak van de incidentele nadelen in de jaarrekening en / of rapportages. Er is een begin gemaakt met een bewakingsmodel voor de ontwikkeling van de financieringspositie. In combinatie met het strakker sturen op de voortgang van investeringen zou dit moeten leiden tot meer grip op het financieringsresultaat.

6 Voorgesteld wordt iedere rapportage het bewakingsmodel voor de ontwikkeling van de financieringspositie te actualiseren, zodat alle effecten hiervan worden betrokken bij de rapportage. H. Analyse investeringen en momenten waarop vervangingen geraamd worden Er is gekeken naar het proces van het actualiseren van het investeringsplan, de bewaking van de voortgang van investeringen, het startmoment van het berekenen van rente en afschrijving, het beschikbaar houden van lopende investeringen en de opzet van de meerjarenplanning. Geconcludeerd wordt dat er weinig ruimte voor verbetering is op deze punten en dat het systeem strak en consequent wordt toegepast. Enige ruimte is mogelijk te vinden door meer speling aan te brengen tussen de laatste afschrijving van de oude investering en de geplande vervanging ervan. In praktijk blijkt deze ruimte er te zijn. Dit zou nader onderzocht kunnen worden. Daarnaast wordt geadviseerd na te gaan of in de praktijk toch niet al te gemakkelijk wordt omgegaan met de bijstelling van planning van investeringen en het honoreren van verzoeken tot verlenging. In de praktijk blijkt dat de afschrijvingtermijn die gehanteerd worden zeker niet kort zijn. Het later ramen van de lasten voor de vervanging van de oude investering heeft tot gevolg dat afschrijvingslasten in de begroting meer gaan fluctueren. Wel verdient het aanbeveling het systeem van het automatisch beschikbaar stellen van vervangingsinvesteringen te herzien. Voorgesteld wordt om de huidige systematiek te handhaven en bij een volgende actualisatie van de financiële verordening de methode van het automatisch ramen en beschikbaar stellen van vervangingsinvesteringen te herzien. I. Analyse reserve opschorting prestatie (uitgestelde prestaties) In de reserve opschorting prestaties worden resterende middelen gestort die vanwege het opschorten van prestaties later, in het volgende jaar, worden besteed. Het is uitsluitend aan de raad om te bepalen of deze middelen daadwerkelijk aan deze reserve worden toegevoegd. Uit het onderzoek blijkt dat de middelen in de praktijk inderdaad niet langer dan één jaar in de reserve zijn opgenomen. Daarnaast gaat het niet om grote bedragen. De systematiek biedt een praktische oplossing voor budgetten die jaaroverschrijdend besteed worden. Wel verdient het aanbeveling er voor te waken dat dit geen regel in plaats van uitzondering wordt. Het gebruik van deze methode is nu zeer beperkt. Voorgesteld wordt om de huidige systematiek te handhaven. J. Raming dubieuze debiteuren Momenteel wordt een vast bedrag per jaar aan de voorziening dubieuze debiteuren toegevoegd. Een storting in de voorziening of beter: een correctie op de boekwaarde van de vorderingen dient echter een relatie te hebben met het achterliggende risico. Deze correctie op de boekwaarde dient gevormd te worden uit de posten waarde baten verantwoord zijn. De algemene dotatie die in de begroting opgenomen is, kan dus worden afgeraamd. Het gaat hierbij om een bedrag van Het budget voor de algemene dotatie is dus overbodig.

7 Voorgesteld wordt om het budget ten gunste van de taakstelling te laten vrijvallen. K. Werkmodel voor Zero Based Budgettering (ZBB) Zero Based Budgetting houdt in dat alle budgetten met de budgetbeheerder opnieuw worden opgebouwd. Bij deze methode wordt teruggegaan naar de nul -situatie. Voor elke post in de begroting wordt er voor de komende periode op grond van de huidige omstandigheden nagegaan hoeveel budget daarvoor nodig is. Er is een eenvoudig format hiervoor aangeleverd. De inzet is tot nu toe vooral gericht op het verklaren van voordelen in recente jaarrekeningen. Zero Based Budgetting zou een goed instrument kunnen zijn om juist ook te kunnen besparen op (structurele) bestedingen. Zero Based Budgetting vraagt echter wel incidenteel extra capaciteit om dit op te zetten. Voorgesteld wordt om een pilot Zero Based Budgetting te starten bij afdelingen Beleid en Strategie en Interne en Facilitaire Bedrijfsvoering en dit te laten begeleiden door een externe organisatie. L. Buffer risicoreserve / weerstandsvermogen in relatie tot risicovoller ramen Risicovoller ramen heeft ook invloed op de benodigde omvang van de reserve weerstandvermogen. Uit analyse van de cijfers blijkt dat zowel de structurele als de incidentele weerstandscapaciteit ruim voldoende zijn. Wel is het van belang om bij het doorvoeren van meer risicovol ramen tot een strakke budgetdiscipline over te gaan. Tot op heden konden tegenvallers immers nog gecompenseerd worden door meevallers. Door de ruimte nu bij de meevallers weg te halen, is het een absolute must om tegenvallers tot een minimum te beperken. Als gevolg van risicovoller ramen zal een hogere omvang van de reserve weerstandsvermogen (risicoreserve) moeten worden aangehouden. Voorgesteld wordt om in de paragraaf weerstandvermogen van de begroting 2012 een extra risico op te nemen als gevolg van risicovoller ramen. Samenvatting Samengevat wordt voorgesteld de volgende besparingen in de begroting te realiseren ten gunste van de taakstelling risicovoller ramen: Omschrijving Bedrag Besparing volgens onderdeel A na analyse afwijkingen geselecteerde producten Besparing volgens onderdeel J besparing raming dubieuze debiteuren Totaal Dit betreft een structurele besparing vanaf Voor 2011 bedraagt de besparing , doordat de inkoopvoordelen op abonnementen en op verzekeringen en het voordeel conform het voorstel van het subsidieoverzicht ontstaan vanaf Voor 2011 bedraagt de taakstelling en levert het realiseren van de besparing per saldo dus incidenteel voordeel op van

8 De besparing wordt haalbaar geacht zonder dat dit ten koste van de productie en de kwaliteit gaat. Alleen de niet besteedde ruimte in de budgetten wordt afgeraamd. Daarbij wordt wel aangetekend dat er een risico bestaat dat met het voorstel op basis van deze rapportage posten worden afgeraamd, die mogelijk ingezet hadden kunnen worden voor de realisatie van andere taakstellingen uit Keuzes maken. Indien dit aan de orde is, dan wordt dit zo nodig aangepast en nader toegelicht in de eindrapportage. Het resterende deel van de uiteindelijk te besparen zal worden gerealiseerd uit de in deze rapportage genoemde vervolgtrajecten (waaronder Zero Based Budgetting en nader onderzoek budgetten programma Werk en inkomen). De eindrapportage risicovoller ramen wordt naar verwachting rond juni 2012 opgeleverd.