B en W Adviesnota ADVIES. capaciteit voor het jaar 2018 om te voldoen aan de extra capaciteitsvraag vanuit diverse projecten en opdrachten.

Transcriptie

1 Onderwerp Budget voor inhuur projectcapaciteit SDW Zaaknummer Teammanager Marco Van de Voort B & W datum 8 mei 2018 Team Civiel en Verkeer Naam steller Marco Van de Voort Portefeuillehouder Ike Busser Openbaarheid Deze adviesnota is openbaar Bevoegd orgaan B & W ADVIES 1. Instemmen met het beschikbaar stellen van uit de post onvoorzien voor de inhuur van extra capaciteit voor het jaar 2018 om te voldoen aan de extra capaciteitsvraag vanuit diverse projecten en opdrachten.

2 Samenvatting Ambities en ontwikkelingen De ambities van de gemeente Venray zijn, samen met de aantrekkende economie, gegroeid. Voor de komende jaren staan veel projecten en onderhoudswerkzaamheden op stapel om de kwaliteit op het vastgestelde niveau te houden, maar ook om nieuwe ontwikkelingen te faciliteren. Nieuwe ontwikkelingen betreffen onder andere: de versnelling van de klimaatadaptatie voor wateroverlast; het inhalen van de opgelopen achterstanden in het wegbeheer, gekoppeld aan het opwaarderen van het onderhoudsniveau van de fietspaden; het versneld uitvoeren van de werkzaamheden binnen het project GOW met de gevolgen voor de aanpalende projecten voor de gemeente Venray; de motie voor de vergroening van het Gouden Leeuwplein; het realiseren van de rotonde Noordsingel / Overloonseweg; begeleiden van initiatieven zoals de ontwikkelingen aan de Gasstraat, de Brier, etc. Ter indicatie: het investeringsniveau voor projecten lag tijdens de crisis in de jaren 2014 / 2015 rond de 3 miljoen en voor 2018 staat meer dan 7 miljoen op de planning. Capaciteit in relatie tot regelgeving De bestaande plannen, aangevuld met bovenstaande capaciteitsvraag overstijgen de beschikbare capaciteit van de afdeling, waardoor de voortgang van initiatieven maar ook vragen en opdrachten (moties) vanuit de raad onder druk komen te staan. Het betreffen hier zowel projecten van het team Civiel en Verkeer (C&V), als projecten die starten binnen het team Ruimtelijke Ontwikkeling. Dit alles maakt het noodzakelijk actie te ondernemen op de gevraagde capaciteit. Bij de opdracht voor de diverse projecten en moties is aangegeven dat extra benodigde capaciteit gefinancierd kan worden uit de projectbudgetten. Volgens de BBV (Besluit Begroting en Verantwoording) is het echter niet toegestaan om uren die in de voorbereiding worden gemaakt binnen een project te activeren. De werkwijze van burgerparticipatie (zie hieronder) zorgt ervoor dat er veel meer uren gaan zitten in de voorbereiding dan in de uitvoering (tot wel 60% van de totale uren). Binnen de diverse projecten is wel budget gereserveerd voor deze projecturen. Dit betekent dat deze gereserveerde gelden (6-9% van het budget) niet ingezet kunnen worden. Bij het onderdeel financiën wordt hierop verder ingegaan. Participatie De werkwijze van de gemeente Venray kenmerkt zich door een hoge mate van burgerparticipatie. Dat betekent dat er in het voortraject van projecten intensief overleg plaatsvindt met de direct betrokken burgers en organisaties om een integraal en breed gedragen project te realiseren. Inhuur per project wordt bekeken maar is in de praktijk beperkt mogelijk. Voor de uitvoering van projecten is dit binnen de regelgeving relatief eenvoudig en gebeurt dit ook, maar daar waar het de voorbereiding van projecten betreft is dit een stuk lastiger. De verdergaande burgerparticipatie maakt dat projecten qua planning meer afhankelijk zijn van externe partners. Lokale kennis van werkwijze en het maatschappelijk speelveld kan moeilijk worden ingehuurd en vergt dus nog steeds veel begeleiding vanuit de bestaande capaciteit. Dit is een extra aandachtspunt in de bedrijfsvoering bij de wijze van capaciteitsuitbreiding en de toewijzing van projecten.

3 Beschikbare capaciteit De afgelopen jaren is de capaciteit van het team Civiel en Verkeer fors teruggebracht. Van 20,33 fte in 2011 naar 15,36 fte in In maart 2017 heeft uw college ingestemd met een uitbreiding van het team Civiel en Verkeer met 2 fte om de structurele extra werkzaamheden ten opzichte van de jaren ervoor op te vangen. Binnen de geplande projecten is voldoende dekking om deze structureel te financieren. Destijds is reeds aangegeven dat deze uitbreiding onvoldoende was om de pieken op te vangen. Voor de opvang van de huidige piek is gekeken naar de mogelijkheden om het werk intern anders te verdelen en inhuur te plegen. Dit is echter geen haalbare situatie gezien de huidige vraag. Intern zijn er geen mogelijkheden om werkzaamheden anders te verdelen. Niet alleen bij Civiel en Verkeer is de capaciteit onvoldoende, ook bij de teams Ruimtelijke Ontwikkeling en Maatschappelijke Ontwikkeling is de projectcapaciteit volledig bezet en wordt binnenkort de bestaande vacature open gezet. Beoogd resultaat de diverse ambities voor de komende jaren mogelijk te maken en de geplande projecten uit te voeren. Argumenten 1.1 De vraag naar projecten voorbereidingscapaciteit voor projecten uit beheers- en beleidsplannen, moties, grondbedrijf en particuliere projecten is groter dan de beschikbare capaciteit binnen de organisatie. Extra capaciteit is noodzakelijk om de projecten en moties waartoe reeds is besloten, volgens planning en uitgesproken ambities uit te kunnen voeren. 1.2 Voor zover op dit moment bekend betreft het een tijdelijke piek voor de komende 3 a 4 jaar. 1.3 Vanwege de onzekerheid over de periode daarna, wordt voorgesteld om in te huren, dan wel over te gaan tot een tijdelijke aanstelling. De budgetten daarvoor zijn eerder opgenomen binnen de projecten, maar mogen door de gewijzigde regelgeving niet meer hiervoor worden gebruikt. Daarom is nu aanvullend budget nodig (zie financiële gevolgen). Risico s Een belangrijke risicofactor betreft het feit dat zonder extra capaciteit projecten niet of pas veel later kunnen worden uitgevoerd. Deze risico s zijn zowel financieel (het niet kunnen inzetten van gereserveerde budgetten en daaraan gekoppeld het mislopen van subsidiegelden), maatschappelijk (projecten als Schoon door de poort en zelfsturingsprojecten verwachten ondersteuning vanuit de gemeente voor de uitvoering van hun project) als bestuurlijk (de capaciteit is noodzakelijk om de toegezegde projecten en moties te kunnen realiseren/uitvoeren. Bijvoorbeeld Centrum/Gouden Leeuw, Rotonde Noordsingel, klimaatadapatie en de aanpalende projecten van de GOW en Via Venray). Voor de jaren 2018 t/m 2021 wordt extra capaciteit gevraagd/ingepland, bovenop de bestaande. Daarna loopt de (nu reeds bekende) extra capaciteitsvraag terug. Gezien de ervaringen uit het verleden is het aannemelijk dat er extra capaciteitsvragen zullen komen. Om projecten uit te voeren met burgerparticipatie en de opbouwde kennis en ervaring te borgen in de organisatie, wordt voorgesteld te werken met tijdelijke functies in plaats van inhuur. Op deze manier wordt meer continuïteit verkregen en wordt de begeleiding door de bestaande medewerkers geminimaliseerd. Mogelijke risico s op juridisch gebied worden telkens afgewogen tegen de opbrengst op het gebied van bedrijfsvoering en resultaten. Kanttekeningen

4 Communicatie Financiële gevolgen Om invulling te kunnen geven aan de capaciteit is op dit moment het grootste knelpunt de regelgeving van het BBV (Besluit Begroting en Verantwoording) in Het budget voor de (voorbereidende) projecturen is reeds gereserveerd in diverse projectbudgetten. Het is echter niet toegestaan om uren die worden gemaakt in de projectvoorbereiding, te activeren binnen het projectbudget. Dit betekent dat de financiering die was voorzien en gereserveerd voor het opvangen van de pieken en het realiseren van de projecten, niet beschikbaar kan worden gemaakt. Voor de jaren na 2018 is in de voorjaarsnota een voorstel opgenomen om deze uren op te nemen in de begroting. In het onderstaande schema is weergegeven hoeveel uren er de komende jaren zijn gevraagd voor het realiseren van projecten. Het betreft hier zowel de reguliere plannen als de extra vragen waar eerder in deze nota naar is verwezen, maar ook aanvragen vanuit grondbedrijf en GREX-projecten. In deze projecten is afhankelijk van het soort werk, 10 tot 15% van het projectbudget geraamd voor de voorbereiding, administratie en toezicht op het werk (VAT-kosten). Projecten Gevraagde uren Fte 10,44 8,39 7,65 6,43 Beschikbare uren Fte 7,37 7,37 7,37 7,37 Tekort 3,07 1,02 0,28-0,94 Voor het tekort aan uren is er geen beschikbare capaciteit. Het is ook niet mogelijk om extra capaciteit te financieren uit de projectbudgetten. Voor deze uren moet nu geld worden vrijgemaakt. Vanwege planning, integraal werken en het aanpassen van de werkvoorraad aan de beschikbare capaciteit wordt geprobeerd de projectcapaciteit iets uit te spreiden. Daarnaast komen er jaarlijks nieuwe projecten, vragen en moties bij, zodat ook rekening wordt gehouden met capaciteit voor 2020 en Kosten tijdelijke capaciteit 2018 Projectleider/procesbegeleider: 7/12 * 36/36 * 1380 * 90,= ,= ontwerper/werkvoorbereider 7/12 * 24/36 * 1380 * 60 = ,= administratief/junior projectmedewerker 7/12 * 16/36 * 1380 * 50,= ,= Totaal ,= Aan de andere kant kunnen de investeringsbudgetten voor projecten dus met 6 tot 9% worden verlaagd. Aangezien het investeringsbudgetten betreft waarvan alleen de kapitaallasten in de begroting staan, wordt de dekking pas op de langere termijn (30 jaar) terugverdiend. Jaarlijks kan door het beschikbaar stellen van de middelen voor de tijdelijke invulling van capaciteit, ± 6.000,= worden afgeraamd. Deze aframing is al meegenomen in het voorstel voor het meerjarenperspectief bij de Voorjaarsnota. x1000 Financiële gevolgen Tijdelijke capaciteit Minder kapitaallasten Totaal

5 Dekking Een deel van de extra capaciteit wordt gebruikt voor de versnelling van de klimaatadaptatie. In de raadsnota van september 2016 is voor deze versnelling jaarlijks gereserveerd. Ook van dit bedrag kan 60% volgens de BBV niet meer worden ingezet. de overige 40% ( ) wordt ingezet als dekking voor de in deze nota gevraagde capaciteit. Voor het bedrag van / = ,= is geen dekking aanwezig. Hiervoor wordt een beroep gedaan op de post onvoorzien. De kosten voor de jaren zijn, vanwege de onontkoombare ontwikkeling, al opgenomen in het meerjarenperspectief. Personele/organisatorische gevolgen Deze nota gaat over de personele gevolgen van de extra capaciteitsvraag. Juridische gevolgen Rechtmatigheid Fatale termijnen Vervolgtraject besluitvorming Evaluatie Bijlagen Naslagwerk