Voorstel In te stemmen met de verlenging van het contract met Ernst & Young met één jaar.

Transcriptie

1 Onderwerp: Verlenging contract E&Y met één jaar Algemeen Bestuur Portefeuillehouder: A. Kersten Datum: 23 september 2009 Vergaderingnummer: Agendapunt: Voorstel In te stemmen met de verlenging van het contract met Ernst & Young met één jaar. Motivering Inleiding In 2006 zijn de accountantswerkzaamheden voor de jaarlijkse interim- en jaarrekeningcontrole voor een periode van 3 jaren opnieuw aanbesteed en gegund op basis van de geoffreerde prijzen. Ernst & Young kwam veruit als goedkoopste uit de bus. Het huidige contract met Ernst & Young is met de afronding van de controle van de jaarrekening 2008 afgelopen. Dat geldt ook voor de contracten van het Waterschapsbedrijf Limburg en Waterschap Roer en Overmaas (beiden ook Ernst & Young). We hadden de afloop van de contracten destijds op elkaar afgestemd om de mogelijkheid te onderzoeken of we gezamenlijk aan zouden kunnen besteden. Samenwerking In zijn algemeenheid kan worden opgemerkt dat de wijze van controleren van Ernst & Young accountants door de drie organisaties als zeer positief wordt ervaren. Tijdigheid, nauwkeurigheid, flexibiliteit en klantvriendelijkheid zonder dat het kritische karakter van de controle wordt losgelaten, kunnen in dit verband als positieve aspecten worden genoemd. Daarnaast levert het een duidelijke meerwaarde op dat de controlewerkzaamheden bij alle drie de organisaties door hetzelfde kantoor worden uitgevoerd. Zo kan de accountantsverklaring die jaarlijks wordt afgegeven ten behoeve van de afrekening van de waterschapsheffingen van het waterschapsbedrijf, onverkort en integraal worden opgenomen in de jaarrekening van de beide waterschappen. Indien dit niet het geval zou zijn, zou de accountant voor de jaarrekeningcontrole aanvullende werkzaamheden dienen te verrichten, wat zich uiteraard vertaald in een hoger kostenplaatje. Ook is de afgelopen twee jaar met de drie organisaties en de accountant gezamenlijk opgetrokken in het rechtmatigheidtraject. Afspraken die hierbij zijn gemaakt gelden dan ook voor alle partijen. 1

2 Controle werkzaamheden jaarrekening 2009 Het jaar 2009 is in financieel opzicht een bijzonder jaar. De nieuwe gewijzigde - wetgeving op het gebied van de waterschapsfinanciën is van kracht geworden. Doelen van de wijzigingen zijn meer transparantie, uitgebreidere verantwoording en versterking van controlerende rol van het algemeen bestuur. De versterking van de controlerende rol van het algemeen bestuur is verankerd in wetgeving en komt onder andere tot uiting in de betrokkenheid van het algemeen bestuur bij de aanbesteding en de formulering van de controle opdracht (in een controle protocol) voor de jaarrekening. Voor wat betreft de aanbesteding moet een uitgebreide procedure worden doorlopen waarbij het algemeen bestuur het programma van eisen met de selectiecriteria vaststelt. Dit is vastgelegd in de Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van Waterschap Peel en Maasvallei 2009 ex artikel 109 van de Waterschapswet. In de bijlage treft u de relevante artikelen 3 en 4 uit de de betreffende verordening aan. Gelet op het feit dat de eerste jaarrekeningcontroles door de/een accountant in november al worden uitgevoerd, legt een uitgebreid aanbestedingsproces een druk op het procesverloop. Omdat wij er voorstander van zijn een normaal proces te doorlopen, waarin voldoende ruimte is voor bestuurlijke discussie, heeft het de voorkeur om het contract met onze huidige accountant met één jaar te verlengen. Deze insteek wordt ook onderschreven door onze beide Limburgse collega s. Beoogd effect - aanwijzen/benoemen van een accountant voor de jaarrekeningcontrole Argumenten (t.b.v. besluitvorming conform voorstel) - Het creëren van meer ruimte voor de bestuurlijke discussie omtrent het programma van eisen, de selectiecriteria en de weging daarvan alsook voor het aanbestedingsproces op zich wanneer we voor langere periode dan 1 jaar gaan aanbesteden; - behouden van het voordeel dat we hebben behaald/bereikt door samenwerking met de huidige accountant in het voorbereidingstraject voor implementatie van de nieuwe wetgeving; (lees rechtmatigheid); - het zou niet doelmatig/efficiënt zijn om in dit overgangsjaar van accountant te veranderen. De rechtmatigheid is een belangrijk element in onze onderbouwing. Zoals aangegeven hebben de drie organisaties de afgelopen twee jaar samen met de accountant opgetrokken in het rechtmatigheidstraject. Hierbij zijn afspraken gemaakt en compromissen met de accountant bereikt op het gebied van de financiële rechtmatigheid. Ernst & Young accountants heeft zich gecommitteerd aan de uitgezette werkwijze en heeft inmiddels ingestemd met het toetsingskader van ons waterschap. Bij de overgang naar een andere accountant bestaat het risico dat dit opnieuw zal dienen te worden bediscussieerd. Aangezien 2009 het eerste jaar is waar de financiële rechtmatigheid van toepassing is zou dit geen wenselijke situatie zijn. 2

3 Kanttekeningen (gevolgen, als niet besloten wordt conform het voorstel) Een groot deel van de getroffen maatregelen en bereikte compromissen in de afgelopen 2 jaar met de huidige accountant op het gebied van financiële rechtmatigheid, zou met een mogelijk andere accountant opnieuw bediscussieerd moeten worden. Financiële consequenties Verlenging contract accountant Gelet op het voorgaande zijn wij (evenals Waterschap Roer en Overmaas en het Waterschapsbedrijf Limburg) voornemens om het contract met Ernst & Young accountants met één jaar, voor de controle van het dienstjaar 2009, te verlengen. Uitgangspunt voor deze verlenging is dat dezelfde condities gelden als het bestaande contract. Voor de uit te voeren werkzaamheden ziet dit er als volgt uit. 1.Interim-controle. 2.Beoordeling jaarrekening en afgifte accountantsverklaringen. 3.Managementletter. 4.Overleg met bestuur. Volgens de huidige inzichten is het opgenomen bedrag voor accountantskosten in de begroting 2009 toereikend. Omdat we de marktwerking nu en in de toekomst niet willen beïnvloeden, hebben we in dit voorstel geen concrete bedragen genoemd. Volgens het inkoopbeleid zouden, gelet op de opdrachtwaarde, onderhands minimaal 3 offertes opgevraagd moeten worden. Gelet op de doelmatigheid en efficiency, is het gerechtvaardigd om hier van af te wijken. Gezamenlijke aanbesteding controlewerkzaamheden ná 2009 Het is wenselijk om de uitvoering van de controlewerkzaamheden bij de drie organisaties door één accountant te laten uitvoeren. Om dit te bewerkstelligen zal begin 2010 de gezamenlijke aanbesteding van de controlewerkzaamheden voor 2010 en de volgende jaren ter hand worden genomen. Gelet op de huidige contractwaarde zal op basis van de inkoopprocedure leiden tot een openbare nationale aanbesteding (eventueel met voorselectie). Gezamenlijke aanbesteding is alleen mogelijk wanneer de besturen van Waterschap Roer en Overmaas, Waterschapsbedrijf Limburg en ons waterschap op één lijn zitten voor wat betreft het programma van eisen, de selectiecriteria en de wegingsfactoren. De planning ziet er uit als volgt: - januari - februari 2010 programma van eisen/opstellen selectiecriteria; - april 2010 vaststelling programma van eisen/selectiecriteria door Algemeen Bestuur; - mei - juni 2010 offrering; - september 2010 opdrachtverlening door Algemeen Bestuur; - november 2010 start nieuwe accountant. 3

4 Communicatie In de vergadering van het algemeen bestuur van 24 juni 2009 waarin de accountant een toelichting heeft gegeven op de jaarrekening, heeft het dagelijks bestuur aansluitend mondeling het voornemen tot verlenging van het huidige contract met 1 jaar aan de orde gesteld. Uw reacties gehoord hebbende, hebben wij geconcludeerd dat u zich kan vinden in het voornemen. Door in te stemmen met het voorliggend voorstel wordt de benoeming/aanwijzing van de accountant door uw algemeen bestuur formeel geregeld. Wij zullen onze huidige accountant via de gebruikelijke procedure opdracht geven voor het uitvoeren van controlewerkzaamheden met betrekking tot de jaarrekening/-verslag De formulering van de exacte controle opdracht van uw algemeen bestuur aan de accountant, wordt in een afzonderlijk controle protocol ter besluitvorming aan uw bestuur voorgelegd. Tot slot kan nog worden vermeld dat een voorstel met dezelfde strekking (verlenging contract Ernst & Young accountants voor 2009 en gezamenlijke aanbesteding controlewerkzaamheden ná 2009) in september ook in de algemene besturen van Waterschap Roer en Overmaas en het Waterschapsbedrijf Limburg zal worden ingebracht. Het dagelijks bestuur van Waterschap Peel en Maasvallei de secretaris, de voorzitter, mr. W.J.M. Evers ir. H.A. van Alderwegen 4

5 Bijlage: relevante artikelen Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van Waterschap Peel en Maasvallei 2009 ex. Art 109 Waterschapswet Artikel 3 (aanbesteding accountantscontrole) 1. De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door het algemeen bestuur te benoemen accountant. 2. Het dagelijks bestuur bereidt in overleg met het algemeen bestuur de aanbesteding van de accountantscontrole voor. 3. Het algemeen bestuur stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. 4. In geval van aanbesteding van de accountantscontrole stelt het algemeen bestuur voor de selectie van de accountant de selectiecriteria en per selectiecriterium, de bijbehorende weging vast. Artikel 4 (protocol accountantscontrole) 1. Voorafgaande aan de accountantscontrole van de jaarrekening legt het algemeen bestuur in een controleprotocol in ieder geval vast wat de reikwijdte van het interne rechtmatigheidtraject is en wat de rol van de accountant ten aanzien van rechtmatigheid is. 2. In het eerste lid bedoelde protocol wordt in ieder geval ingegaan op: a. de regelgeving die in het kader van het rechtmatigheidtraject in beschouwing moet worden genomen (het normenkader); b. de rechtmatigheidcriteria die in beschouwing worden genomen; c. de aspecten die binnen het voorwaardencriterium in beschouwing worden genomen; d. de goedkeuringstoleranties die worden gehanteerd; e. de rapporteringstoleranties die worden gehanteerd; f. de looptijd van het controleprotocol; g. de eventuele posten van de jaarrekening, posten van deelverantwoordingen en programma s, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden. 5