Raad : 30 september 2003 Agendanr. : 22 Doc.nr : B : Educatie en Welzijn RAADSVOORSTEL

Transcriptie

1 Raad : 30 september 2003 Agendanr. : 22 Doc.nr : B Afdeling: : Educatie en Welzijn RAADSVOORSTEL Onderwerp : Begroting 2004 en meerjarenbegroting Streekarchief Land van Heusden en Altena. Alsmede uitbreiding van de eerder vastgestelde depotruimte achter het stadhuis. 1. Inleiding Voor het beheer van het oud archief werkt de gemeente Heusden samen met de gemeente Aalburg, Werkendam en Woudrichem, alsmede met het waterschap Hoogheemraadschap Alm en Biesbosch. Gezamenlijk vormen zij de gemeenschappelijke regeling Land van Heusden en Altena, welke regeling door de gemeenteraad van Heusden is vastgesteld op 3 maart Conform deze gemeenschappelijke regeling wordt de begroting aan de gemeenteraden ter vaststelling toegezonden. Het aandeel van de deelnemende gemeenten wordt berekend aan de hand van het inwoneraantal op 1 januari voorafgaand aan het begrotingsjaar en voor het waterschap wordt een oppervlaktemaat als maatstaf aangehouden. Voor de gemeente Heusden wordt voor het begrotingsjaar 2004 een bedrag geraamd van ,-. In onze meerjarenbegroting hebben wij in 2004 ten behoeve van het streekarchief een bedrag opgenomen ad , Toelichting begroting De begroting is samengesteld op basis van het reeds eerder vastgestelde bedrijfsplan In dit bedrijfsplan heeft het bestuur van het Streekarchief fundamentele keuzen gemaakt. Deze hebben onder meer betrekking op de schaalgrootte van het huidige samenwerkingsverband van ca inwoners. Ook is besloten om de depotcapaciteit niet verder uit te breiden maar een vergaande scheiding aan te brengen tussen back- en frontoffice. Concreet betekent dit dat voor het beheer en bewaren van de archieven van de deelnemende gemeenten, naast de bestaande 1000m1 aan de Demer, 1135 m1 archiefruimte ingehuurd wordt bij het Rijksarchief in Den-Bosch. Het uitbouwen van de frontoffice met 1000m1 depotruimte zal niet op de huidige locatie plaatsvinden, maar conform de besluitvorming in de raadsvergadering van 4 maart 2002 in het voormalige stadhuis van Heusden. Naar verwachting zal het streekarchief, alsmede enkele andere participanten medio hun intrek kunnen nemen. Hiermee hoopt het streekarchief een ander deel van haar ambities te kunnen realiseren, namelijk uitgroeien tot een regionaal historisch centrum, hetgeen een positieve uitstraling zal hebben op de aantrekkingskracht van de vesting. Door een verhuizing van het streekarchief naar het stadhuis zullen de huurkosten voor alle deelnemers stijgen. In de begroting van het streekarchief is reeds rekening gehouden met een verhuizing medio 2004, zodat de helft van de hogere huisvestingkosten al in de begroting 2004 verwerkt is. (voor de komende begrotingsjaren zijn deze hogere huisvestingskosten voor 100% verwerkt). De bijdrage per inwoner daalt van 5,581 in 2003 naar 5,225 in Deze daling wordt veroorzaakt door een aantal factoren: De begroting 2003 is naar beneden bijgesteld vanwege de inwerkingtreding van het BTW-compensatiefonds; Per 31 december 2003 eindigt het project inhaalslag archieven , waardoor de daarvoor in voorgaande jaren opgenomen begrotingspost ad ,- vervalt. 1/5

2 Ook wordt er geen invulling gegeven aan de uitbreiding met 1½ fte i.v.m. het feit dat de herhuisvesting in het stadhuis in 2003 niet gerealiseerd kan worden en het huidige pand geen verdere personeelsuitbreiding toelaat. De personeelskosten laten overigens een lichte stijging zien t.o.v. voorgaand jaar hetgeen verklaard kan worden door de reguliere stijgingen conform de geldende CAO. Voor het overige bevat de begroting weinig bijzonderheden. Voor het eerst dit jaar zijn de begroting en meerjarenbegroting voorzien van een investeringsstaat. Uit deze investeringsstaat is op te maken dat in de meerjarenbegroting rekening gehouden is met de realisering van de herhuisvesting in het stadhuis. Niet alleen is rekening gehouden met de hogere exploitatielasten, maar ook met de verhuizing, de eventuele aanschaf van nieuwe archiefstellingen, alsmede met de inrichting van het pand. Hiervoor is een bedrag van ,- opgenomen (een bedrag van ,- zal ten laste gebracht worden van de daarvoor opgebouwde exploitatiereserve). De begroting treft u aan bij de voor u ter inzage liggende stukken. 3. Nieuwe ontwikkelingen Uit de meerjarenbegroting is op te maken dat de tarieven bij het Rijksarchief voor de opslag van het archief met ingang van 31 december 2004 fors zullen stijgen omdat dan de overeenkomst expireert ( met ingang van deze datum heeft het ministerie van OC&W het rijksarchief verplicht gesteld om marktconforme tarieven te gaan hanteren). Op dit moment wordt 30,- betaald per strekkende meter. Naar verwachting zal deze mimimaal 100,- gaan bedragen. Vanaf 2005 is deze prijs in de begroting verwerkt en is op te maken dat de kosten voor het oud archief met een bedrag van ,-- fors zullen stijgen. In onze gemeentebegroting hebben wij nog geen rekening gehouden met deze stijging. In het kader van deze ontwikkeling heeft het Streekarchief de gemeente Heusden gevraagd enerzijds of uitbreiding van het depot achter het stadhuis tot de mogelijkheden behoort, anderzijds of de gemeente Heusden bereid zou zijn om het depot aan de Demer te verhuren ter vervanging van de depotruimte bij het Rijksarchief. In overleg met de architect van het stadhuis heeft onderzoek plaatsgevonden naar de mogelijkheden om het archief achter het stadhuis uit te breiden. Verrassende uitkomst was dat uitbreiding zeer wel tot de mogelijkheden behoort, waardoor zelfs op de kosten van de aanleg van het aanvankelijk geplande depot van 1000m1 bezuinigd kan worden. Uitbreiding kan namelijk plaatsvinden onder de zijvleugel van het gebouw, die bouwkundig in een zeer slechte staat is (realisering van de uitbreiding treft u aan op het voor u ter inzage gelegde schetsplan). Door de sloop van de zijvleugel die vervolgens op exact dezelfde wijze zal worden opgebouwd- is de bouwput voor de aanleg van het depot aanzienlijk gemakkelijker bereikbaar. Er zijn o.a. geen dure hijskranen nodig die o.a. voor de afvoer van zand en aanvoer van beton moeten zorgen. Deze kosten kunnen in mindering gebracht worden op de kosten van de uitbreiding. Overigens is gebleken, dat in het aanvankelijk geplande depot 169 m1 meer archiefruimte tot stand kan komen dan de eerder berekende m1. Concreet kan inclusief de thans voorgestelde uitbreiding van het depot m1 archiefruimte gerealiseerd worden. Voor de uitbreiding is een aanvullende investering noodzakelijk van ca ,-. Deze investering hebben wij afgezet tegen de huur van depotruimte bij het rijksarchief op basis van 10 jaar annuïteit met een rentepercentage van 6%. Met opzet hebben wij niet gekozen voor de gebruikelijke afschrijvingstermijn van 40 jaar omdat wij het risico voor onze gemeente zo veel mogelijk willen beperken. 2/5

3 De hogere huurkosten door uitbreiding van het aanvankelijk geplande depot zijn inclusief de kapitaallasten voor nieuwe archiefstellingen en hogere exploitatielasten zoals energie, onderhoud e.d. berekend op ,-- inclusief BTW. Dit afgezet tegen de hogere huurkosten ad ,-- inclusief BTW bij het Rijksarchief voor 707 m1, die door uitbreiding van het depot extra kunnen worden gerealiseerd. Omdat op dit moment 2.135m1 archief opgeborgen moet worden, zal voor een zeer beperkt deel gebruik gemaakt moeten worden van het Rijksarchief. In de huidige situatie zou dat 259 m1 bedragen. Tot de eindsituatie in 2008 zal de behoefte met 50 m1 groeien. Naar het Rijksarchief zullen uitsluitend die archieven gaan waaraan geen dienstverlening verbonden is (informatie op microfilms of andere informatiedragers). Voor deze archieven geldt uitsluitend het tarief van 30,00 per strekkende meter. De financiële consequenties zijn verwerkt in de herziene meerjarenbegroting die voor u bij de stukken ter inzage is gelegd. (Voor de begroting van 2004 heeft dit nog geen consequenties). Uitbreiding van het depot ten opzichte van inhuur bij het Rijksarchief laat na 10 jaar zelfs een gunstiger beeld zien, omdat de investering dan is afgeschreven, waardoor de huurlast te zijner tijd alleen nog betrekking heeft op de exploitatielasten en daardoor nog ruim 5% zal bedragen van de thans berekende huurverhoging. Bijkomend voordeel van een vergroot depot achter het stadhuis is dat belangrijke efficiencywinst geboekt kan worden doordat het geheel onder een dak komt. Het beheer van de archieven komt ook in één hand en de dienstverlening aan zowel het publiek als naar de deelnemers toe kan worden geoptimaliseerd. Kosten voor uitleen door het Rijksarchief aan de deelnemers in rekening gebracht, behoren hiermee ook tot het verleden. Ook maakt het de weg vrij om in vrijheid een andere bestemming te zoeken voor het huidige pand aan de Demer dat bij eventueel gebruik door twee partijen de nodige aanpassingen had moeten ondergaan met bijhorende financiële consequenties en de nodige beperking had opgelegd aan het gebruik. Advies raadscommissie De commissie ABZ heeft in haar vergadering van 11 september 2003 advies uitgebracht ver dit voorstel. De commissie adviseert positief. Het voorstel wordt op de A-lijst geplaatst. Voorstel Wij stellen u voor om bijgaand conceptbesluit vast te stellen. Het college van Heusden, de secretaris, mr J.T.A.J. van der Ven de burgemeester, drs. H.P.T.M. Willems 3/5

4 BIJLAGEN: Conceptbesluit TER INZAGE: 1. Begroting 2004 en meerjarenbegroting Streekarchief Land van Heusden en Altena; 2. Herziene meerjarenbegroting 3. Schetsplan uitbreiding depot achter het voormalige stadhuis De stukken liggen ter inzage in de leeskamer, locatie Vlijmen. Steller: T.Sprenger 4/5

5 CONCEPTBESLUIT De gemeenteraad van Heusden in zijn openbare vergadering van 30 september 2003; gezien het voorstel van het college 29 juli 2003,doc.nr. B ; b e s l u i t : 1. In stemmen met de conceptbegroting 2004 en de bijdrage voor de gemeente Heusden vast te stellen op ,- waarvoor dekking gevonden kan worden in onze gemeentebegroting in de begrotingspost beheerstaak oudheidkunde/musea; 2. De meerjarenbegroting voor kennisgeving aan te nemen; 3. In te stemmen met het voorstel om het depot achter het voormalige stadhuis met 707m1 uit te breiden waarvan de meerkosten thans worden geraamd op niet meer dan ,--, welke meerkosten te zijner tijd in het voorstel tot kredietvotering zullen worden meegenomen; 4. Het streekarchief omtrent de vaststelling van de subsidie te informeren en omtrent het voornemen om de uitbreiding van het depot in de verbouwingsplannen mee te nemen. Aldus besloten in zijn openbare vergadering van 30 september 2003; De raad voornoemd, de griffier, de voorzitter, A.J. Emmen drs. H.P.T.M. Willems 5/5