organisatie ٠ de Verordening inzake de controle op het financiële organisatie Aan de gemeenteraad

Transcriptie

1 Bijlagen 2003 Agendanummer: E 1 30 september 2003 nr. 38/9 reg.nr Voorstel tot het vaststellen van: ٠ de Verordening op de uitgangspunten voor het financiële beleid, alsmede voor het financiële beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie ٠ de Verordening inzake de controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie Aan de gemeenteraad De Wet dualisering gemeentebestuur is mede bedoeld om uw raad meer invloed te geven op het dagelijks bestuur van de gemeente. Om dat te bereiken vergroot de wet uw kaderstellende en controlerende taken, waaronder die op het gebied van het financiële beleid. In genoemde wet is opgenomen dat gemeenteraden drie verordeningen vaststellen die van belang zijn voor de financiële functie van de gemeente. Het gaat in dat verband om: ٠ de financiële verordening als bedoeld in artikel 212 van de Gemeentewet; ٠ de controleverordening als bedoeld in artikel 213 van de Gemeentewet; ٠ de verordening inzake doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoeken als bedoeld in artikel 213a van de Gemeentewet. De kern en het belang van deze verordeningen zijn gelegen in het feit dat uw raad daarmede aangeeft binnen welke kaders ons college zijn (financieel) bestuur moet voeren. De verordeningen als bedoeld in de artikelen 212 en 213 zijn overigens niet nieuw. Voorheen bevatten deze echter vooral de regels ten behoeve van de administratieve organisatie van het ambtelijk apparaat. De nieuwe verordeningen daarentegen bevatten meer de beleidsmatige uitgangspunten voor de uitoefening van de financiële functie. De verordening ex artikel 213a is wel nieuw. Deze dient om de controle op de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door ons college gevoerde beleid te versterken. Daarmede waarborgt u dat de aandacht voor doelmatigheid en doeltreffendheid verankerd ligt in de gemeentelijke organisatie. De verordeningen op grond van de artikelen 212 en 213 van de Gemeentewet dienen vóór 15 november a.s. te zijn vastgesteld. Voor de verordening ex artikel 213a geldt in beginsel 7 maart 2003 als ingangsdatum. Om de drie verordeningen echter in onderlinge samenhang en afstemming te kunnen opstellen biedt de wet de mogelijkheid deze datum, via een daartoe strekkend raadsbesluit, met één jaar op te schuiven. Van deze mogelijkheid hebben wij gebruik gemaakt. Wij wijzen u in dit verband op uw besluit van 27 februari 2003 nr. 92. Dat betekent dat de verordening ex artikel 213a uiterlijk op 7 maart 2004 door u moet zijn vastgesteld. Wij zullen er uiteraard zorg voor dragen dat u daartoe tijdig in de gelegenheid wordt gesteld. Zoals hierboven reeds is gesteld, is de Wet dualisering gemeentebestuur mede bedoeld om uw raad meer invloed te geven op het bestuur van de gemeente. De kern van de in dat verband voorgeschreven, thans aan de orde zijnde verordeningen is dat uw raad aangeeft binnen welke kaders het (financieel) bestuur moet worden gevoerd.

2 Daarmee wordt uw financiële functie versterkt. Wijzigingen in weten regelgeving waarin dat tot uiting komt zijn onder andere: ٠ de nieuwe opzet van de begroting en de jaarverantwoording (op grond van het met ingang van het (begrotings)jaar 2004 in werking tredende Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten); ٠ het (uiterlijk met ingang van het jaar 2006) instellen van een lokale rekenkamer(functie); ٠ de in artikel 198 van de Gemeentewet opgenomen indemniteitsprocedure ter vervanging van de persoonlijke financiële aansprakelijkheid van collegeleden; ٠ de actieve informatieplicht van het college op grond van artikel 169 van de Gemeentewet; ٠ de vervroeging van de termijn waarbinnen de jaarverantwoording door uw raad dient te worden vastgesteld (te weten 15 juli in plaats van 15 september). Daarnaast is en blijft het budgetrecht een fundament van elke volksvertegenwoordiging, dus ook van uw raad. Verwezen wordt in dit verband naar het bepaalde in artikel 189, lid 1 van de Gemeentewet. Overigens moet ten aanzien van beide voorliggende verordeningen worden vastgesteld dat deze uitsluitend intern gericht zijn. Zij bevatten regels betreffende de financiële huishouding van de gemeente als zodanig en regelen die zaken die, wanneer ze goed geregeld zijn, niemand opvallen maar ernstige problemen veroorzaken wanneer dat niet het geval is. De verordening ex artikel 212 stelt in dat verband de (financiële) kaders, terwijl de verordeningen als bedoeld in de artikelen 213 en 213a zich richten op de controle. Bij 213 ligt daarbij het accent op de rechtmatigheid, 213a daarentegen beweegt zich op het vlak van de doelmatigheid en de doeltreffendheid. Nieuw is, voor wat de controle betreft, voorts dat uw raad voortaan de opdracht tot controle van de jaarrekening aan de accountant verstrekt en deze gehouden is in zijn verklaring, naast een oordeel over het getrouwe beeld, ook een oordeel te geven over de rechtmatigheid. Behalve de accountantsverklaring brengt de accountant bovendien ook zijn verslag van bevindingen in de toekomst rechtstreeks aan u uit. De accountantscontrole is daarmee dus een belangrijk ondersteunend element in uw controlerende taak geworden. Zoals uit vorenstaande kan worden geconcludeerd, hebben de verordeningen ex artikel 212 en 213 van de Gemeentewet een sterke onderlinge samenhang. Immers 212 bevat de regels inzake de gemeentelijke financiële huishouding die, naast overige weten regelgeving, de basis vormen voor de door de accountant uit te voeren controle op basis van 213. Voor het overige moet met betrekking tot de thans voorliggende conceptverordeningen ons inziens nog worden bedacht dat met de vaststelling daarvan een start wordt gemaakt met het tot stand brengen van nieuwe gemeentelijke regelgeving op het brede vlak van de zgn. PI- OF-functies als gevolg van de intrede van het dualisme. Dat betekent enerzijds dat als vervolg op de thans voorliggende concepten op tal van punten nog regelgeving moet worden uitgewerkt waar het gaat om het verkeer tussen ons college en de ambtelijke organisatie. Anderzijds zal een en ander er bovendien ongetwijfeld ook toe leiden dat de nu voorliggende verordeningen in de (nabije) toekomst nog onderhevig zullen zijn aan veranderingen als gevolg van voortschrijdend inzicht in de ontwikkeling van de dualiseringsgedachte. Rest ten slotte de vraag van de diepgang van de door u gewenste informatie en de controle in relatie tot de in dit verband te verrichten inspanningen door de ambtelijke organisatie en de daarmede gemoeide interne en/of externe kosten. Het moge duidelijk zijn dat wanneer u kiest voor een hoge mate van diepgang in de bestuurlijke informatievoorziening en/of de uit te voeren controle, dat gepaard gaat met een navenant hogere noodzakelijke (ambtelijke) inspanning en dus een hoger beslag op de gemeentelijke middelen. Het is daarom goed op dit punt vooraf keuzes te maken. 2

3 Uitgangspunt in dat verband zou naar ons oordeel kunnen zijn een niveau van informatievoorziening dat aansluit bij in redelijkheid daaraan te stellen eisen tegen de achtergrond van uw kaderstellende taak en een accountantscontrole die te allen tijde leidt tot een goedkeurende accountantsverklaring bij de jaarrekening. Die uitgangspunten vinden naar ons gevoel voldoende waarborgen in bijgaande conceptverordeningen. Wij stellen u dan ook voor deze dienovereenkomstig vast te stellen. Het raadsbesluit is niet referendabel, gelet op het bepaalde in artikel 8, lid 1 onder a van de Tijdelijke referendumwet. De uitgebreide commissievergadering heeft op 21 oktober 2003 besloten uw raad te adviseren tot behandeling en besluitvorming over te gaan. Oldenzaal, 6 november 2003 Het college van burgemeester en wethouders, de secretaris, de burgemeester, mr. A.J. van Oss T. Bennink 3

4 Nr. 153 De raad van de gemeente Oldenzaal; Gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 30 september 2003 nr. 38/9; Gelet op artikel 213 van de Gemeentewet; b e s l u i t : vast te stellen de Verordening inzake de controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie Artikel 1 Definities In deze verordening wordt verstaan onder: a. accountant een door de raad benoemde ٠ registeraccountant of ٠ accountant-administratieconsulent met een aantekening in het inschrijvingsregister als bedoeld in het derde lid van artikel 36 van de Wet op de Accountantadministratieconsulenten of ٠ organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accounts samenwerken; belast met de controle van de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening. b. accountantscontrole de controle van de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door de raad benoemde accountant op: ٠ het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde lasten en baten en de grootte en samenstelling van het vermogen; ٠ het rechtmatig tot stand komen van de lasten en baten en de balansmutaties; ٠ het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 van de Gemeentewet; ٠ de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken. c. rechtmatigheid binnen de context van de accountantscontrole het overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële beheershandelingen en het vastleggen daarvan met de relevante weten regelgeving zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole gemeenten. d. deelverantwoording een in opdracht van de raad ten behoeve van de vastlegging opgestelde verantwoording van een afzonderlijke organisatie-eenheid binnen de gemeentelijke organisatie, welke verantwoording deel uit maakt van de jaarrekening.

5 Artikel 2 Opdrachtverlening accountantscontrole 1. De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door de raad te benoemen accountant. De benoeming geschiedt in beginsel voor een periode gelijk aan de zittingsduur van de raad, te weten vier jaar. 2. Contracten worden daarentegen afgesloten voor een periode van maximaal twee jaar. Tussentijds vindt evaluatie plaats met het oogmerk te bezien of verlenging daarvan met nog eens twee jaar gerechtvaardigd is. 3. Het college bereidt in overleg met de raad de aanbesteding van de accountantscontrole voor. 4. De raad stelt vóór de aanbesteding het programma van eisen vast. Daarin worden voor de jaarlijkse accountantscontrole opgenomen: a. de toe te passen goedkeuringstoleranties en de eventueel afwijkende rapporteringstoleranties bij de controle van de jaarrekening; b. de apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen omvangsbases alsmede de goedkeuringstoleranties en eventueel afwijkende rapporteringstoleranties; c. de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen; d. de eventueel aanvullend uit te voeren tussentijdse controles; e. de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering; en voor ieder afzonderlijk te controleren begrotingsjaar: f. de posten van de jaarrekening en deelverantwoordingen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden; g. de gemeentelijke producten en/of organisatieonderdelen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden. 5. In afwijking van het gestelde in lid 4, onder f en g, kan de raad in het programma van eisen opnemen dat de raad jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant vaststelt de posten van de jaarrekening, de posten van de deelverantwoordingen, de gemeentelijke producten en de gemeentelijke organisatieonderdelen waaraan hij bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden en welke rapporteringstoleranties hij daarbij dient te hanteren. 6. In geval van Europese aanbesteding van de accountantscontrole stelt de raad vóór de selectie van de accountant de selectiecriteria en per selectiecriterium de bijbehorende weging vast. Artikel 3 Informatieverstrekking door het college 1. Het college is verantwoordelijk voor het samenstellen van de jaarrekening met inachtneming van de geldende interne - en externe weten regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle. 2. Het college draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende informatie, verordeningen, nota s, college- en raadsbesluiten, deelverantwoordingen, administraties en de daartoe behorende bescheiden, plannen, overeenkomsten, berekeningen enz. voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn. 3. Het college biedt de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen uiterlijk één maand vóór de geplande behandeling en vaststelling daarvan door de raad aan aan de raad. 4. Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en vóór behandeling van de jaarrekening door de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het college aan de raad en de accountant gemeld. 2

6 Artikel 4 Inrichting accountantscontrole 1. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en omvang van de daarbij behorende werkzaamheden. 2. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. Hij kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren. 3. Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek afstemmingsoverleg plaats tussen de accountant en (een vertegenwoordiging uit) de raad, (een vertegenwoordiging van) de rekenkamer(functie), de portefeuillehouder financiën, de gemeentesecretaris/algemeen directeur en de controllers van de diensten als bedoeld in artikel 1.1, lid 2 juncto artikel 5.2.1, lid 1 t/m 3 van de organisatieverordening 2000 gemeente Oldenzaal. Artikel 5 Toegang tot de informatie 1. De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden alsmede tot het inzien van alle boeken, notulen, computerbestanden en overige bescheiden waarvan hij inzage in het kader van de accountantscontrole noodzakelijk oordeelt. 2. Het college draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de gemeente. 3. De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te vragen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het college zorgt er voor dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen. 4. Het college draagt er zorg voor dat alle organisatie-eenheden van de gemeente zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken opdat hij zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van lasten, baten en balansmutaties alsmede over het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie. Artikel 6 Overige controles en opdrachten 1. Het college kan de door de raad benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant in het kader van de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie daarmede niet in het geding komt. Het college informeert de raad vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten. 2. Het college draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. Het college is voor de controle op de rechtmatige besteding van die uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant indien dit in het belang van de gemeente is. 3. Het college draagt de zorg voor de verantwoording aan derden, waaronder het ABP, de Belastingdienst, het CBS en de uitkeringsinstanties sociale verzekeringswetten en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien (een deel van) deze vereisten moet(en) worden uitgevoerd door een accountant, is het college bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant indien dit in het belang van de gemeente is. 3

7 Artikel 7 Rapportering 1. Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die, zonder dat deze worden hersteld, zullen leiden tot het onthouden van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan het college. 2. In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel)controles verslag uit over zijn bevindingen van niet van bestuurlijk belang aan de ambtenaar van wie het geldelijk beheer, het vermogensbeheer, de administratie en de beheersdaden zijn gecontroleerd alsmede aan de directeur en de controller van de dienst waar de ambtenaar werkzaam is. 3. De accountantsverklaring en het verslag van bevindingen worden vóór verzending aan de raad door de accountant aan het college voorgelegd met de mogelijkheid voor het college om op deze stukken te reageren. 4. De accountant bespreekt op verzoek van de raad voorafgaand aan de behandeling en de vaststelling van de jaarrekening door de raad het verslag van bevindingen met (een vertegenwoordiging uit) de raad. Artikel 8 Inwerkingtreding Deze verordening treedt onmiddellijk in werking met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekeningen en eventuele deelverantwoordingen vanaf het dienstjaar Artikel 9 Citeerartikel Deze verordening kan worden aangehaald als Controleverordening gemeente Oldenzaal Vastgesteld in de openbare vergadering van de raad op 13 november 2003, de griffier, de voorzitter, 4