Registratienr. 2011/1293-BO agendapunt nr. R-4.

Transcriptie

1 Registratienr. 2011/1293-BO agendapunt nr. R-4. Onderwerp : Samenwerking Aalsmeer-Amstelveen Portefeuillehouder : P.J.M. Litjens Aan de raad, Wat stellen we voor? 1 Kennis te nemen van het rapport "Onderzoek regionalisering ambtelijke organisatie Aalsmeer, Amstelveen en Uithoorn" van Bureau Berenschot d.d. 6 december 2010; 2 Kennis te nemen van het plan van aanpak behorende bij de AA-variant uit dit rapport, inhoudende integratie van de ambtelijke dienst van de gemeente Aalsmeer in die van Amstelveen, waarbij vervolgens deze ambtelijke organisatie het gemeentebestuur van Aalsmeer in al hun werkzaamheden zal ondersteunen; 3 In te stemmen met het voorbereiden van besluitvorming inzake het aangaan van een lichte gemeenschappelijke regeling teneinde de centrumgemeente constructie formeel vorm te geven; 4 De te maken kosten ten behoeve van het uitvoeren van het plan van aanpak inzake het verdiepingsonderzoek naar en voorbereiding van de centrumgemeente constructie mee te nemen bij de nog vast te stellen kosten voor het transitieproces. Het totaal opnemen in de kredietaanvraag die bij de definitieve besluitvorming inzake het aangaan van een gemeenschappelijke regeling aan de raad wordt voorgelegd. Wat is het wettelijk en/of beleidskader? De wet gemeenschappelijke regelingen beschrijft het wettelijk kader waarbinnen gemeenten een gemeenschappelijke regeling kunnen aangaan: 1. Bevoegdheid tot het treffen van een regeling, Artikel 1 1. De raden, de colleges van burgemeester en wethouders en de burgemeesters van twee of meer gemeenten kunnen afzonderlijk of te zamen, ieder voor zover zij voor de eigen gemeente bevoegd zijn, een gemeenschappelijke regeling treffen ter behartiging van een of meer bepaalde belangen van die gemeenten. 2. De colleges van burgemeester en wethouders en de burgemeesters gaan niet over tot het treffen van een regeling dan na verkregen toestemming van de gemeenteraden. De toestemming kan slechts worden onthouden wegens strijd met het recht of het algemeen belang. 3. Onder het treffen van een regeling wordt in dit artikel mede verstaan het wijzigen van, het toetreden tot en het uittreden uit een regeling. Het beleidskader is onder andere verwoord in de raadsbreed aangenomen motie van 28 januari Daarin formuleerde uw raad onder andere: Al geruime tijd bestaat het besef dat Aalsmeer als gemeente beschikt over een kwetsbaar ambtelijk apparaat. Zeker gezien de ambities die Aalsmeer heeft, de toename in de taken die de rijksoverheid bij ons neerlegt, de toenemende vraag (zowel kwantitatief als kwalitatief) die de burger bij ons neerlegt en het feit dat wij geconfronteerd worden met substantiële bezuinigingen. Alleen al vanwege dit laatste aspect is efficiencywinst als gevolg van schaalvergroting nodig als het gaat om de uitvoering van het werk. Daarnaast is er sprake van een bestuurlijk zeer drukke regio met veel regionale ontwikkelingen die dwingen om meer samen te werken. De huidige schaal van de ambtelijke organisatie is niet

2 Blad 2, van registratienr 2011/1293-BO, toekomstbestendig. Wij zien dan ook de noodzaak om over te gaan tot verregaande en intensieve ambtelijke samenwerking. Hierin staat Aalsmeer niet alleen. Dit wordt ook erkend door gemeenten die veel groter zijn dan Aalsmeer. Op basis van deze overweging heeft uw raad het college het volgende verzocht: 1. een onderzoek uit te voeren dat uiterlijk 1 september 2010 gereed dient te zijn en de volgende elementen bevat: a. een onderzoek naar de voortgang in de huidige samenwerking met Uithoorn, vanuit het perspectief dat Aalsmeer zo snel mogelijk (streefdatum ) toe wil groeien naar één grote ambtelijke organisatie; rond deze fase binnen 2 maanden af; wanneer blijkt dat het streefbeeld van Aalsmeer gerealiseerd kan worden met Uithoorn, voer dan het voorstel van de gezamenlijke managementteams uit; b. wanneer blijkt dat de wens van Aalsmeer, het snel toegroeien naar één ambtelijke organisatie met Uithoorn, niet op korte termijn te realiseren is, onderzoek dan alle alternatieven in de regio die passen bij de politiek bestuurlijke koers die Aalsmeer wil varen en de randvoorwaarden die Aalsmeer hieraan stelt, inclusief het scenario van gelijktijdige handhaving van de huidige G2; c. wanneer gelijktijdige handhaving van de huidige G2 niet wenselijk of mogelijk blijkt te zijn onderzoek dan de juridische mogelijkheden om de samenwerking af te bouwen en breng het mogelijke tijdspad en de eventuele financiële gevolgen in kaart. Wat willen we bereiken? Een robuuste ambtelijke organisatie die duurzaam hoge kwaliteit levert tegen zo laag mogelijke kosten aan beide gemeentebesturen. Implementatie in Een bijdrage aan de nog openstaande ombuigingstaakstelling voor zowel Aalsmeer als Amstelveen in het begrotingsjaar 2014 en verder. Politiek, zie onder andere de motie van 28 januari 2010, en ambtelijk is geconcludeerd dat Aalsmeer gezien haar omvang als organisatie heel kwetsbaar is. Wij hebben veel ambities en doen met relatief weinig mensen heel veel werk. Daarnaast verwachten wij dat het in de toekomst voor kleine gemeenten steeds moeilijker zal worden om goede medewerkers binnen te halen en te houden en om de dienstverlening voldoende snel door te ontwikkelen. Tevens hebben wij relatief veel medewerkers die verantwoordelijk zijn voor veel verschillende taken. Bij ziekte hebben wij daarom al snel een probleem bij het opvangen daarvan. Doordat veel medewerkers breed inzetbaar moeten zijn, hebben wij soms ook te maken met een gebrek aan specialistische kennis. Door het aangaan van een samenwerking met Amstelveen in de vorm van een centrumgemeente constructie wordt ons de mogelijkheid geboden om ons ambtelijk aan te sluiten bij een groter gemeentelijk apparaat. Dat wordt daardoor nog sterker en zo kunnen wij profiteren van de voordelen van een grote gemeentelijke organisatie, namelijk: vermindering van onze kwetsbaarheid en verbetering van de continuïteit van onze dienstverlening. Daarnaast blijkt het ook nog mogelijk om door middel van het aangaan van de genoemde samenwerking op onderdelen van de uitvoering kosten te besparen Dit alles willen wij bereiken binnen de onderstaande randvoorwaarden: - De gemeente blijft bestuurlijk zelfstandig en kan eigen beleid blijven maken. Echter, op basis van de inhoud, de gedeelde (regionale) belangen en niet in de laatste plaats om efficiencyredenen is het nodig en mogelijk om het beleid deels te harmoniseren. Als het gaat om de bedrijfsvoering, dan is bijna 100% harmonisatie haalbaar en nodig. Daar waar het gaat om uitvoering die afhankelijk is van politieke keuzes (strategisch beleid), bijvoorbeeld inzake economisch beleid, het jongerenwerk en handhaving, dan is dat percentage veel lager.

3 Blad 3, van registratienr 2011/1293-BO, - Harmonisatie is niet het overnemen van Amstelveens strategisch beleid. Nee, samen wordt gekeken waar harmonisatie aanvaardbaar is en ons beiden zelfs (regionaal) sterker maakt en waardoor het ambtelijk apparaat op de meest efficiënte wijze wordt ingezet. Samen kijken kan ook leiden tot de conclusie dat beleid niet wordt geharmoniseerd en dat mogelijke extra kosten voor Aalsmeer in de uitvoering aanvaardvaar zijn. - Er blijft een front office in Aalsmeer waar inwoners terecht kunnen voor de klassieke en mogelijk nieuwe gemeentelijke front office taken. Het front office wordt binnen het samenwerkingsverband bemenst door medewerkers die in dienst zijn van de gemeente Amstelveen. - Besparen op de uitvoering is niet de belangrijkste toetssteen bij de uiteindelijke beoordeling van de resultaten van de uitwerking van het rapport Berenschot. Immers, wij hebben tot op heden ook en vooral ingezet op verbetering van de kwaliteit en de continuïteit van de interne (college en raad) en externe dienstverlening (inwoners en bedrijven) en vermindering van de kwetsbaarheid van de eigen organisatie. - De bestaande samenwerkingsafspraken tussen Aalsmeer en Uithoorn in het verband van de G2 worden gerespecteerd. Afwijken van dit uitgangspunt is alleen mogelijk in onderling overleg tussen Aalsmeer, Uithoorn en daar waar het gaat om eventuele overgang naar Amstelveen, met Amstelveen. De consequenties van het feit dat beleidstaken van Aalsmeer, inzake uitvoering door de G2, worden ondergebracht bij Amstelveen, worden in het verdiepingsonderzoek in beeld gebracht. Wat gaan we er voor doen? 1. Op basis van een plan van aanpak, zie de bijlage, onderzoeken en beschrijven van wat de taken zijn die voor ons dienen te worden uitgevoerd en welk niveau daarbij door ons kwantitatief en zo mogelijk kwalitatief wordt gevraagd. Tevens zal daarbij worden meegenomen hoe de in Aalsmeer gehanteerde werkwijzen en systemen met de Amstelveense worden geharmoniseerd. 2. Inzicht geven in de kosten die aan de ambtelijke uitvoering door Amstelveen ten behoeve van Aalsmeer zijn verbonden en derhalve in rekening moeten worden gebracht, de aan invoering van het samenwerkingsmodel verbonden overgangskosten en de kosten die gemaakt moeten worden om, indien dit aan de orde mocht zijn, de uitvoering van Aalsmeerse taken aan te laten sluiten op die van Amstelveen. 3. Een lichte gemeenschappelijke regeling ontwerpen ter juridische borging van de samenwerking en een stelsel van dienstverleningsovereenkomsten, waarin de uit te voeren taken met de vereiste kwaliteiten zijn vastgelegd. 4. Over het bovenstaande rapporteren aan de beide raden (uiterlijk oktober 2011), waarna bij positieve besluitvorming van de raden implementatie volgt. Wat heeft dit voor consequenties? Op dit moment worden de voorstellen in het kader van Spoor 2 uitgewerkt. Weliswaar onder leiding van enkele externe thematrekkers, maar het werk wordt gedaan door eigen medewerkers. Dit alles bovenop en naast het dagelijkse werk. De uitwerking van de samenwerking met Amstelveen komt daar nog eens bij. In dit traject is het van groot belang dat vooral de eigen medewerkers samen met Amstelveens collega s de uitwerking ter hand nemen. Immers, daar zit de benodigde kennis, de uitwerking van de samenwerking draagt bij aan het draagvlak en de medewerkers zullen soms de uitgewerkte voorstellen straks ook moeten uitvoeren. Daarbij zullen wij bij de uitwerking van de verschillende voorstellen al bij elkaar in de keuken kijken om te leren van elkaars inzichten en wijze van werken. Daar waar al ingespeeld kan worden op een eventuele toekomstige samenwerking zonder de eigen beleidsvrijheid te schaden en innovatiedoelen en/of bezuinigingen te realiseren, zullen wij dat niet nalaten. De inzet van eigen medewerkers blijft niet zonder gevolgen en zal gaten trekken in onze organisatie. Gedeeltelijke vervanging is daarom nodig maar niet voorzien in de begroting. Op dit moment is nog geen betrouwbare inschatting te maken wat dit in termen van extra kosten betekent. Ook zullen mogelijk extra kosten gemaakt moeten worden om tijdelijk specifieke deskundigheid binnen te halen. Te denken valt bijvoorbeeld aan juridische ondersteuning en de eventuele inzet van een externe partij bij het toetsen van uitgewerkte plannen. Het college stelt de raad voor om het college ruimte te geven voor het doen van

4 Blad 4, van registratienr 2011/1293-BO, benodigde extra uitgaven, Deze te beschouwen als voorbereidingskosten en mee te nemen bij de definitieve besluitvorming inzake het aangaan van een gemeenschappelijke regeling met Amstelveen. Bij deze besluitvorming zullen namelijk ook de kosten in beeld gebracht worden die het totale transitieproces betreffen en de raad zal een kredietvoorstel worden voorgelegd. Daarnaast is er een categorie voorstellen uit Spoor 1 en 2 die geraakt wordt door de mogelijke samenwerking met Amstelveen. Het gaat om de voorstellen uit Spoor 1 en 2 die een bezuiniging op de organisatie beogen. Deze voorstellen zijn ontwikkeld voordat AA in de centrumgemeente constructie als echt serieuze optie op tafel kwam. Het uitwerken en na besluitvorming implementeren van deze voorstellen in een tijd dat plannen worden uitgewerkt om de Aalsmeerse organisatie af te bouwen en over te brengen naar Amstelveen is niet verstandig. Immers, een organisatie reorganiseren die mogelijk stap voor stap helemaal overgaat naar een andere organisatie is bijna niet te managen. Ook voor medewerkers is dit niet te doen. Het college bereidt dan ook een voorstel voor, ten behoeve van de besluitvorming over Spoor 2 bij de Lentenota, om bezuinigingen op de organisatie mee te nemen bij de vormgeving van de samenwerking met Amstelveen. Op basis van de aannames van Berenschot realiseren wij een aanmerkelijke besparing op de uitvoeringkosten en zal het beoogde te besparen bedrag zelfs wat hoger zijn dan is meegenomen bij Spoor 2. Zoals het er nu uitziet zullen de geprognosticeerde besparingen over 2011/12/ en mogelijk ook 2013 grotendeels of geheel niet gehaald worden. De exacte consequenties brengen wij in beeld bij de Lentenota. Wat is het vervolg? Het vervolg is dat na besluitvorming door de raad, de uitwerking onmiddellijk ter hand zal worden genomen. Daarbij hoort ook het opstellen van een communicatieplan gericht op interne en externe communicatie. Onderdeel daarvan zal ook een voorstel zijn over hoe de raad goed geïnformeerd kan blijven in de periode van uitwerken van de voorstellen. Wat zijn de alternatieven? Het alternatief is om geen centrumgemeente constructie met Amstelveen aan te gaan en voorlopig zelfstandig verder te gaan. Uithoorn heeft aangegeven geen ambtelijke fusie aan te willen gaan en alleen op onderdelen de samenwerking binnen de G2 te willen uitbreiden. Vanuit deze continuëring en wellicht uitbreiding van de samenwerking binnen de G2 kan onderzocht worden of er mogelijkheden zijn om gedeeltelijk verder op te schalen richting Amstelveen. Ook de regio kan daarbij worden betrokken. Het college acht dat echter geen begaanbare weg. Het leidt tot het laten voortbestaan van onze knelpunten en het nog verder belasten van het ambtelijk apparaat door een gebrek aan duidelijkheid. Overigens hebben de laatste jaren laten zien dat gesprekken over verschillende varianten van samenwerking zeer lang duren en complex zijn. Bijlagen: - Achterliggende documenten: Raadsvoorstel Amstelveen inclusief beantwoording 2 vragen Aanbiedingsbrief college Aalsmeer bij rapport Berenschot (reeds in uw bezit) Verslag gesprek inzake toelichting cijfers G2 (wordt separaat verzonden) Plan van Aanpak (reeds in uw bezit) Aalsmeer, 8 februari 2011 BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN AALSMEER, de secretaris, de burgemeester, D.J. van Huizen drs. P.J.M. Litjens

5 Blad 5, van registratienr 2011/1293-BO,