B en W - advies. Bouwen 81 Milieu. Jans Drost en Hettie Tychon. Financiën en Personeel Nummer. Ter bespreking. Ter besluitvorming

Transcriptie

1 B en W - advies Gemeente Elburg Afdelingshoofd Portefeuillehouder Afdeling Advies van Datum advies Advies O.R. I.o.m. afdeling(en) I.o.m. wijkcontactambtenaar M. Boukema Bouwen 81 Milieu Jans Drost en Hettie Tychon Nee Financiën en Personeel x i Beslissing d.d Nummer Conform voorstel. w Besluit Persbericht Openbaar Nee Commissie Ja Ter bespreking Raad Ja Ter besluitvorming Onderwerp Beheerplan onderhoud gemeentelijke gebouwen Voorstel Het Beheerplan onderhoud gemeentelijke gebouwen vast te stellen; Vier onderhoudsvoorzieningen in te stellen voor groot onderhoud aan respectievelijk gemeentelijke gebouwen, gemeentelijke monumenten, dorps- en gemeenschapshuizen en het zwembad; Akkoord gaan met de financiële vertaling van het beheerplan zoals opgenomen in de financiële paragraaf; De raad voorstellen de 15 e begrotingswijziging 2015 vast te stellen; Agendacommissie voorstellen het beheerplan te bespreken in de commissie RO van 15 juni 2015; Het beheerplan te agenderen voor de raadsvergadering van 29 juni

2 Inleiding De gemeente Elburg heeft meerdere gebouwen in bezit. Deze gebouwen moeten onderhouden worden. Het is van belang dat de gemeentelijke gebouwen in een goede staat verkeren, waarbij een doelmatig en doeltreffend beheer en onderhoud wordt nagestreefd. Het voorliggende Beheerplan onderhoud gemeentelijke gebouwen is een vervolg op het beheerplan onderhoud gebouwen In dit beheerplan staan alle onderhoudswerkzaamheden genoemd waar de gemeente Elburg verantwoordelijk voor is en die noodzakelijk uitgevoerd moeten gaan worden in de periode van 2015 tot en met Wel is om de vier jaar een herziening van het beheerplan gewenst en noodzakelijk. Het onderliggende beheerplan betreft dus de periode 2015 tot en met 2018 en de lange termijnraming 2015 tot en met Een meerjarig beheerplan is nodig om de gemeente in staat te stellen om haar gemeentelijke gebouwen als een goed eigenaar te onderhouden en ook om dit financieel te kunnen verantwoorden. Daarnaast is een meerjarig beheerplan nodig om gebruik te kunnen maken van onderhoudsvoorzieningen voor het bekostigen van toekomstig technisch en groot onderhoud. Onderhoudsvoorzieningen Tot nu toe werden kosten voor technisch en groot onderhoud meestal gedekt vanuit een reserve of het begrotingsoverschot. Een nadeel hiervan is dat het vrije deel van de algemene reserve en de reserve bouwgrondexploitatie niet heel hoog is. Hierdoor is de weerstandsreserve het enige algemene dekkingsmiddel voor incidentele uitgaven. Het inzetten van de weerstandsreserve zorgt echter voor een structurele lagere renteopbrengst uit eigen vermogen. Het is ook mogelijk om de kosten van technisch en groot onderhoud in het jaar van uitvoering ten laste te brengen van vooraf gevormde onderhoudsvoorzieningen. Het grote voordeel hiervan is de gelijkmatige verdeling van lasten over een aantal begrotingsjaren. Ook kan op deze wijze aan de voorschriften van het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) worden voldaan die stellen dat de kosten voor technisch en groot onderhoud niet geactiveerd mogen worden. Een nadeel is echter wel dat de plannen leiden tot inzicht, wat automatisch betekent dat financiële dekking gevonden moet worden om dit inzicht in de loop der jaren te kunnen bekostigen. Voorstel Gelet op het bovenstaand wordt aanbevolen onderhoudsvoorzieningen in te stellen voor de bekostiging van toekomstig groot onderhoud. Voorgesteld wordt om deze onderhoudsvoorzieningen in te stellen voor de volgende vier categorieën van gebouwen: 1. Gemeentelijke gebouwen 2. Gemeentelijke monumenten 3. Dorps- en gemeenschapshuizen 4. Zwembad De Hokseberg Voor genoemde vier categorieën is een berekening opgesteld voor het benodigde niveau van de voorziening. Iedere voorziening heeft een startkapitaal nodig en een structurele gelijkblijvende voeding (de egalisatie). De opzet is zodanig dat in 2015 het startkapitaal en de geraamde voeding wordt gestort. Hiertoe zal de raad worden voorgesteld de 15 e begrotingswijziging vast te stellen. De verdere financiële onderbouwing vindt u in onderstaande financiële paragraaf. Overige categorieën van onderhoud Naast technisch en groot onderhoud (1) is er ook preventief onderhoud (2). Dit is al het onderhoud dat gedurende een jaar uitgevoerd moet worden om het gebouw in stand te houden en te laten functioneren, zoals schilderwerk. Dit onderhoud is veelal van beperkte (financiële) omvang en voor de bekostiging van dit klein onderhoud zijn jaarlijks onderhoudsbudgetten beschikbaar. De derde categorie van onderhoud zijn de investeringen. Dit kunnen zijn: vervangingsinvesteringen, bijvoorbeeld ten behoeve van de vervanging van een oud (bestaand) deel van een gebouw als gevolg van economische veroudering; onderhoudsinvesteringen die worden gepleegd ten behoeve van een bestaand gebouw en expliciet leiden tot een substantiële levensduurverlenging van het gebouw; nieuwe of uitbreidingsinvesteringen ten behoeve van de ontwikkeling van nieuwe of uitbreiding van het huidige aantal gebouwen. Extra investeringen in duurzaamheid, zoals na-isolatie of het plaatsen van zonnepanelen, vallen ook in deze categorie. En ook voor de kosten die voortkomen uit de lopende asbestinventarisaties zal nog dekking gecreëerd moeten worden. 2

3 Op dit moment zijn geen investeringen gepland. Communicatieparagraaf Financiële paragraaf De financiële paragraaf is een omvangrijke paragraaf geworden. Er zijn een aantal punten die in dit geval belangrijk zijn om onder de aandacht te brengen: «De kosten van het preventief onderhoud en het technisch en groot onderhoud.» Eenmalige en structurele consequenties van het in stellen van 4 onderhoudsvoorzieningen «De uiteindelijke financiële gevolgen en de te nemen stappen. I. De kosten van het preventief onderhoud en het technisch en groot onderhoud Kosten preventief onderhoud: In het beheerplan wordt op basis van de meerjarenplanning een raming gemaakt voor preventief onderhoud en technisch/ groot onderhoud. In totaal is structureel C preventief onderhoud geraamd: i 1 ii i mēēēēēmēēmēēmēēēēēēēēaēēēēēēēēēēeīem Gemeentelijke gebouwen Gemeentelijke monumenten Dorps- en gemeenschapshuizen Zwembad Technisch en groot onderhoud: In totaal is voor de periode C technisch en groot onderhoud gepland: Gemeentelijke gebouwen Gemeentelijke monumenten Dorps- en gemeenschapshuizen Zwembad In hoofdstuk 6 van het beheersplan is een toelichting opgenomen op de kosten van het onderhoud. II. Eenmalige en structurele consequenties van het in stellen van 4 onderhoudsvoorzieningen Kosten preventief onderhoud: In de productenraming is C preventief onderhoud geraamd. Met ingang van 2015 is een structurele verhoging van e noodzakelijk omdat C benodigd is. Technisch en groot onderhoud: Voor het technisch groot onderhoud worden vier voorzieningen ingesteld. Het instellen van de voorziening heeft incidentele en structurele consequenties. In 2015 wordt C als startkapitaal in de vier voorzieningen gestort. Daarnaast worden reeds geraamde kredieten voor investeringen dorps- en gemeenschapshuizen ad C rechtstreeks ten laste van de algemene weerstandsreserve gebracht. Dit wordt gedaan voor een eenduidige administratieve werkwijze. Incidentele consequenties in verband met het instellen van de voorzieningen: Voeding voorziening Gemeentelijke gebouwen Voeding voorziening Gemeentelijke monumenten Voeding voorziening Dorps- en gemeenschapshuizen Voeding voorziening Zwembad De Hokseberg Afwaardering krediet Dorps- en gemeenschapshuizen

4 Per saldo wordt C onttrokken uit diverse beschikbare reserves: 1. Algemene reserve (beschikbare claim zwembad) Algemene weerstandsreserve (beschikbare claim zwembad) Algemene weerstandsreserve (afwaarderen krediet dorpsh.) Algemene weerstandsreserve (voeding voorzieningen) Reserve jaarrekening 2014 (budgetoverheveling Kulturhus) Resultaat jaarrekening 2014 (voeding voorziening) Toelichting: 1. Het startkapitaal voor de voorziening zwembad (C ) wordt gevormd uit bestaande claims voor het zwembad in de algemene reserve (C ) en de algemene weerstandsreserve (C ). Dit heeft geen structurele consequenties. 2. Ter dekking van de geraamde kredieten voor investeringen dorps- en gemeenschapshuizen (totaal C ) wordt gebruik gemaakt van de algemene weerstandsreserve (zie structurele consequenties i.v.m. bespaarde rente). 3. Het startkapitaal voor de voorziening monumenten (C ) en een deel van het startkapitaal van de voorziening dorps- en gemeenschapshuizen (C ) wordt gedekt door de algemene weerstandsreserve (zie structurele consequenties i.v.m. bespaarde rente). 4. In de reserve jaarrekening 2014 is C beschikbaar voor onderhoud Kulturhus. Dit heeft geen structurele consequenties. 5. Het startkapitaal voor de voorziening gemeentelijke gebouwen ( C ) wordt gevormd door een (groot) deel van het positieve rekeningsaldo Hiervoor is bij de jaarstukken 2014 een afzonderlijk voorstel aan de raad gedaan. Dit heeft geen structurele consequenties. In totaal wordt ter egalisatie van de onderhoudskosten een structurele voeding van C in de onderhoudsvoorzieningen geraamd. Voeding voorziening Gemeentelijke gebouwen Voeding voorziening Gemeentelijke monumenten Voeding voorziening Dorps- en gemeenschapshuizen Voeding voorziening Zwembad De Hokseberg III. De uiteindelijke financiële gevolgen en de te nemen stappen. Zoals bovenstaand genoemd zijn er directe structurele consequenties (C ) en incidentele consequenties met structurele gevolgen. Voeding voorziening Gemeentelijke gebouwen Voeding voorziening Gemeentelijke monumenten Voeding voorziening Dorps- en gemeenschapshuizen Voeding voorziening Zwembad De Hokseberg Preventief onderhoud Gemeentelijke gebouwen Nadeel bespaarde rente door inzet algemene weerstandsreserve Vrijval kapitaallasten Gemeentelijke gebouwen Vrijval kapitaallasten Gemeentelijke monumenten Vrijval kapitaallasten Dorps- en gemeenschapshuizen Totale structurele consequenties Voorjaarsnota De structurele financiële gevolgen voor 2016 en verder zijn in de voorjaarsnota 2015 opgenomen. Als gevolg van de inzet van de algemene weerstandsreserve voor een bedrag van C (C t- C ) is vanaf 2016 op basis van een rekenrente van 3,5 0 Zo een nadeel op bespaarde rente van afgerond C

5 Aan geschrapte investeringen dorps- en gemeenschapshuizen, gemeentelijke gebouwen en gemeentelijke monumenten voor de jaren (worden immers uit de ingestelde voorziening bekostigd) wordt aan kapitaallasten een structureel bedrag van afgerond C vrijgespeeld. Concreet betekent de vaststelling van het beheerplan gemeentelijke gebouwen dat bij de voorjaarsnota een structureel bedrag van e beschikbaar gesteld moet worden. Begroting 2015 Omdat de voorzieningen in 2015 worden ingesteld zijn er naast structurele gevolgen voor 2016 en verder ook eenmalige gevolgen voor de begroting Voorgesteld wordt het tekort in 2015 van C (C e vrijvallende kapitaallasten voor alleen 2015) te dekken uit de stelpost begrotingsoverschot Deze stelpost heeft een saldo van C voordelig. Te nemen stappen bij het beheerplan: «Uw college het Beheerplan onderhoud gemeentelijke gebouwen laten vaststellen «Uw college vier onderhoudsvoorzieningen in te laten stellen voor toekomstig groot onderhoud aan respectievelijk gemeentelijke gebouwen, gemeentelijke monumenten, dorps- en gemeenschapshuizen en het zwembad.» De raad voostellen de onderhoudsvoorzieningen eenmalig te voeden en hiervoor: C beschikbaar te stellen ten laste van de algemene reserve; C beschikbaar te stellen ten laste van de algemene weerstandsreserve; C beschikbaar te stellen ten laste van de reserve jaarrekening «De raad voorstellen de onderhoudsvoorzieningen in 2015 te voeden met C en het preventief onderhoud te verhogen met C «De raad voorstellen bovenstaande mutaties vast te stellen bij de 15 e begrotingswijziging Te nemen stappen bij de jaarstukken 2014:» C van het jaarresultaat 2014 storten in de voorziening onderhoud gemeentelijke gebouwen «De 13 e begrotingswijziging 2015 vast te stellen Te nemen stappen bij de voorjaarsnota 2015: «De totale structurele consequentie ad C op te voeren als nieuw beleid. In de bijlage bij het voorstel zijn alle financiële overzichten ter informatie opgenomen. Risicoparagraaf 5