B&W Vergadering. 2. Het college heeft besloten in te stemmen met bijbehorend raadsvoorstel en concept raadsbesluit.

Transcriptie

1 2.1.9 Kadernota 2018 ICT NML en Visie ICT NML 1 Dossier 1825 voorblad.pdf B&W Vergadering Dossiernummer 1825 Vertrouwelijk Nee Vergaderdatum 6 juni 2017 Agendapunt Omschrijving Kadernota 2018 ICT NML en Visie ICT NML Zaaknummer Commissie BM voorstel Commissiedatum (BM) Gemeenteraad Geagendeerd Vergaderdatum B&W Vergadering 6 juni 2017 Voorgesteld besluit 1. Het college heeft besloten in te stemmen met de financiële consequenties voor Gemeente Roermond als gevolg van de Kadernota 2018 ICT NML/Visie ICT NML en deze te verwerken in de begroting Het college heeft besloten in te stemmen met bijbehorend raadsvoorstel en concept raadsbesluit. Besluit 1. Het college heeft besloten in te stemmen met de financiële consequenties voor Gemeente Roermond als gevolg van de Kadernota 2018 ICT NML/Visie ICT NML en deze te verwerken in de begroting Het college heeft - met mandaat voor de portefeuillehouder voor aanpassing van het raadsvoorstel als besproken - besloten in te stemmen met bijbehorend raadsvoorstel en concept raadsbesluit.

2 1 BW voorstel - kadernota ICT NML.docx VOORSTEL AAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN DE GEMEENTE ROERMOND Onderwerp: Kadernota 2018 ICT NML / Visie ICT NML Bijlagen: 1. Raadsvoorstel 2017/055/2 2. Concept raadsbesluit 2017/055/1 3. Jaarverantwoording Begroting Kadernota 2018 Samenvatting: De regionale ICT samenwerking tussen Venlo, Weert, Nederweert en Roermond heeft vanaf 2013 diverse ontwikkelingen doorgemaakt op zowel organisatie niveau als ook op het vlak van samenwerking, beveiliging en techniek. Deze ontwikkelingen en de tot dusver behaalde resultaten, hebben de basis gelegd voor de verdere doorontwikkeling van de regionale samenwerking. Naast de dienstverlengingsovereenkomst (DVO ICTNML), de producten- en dienstencatalogus (PDC) en de service level agreement (SLA) is inmiddels ook een visie opgesteld. Deze visie moet ICT NML ondersteunen om in de toekomst een gerenommeerde ICT-dienstverlener te worden die zowel de lokale overheid als hun ketenpartners maximaal ontzorgt, helpt te excelleren door snel, goed en slim gebruik te maken van technische mogelijkheden en aanzet tot synergie-effecten. Ingegeven door de dynamiek van de toekomstige technologische ontwikkelingen, zal werk in de nabije toekomst ingrijpend veranderen of zelfs verdwijnen. Dit vraagt om andere werk- en denkwijzen. Een omslag van zowel het management alsook van de medewerkers. ICT NML zal zich moeten ontwikkelen van een servicegerichte organisatie naar een business gerichte organisatie (van beheer naar regie). De visie is uitgewerkt in een investeringsplan voor de komende jaren waarbij de focus ligt op het verbeteren van het netwerk, de oplevering van een geconsolideerd werkplekconcept en informatiebeveiliging. Op het personele vlak zullen zaken eveneens aandacht worden gegeven. De medewerkers zijn via een detacheringsovereenkomst te werk gesteld bij ICT NML. Naar verwachting zullen zij begin 2018 overgaan naar een nieuwe organisatie in de vorm van een GR (Gemeenschappelijke Regeling- Bedrijfsvoeringsvariant). Acties worden ondernomen om te komen tot een toekomstbestendige organisatiestructuur. Al deze ontwikkelingen zijn van invloed op de Begroting van ICT NML, de begroting van de deelnemers, dus ook voor de begroting gemeente Roermond. Toelichting op voorstel: De regionale ICT samenwerking tussen Venlo, Weert, Nederweert en Roermond heeft vanaf 2013 diverse ontwikkelingen meegemaakt op zowel organisatie niveau als ook op het vlak van samenwerking, beveiliging en techniek. Deze ontwikkelingen en de tot dusver behaalde resultaten, hebben de basis gelegd voor de verdere doorontwikkeling van de regionale samenwerking om te komen tot een flexibelere, efficiëntere en professionelere dienstverlening op het gebied van ICT. Naast de dienstverlengingsovereenkomst (DVO ICTNML), de producten- en dienstencatalogus (PDC) en de service level agreement (SLA) is er inmiddels ook een visie opgesteld en vastgesteld door het Directieberaad van ICT NML. En heeft de instemming van de portefeuillehouders van de vier gemeenten. De visie van ICT NML

3 Pagina 2 ICT NML is een organisatie in ontwikkeling. Om voor haar deelnemers, lokale overheid en haar ketenpartners, in de toekomst van toegevoegde waarde te zijn, ontwikkelt ICT NML zich tot een organisatie die borg staat voor de kwaliteit van de dienstverlening en voorbereid is op zowel haar eigen toekomst als die van haar deelnemers. Door de veranderende samenleving, verandert ook de dienstverlening van de deelnemers van ICT NML. Niet alleen de vorm en de inhoud, maar er wordt ook aansluiting gezocht op initiatieven uit de gemeenschap. Open, samenhangend, flexibel, uitnodigend en innovatief zijn daarbij de kernwoorden. Hiervoor moet men kunnen omgaan met de modernste vormen van communicatie- en informatietechnologie zodat deze kunnen worden ingezet voor de eigen organisaties. Aangezien communicatie- en informatietechnologie geen deel uitmaakt van de core business van de deelnemers, zoeken zij partners die hen daarbij kunnen helpen. ICT NML is zo n partner: is in staat tot samenwerken op een manier die aansluit bij de ambities en feitelijke situaties van deelnemers (klantgericht); borgt de continuïteit van de deelnemers door het verminderen van kwetsbaarheden, het vergroten van kwaliteit en efficiency; is kundig op het gebied van nieuwe ontwikkelingen (innovatief) en in staat deze snel zelf of met behulp van anderen (regie voeren) toepasbaar te maken; biedt een grote mate van professionaliteit, zowel van medewerkers als van de dienstverlening in totaliteit; biedt een uitdagende en leuke werkomgeving die verbindt en uitnodigt tot samenwerken. Kortom een gerenommeerde ICT-dienstverlener die zowel de lokale overheid als hun ketenpartners maximaal ontzorgt, helpt te excelleren door snel, goed en slim gebruik te maken van technische mogelijkheden en aanzet tot synergie-effecten. Ingegeven door de dynamiek van de toekomstige technologische ontwikkelingen, zal werk in de nabije toekomst ingrijpend veranderen of zelfs verdwijnen, met name in sectoren waar computers en robots gestandaardiseerde taken overnemen. Dit is zowel van toepassing op het werk bij de deelnemers van ICT NML als ook op het werk van ICT NML zelf. Dit vraagt om heel andere werk- en denkwijzen. Voorbij aan de structuur, de geëffende loopbaanprofielen en vastomlijnde carrièrepaden naar een wendbare en weerbare organisatie die borg staat voor de kwaliteit van dienstverlening en die voorbereid is op de toekomst. Dat vraagt niet alleen een omslag van het management, maar van ieder van de medewerkers. ICT NML bereidt zich hier op voor. Dit vraagt om forse inspanningen, ruimte om te experimenteren, een lange adem en vertrouwen in het management en de medewerkers. ICT NML ontwikkelt zich hiervoor momenteel van een servicegerichte organisatie naar uiteindelijk een businessgerichte organisatie. Van een beheer organisatie naar een regie organisatie om zodoende ondernemen met IT mogelijk te maken. Financiële impact visie Techniek De visie is verder uitgewerkt in een investeringsplan voor de komende jaren. Het betreffen investeringen voor het verbeteren van het netwerk, de oplevering van een nieuw en geconsolideerd werkplekconcept en informatiebeveiliging. Het totaal bedrag van de investeringen 2018/2019, voortvloeiend uit de visie, bedraagt Hier tegenover staat een besparing op personeelskosten vanaf Per saldo heeft de uitwerking van de visie de volgende financiële impact op de begroting van ICT NML:

4 Pagina Aanpassing leasebudget agv visie Besparing loonkosten agv visie Uitvoering visie Personeelsbeleid Bij de start van de samenwerking hebben alle medewerkers van de deelnemende gemeenten een plaats gekregen in de nieuwe organisatie ICT NML. De bestaande functies zijn bij deze plaatsing grotendeels gehandhaafd (medewerker volgt werk). De plaatsing is geformaliseerd middels detacheringsovereenkomsten. De medewerkers staan op dit moment nog op de loonlijst van de deelnemende gemeenten. Inmiddels zijn er stappen gezet in de samenvoeging van de werkzaamheden en heeft harmonisatie van werkprocessen plaatsgevonden. In de komende periode worden grote stappen gezet in het kader van de visie. De huidige detacheringscontracten verlopen medio Dit is een logisch moment om de huidige organisatiestructuur te evalueren en de benodigde functies en functiewaarderingen onder de loep te nemen. Doel is te komen tot een toekomstbestendige organisatiestructuur. Deze nieuwe organisatiestructuur, de invoering van HR21 en de flexibiliteit van een deel van de formatie heeft een structurele financiële impact van op de begroting van ICT NML. Naar verwachting zullen de medewerkers begin 2018 in dienst treden van de nog te vormen zwaardere GR (gemeenschappelijk regeling - Bedrijfsvoeringsvariant). Loon- en prijsindex Uitgangspunt is dat de loon- en prijsindex die door ICT NML gehanteerd wordt, aansluit bij de prijs- en loonindex die binnen de deelnemende gemeenten worden gehanteerd. Aangezien deze nog niet bekend zijn, is voor de kadernota ICT NML de prijs- en loonindex gehanteerd van 2017(1% resp. 2%). Bij het opstellen van de begroting 2018 ICT NML zal deze eventueel worden bijgesteld naar (het gemiddelde van) de prijs- en loonindex van de deelnemende gemeenten Ontwikkeling bijdrage per gemeente Als gevolg van de toename van bovengenoemde lasten, worden de bijdragen van de gemeenten aangepast. Onderstaand wordt toegelicht wat de financiële gevolgen zijn voor gemeente Roermond. Bijdrage gemeente Roermond (incl. personele kosten)

5 Pagina 4 Toelichting op de middelen: De financiële consequenties voor de gemeente Roermond van het verwerken van de hierboven aangegeven bijdrage (inclusief de verhoogde bijdrage 2017 ICT NML) betekent een verhoging van het budget met voor 2018, voor 2019, voor 2020 en voor 2021 e.v. Voorgesteld wordt om deze bijdrage mee te nemen bij het opstellen van de gemeentebegroting 2018 e.v. met daarbij de nadrukkelijke opdracht eerst dekking te vinden binnen bestaande financiële kaders. De voorziene toetreding van Gemeenten Leudal, Bergen en Venray zal naar verwachting een positief financieel effect hebben op het totaal aan lasten. Zodra dit effect bekend is zult u hierover worden geïnformeerd.