: drs. M.P.C. Gadella-van Gils. I. Instemmen met het voorgestelde proces om te komen tot een koersbepaling toekomstperspectief Montfoort.

Transcriptie

1 1 9 MMtl 20)8 RAADSVOORSTEL ter besluitvorming in de raad Datum Forum vergadering Datum Raadsvergadering : 19 maart 2018 Zaaknummer : Portefeuillehouder Verantwoordelijk MT-lid Evaluatiedatum: : mr. P.J. van Hartskamp-de Jong : drs. M.P.C. Gadella-van Gils Onderwerp: Procesvoorstel koersbepaling toekomstperspectief Voorstel: I. Instemmen met het voorgestelde proces om te komen tot een koersbepaling toekomstperspectief. Aanleiding/Samenvatting Op 20 december 2017 heeft de raad van IJsselstein eenzijdig het besluit tot beëindiging van de UW Samenwerking genomen. Dit betekent dat 2018 in het teken van ontvlechting zal staan. Op verzoek van het bestuur van UW Samenwerking, zijn beide secretarissen de afgelopen weken begonnen om een zgn. spoorboekje op te stellen. In dit spoorboekje, dat zal uitmonden in een plan van aanpak voor het gehele ontvlechtingstraject, zal worden ingegaan op de werkstructuur, alle zaken waar aandacht aan moet worden geschonken, uitgewerkt in een tijdlijn van realisatie en voorzien van een kostenindicatie. De provincie Utrecht heeft zoals u weet, haar steun aan dit omvangrijke proces toegezegd en inmiddels is er een eerste kennismaking geweest met de beoogd procesbegeleider. Dit zal er in resulteren dat wij uw raad op afzienbare termijn het plan van aanpak zullen voorleggen. Eerder hebben we met uw raad besproken dat nu de ontvlechting een feit is, het goed is om het ontvlechtingsproces zo snel als mogelijk, maar wel zorgvuldig, te realiseren. Dit met name om de fase van onzekerheid voor de medewerkers van UWS zo kort mogelijk te houden en ook om zo snel als mogelijk de eigen bestuurlijke regie en sturing weer op de toekomst te richten. Het uitgangspunt is om UW Samenwerking per 1 januari 2019 te transformeren naar twee nieuwe ambtelijke organisaties. Dit is een zeer grote uitdaging en maakt dat we geen tijd willen verliezen. Tegen deze achtergrond moet u dit procesvoorstel zien. Wij doen u het voorstel om nog voor de behandeling van het overall plan van aanpak, dat u zoals gezegd binnen enkele weken ontvangt, te starten met het eerste onderdeel hiervan, namelijk de strategische oriëntatie op de eigen toekomst. Wij doen u dit voorstel omdat deze eerste stap essentieel is om nog dit jaar te kunnen ontvlechten, maar ook omdat we in deze autonoom zijn en hierover met IJsselstein geen nadere afspraken hoeven te maken. Aldus nemen we bestuurlijk de regie. Dit voorstel voorziet er in dat we het gesprek over onze toekomst direct na de verkiezingen met de nieuwe raad kunnen opstarten en aldus geen tijd verliezen. Inhoudelijke keuzes liggen thans vanzelfsprekend nog niet voor, we stellen u wél voor in te stemmen met de wijze waarop wij tot een koersbepaling voor willen komen. Onderwerp: Procesvoorstel Koersbepaling, Raadsvergadering: 19 maart /5

2 . > Beoogd resultaat: Koersbepaling Het ontvlechtingsproces kan pas goed worden vormgegeven als helder is waar beide n naartoe willen bewegen. Het is essentieel dat de de komende tijd zijn eigen lijke koers gaat bepalen en zich een beeld vormt van de gewenste nieuwe lijke toekomst. Bestuurlijk moet de richting worden bepaald. Wat is onze strategische oriëntatie? Wat voor willen we zijn? Het is zoals gezegd de eerste en tevens een cruciale stap in het ontvlechtingsproces. Uw raad heeft op 23 oktober 2017 een eerste toekomstverkenning gedaan die als vertrekpunt kan dienen. De opbrengsten van deze verkenning zijn vastgelegd in een stappenplan voorzien van actiepunten. Hierover beschikt u reeds. In de bijeenkomst van 23 oktober 2017 hebt u als raad de wens van samenwerking in de Lopikerwaard herbevestigd. Verder hebt u benoemd wat voor u belangrijke inhoudelijke uitgangspunten bij samenwerking zijn: Kwaliteit en continuïteit van dienstverlening (ondervangen kwetsbaarheid) en daarmee samenhangend het vertrouwen van de inwoners: Professionaliteit van de ambtelijke organisatie en aantrekkelijk werkgeverschap; De basis op orde en financiële stabiliteit. De afgelopen tijd zijn er tal van andere voorbereidingen getroffen. Naast het genoemde spoorboekje waar door beide secretarissen hard aan is gewerkt, heeft het college van een compact team van eigen deskundigen samengesteld dat het ontvlechtingsproces vanuit s perspectief en belang zal gaan managen. Dit team bestaat deels uit interne mensen zoals de eigen secretaris en HR adviseur, maar ook uit juridische en communicatieve ondersteuning die wordt ingehuurd. Voorts is de secretariële ondersteuning tijdelijk uitgebreid. Zodra dit aan de orde is, hebben we ook voor de bedrijfsvoeringskant een deskundig adviseur beschikbaar. Inmiddels is het transformatie-team operationeel hetgeen zich heeft vertaald in gerichte advisering op juridisch gebied, een eigen communicatiestrategie voor en uitgebreide dossiervorming ter voorbereiding op de personele ontvlechting. Voorts is de mogelijkheid onderzocht om op korte termijn een 'benchmark' te houden om een objectief beeld te krijgen van de benodigde formatie na ontvlechting. Daarnaast is er de afgelopen periode op meerdere niveaus geïnvesteerd in het onderhouden van de contacten met de provincie én in de regio Procesvoorstel Ten behoeve van het proces van de toekomstverkenning, hebben wij mw. Gerda van Dijk, zelfstandig adviseur1, bereid en beschikbaar gevonden om ons de komende tijd bij de verschillende processtappen te begeleiden. Vanzelfsprekend zal ook gebruik worden gemaakt van inzet van eigen kennis, ervaring en capaciteit naast deze externe ondersteuning. In onderstaande tabel geven we schematisch weer hoe het proces dat we willen volgen, er uit ziet. 1 Naast zelfstandig adviseur is mw. Van Dijk directeur van het Zijlstra Center en tevens hoogleraar publiek leiderschap aan de VU. Onderwerp: Procesvoorstel Koersbepaling, Raadsvergadering: 19 maart /5

3 PROCESSTAP INHOUD DEADLINE 1. Opstarten Raadsbesluit om in te stemmen met procesvoorstel koersbepaling. 19 maart 2. Gedachtenbepaling Gespreksessies met de raad a.h.v. mogelijke toekomstscenario's. 15 april 3. Consultatie extern Ronde tafelgesprekken waarvoor inwoners en andere stakeholders worden uitgenodigd en in gesprek gaan met vertegenwoordigers van college en raad. 15 mei Een afsluitende grote bijeenkomst met inwoners, andere stakeholders en bestuurders. 4. Consultatie intern Inloopsessies voor medewerkers van UW die in gesprek gaan met vertegenwoordigers van college en raad. 15 mei 5. Besluitvorming Raadsbesluit over inhoudelijke koersbepaling. Vaststellen van richtinggevende uitgangspunten en kemprincipes. 15 juni TOELICHTING BIJ DE TABEL Processtap 1 Door in te stemmen met dit raadsvoorstel besluit u het proces van koersbepaling op te starten. Processtap 2 Na uw besluit om in te stemmen met dit proces voorstel, willen we op zo kort mogelijke termijn het denkproces over de toekomst van opstarten met een eerste gedachten wisseling op raadsniveau. De opbrengsten van de raadsbijeenkomst van 23 oktober 2017 vormen hierbij het vertrekpunt. We willen eind maart/begin april één of twee gespreksessies met uw raad organiseren waarbij we aan de hand van mogelijke toekomstscenario s in beeld krijgen wat volgens u voor onze bepalende factoren zijn. We gaan daarbij op zoek naar wat voor onze inwoners het beste is. Het gaat hierbij om een inhoudelijk gesprek over wat goed voor is, zonder direct in concrete oplossingen te schieten. Het gaat om een afweging van waarden, het benoemen van uitgangspunten die van wezenlijk belang zijn. Het bepalen van de kaders en randvoorwaarden is van belang ongeacht of zelfstandig verder gaat, of dat zij kiest voor samenwerking. We zien het als één van de lessen van de start van UW Samenwerking, dat we in deze fase nog niet te snel conclusies moeten trekken en op gevoel moeten handelen. Het is juist zaak om intensief en vooral vanuit onze eigen motivatie en wensbeeld voor, keuzes te doordenken. Dat doen we in stap 2, door te investeren in het bestuurlijke gesprek, maar vooral ook in stap 3, waarbij we actief met onze inwoners en andere stakeholders in gesprek willen gaan. Onderwerp: Procesvoorstel Koersbepaling, Raadsvergadering: 19 maart /5

4 Processtap 3 We vinden het essentieel om onze inwoners en andere stakeholders mee te nemen in het gesprek over de toekomst van. Als stellen we de dienstverlening aan onze inwoners immers centraal. Wat verwachten de burgers van eigenlijk van hun? Wat is voor hen echt van belang? Welke uitgangspunten stellen zij centraal? Hoe kijken zij naar de toekomst van? Om inwoners en andere stakeholders een actieve rol te geven, een goed gesprek te organiseren en een diverse samenstelling van gespreksdeelnemers te borgen, stellen wij voor om een aantal ronde tafelgesprekken te gaan houden. Wij stellen het ons zo voor dat per ronde tafel bv. een vertegenwoordiger van het college en drie raadsleden in gesprek gaan met een aantal daartoe uitgenodigde inwoners en andere stakeholders. Vooraf zullen we inwoners en andere stakeholders de gelegenheid bieden zich aan te melden voor een ronde tafel. Deze gesprekken zullen plaats vinden tussen begin april en medio mei. We zullen deze processtap afronden met een afsluitende grote bijeenkomst, waar we met inwoners, andere stakeholders en bestuurders de opbrengsten van de ronde tafel gesprekken zullen bespreken. Processtap 4 We vinden het ook van belang om onze medewerkers mee te nemen in dit traject en hun ideeën te horen. Immers de toekomst van gaat ook hen aan! De secretaris en het transformatie-team zullen in deze processtap het voortouw nemen. We willen op een informele en laagdrempelige manier, zoals bv. met inloopsessies, medewerkers stimuleren om met college- en raadsleden het gesprek aan te gaan. Processtap 5 Medio juni moet dit alles leiden tot een raadsvoorstel over de inhoudelijke koersbepaling van. We komen dan tot inhoudelijke keuzes die de basis vormen voor onze oriëntatie op de buitenwereld én voor de inrichting van de nieuwe se ambtelijke organisatie. Financiën Met dit procesvoorstel zijn kosten gemoeid (met name de kosten voor het inschakelen van deskundige begeleiding, communicatie en het organiseren van bijeenkomsten). Deze kosten maken onderdeel uit van het totale kostenplaatje van de ontvlechting. Uw raad ontvangt hiertoe op afzienbare termijn een separaat voorstel, zijnde het plan van aanpak ontvlechting. Tijdpad/relatie met projectmatig werken Vanwege de opeenvolgende stappen die in het kader van de ontvlechting moeten worden gezet, is gekozen voor een compacte tijdlijn. Het traject van Koersbepaling moet medio juni gereed zijn. Communicatie Na besluitvorming door uw raad, zullen wij een uitgebreide communicatie naar de inwoners van opstarten zodat zij er kennis van kunnen nemen dat snel na de verkiezingen een participatief traject start waarin het bestuur van met hen wil nadenken over de toekomst van de. BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN MONTFOORT, de secretaris, de burgemeester, drs. M.P.C. Gadella-van Gils mr. P.J. van Hartskamp-de Jong Onderwerp: Procesvoorstel Koersbepaling, Raadsvergadering: 19 maart /5

5 In de openbare vergadering van 1 9 MAART 2018 heeft de raad besloten: Voorstel I. Instemmen met het voorgestelde proces om te komen tot een koersbepaling Onderwerp: Procesvoorstel Koersbepaling, Raadsvergadering: 19 maart /5