Controleprotocol 2018 en 2019 voor de accountantscontrole op de jaarrekening van de gemeente Delfzijl

Transcriptie

1 Controleprotocol 2018 en 2019 voor de accountantscontrole op de jaarrekening van de gemeente Delfzijl Nick Doorn (concerncontroller) 20 juni juni 2019

2 1. Inleiding In 2016 heeft de aanbesteding accountantsdiensten plaats gevonden. In de raad van 19 mei 2016 heeft de raad besloten om de opdracht voor de accountantscontrole 2016 en 2017 aan BDO accountants en adviseurs te verstrekken. Deze opdracht is twee maal met een jaar verlengd. Ter voorbereiding en ondersteuning van de uitvoering van de accountantscontrole kan de gemeenteraad nog een aantal zaken nader regelen. In wet- en regelgeving en de aanbesteding is al veel geregeld voor de inhoud van de accountantscontrole. In het controleprotocol kan de raad nadere kaders aangeven waarbinnen de accountant de jaarrekeningcontrole uitvoert. De belangrijkste zaken die in het controleprotocol worden vastgelegd zijn de te hanteren goedkeuring- en rapporteringtoleranties en de reikwijdte van de rechtmatigheidscontrole. Met BDO is een contract aangegaan tot en met boekjaar Daarom wordt het controleprotocol ook tot en met boekjaar 2019 vastgesteld. 1.1 Doelstelling Dit controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeuring- en rapporteringtoleranties voor de controle van de jaarrekening van de gemeente Delfzijl. 1.2 Wettelijk kader De Ggemeentewet (GW), art. 213, schrijft voor dat de gemeenteraad één of meer accountants aanwijst als bedoeld in art. 393 eerste lid Boek 2 Burgerlijk Wetboek voor de controle van de in art. 197 GW bedoelde jaarrekening, met het doel, dat op grond van de uitgevoerde controle op de jaarrekening een controleverklaring en een verslag van bevindingen wordten uitgebracht. In het kader van de opdrachtverstrekking aan de accountant kan de gemeenteraad nadere aanwijzingen geven voor de te hanteren goedkeuring- en rapporteringtoleranties. Tevens zal in de opdrachtverstrekking duidelijk aangegeven moeten worden welke wet- en regelgeving of onderdelen daarvan in het kader van het financieel beheer onderwerp van een rechtmatigheidstoets zal zijn. Met dit controleprotocol wordt hieraan invulling gegeven.

3 2. Algemene uitgangspunten voor de controle (getrouwheid en rechtmatigheid) Zoals in art. 213 GW is voorgeschreven, zal de controle van de in art. 197 GW bedoelde jaarrekening worden uitgevoerd door de door de raad benoemde accountant. De controle is gericht op het afgeven van een oordeel over: - De getrouwe weergave van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten (resultatenrekening) en de activa en passiva (balans); - Het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties in overeenstemming met de begroting en met de van toepassing zijnde (wettelijke) regelingen, waaronder gemeentelijke verordeningen en besluiten; - De inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken; - Het in overeenstemming zijn van de door het Ccollege van burgemeester en wethouders (verder: college) opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in art. 186 GW (Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten); - De verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening. Bij de controle zullen de nadere regels zoals verwoord in artikel 213, lid 6 GW en verwoord in het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO) en in de Richtlijnen voor de Accountantscontrole (NIVRA) bepalend zijn voor de uit te voeren werkzaamheden. Onder rechtmatigheid verstaan we de definitie van het BADO dat de in rekening verantwoorde lasten, baten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen, dat wil zeggen in overeenstemming zijn met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder gemeentelijke verordeningen.

4 3. Te hanteren goedkeuring- en rapporteringtoleranties De accountant accepteert in de controle bepaalde toleranties en richt de controle daarop in. Niet ieder document of iedere financiële handeling wordt gecontroleerd. De inrichting van de controle zal dusdanig zijn, dat voldoende zekerheid wordt verkregen over het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de verantwoorde baten en lasten en balansmutaties en financiële beheershandelingen met een belang groter dan de vastgestelde goedkeuringstolerantie 1. De accountant richt de controle in op het kunnen ontdekken van belangrijke fouten en baseert zich op de vastgestelde toleranties, statistische deelwaarnemingen en extrapolaties en een risicoanalyse. In het BADO zijn minimumeisen voor de in de controle te hanteren goedkeuringstoleranties voorgeschreven. Gemeenteraden mogen de goedkeuringstoleranties scherper vaststellen dan deze minimumeisen. Dit moet dan wel worden toegelicht in de controleverklaring. De minimumeisen zijn: Minimumeisen BADO Strekking controleverklaring Goedkeuringstolerantie Goedkeurend Beperking Oordeelsonthouding Afkeurend Percentage fouten in de jaarrekening tov de lasten Percentage onzekerheden in de jaarrekening tov de lasten < 1% > 1% en < 3% -- > 3% < 3% > 3% en < 10% > 10% -- De definitie van de goedkeuringstolerantie is: Het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers kan worden beïnvloed. De goedkeuringstolerantie is bepalend voor de oordeelsvorming, de strekking van de af te geven controleverklaring. In de aanbesteding van de accountant is de gemeente van bovenstaande toleranties uitgegaan. De raad heeft daarbij geen aanvullende eisen gesteld. Daarmee zijn deze toleranties nu van kracht bij de accountantscontrole. Via een aparte bijlage bij de jaarrekening zal verantwoording worden afgelegd over een nader bepaald aantal specifieke uitkeringen. In het kader van de Single information, Single audit (SiSa) zijn door het ministerie van BZK de volgende rapporteringtoleranties voorgeschreven ten aanzien van de geconstateerde fouten bij deze specifieke uitkeringen: Omvang specifieke uitkering Rapporteringstolerantie < > en < % van de specifieke uitkering > Door de toepassing van een risicoanalyse kan het zo zijn dat niet alle transacties die groter zijn dan de vastgestelde goedkeuringstolerantie individueel worden gecontroleerd. Ook kunnen andere gegevensgerichte werkzaamheden dan deelwaarnemingen worden toegepast. Met name door toepassing van cijferanalyse (verbandcontroles) kan het aantal deelwaarnemingen worden beperkt.

5 4. Hardheidsclausule Ondanks het feit dat het normenkader zorgvuldig is opgesteld is het onmogelijk te garanderen dat dit kader hiermee limitatief is. Dat betekent dat in die gevallen waarin de interne wet- en regelgeving zoals die is opgenomen in het normenkader niet voorziet, dan wel (interpretatie) ruimte laat, het Ccollege gemandateerd is om beslissingen te nemen. Wanneer het Ccollege van dit mandaat gebruik maakt, legt het hierover verantwoording af in de gemeenterekening.

6 5. Reikwijdte van de accountantscontrole bij de rechtmatigheidstoetsing De accountantscontrole op rechtmatigheid maakt gebruik van het normenkader. Het normenkader omvat de voor de accountantscontrole relevante regelgeving van hogere overheden en van de gemeente Delfzijl zelf en is limitatief gericht op: 5.1 De naleving van de volgende kaders: de begroting; financiële verordening ex artikel 212 Gemeentewet; de controleverordening ex artikel 213 Gemeentewet; overige gemeentelijke verordeningen. De overige kaders betreffen alle overige gemeentelijke verordeningen, voor zover bepalingen bevattend over directe financiële beheershandelingen. Ten aanzien van het voorwaardencriterium vindt voor de interne regelgeving uitsluitend een toets plaats naar de hoogte, duur en doelgroep/object van financiële beheershandelingen, tenzij jegens derden (bijvoorbeeld in toekenningbeschikkingen) aanvullende voorwaarden met directe financiële consequenties zijn opgenomen. Collegebesluiten vallen niet (standaard) onder de rechtmatigheidstoets, want deze voorschriften zien toe op de relatie Ccollege ambtenaren (en dus niet de relatie Rraad Ccollege). Uitzondering hierop zijn financiële beheershandelingen die een nadere uitwerking vormen van externe regelgeving, of door de Rraad vastgestelde verordeningen, mits daarin ook is aangegeven dat een dergelijk collegebesluit moet worden genomen. Kaderstellende collegebesluiten (betrekking hebbend op financiële beheershandelingen) kunnen verplicht zijn gesteld door hogere regelgeving of raadsbesluiten c.q. - verordeningen. Indien in deze regelgeving de verplichting tot het opstellen en nemen van een besluit is opgenomen, zal de accountant alleen onderzoeken of dit besluit ook daadwerkelijk door het college is vastgesteld. Indien ook eisen aan het collegebesluit zijn opgenomen wordt ook (alleen) gecontroleerd of het collegebesluit die bepalingen bevat. Het delegatiebesluit en het mandaatbesluit van de gemeente zijn ook belangrijke collegebesluiten voor het financieel beheer, maar worden alleen gebruikt bij de accountantscontrole gericht op getrouwheid.

7 6. Rapportering accountant Tijdens en na afronding van de controlewerkzaamheden rapporteert de accountant als volgt: Verslag van bevindingen: In overeenstemming met de Gemeentewet wordt over de controle een verslag van bevindingen uitgebracht aan de Rraad en in afschrift aan het Ccollege. In het verslag van bevindingen wordt gerapporteerd over de opzet en uitvoering van het financiële beheer en of de beheersorganisatie een getrouw en rechtmatig financieel beheer en een rechtmatige verantwoording daarover kan waarborgen. Uitgangspunten voor de rapportagevorm: Gesignaleerde onrechtmatigheden worden toegelicht, gespecificeerd naar de aard van het criterium (begrotingscriterium, voorwaardencriterium, etc.). Fouten of onzekerheden die de rapporteringtoleranties als bedoeld in hoofdstuk 3 van dit controleprotocol overschrijden, worden weergegeven in een apart overzicht bij het verslag van bevindingen. Controleverklaring: In de controleverklaring wordt op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de accountantscontrole weergegeven, zowel ten aanzien van de getrouwheid als de rechtmatigheid. Deze controleverklaring is bestemd voor de gemeenteraad, zodat de Rraad de door het Ccollege opgestelde jaarrekening kan vaststellen.

8 7. Auditcommissie Conform artikel 4 lid 3 van de Controleverordening vindt ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole periodiek (afstemming-)overleg plaats tussen enerzijds de accountant en de Rraad als opdrachtgever. Dit wordt gedaan in een zogenaamdede auditcommissie van de raad. Van de bijeenkomsten vergaderingen van de auditcommissie worden door de griffie verslagen gemaakt, die aan de raadsbijeenkomst raad ter kennisname en/of ter bespreking worden gebracht. Vastgesteld in de raadsvergadering van 11 juli 2019, voorzitter G. Beukema griffier O. Rijkens