Feitenrelaas besluitvorming dossier huisvesting WSL

Transcriptie

1 Feitenrelaas besluitvorming dossier huisvesting WSL 15 oktober 2014: startbijeenkomst 2AB s inzake fusie. In aanpak traject fusie is huisvesting als prioritair thema benoemd. 14 april 2015: opdracht onderzoek toekomstige huisvesting WSL verleend aan Republiq. 6 juli 2015: Stuurgroep fusie Presentatie eerste uitkomsten huisvestingsonderzoek Republiq aan Stuurgroep Fusie 15 juli AB s In planning traject fusie is is opgenomen dat 2 december 2015 een principebesluit wordt genomen over vestigingsplaats en huisvesting waterschap Limburg. 30 juli 2015 Vervolgonderzoek huisvesting verleend aan Republiq. Onderzoek naar varianten: * WSL en WBL in bestaand gebouw WBL; * WSL in een ander gebouw in Roermond. Rapport Republiq is op 31 augustus 2015 opgeleverd. 15 september e bijeenkomst stuurgroep fusie (2 DB s) Oplevering rapport Onderzoek toekomstige huisvesting Waterschap Limburg, d.d. 14 juli 2015 (betreft afweging bestaande WPM/WRO/WBL gebouwen en nieuwbouw). Presentatie Bijeenkomst Stuurgroep fusie, het Vervolgtraject onderzoek huisvesting Waterschap Limburg d.d. 31 augustus 2015 (betreft inzicht bestaande huur-/kooppanden in Roermond) en het rapport Vervolgtraject huisvesting Waterschap Limburg Locatie-analyse Roermond (afweging plus/min van aanwezige panden in Roermond voor bsgw en of wsl) Besluiten: 1. als eerste uitwerken WSL en WBL in WBL gebouw 2. met bsgw wordt door beide s/d overleg gevoerd over eventuele uitplaatsing 3. de heren Sleijpen en Dupont overleggen met de gemeente Roermond voor 14 oktober as. 4. de heren Sleijpen en Dupont worden bestuurlijk trekker van huisvesting 5. de beide voorzitters informeren de directeur WBL 30 september voorbereidingscommissie fusie (uit 2 AB s) Mbt frictiekosten wordt voorgesteld uit te gaan van 2 miljoen euro (aannamen 2 jaar leegstand WRO/WPM kantoor, in concreto afschrijving, rente en beheer, lagere opbrengst dan boekwaarde) NB: extra huisvestingskosten op nieuwe locatie gaan naar exploitatie nieuwe huisvesting. 14 oktober 2015 besluitvormende vergadering 2 AB s Dossier huisvesting WSL Pagina 1

2 Zelfde voorstel betreffende huisvesting als 30 september Met voorstel inzake frictiekosten waaronder een bedrag van 2 mln voor eventuele frictiekosten huisvesting wordt ingestemd. 10 november e bijeenkomst stuurgroep fusie (2 DB s) 11 november is een bestuurlijk overleg met bsgw gepland (gesprek heeft uiteindelijk op 19 november plaatsgevonden), 4 november heeft overleg met Roermond plaatsgevonden 1. standpunt bsgw is bepalend voor vervolgtraject, bevorderd wordt dat bsgw daarover 19 november besluit neemt; 2. met gemeente Roermond (wethouder Fick) is overleg gevoerd door de heren Dupont en Sleijpen. Zij zijn van mening dat Roermond bereid zijn goede randvoorwaarden te bieden (zie separaat verslag) 3. voorgenomen besluit tot vestiging van WSL in WBL gebouw communiceren richting medewerkers, beide AB s (heeft plaatsgevonden in voorbereidingscie 2 december en 2 AB vergadering 16 december 2015), besturen bsgw en WBL, alsmede de colleges van Roermond, Venlo en Sittard. (NB brieven zijn niet verzonden omdat met alle colleges al gesprekken gevoerd zijn door de heren Sleijpen en Dupont). 1 december e bijeenkomst stuurgroep fusie (2 DB s) Effectuering huisvesting Waterschap Limburg. Er vindt een presentatie Overleg huisvesting Waterschap Limburg plaats door Sander de Clerck van Republic. 1. Rob Kickken spreekt met Fiddelaers over verhuizing bsgw 2. Ambtelijke werkgroep maakt plan van aanpak huisvesting WSL. Bestaande inventarisaties worden meegenomen (TWI) 3. Kwartiermakers denken na over werkplekconcept 4. Besluitvorming naar volgende vergadering d.d. 12 januari 2016 met heldere beslispunten 2 december 2015 voorbereidingscommissie fusie (uit 2 AB s) Voornemen is dat WSL per 1 januari 2017 gezamenlijk met WBL in WBL wordt gevestigd. De heren Sleijpen en Dupont onderhandelen met bsgw en de gemeente Roermond om een transfer van bsgw naar kantoorruimte in Roermond mogelijk te maken. Tijdspad is gericht op verhuizing bsgw per 1 september december 2015; opzegging huur BSGW door WBL 16 december AB s Informatie over vestigingsplaats (Roermond) en huisvesting Waterschap Limburg (WBL-gebouw). De heer Kickken geeft een toelichting op de stand van zaken. Gevraagd wordt naar een plan B (Van Beusekom), luxe inrichting WBL (Arntz), vraag naar financieeltechnische overwegingen (Huver), keuze uit bsgw erin en WSL/WBL of WSL zoekt zelfstandig een Dossier huisvesting WSL Pagina 2

3 oplossing (Van Iersel). Reactie Dupont: eind deze week wordt duidelijk of bsgw per kan verhuizen, 2 DB s hebben financieel-technische afwegingen gemaakt, als overheidspartners is uitgesproken dat redelijke kosten van bsgw door vragende partij (WSL) gedragen worden, het tijdelijk door werken vanuit bestaande locaties is niet ondenkbaar (plan B) 12 januari e bijeenkomst stuurgroep fusie (2 DB s) Sander de Clerck presenteert sheets. Informatiepunten 1. Bedrijfsvoering bsgw staat verhuizing tussen oktober en maart (2017) in de weg 2. Haalbaarheid verhuizingsvoornemens wordt nader getoetst. Eind maart 2016 go/no go moment 3. Ambtelijke werkgroep komt voor eind maart 2016 met voortgangsrapportage 4. Instemming met plan van aanpak in presentatie (uitvoeren onderzoek naar technische installaties WBL (ivm bepalen kosten verbouwing/aanpassing WBL gebouw) en opstellen werkplekconcept voor WSL) 5. Republiq brengt offerte uit voor begeleiding tot eind maart 2016 (offerte is bijvoegd) 6. DB van bsgw is voor vestigingsplaats Roermond, AB kan met 2/3 van de deelnemers tot andere vestigingsplaats besluiten. 26 januari e bijeenkomst stuurgroep fusie (2DB s), heidag Vaals. Aan de orde is geweest de huisvestingsaangelegenheden en de uitdagingen die er op dit dossier liggen. 2 februari e bijeenkomst stuurgroep fusie (2DB s) Voorstel krediet vooronderzoek locatie en huisvestingsonderzoek Voorstel: 1. Voor vooronderzoek locatie en uitvoering fase 1 een bedrag beschikbaar stellen van euro uit post frictiekosten onvoorzien fusie ( 2,5 miljoen) 1. Besteding van het krediet kan plaatsvinden in overleg met de heren Sleijpen en Dupont 2. Ruim voor 4 maart mede in relatie tot gewijzigde omgevingsfactoren probleemstelling integraal in beeld brengen. Second opinion overwegen 3. Juridische randvoorwaarden besluitvormingsproces bsgw in beeld brengen 4. Besluitvorming tot dusverre blijft ongewijzigd van kracht 5 februari overleg Rob Kickken met directeur cs bsgw Bsgw deelt mede dat 1. Vestigingsplaats blijft Roermond Dossier huisvesting WSL Pagina 3

4 2. Verschuiving verhuizing waarschijnlijk 1 mei, pas dan kan verbouw WBL kantoor plaatsvinden 3. Nog niet gekozen voor Westrom, alternatief komt in beeld, uitgangspunt is dat huisvestingskosten niet hoger worden dan nu. Fiddelaers gaat ervan uit dat dit gaat lukken. 4. Bsgw vraagt opening dialoog over frictiekosten, men overweegt daarbij een extern deskundige huurrecht bedrijvenmarkt daarbij te betrekken. We gaan elkaar niet op kosten jagen 5. 3 maart volgt er een voorstel over planning, 14 april definitief voorstel in bestuur bsgw 16 februari e bijeenkomst stuurgroep fusie (2 DB s) De vraag aan de 2 DB s. die centraal staat is of de vertraging (9 maanden 1 jaar later) aanleiding geeft voor herziening van de uitgangspunten c.q het uitwerken van een alternatief. Besloten wordt om de kosten van de mogelijke alternatieven (huurpanden in Roermond) te verkennen. 16 februari 2016 bericht aan AB WPM nav berichten in media. AB-leden worden per voorzien vaneen reactie op berichten in media rond huisvesting. Bijgevoegd bij zijn de berichten in de media, de reactie van Republiq en het betreffende variantenrapport van Republiq van juli februari 2016 vragen van fractievvd, Bedrijfsgebouwd en Overig ongebouwd van WPM Vragen zijn beantwoord in AB vergadering. 23 februari 2016: 12 E bijeenkomst stuurgroep fusie. Alternatieven zijn in beeld gebracht,. Verder is uit onderzoek gebleken dat de huuropzegging aan BSGW alleen geeffectueerd kan worden met wederzijdse overeenstemming. Besloten wordt de alternatieven (huurpanden Looskade en Belastingkantoor in Roermond) te verkennen en financieel door te rekenen. 1 maart e bijeenkomst stuurgroep fusie. Besloten is een brief aan BSGW te sturen waarin gevraagd wordt om voor 1 april 2016 helderheid te geven over hun besluit over de huuropzegging. Verder is in die brief aangegeven dat wij ook voor 1 april overeenstemming willen bereiken over de hoogte van de frictiekosten. Tenslotte is in de brief aangegeven dat vanwege de vertraging in het proces wij ons beraden over alternatieven voor de huisvesting. Brief BSGW 3 maart 2016 BSGW geeft aan per 1 november 2016 te kunnen verhuizen mits op korte termijn besluitvorming plaats v inden en er overeenstemming over de frictiekosten bereikt kan worden. 8 maart 2016 Voorbereidingcommisie fusie (uit 2 AB s) Dossier huisvesting WSL Pagina 4

5 Via een stand van zaken bericht wordt de commissie op de hoogte gebracht van de laatste ontwikkelingen in het dossier (mogelijke vertraging verhuizing BSGW, onderzoek alternatieven en inhoud brief aan BSGW). 1 april 2016: afronding onderhandelingen met BSGW. Er vinden twee onderhandelingsronden met BSGW plaats waarna op vrijdag 1 april 2016 een akkoord bereikt wordt. BSGW verhuist per 1 november. De frictiekosten worden overeengekomen op een bedrag van ,--. Daarnaast detacheert WSL gedurende 5 jaar een facilitair medewerker bij BSGW. NB: Aan de onderhandelingen met BSGW hebben geen bestuursleden van WRO en WPM deelgenomen die ook een bestuursfunctie vervullen bij BsGW. Dossier huisvesting WSL Pagina 5