Onderwerp Concept AB-voorstel inzake frictiekosten in relatie tot de fusie / frictiekosten ICT / informatievoorziening

Transcriptie

1 Concept AB-voorstel inzake frictiekosten in relatie tot de fusie / frictiekosten ICT / informatievoorziening schriftelijk GEEN Venlo, Sittard, 14 september 2015 AAN DE VOORBEREIDINGSCOMMISSIE FUSIE Onderwerp Concept AB-voorstel inzake frictiekosten in relatie tot de fusie / frictiekosten ICT / informatievoorziening./. Hierbij treft u aan een conceptvoorstel aan de AB s van WPM en WRO inzake a) frictiekosten./. in relatie tot de fusie en b) frictiekosten ICT/informatievoorziening. Volgens planning zal dit voorstel worden geagendeerd voor het 2AB-overleg van 14 oktober Overeenkomstig de onlangs door de AB s vastgestelde besluitvormingsprocedure, ligt het bijgevoegde conceptvoorstel thans om advies voor aan uw commissie. Het bijgevoegde conceptvoorstel spreekt voor zich. Volstaan wordt verder dan ook met een verwijzing daarnaar. Graag vernemen wij uw advies hieromtrent. De Stuurgroep, het dagelijks bestuur van Waterschap Peel en Maasvallei, het dagelijks bestuur van Waterschap Roer en Overmaas, mr. W.J.M. Evers, G.H.M. Driessen, ing. J.M.G. In den Kleef, dr. J.J. Schrijen, secretaris-directeur voorzitter secretaris/directeur voorzitter * *

2

3 Frictiekosten in relatie tot de fusie GEEN schriftelijk CONCEPT Venlo, Sittard, AAN HET ALGEMEEN BESTUUR VAN WATERSCHAP PEEL EN MAASVALLEI EN HET ALGEMEEN BESTUUR VAN WATERSCHAP ROER EN OVERMAAS Onderwerp Frictiekosten in relatie tot de fusie Voorstel 1. instemmen met de in deze notitie ingeschatte frictiekosten in het kader van de voorbereiding van de fusie; 2. de bevoegdheid om zonder tussenkomst van de beide AB s in de sfeer van Overige incidentele kosten verplichtingen aan te gaan tot een bedrag van leggen bij de Stuurgroep en daarbij bepalen dat in voorkomende gevallen altijd achteraf dient te worden gerapporteerd aan de beide AB s. Inleiding In de bijeenkomst van de 2AB s van 15 juli 2015 is gevraagd naar de omvang van de frictiekosten in relatie tot de fusie. Doel hiervan is een kader te hebben waaraan voorstellen kunnen worden getoetst. Zoals in de bestuursopdracht is aangegeven zijn frictiekosten te verwachten op de gebieden informatievoorziening, huisvesting, personeel en overige onderwerpen. Frictiekosten zijn incidentele extra kosten die zonder fusie niet gemaakt zouden worden. Ze hebben een eenmalig tijdelijk karakter. De raming van deze frictiekosten heeft thans een grote mate van onzekerheid in zich, omdat wij nog niet beschikken over uitgewerkte plannen op de hiervoor genoemde onderdelen, met uitzondering van informatievoorziening. Naarmate er meer uitgewerkte voorstellen beschikbaar zijn, ontstaat er meer duidelijkheid over de werkelijke omvang van de frictiekosten. Toch vinden wij het van belang om voor u een kader te schetsen waaraan u de voorstellen over de genoemde onderwerpen kunt toetsen. De genoemde bedragen geven een indicatie waar wij rekening mee moeten houden en u moet deze ook als zodanig interpreteren. Het zijn aannames die naarmate de fusie vordert steeds concreter worden. Wij monitoren permanent of onze aannames nog kloppen en houden u hiervan periodiek op de hoogte. Het is niet onze intentie om de geraamde bedragen uit te geven, maar om risico s af te dekken * * 1/4

4 Omvang frictiekosten Hierbij geven we u een inschatting van de frictiekosten die we op de onderscheidenlijke terreinen verwachten. 1. Proceskosten Informatievoorziening Huisvesting Personeel Overige incidentele kosten Totaal Toelichting Ad 1. Voor proceskosten is al beschikbaar gesteld. Hieronder moet worden verstaan alle incidentele kosten die de stuurgroep en de kwartiermakers nodig achten om de fusie per tot stand te brengen (kosten externe begeleiding voor kwartiermakers, informatievoorziening en overige onderwerpen, startbijeenkomst personeel, extra vergaderfaciliteiten, huisvestingsonderzoek e.d.). Ad 2. Een voorstel over frictiekosten informatievoorziening is in het 2AB-overleg van 15 juli 2015 aan de orde geweest. Over het voorstel is geen besluit genomen. Het voorstel, dat u als./. bijlage aantreft, ligt in de vergadering van 14 oktober 2015 ter besluitvorming voor. Ad 3. Het huisvestingsonderzoek is de basis om een keuze te maken voor de huisvesting van Waterschap Limburg. In het najaar van 2015 leggen wij u een voorstel hierover voor. Wij houden er rekening mee dat bij de keuze uit de alternatieven voor huisvesting van Waterschap Limburg leegstand kan ontstaan. De kosten die gemoeid zijn met leegstand zijn frictiekosten. We vinden het reëel om van de aanname uit te gaan dat door de leegstand gebouwen twee jaar geen opbrengst generen. De frictie die ontstaat, ziet op de kapitaalslasten, rente en beheer van een of meerdere gebouwen en bedragen voor twee jaar het hiervoor genoemde bedrag. Een risico is voorts, dat gebouwen minder opbrengen als de boekwaarde. De kosten voor huisvesting van Waterschap Limburg (niet de frictiekosten als gevolg van leegstand) zullen in de exploitatie worden meegenomen. Ad 4. In de bestuursopdracht is vastgelegd dat de startformatie van Waterschap Limburg 320 fte bedraagt. Dit is de bij elkaar opgetelde formatie van beide waterschappen bij vaststelling van de bestuursopdracht in Vanuit dit gegeven, is de inzet dat voor alle medewerkers met een vaste aanstelling plaats is in de nieuwe organisatie. In 2014 zijn wij gestart met het tijdelijk, tot , invullen van vacatures om flexibiliteit te creëren. Die flexibiliteit bedraagt ongeveer 8% van de totale formatie. De frictie op personeel is daarom geen vast gegeven. Het is wel wenselijk om een budget beschikbaar te hebben voor mobiliteit. Ad 5. Overige incidentele kosten kunnen een veelheid aan onderwerpen raken en onze aanname hiervoor is het minst concreet /4

5 Hierbij moet gedacht worden aan kosten die verband houden met het ontwikkelen en implementeren van een nieuwe huisstijl voor Waterschap Limburg, tijdelijke huisvesting, verhuiskosten, externe adviezen en een ruime aanname van een post onvoorzien. Financiële consequenties Nu de frictiekosten een eenmalig karakter hebben is het wenselijk om deze, elk voor een gelijk deel, ten laste te brengen van de reserves van beide waterschappen. Nadrukkelijk zij in dit verband nog opgemerkt, dat instemming met de in deze notitie ingeschatte frictiekosten niet op voorhand betekent, dat deze bedragen ook daadwerkelijk zullen worden uitgegeven. Met uitzondering van zich aandienende Overige incidentele kosten, zullen zich aandienende kosten in voorkomende gevallen altijd ter besluitvorming aan de beide AB s worden voorgelegd voordat in de sfeer van frictiekosten verplichtingen worden aangegaan. Voor wat betreft het aangaan van verplichtingen in de sfeer van Overige incidentele kosten wordt gelet op het bijzondere karakter daarvan voorgesteld de bevoegdheid om zonder tussenkomst van de beide AB s daartoe te besluiten tot een bedrag van te leggen bij de Stuurgroep. In voorkomende gevallen zal hierover uiteraard wel achteraf aan de beide AB s worden gerapporteerd. Besparingen: In het rapport van Policy Research wordt daarover het volgende vermeld: Fusie biedt de mogelijkheid tot verdergaande optimalisatie in de bedrijfsvoering door afstemming van processen en aansturing vanuit één bestuur en één directie. Fusie kan organisatiebreed synergiewinsten opleveren: in het bestuur en management (directie en afdelingshoofden), in de ondersteunende processen en naar verwachting zelfs in de primaire processen. Vanwege de goede ontslagregelingen bij de waterschappen en het feit dat bestuur en management in de nieuwe organisatie naar verwachting iets meer zullen kosten door taakverzwaring na fusie, zullen de kostenbesparing op de formatie in de praktijk beperkt zijn. Niettemin lijkt een besparing op personeel- en bestuurskosten in de grootteorde van 1 miljoen zeker mogelijk. Daarnaast kunnen door fusie meerkosten als gevolg van investeringen in personeel ten behoeve van de robuustheid en professionaliteit van de bedrijfsvoering, die bij het voortbestaan van het huidige waterschapsbestel noodzakelijk zijn, worden vermeden. Naar schatting levert dit een besparing van eenzelfde grootteorde op. Daarnaast kan het samen delen van infrastructuur en vastgoed op termijn kostenbesparend werken. In de bestuursopdracht hebben wij aangegeven dat de besparing van een miljoen structureel ook haalbaar wordt geacht. Voorstel Wij stellen u voor: 1. in te stemmen met de in deze notitie ingeschatte frictiekosten in het kader van de voorbereiding van de fusie; /4

6 2. de bevoegdheid om zonder tussenkomst van de beide AB s in de sfeer van Overige incidentele kosten verplichtingen aan te gaan tot een bedrag van te leggen bij de Stuurgroep en daarbij te bepalen dat in voorkomende gevallen altijd achteraf dient te worden gerapporteerd aan de beide AB s. Het dagelijks bestuur van Waterschap Peel en Maasvallei, Het dagelijks bestuur van Waterschap Roer en Overmaas, mr. W.J.M. Evers, G.H.M. Driessen, ing. J.M.G. In den Kleef, dr. J.J. Schrijen, secretaris-directeur voorzitter secretaris/directeur voorzitter /4

7

8 Frictiekosten ICT-Informati evoorzi eni ng schriftelijk Venlo, Sittard, 6 juli 2015 AAN HET ALGEMEEN BESTUUR VAN WATERSCHAP PEEL EN MAASVALLEI EN HET ALGEMEEN BESTUUR VAN WATERSCHAP ROER EN OVERMAAS Onderwerp: Frictiekosten ICT/informatievoorziening Voorstel Instemmen met het aanwenden van de (egalisatie)reserves van beide waterschappen (in de verhouding van 50%-50%), voor het dekken van de in deze notitie genoemde frictiekosten ICT/informatievoorziening van in totaal 2,0 miljoen. Toelichting De afgelopen maanden is door betrokkenen van beide waterschappen, onder aansturing van een externe projectleider, gewerkt aan een visie en roadmap integratie ICT en informatievoorziening. Bij de ontwikkeling van deze visie en roadmap is vanuit de geformuleerde bedrijfsdoelstellingen van Waterschap Limburg (WsL) gekeken welke voorzieningen en ontwikkelingen op het gebied van ICT/informatievoorziening minimaal noodzakelijk zijn. Beide waterschappen zijn het eens over het fundament waarop de toekomstige ICTvoorzieningen en informatievoorziening gebouwd moet worden. Dit fundament vormt het uitgangspunt voor de architectuur waaronder de visie op ICT en informatievoorziening van WsL in de toekomst wordt uitgebouwd. In een gezamenlijk opgestelde roadmap zijn de diverse voorzieningen en projecten benoemd die tot en met 2021 hierin gerealiseerd worden. Een belangrijke mijlpaal in deze roadmap is 1 januari 2017: op deze datum dienen immers een aantal zaken gerealiseerd te zijn om het werken op een bepaald niveau mogelijk te maken. In deze notitie wordt dit niveau toegelicht. Tevens wordt in deze notitie inzichtelijk gemaakt welke kosten hiermee gemoeid zijn. De kosten worden uitgesplitst in frictiekosten en investeringskosten. Frictiekosten ICT/informatievoorziening zijn eenmalige kosten die onvermijdelijk gepaard gaan met de integratie van de ICT-omgevingen van beide waterschappen. Investeringskosten worden aangemerkt als kosten die weliswaar gepaard gaan met de ambitie van de roadmap, maar die zonder fusie ook gemaakt zouden worden door beide waterschappen. Deze laatste kosten kunnen gedekt worden uit de investeringsruimtes voor ICT/informatievoorziening-gerelateerde projecten, die beschikbaar zijn binnen de begrotingen van de beide waterschappen. Kosten: investeringen en integratiekosten Op basis van de hierboven genoemde roadmap zijn er projecten te onderscheiden die te maken hebben met het realiseren van de ondersteunende ICT infrastructuur en projecten die te maken hebben met de realiseren van een minimaal niveau op het gebied van informatievoorziening voor WsL /3

9 Frictiekosten ICT-Informati evoorzi eni ng schriftelijk Een inschatting is gemaakt van de benodigde investeringen en van de benodigde externe menscapaciteit om dit per 1 januari 2017 gerealiseerd te hebben. De benodigde interne capaciteit (zowel bij beide I-teams als ook bij de business) is hier niet in mee genomen. In onderstaande tabel zijn deze investeringen en externe menscapaciteit opgenomen en verdeeld over de jaren 2015 en Roadmap Benodigde investeringen Benodigde externe menscapaciteit Benodigde investeringen Benodigde externe menscapaciteit Informatievoorziening ICT infrastructuur Totaal Totaal Dit betekent dat in totaal ruim 2,7 miljoen benodigd is om het minimale niveau te realiseren vóór 1 januari Zoals in de inleiding reeds is aangegeven zijn deze kosten niet allemaal toe te schrijven aan de integratie (fusie) van de 2 waterschappen. Een gedeelte van deze kosten heeft te maken met het realiseren van ambities en geplande investeringen die los staan van de integratie. Een voorbeeld hiervan is de geplande vervanging van geautomatiseerde werkplekken bij Waterschap Roer en Overmaas of de geplande aanschaf/vervanging van mobiele telefoons en tablets bij Waterschap Peel en Maasvallei. Deze geplande investeringskosten worden dan ook niet aangemerkt als frictiekosten en bedragen in totaal ca. 0,9 miljoen. Deze investeringen zullen plaats vinden vanuit het geplande investeringsniveau in de begrotingen van 2015 en 2016 van beide waterschappen. De overige kosten, ca. 1,8 miljoen, worden aangemerkt als daadwerkelijke frictiekosten. Het betreft hier dus kosten die te maken hebben met de integratie van de 2 ICT-omgevingen en die noodzakelijk zijn om de geïntegreerde ICT/informatievoorziening-omgeving van WsL per 1 januari 2017 mogelijk te maken. In onderstaande tabel zijn de investerings- en frictiekosten, verdeeld over de jaren 2015 en 2016, weergegeven. Benodigd Investering Frictie Totaal De kosten zijn tot stand gekomen met behulp van een robuuste planningstool en methodiek van IT-EYE. Vanuit deze methodiek zijn bepaalde aannames gedaan die in de praktijk anders (positief dan wel negatief) kunnen uitpakken. Er wordt dan ook rekening gehouden met een onzekerheidsmarge van 10%. Hierdoor zullen de totaal geraamde frictiekosten 2,0 miljoen bedragen. Financiële consequenties Met de frictiekosten roadmap integratie ICT/informatievoorziening van 2,0 miljoen is in de huidige begrotingen van 2015 en 2016 van beide waterschappen géén rekening gehouden. Het voorstel is om voor deze niet geplande frictiekosten de aanwezige (egalisatie) reserves /3

10 Frictiekosten ICT-Informati evoorzi eni ng schriftelijk van beide waterschappen aan te wenden (op basis van 50%-50% verdeling). De daadwerkelijke aanwending van de (egalisatie)reserves zal te zijner tijd plaatsvinden bij de vaststelling van de jaarrekeningen 2015 en 2016 van de beide waterschappen. Voorstel Wij stellen u voor in te stemmen met het aanwenden van de (egalisatie)reserves van beide waterschappen (in de verhouding van 50%-50%), voor het dekken van de in deze notitie genoemde frictiekosten ICT/informatievoorziening van in totaal 2,0 miljoen. Het dagelijks bestuur van Waterschap Peel en Maasvallei, Het dagelijks bestuur van Waterschap Roer en Overmaas, mr. W.J.M. Evers, G.H.M. Driessen, ing. J.M.G. In den Kleef, dr. J.J. Schrijen, secretaris-directeur voorzitter secretaris/directeur voorzitter /3