raadsvoorstel voorstel B&W stelt de raad voor het volgende te besluiten:

Transcriptie

1 raadsvoorstel zaak/onderwerp Z / en Algemeen Interne Controleplan 2014 portefeuillehouder M.A. den Boer afdeling Bedrijfsondersteuning opgesteld door M. Gobati datum/voorstel nr 18 augustus 2014 / CB datum raad 25 september 2014 voorstel B&W stelt de raad voor het volgende te besluiten: Het Controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening 2014 en verder vast te stellen. Burgemeester en wethouders van Oegstgeest de secretaris de burgemeester J.W. van Tuijl drs. J.B. Waaijer 6/11

2 toelichting voorstel inleiding en context/ achtergrond Het controleprotocol geeft nadere aanwijzingen aan de accountant over de reikwijdte van zijn controle op de jaarrekening, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeurings- en rapporteringtoleranties. Daarnaast zijn de rapportagevormen, en rapportage- en communicatiemomenten i.r.t. de eerder genoemde controle vastgelegd in het controleprotocol. In bijlage bij het is een overzicht opgenomen van alle ex- en interne regelgeving die voor de financiële rechtmatigheidscontrole 2014 van belang is. Ten grondslag aan het protocol ligt de Controleverordening Het Controleprotocol 2014 is afgestemd met de accountant. Algemeen Interne Controleplan 2014 Jaarlijks stelt het College van B&W een algemeen interne controleplan vast. In dit plan worden de verbijzonderde interne rechtmatigheids- en getrouwheidscontroles (verder: interne controles) van de Gemeente Oegstgeest beschreven. Ook het proces t.a.v. deze controles wordt uiteengezet. De interne controles worden uitgevoerd in het kader van de betreffende jaarlijkse financiële verantwoording. De accountant steunt op deze controles voor zijn controle op de jaarrekening. Hij baseert zijn rechtmatigheids- en getrouwheidsoordeel op de jaarrekening mede op de interne controles. Het Algemeen Interne Controleplan 2014 is afgestemd met de accountant. Het College van B&W heeft het plan vastgesteld in zijn vergadering van 18 augustus jl. beoogd effect of resultaat Het verkrijgen van een goedkeurende rechtmatigheids- en getrouwheidsverklaring voor de jaarrekening 2014 en verder. Algemeen Interne Controleplan 2014 Met het Algemeen Interne Controleplan 2014, en de uitvoering hiervan, raakt de Gemeente Oegstgeest beter in control op het gebied van financiële rechtmatigheid en getrouwheid. argumenten : wijzigingen t.o.v. de versie uit 2011 Planning Managementletter 2014 De belangrijkste wijziging betreft de planning van de Managementletter (ML) 2014 van de accountant. Oplevering hiervan is een maand later dan voorgaande jaren, november i.p.v. oktober. Dit komt, omdat de interim-controle door de accountant een maand later plaatsvindt dan voorheen. Reden hiervoor is dat de oplevering van de ML 2014 van Sp71 pas gepland staat voor eind september. Onze accountant gebruikt de input uit deze ML voor zijn eigen ML. Daarnaast gaat Oegstgeest met het aanpassen van de planning voor de ML 2014 gelijk lopen met de andere Sp71-gemeenten. Redactionele wijzigingen Andere wijzigingen in het zijn vooral redactioneel van aard. Zo is de oude benaming voor de Commissie Onderzoek Rekening vervangen door de nieuwe benaming Commissie Audit, en de oude benaming van het Besluit accountantscontrole provincies en gemeenten (Bapg) vervangen door de nieuwe benaming Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado). Uiteraard zijn ook de nodige wijzigingen n.a.v. de organisatieverandering doorgevoerd. 7/11

3 Goedkeurings- en rapporteringstoleranties De goedkeurings- en rapporteringstoleranties zijn ongewijzigd gebleven. De goedkeuringstoleranties zijn cf. de minimumeisen van het Bado. Normenkader 2014 De belangrijkste wijziging in het normenkader 2014 t.o.v betreft het schrappen van het interne aanbestedingsbeleid. Conform het zijn collegebesluiten geen object van de accountantscontrole. Dit was ook al het geval in het Controleprotocol 2011 en is geheel in overeenstemming met de Kadernota van de Commissie Besluit begroting en verantwoording (Bbv) 3. Het toetsen van de regelgeving waartoe het college toe bevoegd is, is weinig zinvol, omdat het college veelal de mogelijkheid heeft om te besluiten over aanpassing en/of afwijking van de eigen regelgeving 4. Daarnaast heeft de accountant in de laatste vergadering van de Commissie Audit (juni jl.) aanbevolen om het aanbestedingsbeleid pas op te nemen in het normenkader als het beleid ook daadwerkelijk wordt nageleefd. Wijzigingen in het normenkader 2014 zijn er verder zowel wat betreft externe wet- en regelgeving als interne regelgeving. Zo zijn o.a. de Gids Proportionaliteit en de Wet normering topinkomens toegevoegd. Verder zijn o.a. de Financiële verordening 2014 toegevoegd, de belastingverordeningen 2014, het Beleidsplan Wmo , de Werkkostenregeling 2014, en de nieuwe delegatie- en mandaatbesluiten n.a.v. organisatieverandering. Algemeen Interne Controleplan 2014: wijzigingen t.o.v. voorgaande jaren Afname aantal interne controles De belangrijkste wijziging in het Algemeen Interne Controleplan 2014 t.o.v. voorgaande jaren is de afname in het aantal interne controles. Interne controles worden wel uitgevoerd voor de volgende processen: Aanbestedingen; Specifieke uitkeringen; Uitkeringen Team Maatschappij; Welzijnssubsidies; Voorzieningen Wet maatschappelijke ondersteuning; Leges omgevingsvergunningen. In tegenstelling tot voorgaande jaren worden geen interne controles uitgevoerd op de volgende processen: Investeringen; Leges Publiekszaken; Verhuur; Grondexploitaties. De afname heeft te maken met de beperktere beschikbare hoeveelheid middelen om de interne controles uit te voeren. In overleg met de concerncontroller en accountant is bepaald voor welke processen minimaal interne controles uitgevoerd dienen te worden, zodat de accountant zijn controle op de jaarrekening 2014 efficiënt en effectief kan 3 In deze nota geeft de Commissie Bbv haar visie op de rechtmatigheid in de controleverklaring van o.a. gemeenten. De kadernota is bedoeld voor accountants en decentrale overheden. 4 Delegatie- en mandaatbesluiten vallen hierbuiten. 8/11

4 uitvoeren. Zoals elk jaar voert de accountant zelf een uitgebreide controle uit op de grondexploitaties. Veelal geeft de Raad ook een expliciete opdracht hiertoe aan de accountant. In dit kader is de meerwaarde van een interne controle gering. Daarnaast loopt er momenteel een traject om de control op de grondexploitaties te verbeteren. Dit vloeit voort uit het Verbeterplan Financiële Sturing De geringe meerwaarde van de interne controle geldt ook voor de investeringen, omdat de accountant hiervoor zelf gegevensgerichte controles uitvoert. Voor het proces van de leges publiekszaken geldt dat de financiële materialiteit klein is en het risico op financiële rechtmatigheidsfouten laag. Jaarlijkse interne controle op dit proces is daarom niet nodig. De controle op dit proces kan rouleren per bv. twee of drie jaar. Wat betreft het verhuurproces is het van belang dat de aanbevelingen uit de voorgaande accountantscontroles en interne controles worden opgevolgd vooraleer nieuwe interne controles worden uitgevoerd. kanttekeningen Controleverordening 2010 Conform de geldende controleverordening (2010) moet het controleprotocol jaarlijks vastgesteld worden. Dit is de afgelopen jaren niet gebeurd, omdat er geen noodzaak of verzoek hiertoe was. Inhoudelijk is het weinig gewijzigd t.o.v. de versie uit Noodzaak hiertoe was er ook niet. Dit is tevens gebleken na raadpleging van de actuele Kadernota Rechtmatigheid van de Commissie Bbv, de schrijfwijzer voor accountantsprotocollen van de Nederlandse Beroepsvereniging voor Accountants en twee voorbeeld controleprotocollen 2014 van andere gemeenten. Gezien bovenstaande is het voorstel aan de Raad om het voor meerdere jaren vast te stellen. Uiteraard onder voorbehoud van evt. relevante nieuwe en/of gewijzigde regelgeving, of n.a.v. een verzoek vanuit de Raad en/of de accountant. De Controleverordening 2010 kan het beste op dit punt aangepast worden. Het moment dat er een nieuwe accountant is gekozen, is een natuurlijk moment om het controleprotocol opnieuw onder de loep te nemen. Het normenkader dient wel jaarlijks te worden vastgesteld door de Raad vanwege nieuwe en/of gewijzigde externe en/of interne regelgeving die van belang is voor de financiële rechtmatigheidscontrole. Goedkeurings- en rapporteringstoleranties De Raad kan de goedkeurings- en rapporteringstoleranties evt. naar beneden bijstellen. Dit verdient echter geen aanbeveling. Het draagt niet per definitie bij aan het in control zijn, maar vergroot het risico op een niet goedkeurende controleverklaring wel. Daarnaast gaan de accountantskosten waarschijnlijk omhoog door het bijstellen van de goedkeuringstoleranties. Normenkader 2014 De Raad behoudt de mogelijkheid om via een aanvullende onderzoeksopdracht de accountant een rechtmatigheidscontrole te laten uitvoeren op collegebesluiten, waaronder bv. het interne aanbestedingsbeleid. De Commissie Bbv stelt in haar Kadernota Rechtmatigheid dat de accountant zijn bevindingen dan uitbrengt in een afzonderlijk rapport van bevindingen. 9/11

5 Algemeen Interne Controleplan 2014 Niet van toepassing. consequenties financieel personeel juridisch duurzaamheid communicatie Niet van toepassing. Niet van toepassing. publiekssamenvatting Het controleprotocol geeft nadere aanwijzingen aan de accountant over de reikwijdte van zijn controle op de jaarrekening, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeurings- en rapporteringtoleranties. Daarnaast zijn de rapportagevormen, en rapportage- en communicatiemomenten i.r.t. de eerder genoemde controle vastgelegd in het controleprotocol. In bijlage bij het is een overzicht opgenomen van alle ex- en interne regelgeving die voor de financiële rechtmatigheidscontrole 2014 van belang is. Algemeen Interne Controleplan 2014 In het kader van het financiële verantwoordingsjaar 2014 worden interne rechtmatigheids- en getrouwheidscontroles uitgevoerd. Het Algemeen Interne Controleplan 2014 ligt ten grondslag aan de uitvoering van deze interne controles. bijlage(n) 1. ; 2. Algemeen Interne Controleplan /11

6 raadsbesluit zaak/onderwerp Z / en Algemeen Interne Controleplan 2014 portefeuillehouder M.A. den Boer afdeling Bedrijfsondersteuning opgesteld door M. Gobati datum/voorstel nr 18 augustus 2014 / CB datum besluit 25 september 2014 De gemeenteraad van Oegstgeest; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 19 augustus 2014, nummer CB ; gelet op artikel 213 van de Gemeentewet, het Besluit accountantscontrole decentrale overheden, de Financiële verordening 2014 en de Controleverordening 2010 van de Gemeente Oegstgeest; besluit: Het Controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening 2014 en verder vast te stellen. Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van Oegstgeest op 25 september de griffier de voorzitter F. Kromhout drs. J.B. Waaijer 11/11