ABZ Datum: 16 november 2006 Raad: Besluit: Datum: 12 december 2006

Transcriptie

1 Agendanr. : Doc.nr. : B Team : Kwaliteitscontrol Steller: M.C. van Dinter Datum: 28 augustus 2006 Portefeuille: A.A.G. van Mierlo College: Datum: 3 oktober 2006 Openbaar: Ja Persbericht: Nee Bevoegdheid: Raad Commissie: RZ Datum: BZ Datum: IZ Datum: ABZ Datum: 16 november 2006 Raad: Besluit: Datum: 12 december 2006 Onderwerp: Referendabel Nee Normenkader rechtmatigheid 2006 en aanpassing gemeentelijke beleidsregels Advies: 1. Akkoord te gaan met de volgende adviezen en de raad voor te stellen om vast te stellen: * de gewijzigde uitgangspunten voor het opstellen van het normenkader rechtmatigheid; * de aanpassingen in de gemeentelijke beleidsregels ivm de rechtmatigheid; * het normenkader rechtmatigheid 2006 ten behoeve van de controle over het boekjaar 2006; 2. het overzicht t.b.v. toetsingskader rechtmatigheid 2006 vast te stellen en voor de raad ter inzage te leggen; 3. de wijzigingen in het Financieringsstatuut vast te stellen en ter kennis te brengen van de raad. Intern overleg: Marja Leijtens en de accountant College B&W: S.: Acc. Bespreken Acc. Bespreken B.: W.: W.: W.: W.: W.: Par. steller: Paraaf team manager: Besluit B&W: 1 / 6

2 Raad : 12 december 2006 Agendanr. : Doc.nr : B Team: : Kwaliteitscontrol RAADSVOORSTEL Onderwerp : Normenkader rechtmatigheid 2006 en aanpassing gemeentelijke verordeningen Inleiding Nog steeds zijn de inzichten rond het begrip rechtmatigheid en rechtmatigheidscontrole bij gemeenten en provincies in ontwikkeling. In de raadsvergadering van 14 februari jl. is het normenkader rechtmatigheid 2005 voor de gemeente Heusden vastgesteld. Daarbij heeft het concepttoetsingskader 2005 ter inzage gelegen. Dit voorstel gaat over de bijstellingen van het normenkader en toetsingskader als gevolg van de nieuwe inzichten in de accountancy. Tevens vindt een actualisatie plaats. Het toetsingskader valt onder de bevoegdheid van het college en is inmiddels op 3 oktober 2006 door ons vastgesteld. Voorgeschiedenis Met ingang van de gemeentelijke jaarrekening 2004 is de rechtmatigheid onderdeel van de controlerende taak van de accountant. Bij de jaarrekeningen 2004 en 2005 vond echter nog geen toets plaats omdat er onduidelijkheid bestond over de uitwerking van het normenkader in het toetsingskader en de beheersorganisatie. In 2006 zal de accountant deze toets voor het eerst uitvoeren. Het begrip rechtmatigheid In algemene zin lijkt rechtmatigheid een duidelijke term: iedereen wordt geacht zich aan de wet te houden, dus ook gemeenten. Bij nadere beschouwing is dit echter veel ingewikkelder, en rijzen vragen als: welke regels gelden nu precies; in hoeverre is niet (of niet tijdige) naleving van alle bepalingen uit alle wetten van belang voor het oordeel bij de jaarrekening; in welke gevallen kan niet-naleving nog worden gecorrigeerd zonder gevolgen voor het uiteindelijke oordeel over rechtmatigheid, etc. Grenzen aan rechtmatigheid Het begrip rechtmatigheid in het kader van accountantscontrole richt zich vooral op de financiële rechtmatigheid en is hiermee beperkter dan het juridische begrip rechtmatigheid. Met financiële rechtmatigheid wordt bedoeld dat de financiële beheershandelingen in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving zijn uitgevoerd. Het is belangrijk te beseffen dat de accountant niet controleert of aan alle in de wet genoemde voorwaarden is voldaan, maar slechts aan die voorwaarden die bij niet-naleving financiële gevolgen voor de gemeente kunnen hebben. Naleving van overige voorwaarden zonder financiële gevolgen valt buiten de reikwijdte van de accountantscontrole. Dit geldt zowel voor de voor de gehele gemeente geldende algemene wet- en regelgeving (zoals de Gemeentewet en fiscale wetgeving) als voor de meer specifiek per team uitgevoerde (rijks)regelingen. De raad heeft bij het vaststellen van het controleprotocol 2005 en verdere jaren ook de goedkeuringstoleranties voor de jaarrekening vastgesteld. Deze toleranties zijn landelijk 2 / 6

3 gezien gebruikelijk en zijn hieronder nog eens opgenomen: Goedkeurings- en rapportagetolerantie: Aard van de accountantsverklaring: Goedkeurend Met Oordeelonthouding beperking Afkeurend Fouten in de jaarrekening (% van de lasten) Onzekerheden in de controle (% van de lasten) 1% tussen 1% en 3% 3% tussen 3% en 10% - 3% 10% Als de accountant bij zijn controle fouten of onzekerheden aantreft die deze grenzen te boven gaan, verstrekt de accountant geen goedkeurende verklaring bij de jaarrekening. De door de raad vastgestelde gemeentelijke verordeningen vallen ook binnen de reikwijdte van de rechtmatigheidscontrole van de accountant. Ook hierbij zal de controle zich richten op bepalingen binnen deze verordeningen die de financiële rechtmatigheid of integriteit raken. Toelichting Het normenkader Het normenkader bestaat uit een overzicht van de geldende externe en eigen regelgeving met betrekking tot financiële rechtshandelingen. De accountant controleert de rechtmatigheid van externe regelgeving (vastgesteld op bijv. europees, landelijk niveau) en van de interne regelgeving (vastgesteld door de gemeente Heusden). De uitgangspunten voor het normenkader, zoals die akkoord bevonden zijn in de raad van 14 februari 2006, waren: in het normenkader worden alleen controles van gemeentelijke wetgeving (verordeningen, reglementen, regelingen en beleid) opgenomen over wetgeving, waarvan het totaal van de betrokken budgetten hoger is dan ; artikelen met de volgende criteria worden gecontroleerd door de accountant: heffings- of declaratiegrondslag, normbedragen, verplichte bewijsstukken en termijnen. Voortschrijdende inzichten in de accountancy maken het noodzakelijk deze uitgangspunten aan te passen. Dit betekent op de eerste plaats dat de mogelijkheid om gemeentelijke regelingen uit te sluiten op basis van het budget vervalt. Ten tweede laten we de omschrijvingen van de criteria nu samenvallen met de gebruikelijke termen in de accountancy, namelijk: hoogte, recht en duur. Onder hoogte wordt verstaan of de hoogte van het betaalde of ontvangen bedrag juist is, onder recht of de ontvanger recht heeft op het bedrag en bij duur hoort bijvoorbeeld de vraag of de periode waarvoor een bijdrage wordt verleend correct is. Voorgesteld wordt om deze uitgangspunten voor het normenkader aan te passen. In bijlage 1 treft u het normenkader voor de interne beleidsregels aan. Hierin zijn ook nieuwe verordeningen opgenomen die het laatste jaar door de raad zijn vastgesteld. Het toetsingskader Het toetsingskader is een uitwerking van het normenkader voor de interne beleidsregels. 3 / 6

4 Onder de beleidsregels vallen de gemeentelijke verordeningen, regelingen en beleidsstukken. Het toetsingskader bevat de bepalingen uit de beleidsregels waaraan financiële consequenties zitten en die relevant zijn voor de hoogte, recht en duur. Op grond van de uitgangspunten bij het normenkader is voor elke interne beleidsregel, die aan rechtmatigheidscontrole onderhevig is, nagegaan op welke artikelen/bepalingen de accountant kan toetsen. Hierbij is een minimumvariant gehanteerd: de accountant heeft aangegeven welke toets minimaal door de gemeente uitgevoerd moet worden voor de jaarrekeningcontrole Resultaat daarvan is een overzicht van te controleren items per interne verordening/beleidsregel. Dit overzicht van het toetsingskader 2006 ligt voor u op de gebruikelijke wijze ter inzage. Aanpassing beleidsregels (verordeningen/ regelingen/ beleidsstukken) Bij het opstellen van het toetsingskader is tevens inhoudelijk gekeken naar artikelen of onderdelen van de beleidsregels die opgenomen zijn in het toetsingskader. Gebleken is dat een aantal artikelen in deze beleidsregels niet controleerbaar of actueel meer is. Voorgesteld wordt om deze artikelen aan te passen. De relevante aanpassingen die tot de bevoegdheid van de raad behoren zijn: Verordening financieel beleid: de informatieplicht van het college over investeringen groter dan wordt beperkt tot róerende goederen en diensten. Hierdoor kan het college gronden aankopen voor de bouwgrondexploitatie zonder verlies van tijd; Verordening financieel beleid: voor de aantrekking van financieringen wordt de eis voor het opvragen van (schriftelijke) offertes aangepast in telefonische offertes. Banken geven namelijk bijna geen schriftelijke offertes meer; Onderwijsachterstandenplan : de betaling van de subsidies gaat samenvallen met de financiële afhandeling van de subsidieverordening; Subsidieverordening educatie, welzijn en zorg: een aantal termijnen wordt als termijn van orde benoemd. Voor eventuele terugvordering van subsidiebedragen wordt bepaald welke artikelen hierbij gecontroleerd worden. Een aanpassing die tot de bevoegdheid van ons college behoort betreft het Financieringstatuut. Op 3 oktober jl. hebben wij besloten tot de volgende wijziging: Financieringstatuut: voor de aantrekking van financieringen is de eis voor het opvragen van (schriftelijke) offertes aangepast in telefonische offertes. De teksten van de aanpassing van de artikelen zijn opgenomen in bijlage 3. 4 / 6

5 Vervolgstappen Het normenkader is geen statisch document. Bij nieuwe regelgeving wordt bekeken in hoeverre het kader aangepast dient te worden. Per jaar zal een normenkader en toetsingskader worden voorgelegd. De controles genoemd in het toetsingskader zijn opgenomen in de interne controle. In bijlage 2 staat vermeld welke controles voor de jaarrekening 2006 intern uitgevoerd zullen gaan worden. Het doel is om bij de jaarrekening een goedkeurende accountantsverklaring te krijgen op het onderdeel rechtmatigheid. Advies raadscommissie Algemene Bestuurlijke Zaken De commissie adviseert positief, het stuk wordt op de A-lijst geplaatst. Voorstel Wij stellen u voor om bijgaand conceptbesluit vast te stellen, Het college van Heusden, de secretaris, mr. J.T.A.J. van der Ven de burgemeester, drs. H.P.T.M. Willems BIJLAGEN: Conceptbesluit Bijlage 1 Normenkader rechtmatigheid 2006 Bijlage 3 Aanpassingen beleidsregels TER INZAGE: Bijlage 2 Toetsingskader rechtmatigheid 2006 De stukken liggen ter inzage in de leeskamer, locatie Vlijmen. Steller: M.C. van Dinter 5 / 6

6 Variabelen in het CONCEPTBESLUIT: CONCEPTBESLUIT De gemeenteraad van Heusden in zijn openbare vergadering van 12 december 2006; gezien het voorstel van het college van 3 oktober 2006, doc.nr. B ; b e s l u i t : vast te stellen: de gewijzigde uitgangspunten voor het opstellen van het normenkader rechtmatigheid; de aanpassingen in de gemeentelijke beleidsregels in verband met de rechtmatigheid; het normenkader rechtmatigheid 2006 ten behoeve van de controle over het boekjaar Aldus besloten in zijn openbare vergadering van 12 december 2006; De raad voornoemd, de griffier, de voorzitter, A.J. Emmen drs. H.P.T.M. Willems 6 / 6