Datum: 4 juli 2014 Agendapunt: 4 Betreft: Jaarstukken 2013

Transcriptie

1 VERGADERING ALGEMEEN BESTUUR OMGEVINGSDIENST MIDDEN- EN WEST-BRABANT Datum: 4 juli 2014 Agendapunt: 4 Betreft: Jaarstukken 2013 Aanleiding Ter uitvoering van de artikelen 197 en 198 van de Gemeentewet leggen wij u de jaarstukken 2013 voor. Het doel van de vaststelling van de jaarstukken door het Algemeen Bestuur is het verlenen van decharge aan het Dagelijks Bestuur voor het gevoerde beleid en de uitvoering van de aan haar opgedragen taken. In het jaarverslag 2013 legt het Dagelijks Bestuur van de Omgevingsdienst Midden en West-Brabant (afgekort OMWB) verantwoording af over de realisatie van het door het Algemeen Bestuur in de begroting vastgelegde beleidsvoornemen en de uitvoering van de aan de OMWB opgedragen taken. We geven antwoord op drie vragen. Wat hebben we bereikt? Wat hebben we gedaan? Wat heeft dat gekost? Het Algemeen Bestuur, de eigenaren en de opdrachtgevers krijgen hiermee inzicht in de deelresultaten van de verschillende programma s en de financiële huishouding van de OMWB. De deelresultaten van de verschillende programma s vormen samen het resultaat van de OMWB. In de voorliggende jaarstukken heeft het Dagelijks Bestuur ook vorm en inhoud gegeven aan de opdracht die zij van u en haar eigenaren heeft gekregen. Het Dagelijks Bestuur heeft ervoor gezorgd dat er geen tekorten ontstonden aan het eind van het boekjaar, zo blijkt uit het resultaat voor bestemming De afrekening is conform de gemaakte afspraken verwerkt in de voorliggende stukken. Rekening houdend hiermede is het resultaat bepaald. Het Algemeen Bestuur beoordeelt op grond van de jaarstukken of het Dagelijks Bestuur in overeenstemming met de in de begroting gestelde kaders heeft geopereerd. Ook dienen de jaarstukken mede ter beoordeling van de rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid en de uitvoering van de aan de OMWB opgedragen taken. Resultaten De periode waarover verslag wordt gedaan is het boekjaar. Het boekjaar loopt van 1 januari tot en met 31 december Bij het samenstellen van de jaarstukken is de OMWB verplicht om rekening te houden met feiten die van invloed zijn op het resultaat of de financiële positie. Het eerste hoofdstuk van de jaarstukken bevat het jaarverslag. Dit hoofdstuk bestaat uit twee delen: Programmaverantwoording en Paragrafen. Hierin leest u de belangrijkste ontwikkelingen van 2013 en welke resultaten wij hebben bereikt. U krijgt zo snel en overzichtelijk inzicht in de prestaties van de OMWB in het afgelopen jaar. In hoofdstuk 2 presenteren wij de jaarrekening. De jaarrekening is vooral bedoeld om verslag te doen over de financiële positie van de OMWB per einde van het boekjaar. De balans van de OMWB is het overzicht van alle bezittingen, schulden en het eigen 1

2 vermogen. In de toelichting wordt ingegaan op de waardering van de afzonderlijke onderdelen van de balans, en de feiten die van invloed zijn op de totstandkoming van de omvang van de balanspost. De OMWB heeft over het boekjaar 2013 een positief financieel jaarresultaat behaald van Onderstaand treft u een financieel overzicht waaruit in een oogopslag blijkt wat ons resultaat is. Financiële samenvatting in hoofdlijnen Begroot Werkelijk Saldo * Personeelskosten Algemene personeelskosten Opleiding en vorming Mobiliteitsbudget/ loopbaanbegeleiding Uitbesteding Kapitaalslasten Overige directe kosten Indirecte kosten Totaal Lasten Totaal omzet Resultaat voor bestemming Bestemming Algemene reserve -128 Bestemming voor Mobiliteitskosten -180 Resultaat na Bestemming 0 Zoals uit de bovenstaande tabel blijkt bedraagt het financiële resultaat over Het begrote resultaat was Het resultaat is hoger dan verwacht, doordat wij in 2013 later zijn gestart met de reguliere activiteiten dan verwacht. Hierdoor waren de salariskosten lager dan voorzien. Verder waren ook de overige inkomensoverdrachten - zoals Sociaal Beleid Kader (afgekort SBK) - niet specifiek begroot, maar werden deze wel gerealiseerd in Verantwoordelijkheid accountant De verantwoordelijkheid van de accountant is om een oordeel te geven over de jaarrekening. Dat wordt gedaan op basis van de uit te voeren accountantscontrole. De controle omvat het uitvoeren van werkzaamheden ter verkrijging van controleinformatie over de bedragen en de toelichtingen in de jaarrekening. De keuze van de uit te voeren werkzaamheden is afhankelijk van de professionele oordeelsvorming van de accountant, waaronder begrepen zijn beoordeling van de risico s van afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten. 2

3 Tevens omvat een controle onder meer een evaluatie van de aanvaardbaarheid van de toegepaste grondslagen voor financiële verslaggeving, van de redelijkheid van schattingen die het Dagelijks Bestuur van de OMWB heeft gemaakt, een evaluatie van het algehele beeld van de jaarrekening, alsmede een evaluatie van het normenkader voor rechtmatigheid zoals vastgesteld door het Algemeen Bestuur en de operationalisering van het normenkader voor rechtmatigheid in de beheersorganisatie van de OMWB. De bij de controle toegepaste goedkeuringstolerantie voor rechtmatigheid bedraagt voor fouten 1% en voor onzekerheden 3% van de totale lasten. Dat is de goedkeuringstolerantie zoals die vrijwel overal binnen de overheid wordt gehanteerd. Deze goedkeuringstolerantie is in het normenkader niet vastgesteld. Daarom wordt voorgesteld deze goedkeuringstolerantie ter vergadering vast te stellen. Accountantsverklaring De accountantverklaring voor de OMWB bestaat uit twee oordelen, te weten een oordeel over de getrouwheid en een oordeel over de rechtmatigheid. Getrouwheid Getrouwheid is het oordeel of de jaarrekening een getrouw beeld geeft van zowel de baten en lasten als de grootte en samenstelling van het vermogen. Een getrouw beeld houdt in dat de uitkomsten van het gevoerde financieel beheer getrouw in de jaarrekening worden weergegeven, waarbij rekening is gehouden met het doel waarvoor de verantwoording is opgesteld. In het geval van de OMWB is het doel van de jaarrekening het afleggen van verantwoording aan het Algemeen Bestuur over de realisatie van de begroting. Een getrouw beeld impliceert dat de jaarrekening niet zodanige fouten en/of onzekerheden bevat dat het oordeel van de gebruiker (het Algemeen Bestuur) beïnvloed wordt. Rechtmatigheid Het oordeel van de rechtmatigheid betreft het tot stand komen van lasten, baten en balansmutaties met de begroting en van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder verordeningen. Wettelijke regels zijn wetten in formele zin of regelingen krachtens de wet. Oordeel 2013 De accountant is van mening dat voldaan wordt aan de getrouwheid en rechtmatigheid. Voorts is Deloitte accountants BV van mening dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Rapport van bevindingen Accountant Hierbij ontvangt u het rapport van bevindingen. In dit rapport van bevindingen doet Deloitte accountants BV verslag van de uitkomsten van de controle. Daarbij gaan zij nader in op de scope en reikwijdte van de accountantscontrole en geven zij een nadere toelichting op de accountantsverklaring. Het Dagelijks Bestuur heeft kennis genomen van dit rapport. De formele accountantsverklaring wordt afgegeven wanneer de bij de controle toegepaste goedkeuringstolerantie voor rechtmatigheid door het Algemeen Bestuur is vastgesteld. 3

4 Beslispunten en argumenten Beslispunten 1 en 2: De jaarstukken 2013 vast te stellen en het Dagelijks Bestuur decharge te verlenen voor het gevoerde beleid en de uitvoering van de aan hen opgedragen taken in 2013 Het Dagelijks Bestuur is verantwoordelijk voor het opmaken van de jaarrekening, alsmede voor het opstellen van het jaarverslag, beide in overeenstemming met het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten. Deze verantwoordelijkheid houdt onder meer in dat de jaarrekening zowel de baten en lasten als de activa en passiva getrouw dient weer te geven. En dat de in de jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Rechtmatige totstandkoming betekent in overeenstemming met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen waaronder de verordeningen. Volgens de wettelijke kaders, zijnde het Besluit Begroting en Verantwoording voor Provincies en Gemeenten, bestaan de jaarstukken van de OMWB ten minste uit het jaarverslag en de jaarrekening. Waarbij het jaarverslag ten minste bestaat uit: a. de programmaverantwoording; b. de paragrafen. En de jaarrekening bestaat uit: a. de programmarekening en de toelichting; b. de balans en de toelichting; c. de bijlage met de verantwoordingsinformatie over specifieke uitkeringen (sisa) Volgens de gemeentewet is het Dagelijks Bestuur verplicht ieder jaar vóór 15 juli het door het Algemeen Bestuur vastgestelde jaarverslag met bijbehorende jaarrekening aan te bieden aan het ministerie van BZK als financieel toezichthouder. Voor een nadere toelichting op de behaalde resultaten, zowel financieel als beleidsinhoudelijk, wordt verwezen naar het jaarverslag en de jaarrekening zelf. Beslispunt 3: Instemmen met het vormen van een voorziening Debieuze Debiteuren Ondanks alle maatregelen om de vorderingsrisico te beperken, blijkt in de praktijk dat vorderingen soms niet geïnd kunnen worden. De reden daarvoor is gelegen in het feit dat de OMWB een startende organisatie is. Dit type organisatie heeft ± twee jaar nodig om in overleg met de deelnemers de afspraken en de verwachtingen goed in te regelen. Wanneer blijkt dat er geen, of slechts een gedeeltelijke betaling mogelijk is, zal de vordering moeten worden afgeschreven. Het is gebruikelijk voor de afboeking van vorderingen een voorziening voor dubieuze debiteuren in te stellen. Deze voorziening heeft een verplicht karakter en de ontstane lasten worden gedurende het boekjaar rechtstreeks afgeboekt van deze voorziening. Voorgesteld wordt: 1. de voorziening dubieuze debiteuren (ten bedrage van ) bij het afsluiting van het boekjaar 2013 te vormen. 2. de verantwoording over het werkelijke verloop van deze voorziening in relatie tot de begrootte mutaties via het reguliere planning en control proces af te leggen. OMSCHRIJVING Saldo Toevoeging Onttrekking Dotatie Bestemming Saldo resultaat Voorzieningen - Dubieuze Debiteuren , ,00 Totaal Voorzieningen 0,00 0,00 0, ,00 0, ,00 4

5 Beslispunten 4 en 5: Het resultaat 2013 van ten gunste van de Algemene Reserves brengen en van daaruit een nieuwe bestemmingsreserve Mobiliteit vormen. Het verloop van het totale eigen vermogen laat een stijging van zien in 2013: OMS CHRIJVING Saldo Toevoeging Onttrekking Dotatie Bestemming Saldo resultaat Algemene reserve - Reserve huisvesting 0, , ,00 - Resultaat na bestemming 0, , ,00 Bestemmingsreserve - Overige bestemmingsreserves 0,00 0,00 Totaal Reserves 0,00 0,00 0, , , ,00 Gelet op het resultaat voor bestemming stelt het Dagelijks Bestuur voor: 1. Het resultaat 2013 van ten gunste van de Algemene Reserves brengen. 2. Van daaruit In 2014 een nieuwe bestemmingsreserve Mobiliteit instellen, uit het niet benutte loopbaanbudget (ten bedrage van ). Het doel van het budget mobiliteit is het vergroten van de inzetbaarheid en de arbeidsmarktpotentie van de medewerker. Dit is expliciet gericht op een andere functie binnen of buiten de eigen organisatie. Dit budget wordt in 2014 loopbaangerelateerd ingezet en leidt te allen tijde tot een reëel loopbaan-perspectief. De afspraken hieromtrent worden vastgelegd in een Persoonlijk Ontwikkelingsplan (POP). Deze afspraken passen binnen de reeds bestaande afspraken zoals opleiding en ontwikkeling waarbij in de eerste plaats de verantwoordelijkheid voor de duurzame inzetbaarheid bij de medewerker neergelegd wordt (dit conform artikel 17 CAR/UWO). Beslispunt 6: Kennis nemen van het accountantsverslag van Deloitte accountants BV In dit rapport van bevindingen doet Deloitte accountants BV verslag van de uitkomsten van haar onderzoek naar het getrouwe beeld en de rechtmatige totstandkoming van lasten en baten en balansmutaties van de jaarrekening Daarnaast wordt nader ingegaan op de scope en reikwijdte van de accountantscontrole. Het Dagelijks Bestuur heeft kennis genomen van dit verslag van de accountant. Uitvoering en Evaluatie De accountant geeft een toelichting op het rapport van bevindingen behorende bij het jaarverslag aan het Algemeen Bestuur. Voorstel Voorgesteld wordt: 1. De goedkeuringstoleranties voor rechtmatigheid vast te stellen op 1% voor fouten en op 3% voor onzekerheid; 2. De jaarstukken 2013 met een positief resultaat van vast te stellen; 3. Het Dagelijks Bestuur decharge te verlenen voor het door hen gevoerde beleid en de uitvoering van de aan hen opgedragen taken in 2013; 4. Instemmen met het vormen van een voorziening Dubieuze Debiteuren; 5. Het resultaat 2013 van ten gunste van de Algemene Reserves te brengen; 5

6 6. In 2014 een nieuwe bestemmingsreserve Mobiliteit in te stellen, uit het niet benutte loopbaanbudget (ten bedrage van ); 7. Kennis nemen van het accountantsverslag van Deloitte accountants BV. Tilburg, 18 juni 2014 Het dagelijks bestuur van de Omgevingsdienst Midden- en West-Brabant Bijlagen: 1. Aanbiedingsbrief 2. Jaarstukken 3. Controleprotocol 6