Voortgangsrapportage fusie. Klankbordgroep november 2013

Transcriptie

1 Voortgangsrapportage fusie Klankbordgroep november 2013

2 Voorwoord De stuurgroep: Beste leden van de klankbordgroep. Voor u ligt de laatste voortgangsrapportage. We zijn er klaar voor, werken aan de laatste loodjes, zetten de puntjes op de i. De organisatie werkt ook hard aan de harmonisatie waarvan we u de laatste producten voorleggen. We zijn trots op de voorbereiding en zijn er klaar voor. Pieter Jeroense: De laatste voortgangsrapportage alweer! U treft er de informatie over de stand van zaken met betrekking tot ons fusieproces. In de organisatie wordt nog keihard gewerkt om de laatste zaken tijdig te realiseren. Denkt u aan de begroting, de organisatie van de verkiezingen, de verbouwing van het stadhuis en de ICT-integratie. Ondertussen bereiden de afdelingshoofden zich met hun teams voor op de start van de nieuwe organisatie. Ik ben de medewerkers enorm erkentelijk voor hun enorme inzet. En heb er het volste vertrouwen in dat we er als nieuwe gemeentelijke organisatie op 1 januari klaar voor zijn.

3 Inhoudsopgave Te behalen resultaten per Voortgang Planning algemeen Wat komt er naar de klankbordgroep? Stand van het budget

4 Te behalen resultaten per In het plan van aanpak (oktober 2011) staan de volgende te behalen resultaten genoemd: Het beleid is zoveel mogelijk geharmoniseerd, waarbij prioriteit wordt gegeven aan de wettelijk verplichte beleidsterreinen en de ambities die staan geformuleerd in het herindelingsontwerp. De directe dienstverlening aan de burger, inclusief de dienstverlening in de buitenruimte, functioneert en behoudt minimaal het huidige niveau. De ontwerpbegroting 2014 is voorbereid waarbij rekening is gehouden met hetgeen dat in het herindelingsontwerp is aangegeven. De ontwerpbegroting 2014 kan direct na de fusiedatum door de nieuwe gemeenteraad worden behandeld en vastgesteld. Er staat een professionele, moderne en doelmatige gemeentelijke organisatie met een eigen identiteit waarin de medewerkers zijn geplaatst en taken en activiteiten zijn verdeeld. De nieuwe gemeenteraad en (na coalitievorming) het college van Burgemeester en Wethouders (hierna B&W) kunnen functioneren met adequate ondersteuning. De vitale systemen (planning & control, ICT, administratieve processen) en faciliteiten (waaronder huisvesting) die nodig zijn voor het functioneren van het bestuur en de organisatie zijn op orde om een goede start te kunnen maken. Er zijn strategische keuzes gemaakt met betrekking tot de samenwerkingspartners en hierover is goed gecommuniceerd. Naast algemene voortgangsinformatie wordt de status ten aanzien van de vetgedrukte thema s nader toegelicht.

5 Voortgang Afspraak Status Risico Beleidsharmonisatie Een detailplanning is met de raad gecommuniceerd. De prioritering is gericht op ofwel harmoniseren voor ofwel in de eerste raadsvergadering na ofwel uitstellen (uiterlijk tot ). Alles wat wettelijk gezien nodig is is gereed. Dienstverlening Het dienstverleningsconcept is uitgewerkt en u in de zomer ter informatie aangeboden. Het concept wordt nu gedetailleerd vormgegeven. Onder andere servicenormen, digitalisering en een nieuwe website maken onderdeel uit van de uitwerking. Over de periode rond de kerst (sluiting) wordt met de inwoners gecommuniceerd. Ontwerpbegroting 2014 Als gevolg van het nieuwe Rijksbeleid heeft de nieuwe gemeente naar verwachting minder middelen beschikbaar. Een perspectief voor 2014 is opgesteld en aangeboden aan de raadsklankbordgroep. Het nieuwe rijksbeleid, vertaald in Rijkscirculaires draagt bij aan dit beeld. Dit inzicht is een belangrijke stap om te komen tot de ontwerpbegroting Momenteel wordt de laatste hand aan de nieuwe begroting gelegd.

6 Voortgang Afspraak Status Risico Professionele, moderne en De detailstructuur is afgerond resterende vacatures zijn doelmatige organisatie nagenoeg vervuld. Momenteel maakt de organisatie nieuwe werkafspraken met elkaar. Dit gaat om procesbeschrijvingen (nagenoeg gereed) en over afspraken inzake het Nieuwe Werken. Vitale systemen De infrastructuur en applicaties zijn aanbesteed. Planning harmonisatie op schema. Keuzes met betrekking tot samenwerkingspartners De inventarisatie van alle samenwerkingsverbanden is afgerond en aangeboden aan de stuurgroep Herindeling. Hierbij is een analyse gemaakt van de juridische, bestuurlijke en financiële gevolgen van harmonisatie. Op dit moment wordt er gewerkt aan een ontvlechting van Boskoop uit het ISMH. Verder wordt een vooronderzoek gestart naar de functie van Centrumgemeente en wordt gewerkt aan een nota Verbonden Partijen. Het nieuwe college moet deze beslissingen formaliseren.

7 Voortgang Overig Status Risico Adequate ondersteuning B&W en raad Om de toekomstige gemeenteraad, Burgemeester en Wethouders goed te ondersteunen wordt er gewerkt aan de vormgeving van de planning- en controlcyclus. Hierover bestaat afstemming met de griffie. Momenteel worden overdrachtsdossiers voor de wethouders voorbereid. Huisvestingsplan Huisvestingsplan gereed, uitvoeringsorganisatie ingericht,verbouwing gestart, loopt succesvol. Inrichting buitendienstlocaties afrondende fase, plan van aanpak herbestemming in uitvoering gebracht. Uitwerking motie Wijken en kernen Beleid gereed, team gereed. Er moet nog 1 vacature vervuld worden. Begroting In december 2012 hebben de raden de kredietvoorstellen voor de uitvoering van de herindeling geaccordeerd. Daarbij is een taakstelling van minimaal 5% afgesproken.de uitgaven blijven binnen budget.

8 Planning algemeen (1) De planning opgenomen in het plan van aanpak herindeling (november 2011) is nagenoeg gerealiseerd. Lopende items zijn: Harmonisatie beleid en verordeningen. Aanvullend is een kritieke planning opgesteld om te komen tot een functionerende organisatie per 1 januari Onderwerp Datum Besluitvorming prioritering gemeenschappelijke regelingen Gereed, B. en W. formaliseren in 2014 Opzet begroting (meerjarenbegroting en programmateksten) en inrichting p&c Gereed Voorbereiding medewerkers op HNW Loopt Verkiezingen 13 november Toelichting programma nieuwe raad November en december Collegeonderhandelingen November en december Gemeente bereikbaar: website (voldoende) gereed December Dienstverlening, KCC en serviceplein operationeel Uiterlijk december ICT voorzieningen gereed December

9 Planning algemeen (2) Onderwerp Datum Benoeming waarnemend burgemeester door provincie December Overdracht wethouders December Besluitvorming stuurgroep over ARHI plichtige onderwerpen zijnde November (1) belastingverordening en (2) baatbelasting Huivesting gereed (inrichting en verhuizing) Uiterlijk december Functionerende (tijdelijke) crisisorganisatie Uiterlijk december Verkiezingen ondernemingsraad nieuwe gemeente December Omzetting gemeentelijke basis administratie 1 januari 2014

10 Stand van het budget Beschikbaar budget De gemeenteraden hebben het frictiebudget (9,4 miljoen euro) beschikbaar gesteld aan de programmaorganisatie. Met de gemeenteraden is afgesproken 5% van het totaalbudget taakstellend te besparen. Er is uiteindelijk voor 5,5% aan besparingsmogelijkheden gevonden ( ). Totale besteding In 2011 is voor aan algemene kosten ten laste van het fusiebudget gebracht. In 2012 was dit en in 2013 is er (peildatum 29 oktober 2013). De totale besteding aan algemene kosten bedraagt hiermee Verplichtingen Er zijn diverse verplichtingen en reserveringen aangemaakt, voor ICT, communicatie, huisvesting, harmonisatie et cetera. Er resteert nog een restantbedrag van Scherpe sturing blijft van kracht.