CONTROLEPROTOCOL 2017

Transcriptie

1 CONTROLEPROTOCOL 2017

2 Inleiding Ter voorbereiding en ondersteuning van de uitvoering van de accountantscontrole moet de gemeenteraad een aantal zaken regelen, wat in dit controleprotocol plaatsvindt. Dit protocol geeft de kaders aan waarbinnen de accountant de jaarrekeningcontrole 2017 uitvoert. Wettelijk kader Gemeentewet De basis voor de controle van de jaarrekening door de accountant vormt artikel 213 Gemeentewet. Dit artikel schrijft voor dat de raad bij verordening regels vaststelt die waarborgen dat controle plaatsvindt op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie. De raad heeft hieraan voldaan met het vaststellen van de Controleverordening gemeente Loppersum. Daarnaast bepaalt het dat de gemeenteraad een accountant aanwijst voor de controle van de jaarrekening, het daarbij verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen. De controle van de jaarrekening 2017 vindt plaats door accountantskantoor BDO. BAPG en Commissie BBV Naast regels uit de Gemeentewet, die vooral betrekking hebben op het resultaat van de accountantscontrole, bevat het Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten (BAPG) regels voor de uitvoering van de accountantscontrole. De Gemeentewet en de Provinciewet schrijven voor dat elke gemeente en elke provincie jaarlijks begrotings- en verantwoordingsstukken moet opstellen. Het Besluit begroting en verantwoording (BBV) bevat de regelgeving daarvoor. In het BBV is opgenomen dat er een commissie voor het Besluit begroting en verantwoording (commissie BBV) is met als taak zorg te dragen voor een eenduidige uitvoering en toepassing van het BBV. Dit doet zij ondermeer door het beantwoorden van praktijkvragen en het uitbrengen van richtinggevende notities. De commissie brengt jaarlijks de Kadernota rechtmatigheid uit. Deze kadernota heeft het karakter van een advies aan gemeenten en accountants in die zin dat de commissie ervan uitgaat dat deze kadernota wordt opgevolgd door de relevante partijen. In dit controleprotocol is aan deze oproep gehoor gegeven. Rechtmatigheid Het oordeel van de accountant over rechtmatigheid komt expliciet tot uitdrukking in de tekst van de accountantsverklaring. Het is van groot belang op te merken dat alleen de regels met een rechtstreeks verband tot de financiële beheershandelingen en verantwoording (baten en lasten en de balansmutaties van de gemeente Loppersum) object van controle zijn. Single Information Single Audit Met betrekking tot bijzondere verklaringen wordt volgens het principe van het Single Information Single Audit (SISA) verantwoording afgelegd. SISA houdt kort in dat een aantal bijzondere verklaringen richting het rijk niet meer afzonderlijk hoeft te worden verantwoord en voorzien van een aparte accountantsverklaring, maar dat in een bijlage van de jaarrekening verantwoording wordt afgelegd. De bijlage valt dan onder de scope van de accountantsverklaring bij de jaarrekening. Dit zal leiden tot minder specifieke verklaringen. In 2017 gaat het in Loppersum om de volgende bijzondere verklaringen: Onderwijsachterstandenbeleid (OAB), Gebundelde uitkering Participatiewet, Besluit bijstandverlening zelfstandigen (BBZ) en Brede doeluitkering verkeer en vervoer en nieuw in 2017 is Regeling aankoop woningen onder een hoogspanningsverbinding. 1

3 Goedkeuring- en rapporteringtoleranties De accountant accepteert in de controle bepaalde toleranties en richt de controle daarop in. De accountant controleert niet elk document of elke financiële handeling, maar richt de controle zodanig in dat voldoende zekerheid wordt verkregen over het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de verantwoorde baten en lasten en balansmutaties en financiële beheershandelingen met een belang groter dan de vastgestelde goedkeuringstolerantie. De accountant richt de controle in op het ontdekken van belangrijke fouten en baseert zich daarbij op risicoanalyse, vastgestelde toleranties, statische deelwaarnemingen en het doortrekken van onderzochte gegevens naar datgene wat niet is onderzocht. De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers kan worden beïnvloed. De goedkeuringstolerantie is bepalend voor de oordeelsvorming, de strekking van de af te geven accountantsverklaring. Naast de goedkeuringstoleranties wordt onderkend de rapporteringtolerantie. De rapporteringtolerantie(s) is een bedrag dat gelijk is aan of lager is dan de bedragen voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie. Bij overschrijding van dit bedrag vindt rapportering plaats in het verslag van bevindingen. Een lagere rapporteringtolerantie leidt in beginsel niet tot aanvullende controlewerkzaamheden, maar wel tot een uitgebreidere rapportage van bevindingen. In het hierna opgenomen schema zijn de goedkeuringstoleranties opgenomen waarop de accountant zijn controle, op basis van de Controleverordening gemeente Loppersum, moet inrichten. Strekking accountantsverklaring: Goedkeuringstolerantie Goedkeurend Beperking Oordeelonthouding Afkeurend Fouten in de jaar- 1% >1%<3% - 3% rekening (% lasten) Onzekerheden in de controle (% lasten) 3% >3%<10% 10% - In de Controleverordening gemeente Loppersum zijn geen aanvullende bepalingen opgenomen voor de rapporteringtoleranties. Op grond van het BAPG zouden de rapporteringtoleranties dan gelijk zijn aan de goedkeuringtoleranties. De raad acht dit niet wenselijk. Om goed invulling te kunnen geven aan zijn controlerende taak, maar tegelijk niet teveel in details te treden, kiest de raad er, net als vorig jaar, voor om voor de controle van de jaarrekening 2017: de rapportering te laten plaatsvinden op het niveau van programma s de rapporteringtolerantie per programma vast te stellen op Overigens is de raad zich ervan bewust dat de accountant naast deze kwantitatieve benadering op grond van artikel 5, derde lid, BAPG ook een kwalitatieve beoordeling hanteert: indien de accountant kwalitatieve gebreken van noemenswaardig belang constateert, meldt hij deze in het verslag van bevindingen, ook indien deze gebreken niet leiden tot het onthouden van een goedkeurende accountantsverklaring Voorwaardencriterium De accountant moet toetsen of bij de overdrachten van bijvoorbeeld subsidies of uitkeringen ook aan de voorwaarden is voldaan, zoals die in wet- en regelgeving zijn opgenomen. In bijgevoegd normenkader (bijlage 1) geeft de raad aan om welke wet- en regelgeving het bij dit criterium gaat. Voordat de accountant een toets uit kan voeren, zorgt het college ervoor dat er interne controles uitgevoerd zijn, die aangeven of aan de interne wet- en regelgeving uit het normenkader is voldaan. Voor de rechtmatigheid gaat het daarbij alleen om de artikelen uit de wet- en regelgeving waaruit financiële beheershandelingen kunnen volgen. Daarom dient het college in de interne controleverslagen duidelijk aan te geven op welke artikelen zij de controles heeft uitgevoerd. 2

4 De accountant toetst op zijn beurt de door het college verrichte controles om te beoordelen of op een juiste manier invulling is gegeven aan het voorwaardencriterium. Bij het voorwaardencriterium gaat het om artikelen die betrekking hebben op recht, hoogte en duur. Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium Bij het M&O (Misbruik en oneigenlijk gebruik) criterium gaat het erom of gegevens opzettelijk, niet tijdig, onjuist of onvolledig zijn verstrekt met als doel ten onrechte overheidssubsidies of uitkeringen te verkrijgen of niet of een te laag bedrag aan heffingen aan de overheid te betalen. Om misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden te voorkomen moet de gemeente diverse beheersmaatregelen treffen. In de eerste plaats moeten de van derden verkregen gegevens worden gecontroleerd op juistheid en volledigheid. Andere maatregelen hebben betrekking op handhaving, fraudeopsporing en sancties, maar ook op voorlichting en actualisering van wet- en regelgeving. Tot slot moet door interne controle worden aangetoond dat de beheershandelingen feitelijk worden uitgevoerd en dus in de administratieve organisatie zijn verankerd. Uit bovenstaande blijkt dat de nadruk bij het M&O criterium ligt op de interne procedures en de naleving daarvan. In de jaarstukken verantwoordt het college zich over de opzet, de uitvoering en de resultaten van het M&O-beleid. De accountant toetst in het kader van de rechtmatigheidcontrole of het gemeentelijk M&O-beleid voldoet aan de toepasselijke wet- en regelgeving en of het beleid in de praktijk wordt uitgevoerd. Begrotingscriterium Bij het begrotingscriterium gaat het erom of de financiële beheershandelingen die ten grondslag liggen aan de baten en lasten evenals de balansposten binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting en hiermee samenhangende functies tot stand zijn gekomen. Om te waarborgen dat de financiële beheershandelingen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting plaatsvinden, zijn in Loppersum twee processen te onderscheiden. In de eerste plaats legt het college twee keer per jaar verantwoording af over de uitvoering van de begroting. De hiermee gepaard gaande begrotingswijzigingen worden door de raad vastgesteld waarmee de financiële beheershandeling achteraf wordt bekrachtigd. Daarnaast hebben burgemeester en wethouders voor de relatie college ambtelijk apparaat een regeling budgethouderschap vastgesteld. De toetsing van het begrotingscriterium vindt plaats op programmaniveau. Uit het overzicht op de volgende pagina blijkt wanneer een overschrijding van een programmabudget leidt tot een onrechtmatigheid en wanneer niet. 3

5 Bij de toetsing van begrotingsafwijkingen kunnen tenminste onderstaande soorten begrotingsafwijkingen worden onderkend Onrechtmatig, maar telt niet mee voor het oordeel Onrechtmatig Kostenoverschrijdingen die geheel of grotendeels worden gecompenseerd door direct gerelateerde inkomsten, bijvoorbeeld via subsidies of kostendekkende omzet. Kostenoverschrijdingen die passen binnen het bestaande beleid, maar die niet tijdig konden worden gesignaleerd. Bijvoorbeeld vanwege een open einde (subsidie)regeling. Vaak blijken dergelijke zaken pas in het kader van het opmaken van de jaarrekening. Kostenoverschrijdingen die worden gecompenseerd door extra inkomsten die niet direct gerelateerd zijn. Over de aanwending van deze extra inkomsten heeft de raad nog geen besluit genomen. Kostenoverschrijdingen die passen binnen het bestaande beleid, maar waarbij de accountant ondubbelzinnig vaststelt dat die ten onrechte niet tijdig zijn gesignaleerd. Bijvoorbeeld: de verwachte kostenoverschrijding op jaarbasis was via tussentijdse informatie al wel bekend, maar men heeft geen voorstel tot begrotingsaanpassing ingediend en dit is in strijd met de budgetregels zoals afgesproken met de raad. Kostenoverschrijdingen inzake activiteiten die niet passen binnen het bestaande beleid en waarvoor men tegen beter weten in geen voorstel tot begrotingsaanpassing heeft ingediend. Bijvoorbeeld de doelgroep c.q. de activiteiten zijn in de praktijk aantoonbaar ruimer geïnterpreteerd dan in regelgeving (subsidieregeling, -verordening) was gedefinieerd. Kostenoverschrijdingen inzake activiteiten welke achteraf als onrechtmatig moeten worden beschouwd omdat dit bijvoorbeeld bij nader onderzoek van de subsidieverstrekker, belastingdienst of een toezichthouder blijkt (bijvoorbeeld een belastingnaheffing). Het zal hier in de praktijk vaak gaan om interpretatieverschillen bij de uitleg van wet- en regelgeving die na het verantwoordingsjaar aan het licht komen. Er zijn dan geen rechtmatigheidgevolgen voor dat verantwoordingsjaar. Wel zal de gemeente er voor moeten zorgen dat de overschrijdingen getrouw in de jaarrekening worden weergegeven. Ook kunnen er gevolgen zijn voor het lopende jaar. - geconstateerd tijdens verantwoordingsjaar - geconstateerd na verantwoordingsjaar Kostenoverschrijdingen op activeerbare activiteiten (investeringen) waarvan de gevolgen voornamelijk zichtbaar worden via hogere afschrijvings- en financieringslasten in het jaar zelf of pas in de volgende jaren. - jaar van investeren - afschrijvings- en financieringslasten in latere jaren Budgetafwijkingen die in financiële zin binnen de begroting blijven, maar waarbij zeer duidelijk is dat aanzienlijk minder prestaties zijn geleverd of activiteiten zijn ontplooid dan in de financiële begroting specifiek als doelstelling was aangegeven, en die niet in de jaarrekening zijn toegelicht, vormen een aparte categorie begrotingsoverschrijdingen. 4

6 Het gaat hier om afwijkingen van beoogde prestaties en niet om financiële budgetafwijkingen of niet-financiële informatie, die de accountant soms wel waarneemt, maar waar hij niet standaard op toetst. Indien de accountant deze vorm van onrechtmatigheid waarneemt dan heeft dit geen gevolgen voor de strekking van de accountantsverklaring. Wel zal de accountant deze waarnemingen opnemen in zijn verslag van bevindingen. Rapportage Tijdens en na afronding van de controlewerkzaamheden rapporteert de accountant als volgt: Interim-controle Door de accountant wordt een interim-controle uitgevoerd. Over de uitkomsten van die tussentijdse controle wordt een verslag uitgebracht (managementletter). Deze managementletter is bedoeld voor het management en het college en ligt voor de raad ter inzage. Verslag van bevindingen Overeenkomstig de gemeentewet wordt omtrent de controle een verslag van bevindingen uitgebracht aan de raad en in afschrift aan het college van burgemeester en wethouders. In het verslag van bevindingen wordt gerapporteerd over de opzet en uitvoering van het financiële beheer en of de beheersorganisatie een getrouw en rechtmatig financieel beheer en een rechtmatige verantwoording daarover waarborgen. Over de resultaten van de interne controles op rechtmatigheid rapporteert het college richting de raad middels de paragraaf rechtmatigheid bij de jaarrekening. Hierin worden tevens relevante ontwikkelingen en te nemen acties genoemd. Accountantsverklaring In de accountantsverklaring wordt op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de accountantscontrole weergegeven, zowel ten aanzien van de getrouwheid als de rechtmatigheid. Deze accountantsverklaring is bestemd voor de gemeenteraad, zodat deze de door het college van burgemeester en wethouders opgestelde jaarrekening kan vaststellen. Bijlagen Bijlage I: Normenkader voor de rechtmatigheidcontrole