Vergaderstuk Algemeen bestuur

Transcriptie

1 17 april 2019 Voorstel begroting 2020 Opsteller Sanne Hooijer Aantal pagina s 6 Behandelend gremium Algemeen bestuur Agendapunt, Onderwerp Voorstel begroting 2020 Datum voorgelegd 17 april 2019 Agendering Ter besluitvorming Kopie aan Intern Kenmerk V0412/H Samenvatting voorstel De begroting 2020 daalt met 4,6 miljoen wat hoofdzakelijk veroorzaakt wordt door: beëindigde producten ( 2,9 miljoen daling) wijziging in bestaande producten ( 1,4 miljoen daling) eenmalige karakter interne projecten ( 0,5 miljoen daling) herberekening van de basisuurtarieven ( 0,2 miljoen stijging) De daling van de producten wordt vooral veroorzaakt doordat er rekening is gehouden met de einddatum van projecten zoals is vastgelegd in de Dienstverleningsovereenkomsten, waarbij niet alle projecten doorlopen in Voor die projecten of beheer- en onderhoudsdiensten waarvan de Dienstverleningsovereenkomst in 2019, dan wel in 2020 aflopen, maar waar het in de lijn der verwachting is dat deze worden gecontinueerd, zijn de ramingen daarvan voor het gehele jaar opgenomen. Op basis van de trend van de afgelopen jaren is de verwachting dat in de loop van 2019 en 2020 nieuwe projecten worden opgestart die een stijging kunnen veroorzaken die ongeveer even groot is als de daling van producten (zie o.a. deel 4 van de begroting). De begroting 2019 laat een forse groei zien uitgedrukt in euro s en in begrote uren. Deze groei was in de organisatie van HWH in de laatste maanden van 2018 al zichtbaar. Het hoge niveau lijkt zich door te zetten naar Het vertrouwen in HWH groeit en dat uit zich onder andere in een toename in het aantal projecten. De ambitieuze groei brengt een aantal organisatorische uitdagingen met zich mee: - De lat ligt hoog voor de te leveren inspanning in 2019 en De werkdruk, vooral bij de ondersteunende diensten instandhouding, ligt al hoog en de planning staat al onder druk. Het verder verhogen van de ambitie, vraagt aandacht voor het leveren van de gevraagde kwaliteit binnen de afsproken tijdslijnen. - De ambitie in de begroting vraagt een verdere groei van de flexibele schil om te kunnen voldoen aan de vraag. Het vinden van een balans tussen de vaste kern enerzijds en de flexibele schil anderzijds vraagt de nodige aandacht. - Organisatorische groei legt ook druk op de organisatiecultuur. Een cultuur van samenwerking is vele malen belangrijker geworden. Dit vraagt bewustzijn van de medewerkers. Deze uitdagingen hebben de aandacht van directie en dagelijks bestuur van HWH. In hoofdstuk 4 is een verdere financiële analyse uiteengezet.

2 2 Inleiding De begroting 2020 is gebaseerd op: Een flexibele organisatie waarin de medewerkers die de programma s/projecten/diensten uitvoeren of worden ingeleend vanuit de waterschappen of worden ingehuurd vanuit de markt. Een organisatie waar de vaste kern en instandhouding synoniem zijn. Maar waar ook binnen de vaste kern zoveel als mogelijk met meerjarige contracten wordt gewerkt, in zoverre dit binnen de wetgeving mogelijk is. Een organisatie die in haar programma s werkt volgens Integraal Project Management (IPM). De uitgangspunten van de kaderbrief In de begroting 2020 zijn enkele aanpassingen verwerkt ten opzichte van de geactualiseerde begroting 2019: De kosten 2020 zijn ten opzichte van 2019 geïndexeerd met 1,5%. De uurtarieven voor inleen (vanuit waterschappen), inhuur van de markt en overheid bijgesteld van 100,29 naar 101,79. De uurtarieven voor medewerkers op de payroll zijn bijgesteld van 74,68 naar 75,80. Beide tarieven zijn gebaseerd op de Handleiding overheidstarieven 2018 (ministerie van Financiën) en geïndexeerd met 6,69% voor zowel het onderhandelingsresultaat op de SAW , als een algemene prijsindex voor 2020 van 1,5%. In de financiële analyse in hoofdstuk 4 is toegelicht wat de wijziging in uurtarieven in de begroting van HWH betekent. De inhuurtarieven kunnen in 2020 echter onder druk komen te staan vanwege de aanhoudende schaarste aan ICT personeel. De ontwikkelingen en actualisaties in dienstverleningsovereenkomsten zijn verwerkt. De actuele capaciteitsplanning per project is verwerkt. In 2019 zal, zoals aangekondigd in de kaderbrief, de ingezette kwaliteitsverbetering van de organisatie verder worden uitgewerkt. Dit is in de bijlage bij de kaderbrief 2020 uitgewerkt en komt tot uitdrukking in een aantal interne projecten binnen de instandhouding. De upgrade van de huisvesting zal in 2019 aanvangen en mogelijk in Q1 van 2020 doorlopen. Er is voor zover mogelijk rekening gehouden met de uitkomsten van het Koersplan Dit uit zich in een begroting voor de nieuwe rollen van HWH als innovatiemakelaar en ondersteuner/veranderaar. Beiden zijn begroot in programma 2 Kennis en Verbinden. 3 Structuur en de systematiek van de begroting De indeling van de begroting 2020 is gelijk aan de geactualiseerde begroting 2019: Deel 1: Instandhouding Deel 2: Projecten waterschappen Deel 3: Projecten derden Deel 4: Verwachte begrotingswijzigingen op basis van het meerjarenprogramma Voor meer informatie wordt verwezen naar de leeswijzer in hoofdstuk 2 van de geactualiseerde begroting. 3.1 Uurtarieven en opslagen Het gemiddelde begrotingsuurtarief voor inleen en inhuur van de markt en overheid in 2020 is 101,79 (gebaseerd op gemiddeld schaal 12). Voor medewerkers op de payroll wordt een gemiddeld begrotingstarief in 2020 gehanteerd van 75,80 (gebaseerd op gemiddeld schaal 11). De uurtarieven zijn gebaseerd op de Handleiding Overheidstarieven 2018, Ministerie van Financiën, en geïndexeerd met 6,69% voor het onderhandelingsresultaat op de SAW en vervolgens geïndexeerd met 1,5% voor Kenmerk: V0412/H Pagina 2 van 6

3 De rekentarieven voor de doorbelastingen van instandhouding zijn: Virtuele werkplek: 300 per maand per medewerker; Capaciteitsmanagement: per medewerker voor de gehele begeleiding van instroom. Voor contractverlengingen wordt een rekentarief van gehanteerd; Inkoop: voor een enkelvoudig onderhandse aanbesteding en voor een meervoudig onderhandse aanbesteding. Dit geldt wanneer het niet onder capaciteitsmanagement valt. De rekentarieven zijn gelijk gebleven ten opzichte van Capaciteitsraming Een belangrijke basis voor de HWH begroting zijn de personeelslasten. Hieronder is een overzicht opgenomen van de begrote uren per programma. Voor nadere toelichting wordt verwezen naar het document begroting Overzicht uren per type overeenkomst 2018 begroot actualisatie % 2019 begroot actualisatie % 2020 begroot primair % Payroll % % % Inleen % % % Inhuur % % % Overheid - 0% % % Totaal % % % In de herziene begroting 2020 is een vacatureruimte opgenomen van circa uur. Er is uitgegaan van de ambitie om in % van alle productieve uren in te kunnen vullen met medewerkers die worden ingeleend van de waterschappen. De begroting van de uren is gebaseerd op de huidige invulling van de projectteams van de projecten die in 2020 nog doorlopen. 3.3 Herverdeeleffecten In bijlage 3 van de geactualiseerde begroting worden de effecten voor de bijdragen van de waterschappen weergegeven. 3.4 Monitoring De voorgang van de begroting wordt gemonitord in de bestuursrapportages. De inhoud en indeling van de bestuursrapportages komen overeen met de indeling van de begroting. Er blijft onverminderd aandacht voor de KPI s, zoals capaciteit en liquiditeit. Kenmerk: V0412/H Pagina 3 van 6

4 4 Financiële analyse wijziging 2020 In deze paragraaf worden de belangrijkste wijzigingen aangegeven ten opzichte van de geactualiseerde begroting De begroting 2019 laat een forse groei zien uitgedrukt in euro s en in begrote uren. Het hoge niveau lijkt zich door te zetten naar Het vertrouwen in HWH groeit en dat uit zich onder andere in een toename in het aantal projecten. De ambitieuze groei brengt een aantal organisatorische uitdagingen met zich mee: - De lat ligt hoog voor de te leveren inspanning in 2019 en De werkdruk, vooral bij de ondersteunende diensten instandhouding, ligt al hoog en de planning staat al onder druk. Het verder verhogen van de ambitie, vraagt aandacht voor het leveren van de gevraagde kwaliteit binnen de afsproken tijdslijnen. - De ambitie in de begroting vraagt een verdere groei van de flexibele schil om te kunnen voldoen aan de vraag. Het vinden van een balans tussen de vaste kern enerzijds en de flexibele schil anderzijds vraagt de nodige aandacht. - Organisatorische groei legt ook druk op de organisatiecultuur. Een cultuur van samenwerking is vele malen belangrijker geworden. Dit vraagt bewustzijn van de medewerkers. Deze uitdagingen hebben de aandacht van directie en dagelijks bestuur van HWH. Een korte toelichting op de ontwikkeling in de begrote kosten instandhouding (programma 1 en 2) ten opzichte van de primaire begroting 2019: - Programma 1. Bestuur en organisatie: o Bij organisatieondersteuning is in 2019 tijdelijk extra ondersteuning bij financiën begroot, in 2020 is naar verwachting de extra ondersteuning niet meer nodig. o Onder instandhouding zijn diverse interne projecten begroot met een eenmalig karakter. De aanpassing van de financiële systemen is in 2018 uitgevoerd en wordt in 2019 afgerond. Het project DIV naar waterschap is doorgeschoven van 2018 naar De upgrade van de huisvesting zal in 2019 aanvangen en mogelijk in Q1 van 2020 doorlopen. Voor nieuwe interne projecten worden, voor aanvang, business cases voorgelegd aan het Dagelijks bestuur Gr HWH. Voor meer details over de interne projecten wordt verwezen naar de bijlage bij de kaderbrief o Voor de overloop van interne projecten wordt begroot in Kenmerk: V0412/H Pagina 4 van 6

5 - Programma 2. Kennis en verbinden: o Vanuit het koersplan is een bedrag opgenomen in 2019 en 2020 voor de invulling van de rollen innovatiemakelaar en ondersteuner/veranderaar. Totaalbedrag is 1,0 miljoen. De opbouw van de geactualiseerde begroting 2019 naar de begroting 2020 kan als volgt worden samengevat: 5 Vervolg planning De planning voor de begroting is als volgt: Begroting 2020 en geactualiseerde begroting 2019 Deadline Team/Gremium DB vaststellen concept ontwerp begroting Start zienswijzeprocedure, begroting naar ws'en 8 weken Week Dagelijks Bestuur Waterschappen Einde zienswijzeperiode Week Waterschappen DB: vaststellen nota van toelichting begrotingswijziging 2019, definitieve ontwerp begroting 2020 en eventuele concept wijzigingsvoorstellen Week AB vaststellen wijziging begroting 2019 en begroting 2020 Week Aanleveren vastgestelde geactualiseerde begroting 2019 en begroting 2020 bij provincie Week Dagelijks Bestuur Algemeen Bestuur Provincie Kenmerk: V0412/H Pagina 5 van 6

6 6 Gevraagd besluit 1. De ontwerp begroting 2020 van de Gemeenschappelijke regeling Het Waterschapshuis vast te stellen. 2. Kennis te nemen van de reactienota op de ingediende zienswijzen. Kenmerk: V0412/H Pagina 6 van 6