Voorstel In te stemmen met de in dit voorstel opgenomen specifieke aandachtspunten voor de accountantscontrole op de jaarrekening 2016

Transcriptie

1 Datum raadsvergadering Agenda nr. Onderwerp : specifieke controle onderwerpen voor de accountantscontrole van de jaarrekening 2016 Aan de leden van de raad. Mrt ETTEN LEUR Voorstel In te stemmen met de in dit voorstel opgenomen specifieke aandachtspunten voor de accountantscontrole op de jaarrekening 2016 Inleiding In het contract dat de gemeente Etten-Leur gesloten heeft met accountantskantoor Baker Tilly Berk NV is bepaald dat de gemeenteraad, aanvullend op de wettelijke kaders voor de accountantscontrole, jaarlijks specifieke aandachtspunten kan benoemen die de accountant in zijn controle zal betrekken. Vastgesteld is dat "deze speerpunten in overleg tussen het audit committee en de accountant worden vastgesteld". Om tot een voorstel voor de specifieke aandachtspunten te komen, heeft de griffie namens het audit committee alle raadsfracties gevraagd suggesties aan te dragen. Alle ontvangen aandachtspunten zijn in het audit committee van 23 september 2016 besproken met Baker Tilly Berk. Afgesproken is dat daar waar de concept aandachtspunten nadere verduidelijking behoefden door Baker Tilly Berk, Control en de griffier afstemming plaatsvindt met degenen die de aandachtspunten hebben aangedragen. Deze afstemming heeft op 18 oktober 2016 plaatsgevonden en geleid tot de onderstaande aandachtspunten. Ten aanzien een aandachtspunt heeft later per mail afstemming plaatsgevonden en is op 14 december 2016 overeenstemming bereikt. De accountant heeft aangegeven de specifieke aandachtspunten uit te voeren in het kader van de controle van de jaarrekening Deze specifieke aandachtpunten worden na besluitvorming door uw raad verwerkt in de opdrachtbevestiging van de accountant aan de gemeenteraad van Etten- Leur. Beoogd effect en evaluatie Het doel van het voorstel is dat de gemeenteraad besluit welke activiteiten de accountant, aanvullend op de wettelijke kaders voor de accountantscontrole, uitvoert in het kader van de controle van de jaarrekening Argumenten 1. De specifieke aandachtspunten passen volledig binnen het kader van de aan Baker Tilly Berk verstrekte opdracht Naast de reguliere werkzaamheden die Baker Tilly Berk verricht in het kader van de controle van de jaarrekening 2016 zijn in overleg met het audit committee en degenen die aandachtspunten hebben ingediend de volgende specifieke aandachtspunten voor de accountantscontrole 2014 afgesproken: Kosten van externe adviseurs Wat zijn de advieskosten voor de inhuur boven op de toegestane formatie uitgesplitst per afdeling voor de periode ? 1.01/01-ErA13

2

3 2 Kosten van bezwaarschriften Uit welke kostensoorten bestaan de kosten voor de meest voorkomende typen bezwaarschriften en op welke plaatsen zijn deze verantwoord in de administratie? Aanbestedingsbeleid Bekijk voor 10 door de accountant te selecteren aanbestedingen (waarvan 5 onderhands en 5 openbaar) de betrokkenheid van lokale ondernemers (onder lokaal wordt in dit kader verstaan: Ondernemers uit Etten-leur en elke direct aan Etten-Leur grenzende gemeente). Bij onderhandse aanbestedingen is de vraag hoeveel lokale partijen zijn benaderd en hoeveel niet lokale partijen? Tevens is de vraag hoeveel lokale partijen hebben ingeschreven en hoeveel niet lokale partijen? Bij openbare aanbestedingen is de vraag welke eisen zijn gesteld om aan de aanbesteding deel te nemen en zijn andere vergelijkbare gemeenten ten aanzien van gestelde eisen en de daarmee samenhangende uitsluitingscriteria soepeler dan de gemeente Etten-Leur? Inhuur van derden Deze vraag ligt in het verlengde van de hierboven weergegeven vraag over de advieskosten voor de inhuur boven op de toegestane formatie. In aanvulling op deze vraag wordt als vraag gesteld: Uitgesplitst per afdeling weergeven op welke manier is ingekocht, via het reguliere inkoopbeleid of via Flex West-Brabant? Is er indien noodzakelijk een afwijkingsbesluit genomen? Verandertraiect binnen de eigen organisatie Hoeveel geld is er nu aan het verandertraject binnen de eigen organisatie uitgegeven en welke verplichtingen zijn al aangegaan? Hoe worden de effecten van dit verandertraject gemeten? Zijn voor het project "Waarderend Vernieuwen" externe bureaus ingehuurd en zo ja door wie en via welk protocol? Interne uren boeken Onderzoek hoe interne uren geboekt worden. Is er een protocol voor het boeken van interne uren? Hoe wordt het boeken van de uren gecontroleerd, uitgesplitst per afdeling? Treasuryproces Hoe luidt de procesbeschrijving van het treasuryproces? Wat zijn de criteria voor het aantrekken van geld? Geef inzicht in de maandelijks/per kwartaal aangetrokken gelden ten opzichte van gelden die zijn weggezet bij het Rijk dan wel ergens anders. Wat zijn de kosten voor het aantrekken van geld en wat zijn de opbrengsten van het wegzetten van geld in de schatkist? Geldstromen sociaal domein Geef voor de jaren 2015 en 2016 antwoord op de volgende vragen: Hoe hoog zijn de rijksmiddelen die beschikbaar zijn gesteld voor de drie decentralisaties uitgesplitst naar Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo), Participatiewet en Jeugdwet? Hoe hoog zijn de kosten specifiek voor de drie decentralisaties uitgesplitst naar Wmo, Participatiewet en jeugdwet? Hoe hoog waren de ontvangen Kleinsmagelden? Hoeveel kosten zijn vanuit de Kleinsmagelden specifiek voor de doelgroep gemaakt? Waar is de rest van de gelden naar toe gegaan? Waaraan zijn de middelen uit de reserve sociaal domein specifiek besteed? Ontbinden arbeidsovereenkomsten Onderzoek of de gemeente voor de ontbinding van arbeidsovereenkomsten in 2016 conform de Wet Normering Topinkomens (WNT) heeft gehandeld en in hoeveel van deze gevallen de gemeente zich

4 3 door een arbeidsjurist heeft laten bijstaan. Informeert het college de raad hierbij tijdig voor zover overschrijding van het personeelsbudget plaatsvindt? Alternatieven/varianten 1. Geen specifieke controle onderwerpen vaststellen Alternatief is om geen specifieke controle onderwerpen vast te stellen. In het contract met de accountant is echter bewust gekozen om de gemeenteraad de mogelijkheid te bieden om specifieke vragen op het gebied van getrouwheid en rechtmatigheid van de gegevens in de jaarrekening aan de accountant te stellen. Gelet hierop wordt dit alternatief niet voorgesteld. Kanttekeningen en risico's 1. Er dienen extra werkzaamheden verricht te worden door de accountant Inderdaad dient de accountant extra werkzaamheden te verrichten. Met de accountant is echter een vaste prijs voor de werkzaamheden in het kader van de jaarrekeningcontrole afgesproken. Deze vaste prijs is inclusief maximaal 10 specifieke speerpunten. Bovendien zijn de formuleringen van de onderzoeksvragen afgestemd met de accountant, zodat de te verrichten werkzaamheden vooraf duidelijk zijn en niet leiden tot meerwerk. Financiële toelichting De met de accountant gemaakte afspraken passen binnen de financiële kaders van de begroting 2016 en de begroting Personele toelichting De met de accountant gemaakte afspraken passen binnen de personele kaders van de begroting 2016 en de begroting De personele inzet vanuit de organisatie is afgestemd met Control en past binnen de kaders van de gemeentelijke begroting. Juridische toelichting Voor de accountantscontrole is met Baker Tilly Berk een contract gesloten waarin de juridische afspraken zijn verwoord. De voornoemde controle van specifieke aandachtspunten past volledig binnen de kaders van deze afspraken en leiden daarom niet tot extra kosten. Wijkgericht werken Dit voorstel heeft geen relatie tot wijkgericht werken. Wmo-proof paragraaf Dit voorstel heeft geen relatie met de Wmo-visie. Een Wmo-proof paragraaf is dan ook niet aan de orde. Voor de goede orde wordt opgemerkt dat de accountant uiteraard wel onderzoek doet naar de getrouwheid en rechtmatigheid van de cijfers die worden opgenomen in de jaarrekening Planning De uitkomsten van de bevindingen zal Baker Tilly Berk voor zover voor de raad en het college relevant opnemen in het rapport van bevindingen naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole Het rapport van bevindingen van de jaarrekeningcontrole wordt in het voorjaar van 2017 besproken met het audit committee en na verwerking van antwoorden op eventuele vragen van het audit committee door Baker Tilly Berk aan de raad aangeboden. Het rapport van bevindingen naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole wordt in het voorjaar van 2017 aan de raad ter kennis gebracht in het kader van de behandeling van het jaarverslag en de jaarrekening Deze behandeling is voorzien op 26 juni 2017.

5 4 Communicatie en participatie a. Communicatie voorafgaand en tijdens het besluitvormingsproces De door de accountant te behandelen specifieke controle onderwerpen zijn afgesproken tussen accountant en audit committee. Er is in een persoonlijk gesprek tussen accountant, indieners van de speerpunten, Control en griffier afstemming gepleegd over de exacte formulering van de specifieke controle onderwerpen en de door de accountant te verrichten werkzaamheden. b. Communicatie na besluitvorming De communicatie in het kader van de uitvoering van de controlewerkzaamheden vindt plaats door Baker Tilly Berk met Control en de betrokken medewerkers. De controlebevindingen worden door Baker Tilly Berk voordat ze aan het audit committee en vervolgens het college en de raad worden aangeboden besproken met de gemeentesecretaris directeur en de verantwoordelijk wethouder. De resultaten van de jaarrekeningcontrole worden weergegeven in de accountantsverklaring en het rapport van bevindingen, die aan de raad worden aangeboden en vervolgens worden besproken in de raadsvergadering van 26 juni 2017 waarin het jaarverslag en de jaarrekening 2016 aan de orde komen. Naast het rapport van bevindingen stelt de accountant ook een managementletter op voor het college. Op basis van deze managementletter zal het college zo nodig voorstellen doen voor verbetering van processen. Desgewenst kan de raad bij het college om inzage van deze managementletter vragen. Bijlagen Geen. Met vriendelijke groet, Namens he.audit committee, W.C.M. Voeten raadsgriffier

6