ALGEMENE VERGADERING. Relevante kaders Wet gemeenschappelijke regelingen. 24 september 2013 WPIWI. 20 augustus 2013 R. Maasdam

Transcriptie

1 VERGADERDATUM 24 september 2013 WPIWI SECTOR/AFDELING STUKDATUM NAAM STELLER 20 augustus 2013 R. Maasdam ALGEMENE VERGADERING AGENDAPUNT ONDERWERP 11 samenvoeging laboratoria Groot Salland en Regge en Dinkel PROGRAMMA Schoon PORTEFEUILLEHOUDER Schelwald-van der Kley, A.J.M. PARAAF HOOFD AFDELING STAF Smink, G.C.J. Voorstel 1. Te besluiten om, samen met de besturen van de andere in het onderzoek betrokken waterschappen, een laboratoriumorganisatie op te richten per 1 januari 2014, deze de vorm te geven van een openbaar lichaam in de zin van de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr), deze om te vormen tot de bedrijfsvoeringsorganisatie als bedoeld in het wetsvoorstel tot wijziging van de Wet gemeenschappelijke regelingen zodra deze in werking is getreden; 2. toestemming te verlenen aan het dagelijks bestuur om op grond van artikel 50, lid 2 Wgr, de gezamenlijke dagelijkse besturen maatregelen te laten treffen tot een gemeenschappelijke regeling en daarbij oprichten van het openbaar lichaam Waterschapslaboratorium Rijn Oost; 3. te besluiten tot het opheffen van de gemeenschappelijke regeling Samenwerking laboratoriumonderzoek tussen Waterschap Groot Salland, Waterschap Reest en Wieden, Waterschap Vallei & Eem, Waterschap Velt en Vecht, Waterschap Veluwe en Waterschap Zuiderzeeland, onderscheidenlijk het besluiten tot het opzeggen van de Overeenkomst samenwerking hydrobiologisch onderzoek tussen Waterschap Groot Salland, Waterschap Vallei & Eem, Waterschap Velt en Vecht, Waterschap Veluwe en Waterschap Zuiderzeeland; 4. de Gemeenschappelijke Regeling Waterschapslaboratorium Rijn Oost op grond van artikel 50i Wgr door het dagelijks bestuur van Groot Salland ter goedkeuring voor te laten leggen aan gedeputeerde staten van de provincie Overijssel; 5. kennis te nemen van de Evaluatie samenwerking op laboratoriumonderzoek en de jaarrekening Samenvatting Op 10 september bent u geïnformeerd over het voornemen om te komen tot een samenvoeging van de laboratoria van Groot Salland en Regge en Dinkel. Dit samenwerkingsverband gaat bestaan uit de samenvoeging van de twee laboratoria van Groot Salland en Regge en Dinkel en gaat werken voor de waterschappen Groot Salland, Reest en Wieden, Regge en Dinkel, Velt en Vecht, Rijn en IJssel, Vallei en Veluwe en Zuiderzeeland. Het nieuwe samenwerkingsverband wordt geregeld in een Gemeenschappelijke Regeling (GR). Voor Waterschap Zuiderzeeland betekent dit dat de huidige 2 regelingen op het gebied van chemisch en biologisch onderzoek vervangen worden door een Gemeenschappelijke regeling voor het laboratoriumonderzoek. U wordt gevraagd in te stemmen met deze transitie. Onderdeel van de huidige gemeenschappelijke regeling is dat jaarlijks een evaluatie wordt gemaakt van de samenwerking en dat deze aan de Algemene Vergadering wordt aangeboden. De evaluatie over het jaar 2012 wordt u hierbij ter kennisneming aangeboden. Relevante kaders Wet gemeenschappelijke regelingen 1 / 5

2 Lelystad, 5 september 2013 het college van Dijkgraaf en Heemraden, de secretaris-directeur, de dijkgraaf, ir. J.B. van der Veen. mr. ir. H.L. Tiesinga. 2 / 5

3 Toelichting Allerlei ontwikkelingen bij de laboratoria van de waterschappen maken dat er verkend moet gaan worden wat de mogelijkheden zijn om de huidige samenwerking te verbreden. In september 2011 bent u geïnformeerd dat er in Noord-Nederland een verkenning naar de samenwerking tussen de laboratoria van Groot Salland, Hunze & Aa s, Regge en Dinkel, Wetterskip Fryslan en de Stichting Waterproef gestart is. Een dergelijke samenwerking bleek onvoldoende rendement op te leveren en verder onderzoek hierna is vervolgens beëindigd. In de periode vanaf augustus 2012 is een onderzoek uitgevoerd naar de wenselijkheid en haalbaarheid van samenvoeging van de twee laboratoria die werken voor de waterschappen Groot Salland, Reest en Wieden, Regge en Dinkel, Velt en Vecht, Vallei en Veluwe, Rijn en IJssel en Zuiderzeeland en die op dit moment onderdeel uitmaken van de organisatie van Groot Salland en Regge en Dinkel. Resultaten van dit onderzoek liggen voor in diverse documenten en hierover bent u op 10 september 2013 bij de thematische AV geïnformeerd. Deze resultaten hebben geleid tot de wens om samen met de besturen van de andere in het onderzoek betrokken waterschappen een laboratoriumorganisatie op te richten per 1 januari Positie Waterschap Zuiderzeeland Waterschap Zuiderzeeland heeft momenteel (samen met een aantal andere waterschappen) twee gemene regelingen voor de laboratoriumdiensten. Een regeling voor chemisch onderzoek en een regeling voor de biologische laboratoriumdiensten. Historisch uitgangspunt is dat deze vorm van samenwerking als positief ervaren wordt op de punten van kwaliteit, continuïteit en kostenaspecten. Continuering van de samenwerking in een nieuwe laboratoriumorganisatie is daarom voor Zuiderzeeland de meest voor de handliggende oplossing. Uit een verkenning van alternatieven, zoals aansluiten bij andere samenwerkingsverbanden of aanbesteden aan de markt, blijkt een voorkeur voor de huidige situatie. Het brengt ten opzichte van de huidige samenwerkingsregelingen meer risico s met zich mee (we worden risicodragend participant ten aanzien van de personele voorzieningen en mede-eigenaar t.a.v. financiële lasten en eigendommen van het laboratorium) en brengt slechts een beperkt financieel voordeel. Aan de andere kant was de huidige klantpositie (niet risicodragend participeren en enkel de daadwerkelijk gemaakte kosten vergoeden) juridisch niet meer mogelijk zonder BTW-plichtig te worden. De risico s die gepaard gaan met het risicodragend participeren zijn zo goed mogelijk meegenomen in beheersmaatregelen in de GR (vooraf bepaalde uittredingstermijnen én bepalende invloed op bedrijfsvoering middels bestuur GR) en de gekozen kostenverdelingssystematiek en hebben beperkte financiële gevolgen in het uiterste geval van liquidatie van de GR. In de nieuwe samenwerking wordt Locensus/Tricijn geen deelnemer in de gemeenschappelijke regeling. Kosten die gemaakt worden voor laboratoriumonderzoek voor het belastingproces (monsters heffingtechnologie) wordt toegerekend aan de opdrachtgevende moederorganisatie. Dit is een wijziging t.o.v. de huidige samenwerking waarin Locosensus/Tricijn deelnemer is. Dit is gedaan om moeilijke opdrachtnemers en opdrachtgeversrelaties te voorkomen en omdat slechts Waterschap Vallei en Veluwe en Waterschap Zuiderzeeland de controle op de heffing bij Locosensus/Tricijn hebben ondergebracht. Samenwerking via een gemeenschappelijk regeling Een aantal van de deelnemende waterschappen (waaronder wij) hebben aangegeven dat voor de samenwerking rond een laboratoriumorganisatie een gemeenschappelijke regeling een zware bestuurlijke constructie is. De taken die deze laboratoriumorganisatie gaat uitvoeren hebben een sterk bedrijfsvoeringskarakter (het zo efficiënt mogelijk uitvoeren van monsterneming- en analysetaken, via vooraf afgesproken kwaliteitscriteria en methoden, om te komen tot informatie over de toestand van watersystemen) en bevatten relatief weinig bestuurlijke keuzes (keuzes worden veelal gedreven op analytisch-inhoudelijke argumenten en veel minder vanuit beleidsbepalende of organisatiebepalende argumenten). Uiteindelijk is toch gekozen voor een Gemeenschappelijke Regeling (GR). Dit is juridisch het meest veilige 3 / 5

4 alternatief, waarbij BTW-vrijstelling en kosten- en risicoverdeling tussen de deelnemende partijen het best te regelen is. De verwachting is ook dat binnenkort de wetgeving op het gebied van de gemeenschappelijke regeling gewijzigd gaat worden en dat de regeling is om te zetten naar een zogenaamd bedrijfsvoeringsmodel waarbij nog slechts met 1 bestuur (en niet langer met algemeen bestuur en dagelijks bestuur) gewerkt kan worden. De omzetting naar een bedrijfsvoeringsmodel is makkelijker als direct met een publiekrechtelijke vorm wordt gestart dan wanneer voor een privaatrechtelijke vorm (stichting, vereniging of coöperatie) wordt gestart. Advies van de ondernemingsraad Voor toetreding tot de nieuwe laboratoriumorganisatie is op grond van artikel 25, lid 1 sub b van de WOR een advies benodigd van de ondernemingsraad. Met toetreding wordt een duurzame samenwerkingsrelatie aangegaan (en tegelijkertijd wordt besloten de huidige contractuele samenwerkingsrelatie te verbreken) en hiervoor is een advies aan de ondernemingsraad gevraagd. De beoogde integratie heeft voor ons waterschap geen organisatorische of personele gevolgen. De verwachting is daarom dat de ondernemingsraad positief zal adviseren. Eind juli is de ondernemingsraad gevraagd dit advies voor 30 augustus uit te brengen. Zodra dit advies beschikbaar is, wordt dit aan het voorstel toegevoegd. Personele consequenties Geen organisatorische of personele gevolgen, want Waterschap Zuiderzeeland heeft geen laboratoriummedewerkers in dienst en de taak monsterneming blijft bij de eigen organisatie. Het nieuwe laboratorium zal als een van haar taken krijgen de monsterneming. Deze taak ligt bij onze organisatie evenwel bij het team Waterinformatie van de afdeling Waterprojecten & Informatie. Wel geeft het ons de mogelijkheid bij onvoldoende eigen capaciteit monsterneming uit te besteden, waardoor wij flexibeler zijn in de eigen bedrijfsvoering en beter kunnen aansluiten bij de gevraagde informatiebehoefte vanuit eigen organisatie. Financiële consequenties Op basis van de kostenraming voor het laboratorium, de geraamde meetvraag van de waterschappen, de gekozen kostenverdeelsleutel ziet de bijdrage van Waterschap Zuiderzeeland er als volgt uit voor komende jaren. De bedragen zijn uitgedrukt in prijspeil Zuiderzeeland Bijdragen (x 1.000) Waterschap Zuiderzeeland neemt in deze kostenraming 12% van de totale kosten van de samenwerking voor zijn rekening. Daarmee zijn volgens huidige inschatting de financiële consequenties bij eventuele beëindiging van de Gemeenschappelijke Regeling relatief beperkt van omvang. Juridische consequenties Externe deskundigen geven aan dat wet- en regelgeving een Gemeenschappelijke Regeling ( GR ) vereist (met inbesteden en een koepelvrijstelling) om de samenwerking onder de gestelde voorwaarden vorm te kunnen geven, zonder BTW-plichtig te worden; Medio 2014 wordt er een nieuwe vorm van GR verwacht, het bedrijfsvoeringsmodel, dat hoogst waarschijnlijk geschikt zal zijn voor de laboratoriumsamenwerking en waarbij de regeldruk t.o.v. een traditionele GR flink omlaag gaat. Evaluatie samenwerking 2012 Het laboratorium van Waterschap Groot Salland verricht vanaf 2000 de chemische analyses voor Waterschap Zuiderzeeland, alsmede die voor de waterschappen Reest en Wieden, Velt en Vecht, Vallei & Eem, Veluwe, Groot Salland en sinds 2008 voor belastingkantoor Tricijn. 4 / 5

5 Het samenwerkingsverband is ondergebracht in een gemeenschappelijke regeling. De samenwerking wordt vanuit de samenwerkende waterschappen gecoördineerd door een ambtelijke stuurgroep. Jaarlijks stelt de stuurgroep de begroting van het laboratorium en de kostenverdeelsleutel tussen de partners vast. Tevens stelt de stuurgroep de jaarrekening vast en evalueert het de samenwerking. In de gemene regeling is vastgelegd dat de evaluatie ook aan de besturen van de deelnemende partijen wordt aangeboden. Consequenties voor Communicatie geen Bijlagen Evaluatie samenwerking op laboratoriumonderzoek en de jaarrekening / 5