SAMENWERKING A2-GEMEENTEN. Cranendonck 1 Heeze-Leende 1 Valkenswaard. Controleprotocol. Controleprotocol GRSA2 1 van 10

Transcriptie

1 SAMENWERKING A2-GEMEENTEN Cranendonck 1 Heeze-Leende 1 Valkenswaard Controleprotocol oktober 2015 Controleprotocol GRSA2 1 van 10

2 Inhoudsopgave 1. Inleiding 1.1. Doelstelling Wettelijk kader 3 2. Normenkader 3 3. Toetsingskader Algemene uitgangspunten voor de controle Te hanteren goedkeuringstoleranties Operationalisering Rechtmatigheid Reikwijdte rechtmatigheid 5 4. Rapportering accountant 5 Bijlage 1: Inventarisatie wet- en regelgeving in het kader van de rechtmatigheidscontrole bij gemeenschappelijke regelingen 8 Bijlage 2: Communicatie en periodiek overleg 9 Bijlage 3: Rapportage 10 Controleprotocol GRSA2 2 van 10

3 1. Inleiding Ter voorbereiding en ondersteuning van de uitvoering van de accountantscontrole dient het algemeen bestuur een aantal zaken op hoofdlijnen nader te regelen. Dit vindt in dit controleprotocol plaats. De Samenwerking A2 gemeenten heeft aan het accountantskantoor Ernst & Young Accountants de opdracht verleend om de accountantscontrole 2015 als bedoeld in artikel 213 van de Gemeentewet uit te voeren. Object van controle is of de jaarrekening en daarmee het financieel beheer over het jaar getrouw en rechtmatig is uitgevoerd. Dat wil zeggen, dat in het verantwoordingsjaar is gehandeld in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving. Voor deze rechtmatigheidcontrole dient het algemeen bestuur de accountant een normen en toetsingskader te verschaffen. Leidend in dit controleprotocol zijn de opgenomen adviezen van de commissie BBV in de Kadernota Rechtmatigheid Bepalingen die afwijken van de Kadernota Rechtmatigheid 2013 zijn in deze nota opgenomen. 1.1.Doelstelling Dit controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de controle van de jaarrekening van de Samenwerking A2 gemeenten. 1.2.Wettelijk kader Het algemeen bestuur heeft op 18 juni 2013 de verordeningen ex artikel 212 en 213 Gemeentewet voor de Samenwerking A2 gemeenten vastgesteld. Met dit controleprotocol stelt het algemeen bestuur nadere aanwijzingen vast die specifiek van toepassing zijn voor het controlejaar Normenkader De accountantscontrole op rechtmatigheid voor het kalenderjaar 2015 is gericht op alle wetten, in formele en in materiële zin die betrekking hebben op financiële beheershandelingen van de Samenwerking A2 gemeenten en de daarop geldende uitvoeringsregels. De hier bedoelde wetten en regels zijn als dynamisch overzicht in bijlage 1 opgenomen (met zo veel mogelijk aanduiding van de bepalingen die onderdeel uitmaken van de controle van de accountant). De AO/IC van de Samenwerking A2 gemeenten moet de goede naleving hiervan waarborgen. 3. Toetsingskader 3.1.Algemene uitgangspunten voor de controle Bij de controle zullen de zwaarwegende adviezen zoals opgenomen in de Kadernota Rechtmatigheid 2013 en gedaan door de Commissie BBV bepalend zijn. Controleprotocol GRSA2 3 van 10

4 3.2.Te hanteren goedkeuringstoleranties De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die maximaal in een jaarrekening mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers kan worden beïnvloed. De goedkeuringstolerantie voor het controlejaar 2015 zijn overeenkomstig de minimumeisen zoals in het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (Bado) is opgenomen. Strekking controleverklarinq Goedkeuringstoleranties Goedkeurend Met beperking Oordeelonthoudinq Afkeurend Fouten in de jaarrekening < 1 % > 1 % < 3 % - > 3% (% van totale lasten) Onzekerheden in de controle (% van totale lasten) < 3 % > 3 % < 10 % > 10 % 3.3.Operationalisering Rechtmatigheid Aanvullend op de kadernota worden de rechtmatigheidcriteria in deze alinea geoperationaliseerd. De controle vindt plaats op programmaniveau. I. Het begrotingscriterium A. Bearotinqsonderschriidinaen Deze zijn in principe niet onrechtmatig tenzij deze in strijd zijn met het beleid dat het algemeen bestuur heeft vastgesteld. Er is sprake van in strijd met het beleid als: het beleid, zonder dat exogene factoren er ten grondslag aan liggen, bewust niet wordt uitgevoerd en hierover geen verantwoording is afgelegd; het beleid indruist tegen de formele wil van het algemeen bestuur en hierover geen verantwoording is afgelegd. B. Bearotinqsoverschriidinaen Begrotingsoverschrijdingen op programmaniveau, welke zijn opgevangen door de post onvoorzien zijn rechtmatig. Als de kostenoverschrijding wordt gedekt door direct gerelateerde inkomsten, zoals kostendekkende omzet of subsidies, wordt de overschrijding als rechtmatig beschouwd. Wanneer de kosten tijdig aan het algemeen bestuur zijn gemeld en deze heeft hiermee aantoonbaar en expliciet ingestemd, worden de kosten - zelfs in het geval dat deze niet tot een begrotingswijziging hebben geleid - niet als onrechtmatig beschouwd. II Het voorwaardencriterium Algemeen In de interne regelgeving zijn verschillende voorwaarden opgenomen, waarbij de vraag centraal staat of voldaan is aan de voorwaarden die gesteld zijn. Ten aanzien van het voorwaardencriterium vindt voor de interne regelgeving uitsluitend een toets plaats naar recht, hoogte en duur bepalingen, tenzij tegenover derden aanvullende voorwaarden met financiële consequenties zijn opgenomen. Controleprotocol GRSA2 4 van 10

5 Boraina van naleving op rechtmatiqheidaspecten Het rechtmatigheidsbeheer wordt binnen de organisatie toegepast door middel van een aantal controle maatregelen. Dit betreft: Interne controles ( financiële controles) op juistheid, tijdigheid en volledigheid; 3.4.Reikwijdte rechtmatigheid De accountantscontrole op rechtmatigheid voor het kalenderjaar 2015 is limitatief gericht op het normenkader zoals opgenomen in de bijlage 1. Ten aanzien van het voorwaardencriterium vindt voor de interne regelgeving uitsluitend een toets plaats naar recht, hoogte en duur van financiële beheershandelingen, tenzij jegens derden (bijvoorbeeld in toeken ningsbeschikkingen) aanvullende voorwaarden met directe financiële consequenties zijn opgenomen. Indien en voor zover bij de accountantscontrole materiële onrechtmatige handelingen worden geconstateerd worden deze in de rapportage en oordeelsweging uitsluitend betrokken indien en voor zover het door het algemeen bestuur of hogere overheden vastgestelde regels betreft. Interne regels van het dagelijks bestuur naar de ambtelijke organisatie c.q. besluiten van het dagelijks bestuur vallen daar buiten. Deze interne regels kunnen overigens wel relevant zijn voor de nadere vaststelling van de invulling van 'hogere' besluiten, maar zijn op zich geen object van onderzoek. Voorts kan een afwijking van deze lagere regelgeving passend zijn binnen de uitvoering van hogere besluiten. Het is (over het algemeen) aan het dagelijks bestuur om een oordeel te vellen over de geconstateerde afwijkingen van lagere interne regels. Dat betekent dat besluiten van het dagelijks bestuur niet onder het rechtmatigheidsoordeel vallen. Daar zijn echter twee uitzonderingen op: Besluiten van het Dagelijks Bestuur die betrekking hebben op financiële beheershandelingen, die een nadere uitwerking bevatten van: hetzij externe regelgeving hetzij een door het Algemeen Bestuur vastgestelde verordening hetzij externe regelgeving en/of de door de raad vastgestelde verordening, waarin wordt aangegeven dat een dergelijk collegebesluit moet worden genomen. De belangrijkste bedrijfsprocessen op basis van een risicoanalyse en/of gerelateerd aan financiële materialiteit, zijn "Inkoop en aanbesteding" en "Personeel". De interne controle 2015 zal gericht zijn op deze twee processen. 4. Rapportering accountant Tijdens en na afronding van de controlewerkzaamheden rapporteert de accountant hierna in het kort weergegeven als volgt: In terim-con trales In de tweede helft van het jaar wordt door de accountant een zogenaamde interim-controle uitgevoerd {indten van toepassing). Over de uitkomsten van die tussentijdse controle wordt een verslag uitgebracht. Bestuurlijk relevante zaken worden eventueel op initiatief van het dagelijks bestuur maar ook aan het algemeen bestuur gerapporteerd. Verslag van bevindingen Overeenkomstig de gemeentewet wordt omtrent de controle een verslag van bevindingen uitgebracht aan het algemeen bestuur en in afschrift aan het Controleprotocol GRSA2 5 van 10

6 dagelijks bestuur. Bestuurlijk relevante zaken worden op initiatief van het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur gerapporteerd. In het verslag van bevindingen wordt gerapporteerd over de opzet en uitvoering van het financiële beheer en of de beheersorganisatie een getrouw en rechtmatig financieel beheer en een rechtmatige verantwoording daarover waarborgen. Uitgangspunten voor de rapportagevorm Naast de in hoofdstuk 3 opgenomen goedkeuringstoleranties wordt de rapporteringtolerantie onderkend. Bij de controle worden fouten en onzekerheden onderkend. Bij overschrijding van dit bedrag vindt rapportering plaats in het verslag van bevindingen. Een lagere rapporteringtolerantie leidt in beginsel niet tot aanvullende controlewerkzaamheden, maar wel tot een uitgebreidere rapportage van bevindingen. Voor de begroting wordt de rapporteringtolerantie op programmaniveau beoordeeld. De rapporteringtolerantie voor eventuele specifieke uitkeringen ( SISA) gelden de minimumtoleranties zoals opgenomen in het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (Bado). De rapporteringstolerantie wordt door het Algemeen Bestuur vastgesteld, met inachtneming van bovengenoemde minimumeisen. De accountant richt de controle in, rekening houdend met de rapporteringstolerantie, om te kunnen waarborgen dat alle gesignaleerde onrechtmatigheden die dit bedrag overschrijden ook daadwerkelijk in het verslag van bevindingen worden opgenomen. In het hierna opgenomen schema zijn de rapporteringstoleranties opgenomen zoals voor het controlejaar 2015 wordt vastgesteld. Strekking controleverklarina Goedkeuringstoleranties Goedkeurend Met beperking Oordeelonthouding Afkeurend Fouten in de jaarrekening (% van totale lasten) < 1 % > 1 % < 3 % - > 3% Onzekerheden in de controle (% van totale lasten) < 3 % > 3 % < 10 % > 10 % Op basis van de primitieve begroting 2015 van de Samenwerking A2 gemeenten met als totaal lastenbedrag betekenen bovengenoemde percentages dat een totaalbedrag aan fouten in de jaarrekening van en een totaal van onzekerheden van circa de goedkeurende strekking van de controleverklaring niet zullen aantasten. Voor de rapporteringstolerantie geldt als maatstaf dat de accountant elke fout of onzekerheid boven rapporteert. Gesignaleerde onrechtmatigheden worden toegelicht en gespecificeerd naar de aard van het criterium (begrotingscriterium, voorwaardencriterium, etc.). Fouten of onzekerheden die de rapporteringstolerantie van dit controleprotocol overschrijden, worden weergegeven in een apart overzicht bij het verslag van bevindingen. De accountant rapporteert ook over eventuele bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en de continuïteit van de door de Samenwerking A2 gemeenten gehanteerde geautomatiseerde informatie verzorging. Controleprotocol GRSA2 6 van 10

7 Controleverklaring In de controleverklaring wordt op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de accountantscontrole weergegeven, zowel ten aanzien van de getrouwheid als de rechtmatigheid. Deze controleverklaring is bestemd voor het Algemeen bestuur, zodat deze de door het Dagelijks bestuur Bijlagen: 1. Inventarisatie wet- en regelgeving in het kader van de rechtmatigheidcontrole bij gemeenschappelijke regelingen 2. Communicatie en periodiek overleg 3. Rapportagemomenten Controleprotocol GRSA2 7 van 10

8 Bijlage 1: Inventarisatie wet- en regelgeving in het kader van de rechtmatigheidscontrole bij gemeenschappelijke regelingen. In het navolgende overzicht is een inventarisatie gegeven van de in het kader van de rechtmatigheidscontrole bij gemeenschappelijke regelingen relevante algemene wet- en regelgeving. Dit overzicht moet als volgt worden gelezen: In de eerste kolom wordt de activiteiten omschreven welke onder een programma/product zou kunnen vallen. In de kolom wetgeving extern wordt de te toetsen algemene wet- en regelgeving aangegeven die direct een relatie heeft met het financieel beheer en de inrichting van de financiële organisatie van de Samenwerking A2 gemeenten. In de kolom regelgeving intern zijn de door de Samenwerking A2 gemeenten vastgestelde regelingen en verordening opgenomen. Overzicht wet- en regelgeving Programma's/ producten Algemeen Bestuur en ondersteunend eprocessen Specifieke activiteit Algemeen financieel middelenbeheer Treasurybeheer Arbeidsvoorwaa rden en personeelsbelei d Inkopen en contractbeheer Wetgeving extern Grondwet Burgerlijk Wetboek Gemeentewet Besluit Begroting en Verantwoording Wet gemeenschappelijke regelingen Algemene Wet Bestuursrecht Wet Markt en Overheid BTW-regelgeving Wet financiering decentrale overheden (FIDO) Regeling uitzettingen en derivaten decentrale overheden (RUDDO) Ambtenarenwet Fiscale wetgeving Sociale verzekeringswetten CAR/UWO Wet Normering Topinkomens (WNT) Werkkostenregeling (WKR) EU-aanbestedings- Regels Aanbestedingswet Regelgeving intern Financiële Verordening art 212 Controleverordening art. 213 Organisatieverordening Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking A2 gemeenten Budgethoudersregeling Financieringsstatuut Door of namens het Algemeen dan wel Dagelijks Bestuur vastgestelde regels van arbeidsvoorwaardelijke en/of rechtspositionele aard) Controleprotocol GRSA2 8 van 10

9 Bijlage 2: Communicatie en periodiek overleg Onderstaand is de overlegstructuur in een communicatiematrix vastgelegd voor het boekjaar Uit oogpunt van doelmatigheid heeft het de voorkeur zoveel mogelijk gesprekken te combineren. In het kader van het bestuurlijk overleg en de rapportage kunnen de volgende contacten tussen de accountant en het Aantal per jaar Toelichting Algemeen bestuur PM Het algemeen bestuur is opdrachtgever van de accountant. Met het algemeen bestuur (of afgevaardigde) zal voorafgaand aan de controle een overleg plaatsvinden om te komen tot een afstemming inzake de nadere invulling van de controleopdracht. Wellicht kan dit worden gecombineerd met het pre-audit gesprek dat ambtelijk wordt gevoerd. Eventuele tussentijdse belangrijke bijstellingen van de controle zullen tussentijdse worden teruggekoppeld naar het algemeen bestuur. Daarnaast zullen de bevindingen van de eindejaarscontrole (op basis van het concept en definitief rapport van bevindingen) worden besproken in het dagelijks bestuur. Portefeuillehouders Financiën overleg Directeur / Controller Controller PM Periodiek Minimaal drie Dit overleg bestaat uit de portefeuillehouders Financiën van de gemeenten Cranendonck, Heeze- Leende en Valkenswaard. Dit overleg fungeert als afgevaardigde van het Algemeen Bestuur. De directeur en de controller zijn voor de accountant belangrijke gesprekspartners binnen de gemeenschappelijke regeling. Bijeenkomsten: pre-audit gesprek, de bespreking van de bevindingen van interim-controle en de eindejaarscontrole (op basis van het concept rapport van bevindingen). De controller is voor de accountant het eerste aanspreekpunt. Er zijn drie natuurlijke momenten: het pre-audit gesprek, de bespreking van de interimcontrole en van de eindejaarscontrole. Daarnaast kan naar behoefte worden gekozen voor tussentijdse voortgangsgesprekken. Organisatie PM Binnen de organisatie zal, in het kader van de controle, nader overleg van toepassing kunnen zijn met managers en verantwoordelijken voor de relevante primaire processen. Dagelijks- en Algemeen Bestuur PM Op verzoek zal de accountant verschijnen in de vergaderingen van het dagelijks- en algemeen bestuur. Controleprotocol GRSA2 9 van 10

10 Bijlage 3: Rapportage De volgende standaard rapportagemomenten worden onderkend: Rapportage Tijdstip Inhoud Gericht aan Managementletter Na afronding van de interim controle Mogelijke risico's, verbeter- en aandachtspunten betreffende de processen en procedures (beheersingsstructuur), beheersing specifieke subsidiestromen evenals overige van belang zijnde onderwerpen. Voortgang groeiproces invoering Het Dagelijks Bestuur Verslag van bevindingen bij de jaarrekening Controleverklaring Na afronding van de controle van de jaarrekening Na afronding van de controle van de jaarrekening. rechtmatigheid. Wettelijk: De vraag of inrichting van het financieel beheer en van de financiële organisatie een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken. Daarnaast resterende fouten, onzekerheden of verbeteringen op het gebied van verslaglegging rekening houdend met afgesproken rapporteringstoleranties. Relatie tussen de controletolerantie ingevolge controleverordening en de feitelijke bevindingen. Het oordeel over de mate waarin de gemeenterekening een getrouw beeld geeft i.o.m. verslaggevingvoorschriften en voldoet aan de eisen van rechtmatigheid. Het Algemeen Bestuur/ Portefeuill ehouders Financiën overleg Het Algemeen Bestuur Controleprotocol GRSA2 10 van 10