ALGEMENE VERGADERING. Voorstel Instemmen met de nota Risicobeleid. Samenvatting

Transcriptie

1 VERGA DERDAT UM SE CTO R/A FDEL ING 25 augustus 2009 SMO/Financiën ST UKDATUM NAAM ST ELLER 10 juni 2009 mw. S. Ploeger ALGEMENE VERGADERING AGENDAPUNT Voorstel Instemmen met de nota Risicobeleid. ONDERWERP Risicobeleid PROGRAMMA bedrijfsvoering PORTEFEUILLEHOUDER C.A.A.A. Maenhout PARAAF ADJUNCT-SECRETARIS mr. G.J. Bos Samenvatting Het risicobeleid geeft beleidskaders voor risicomanagement en weerstandsvermogen. Het risicobeleid heeft als doel te waarborgen dat risico s uit de normale bedrijfsvoering tijdig in beeld worden gebracht, zodat deze worden betrokken in beleidsplannen, P&C-instrumenten en de verzekeringsportefeuille. Daarnaast wordt ten aanzien van de vormgeving van de algemene reserves voorgesteld te kiezen voor een variant, waarbij een reserve per taak en een algemene reserve worden gevormd. Door te kiezen voor een dergelijke vormgeving worden fluctuaties van de tarieven zoveel mogelijk tegengegaan, zonder de band tussen de taken, de tarieven en de reserves te verbreken. Lelystad 10 juni 2009, het college van Dijkgraaf en Heemraden, de secretaris-directeur, de dijkgraaf, ir. J.B. van der Veen. mr. ir. H.L. Tiesinga. 1/6

2 Toelichting Inleiding Elke zichzelf respecterende bedrijfsorganisatie is verantwoordelijk voor de beheersing van risico s. Dit geldt zeker ook voor overheidsorganisaties. Teneinde een bestendige en billijke belastingheffing te realiseren, dient het waterschap verantwoord met risico s om te gaan. Het is derhalve voor Waterschap Zuiderzeeland van belang zicht te hebben op de risico s die zich manifesteren bij de uitvoering van de taken, de oorzaken van deze risico s op te sporen en daarbij passende maatregelen te treffen. Teneinde het risicobeleid actueel te houden, wordt ten minste eenmaal in de vier jaar een integrale nota over risicobeleid door de AV vastgesteld. Doel van de notitie Op grond van de artikelen 4.19 en 4.30 van het Waterschapsbesluit bevatten de begroting en de jaarrekening een paragraaf weerstandsvermogen. In deze paragraaf dienen de risico s te worden geïnventariseerd en een beleid te zijn opgenomen omtrent de weerstandscapaciteit en de risico s. In artikel 12 van de door de Algemene Vergadering vastgestelde Verordening beleids- en verantwoordingsfunctie is opgenomen dat het dagelijks bestuur voorstellen aan het algemeen bestuur doet die zijn gericht op een volledig en actueel beleid van het waterschap ten aanzien van weerstandsvermogen, risicomanagement, reserves en voorzieningen. Het beleid omtrent reserves en voorzieningen is door de Algemene Vergadering vastgesteld in de notitie Reserves en voorzieningen De nota Risicobeleid heeft als doel het beleidskader vast te stellen voor risicomanagement en het weerstandsvermogen binnen Waterschap Zuiderzeeland. Het risicobeleid waarborgt dat de risico s die voortvloeien uit de normale bedrijfsvoering tijdig in beeld worden gebracht, zodat deze kunnen worden opgenomen in beleidsplannen, de onderhoudsplanning, de investeringsplanning en de verzekeringsportefeuille. Risico s die niet tot de normale bedrijfsvoering behoren, komen tot uitdrukking in de paragraaf weerstandsvermogen. Visie op risicobeleid Waterschap Zuiderzeeland is een publiek orgaan. In deze hoedanigheid is het waterschap risicomijdend: risico s in de bedrijfsvoering worden zoveel mogelijk beperkt. Bij maatregelen die Zuiderzeeland neemt in het kader van risicopreventie, risicoreductie en het vormen van algemene reserves, wordt een bewuste afweging gemaakt van nut en noodzaak van de maatregelen enerzijds en de kosten van deze maatregelen anderzijds. Begrippen De vier begrippen die centraal staan in deze nota, te weten risico, risicomanagement, weerstandsvermogen en algemene reserve zijn als volgt gedefinieerd: Risico Risicomanagement Weerstandsvermogen Een onzekere gebeurtenis die een negatieve invloed kan hebben op het bereiken van beleidsdoelstellingen Het inventariseren en analyseren van risico s, het definiëren en implementeren van beheersmaatregelen en het bepalen van de gewenste omvang van de algemene reserves De relatie tussen risico s waarvoor geen maatregelen zijn getroffen en die van materiële betekenis kunnen zijn in relatie tot de financiële positie enerzijds en de middelen en mogelijkheden, waarover het waterschap beschikt of kan beschikken om niet geraamde, incidentele financiële tegenvallers op te vangen anderzijds Een vrij aanwendbare buffer om de kosten van calamiteiten en andere onverwachte, onvoorziene en niet te vermijden gebeurtenissen op te kunnen vangen 2/6

3 Risicomanagement Een risico is het product van de kans dat een gebeurtenis plaatsvindt en het gevolg van die gebeurtenis. Een risico is per definitie een onzekere gebeurtenis. Met andere woorden, indien er zekerheid bestaat omtrent het optreden van een gebeurtenis, is er geen sprake van een risico. Daarnaast is er geen sprake van een risico indien de realisatie van de gebeurtenis geen gevolgen heeft voor de beleidsdoelstellingen. Het risicobeleid heeft betrekking op risico s die van materiële betekenis kunnen zijn in relatie tot de financiële positie van het waterschap. Het proces om risico s te beheersen bestaat uit vier opeenvolgende stappen: Figuur 1.1. Proces om risico s te beheersen Stap 1 Risico-inventarisatie Naast de continue plek die het onderkennen van en anticiperen op risico s heeft in de planning en controlcyclus, worden periodiek potentiële risico s geïnventariseerd. Bij deze inventarisatie worden in beginsel alle bedrijfsprocessen betrokken. Stap 2 Risicoanalyse Nadat de risico-inventarisatie heeft plaatsgevonden wordt een inschatting gemaakt van de kans dat een gebeurtenis plaatsvindt en de gevolgen die de gebeurtenis zal hebben voor Waterschap Zuiderzeeland (risicoanalyse). Hierbij gaat het zowel om directe als om herleidbare indirecte gevolgen. Uit deze analyse kunnen gevolgen voortkomen die disproportioneel zijn, waardoor bij de verwezenlijking van het risico een beroep gedaan moet worden op de nationale overheid (voor acties of financiering). Waterschap Zuiderzeeland houdt geen rekening met disproportionele risico s bij het bepalen van de gewenste omvang van de algemene reserves. Stap 3 Formuleren en implementeren beheersmaatregelen Na het verrichten van de risicoanalyse worden de te treffen beheersmaatregelen geformuleerd. De beheersmaatregelen kunnen zowel gericht zijn op het verkleinen van de kans dat de gebeurtenis optreedt (risicopreventie - het verbeteren van de bedrijfsvoering), als op het verkleinen van het gevolg voor Waterschap Zuiderzeeland bij het optreden van de 3/6

4 gebeurtenis (risicoreductie - verzekeren). Uitgangspunt bij de implementatie van beheersmaatregelen is dat de kosten van de te treffen beheersmaatregel(en) in verhouding moet(en) staan tot het risico dat wordt beperkt of teniet wordt gedaan. Periodiek worden de bestaande beheersmaatregelen geëvalueerd. Stap 4 Bepalen gewenste omvang algemene reserves Risico s die niet (geheel) teniet kunnen worden gedaan door het treffen van beheersmaatregelen zijn zogenaamde restrisico s. Om deze restrisico s te kunnen ondervangen worden onder andere algemene reserves gevormd. Zoals eerder aangegeven, geldt dit niet voor disproportionele risico s. Bij het bepalen van de gewenste omvang van de algemene reserves wordt de mate waarin genomen beheersmaatregelen de risico s afdekken betrokken. Weerstandsvermogen en algemene reserves Zoals naar voren is gekomen kunnen restrisico s worden ondervangen door het vormen van algemene reserves. s worden, net als de overige reserves, gevormd door een besluit van de Algemene Vergadering. Er zijn drie manieren waarop een algemene reserve kan worden gevormd. Hieronder worden deze varianten uitgewerkt, alsmede de gewenste vormgeving van de algemene reserve. Variant 1 watersysteemtaak zuiveringstaak Figuur 1.2. twee gescheiden reserves Er worden twee gescheiden algemene reserves gevormd: één algemene reserve voor de watersysteemtaak en één algemene reserve voor de zuiveringstaak. De watersysteemreserve is opgebouwd door positieve jaarrekeningresultaten van de watersysteemtaak en de zuiveringsheffing is opgebouwd door positieve jaarrekeningresultaten van de zuiveringstaak. Een tekort bij de ene reserve kan niet worden gecompenseerd vanuit de andere reserve. Dit is conform de huidige situatie bij Waterschap Zuiderzeeland. Variant 2 Figuur 1.3. één reserve Een andere mogelijkheid is om één algemene reserve te vormen, die zowel bestemd is voor de watersysteemtaak als voor de zuiveringstaak en uit beide taken wordt bekostigd. 4/6

5 Variant 3 Reserve watersysteemtaak Algemene reserve Reserve zuiveringstaak Figuur 1.4. twee reserves In de derde variant worden drie reserves gevormd: één reserve voor de watersysteemtaak en één reserve voor de zuiveringstaak. De watersysteemreserve wordt bekostigd uit de watersysteemtaak en de zuiveringsreserve wordt bekostigd uit de zuiveringstaak. De vorming van de derde reserve, de algemene reserve, vindt plaats door een dotatie op basis van een vooraf vastgestelde verdeelsleutel of percentage. Indien een tekort op de reserve per taak dreigt, kan dit tijdelijk worden gecompenseerd door een onttrekking aan de algemene reserve die boven de taken wordt gevormd. Gewenste vormgeving algemene reserves voor Waterschap Zuiderzeeland Van oudsher had het waterschap drie taken die de basis vormden voor de heffingen: de waterkeringstaak, de waterkwantiteitstaak en de waterkwaliteitstaak. Per taak is een algemene reserve gevormd. Negatieve resultaten in het verleden op de waterkwaliteitstaak, hebben geleid tot een negatieve reserve op de waterkwaliteitstaak. Het totaal van de waterkeringsreserve, waterkwantiteitsreserve en de waterkwaliteitsreserve is wel positief. Bij de herziening van de Waterschapswet zijn de waterkeringstaak, de waterkwantiteitstaak en de passieve waterkwaliteitstaak ondergebracht bij de watersysteemtaak. Het transporteren en zuiveren van het afvalwater is ondergebracht bij de zuiveringstaak. Dit heeft tot gevolg dat de zuiveringsreserve thans negatief is. Variant 1 Indien wordt gekozen voor de eerste variant, te weten twee gescheiden reserves, dient de negatieve reserve ineens te worden aangevuld, hetgeen zal leiden tot een stijging van de zuiveringsheffing. Daarnaast kunnen ook in de toekomst fluctuaties in de zuiveringsheffing worden verwacht om de zuiveringstaakreserve op peil te houden. Het werkgebied van Waterschap Zuiderzeeland wordt gekenmerkt door groei. Bij de revisie van afvalwaterzuiverinstallaties, een activiteit die valt onder de zuiveringstaak, moet derhalve de capaciteit worden afgestemd op de geprognosticeerde gebiedsontwikkeling, hetgeen kan leiden tot schommelingen in de tarieven. Variant 2 De tweede variant, waarbij de twee taken beide bijdragen aan één algemene reserve, wordt niet wenselijk geacht, aangezien hierdoor het verband tussen de taak en de reserve wordt verbroken. Variant 3 Indien wordt gekozen voor de derde variant blijven de reserves per taak in stand, maar zijn ze onderling uitwisselbaar. Binnen de marge is op korte termijn sprake van een communicerende werking tussen de reserves, terwijl op lange termijn het verband tussen heffing, taak en reserve behouden blijft en de totale omvang van de benodigde algemene reserves beperkt blijft tot 5-10%. Indien bij de revisie van afvalwaterzuiveringsinstallaties de capaciteit wordt afgestemd op de geprognosticeerde gebiedsontwikkeling kan een eventueel tekort tijdelijk worden verevend vanuit de algemene reserve. Vervolgens kan op planmatige wijze het tekort over meerdere jaren vanuit de zuiveringsheffing 5/6

6 op peil worden gebracht, waardoor schommelingen in de tarieven zoveel mogelijk beperkt kunnen worden. Concluderend gaat de voorkeur uit naar het vormgeven van de algemene reserve conform variant drie. Hierdoor is de totale omvang van de algemene reserve beperkt tot 5-10%, zoals vastgesteld in het Reserve en voorzieningenbeleid. Hierbij is de onderlinge verhouding op een bepaald moment tussen de beide taakreserves niet relevant om te voldoen aan de algehele taakstelling. Personele consequenties Financiële consequenties Juridische consequenties Consequenties voor Communicatie Voorstel: Instemmen met de nota Risicobeleid. Bijlagen 6/6