Plan van aanpak realisatiefase gemeentelijke herindeling

Transcriptie

1 Plan van aanpak realisatiefase gemeentelijke herindeling Projectgroep Herindeling Beekdaelen April 2017

2 Inhoudsopgave 1. Inleiding 3 2. Drie sporen 4 3. Regelgeving over de voorbereiding van de herindeling 4 4. Uitgangspunten voor de herindeling Beekdaelen 5 5. Resultaten Belangrijkste resultaten op 1 januari Stappenplan herindeling Uitwerking stappenplan Totaalplanning Ontwikkeling en harmonisatie Inleiding Wat moet gereed zijn? Werkstructuur Linking pin structuur Portefeuillehouderstructuur Model plan van aanpak Belangrijke te harmoniseren of ontwikkelen zaken Raakvlakken werkgroepen Projectstructuur Organigram Gemeenteraden en regiegroep Stuurgroep Projectgroep Bijzonder Georganiseerd Overleg Bijzondere Ondernemingsraad Werkgroepen Projectbegroting Kosten Frictiekostenvergoeding Kredietbewaking 28 Versie: 19 april

3 1. Inleiding Op 28 maart 2017 hebben de gemeenteraden van Onderbanken, Nuth en Schinnen (Beekdaelen) het herindelingsadvies vastgesteld. Een belangrijke stap in het herindelingstraject dat is ingezet tussen de betrokken gemeenten. De realisatiefase van de herindeling kan nu in gang worden gezet. Realisatiefase Een herindeling betreft een complexe en uitdagende aangelegenheid voor bestuurders en medewerkers van de betrokken organisaties. Om de herindeling goed te verlaten verlopen is een degelijk plan van aanpak benodigd, waarin de verschillende onderdelen van de realisatiefase zijn uitgewerkt. Er moeten immers veel voorbereidende werkzaamheden worden verricht om de dienstverlening en organisatie per 1 januari 2019 goed en effectief te laten functioneren. Burgers, bedrijven en instellingen hebben daar recht op. Daarnaast moeten medewerkers weten waar ze aan toe zijn en op een plezierige wijze van start kunnen in de nieuw te vormen gemeente Beekdaelen. Medewerkers vormen immers het hart van een optimale dienstverlening aan burgers, bedrijven en maatschappelijk organisaties. Plan van aanpak In dit plan van aanpak worden de stappen beschreven die moeten worden gezet in de realisatiefase, is het tijdpad uitgewerkt, worden de taken en verantwoordelijkheden van de betrokken actoren vastgelegd en zijn de uitgangspunten voor deze herindeling benoemd. Ook is in de vorm van een begroting een financiële doorrekening gemaakt van de inrichtingsfase. Visieontwikkeling Een belangrijk spoor dat parallel loopt met de realisatiefase van de gemeentelijke herindeling betreft de visieontwikkeling onder de noemer Leven en werken in het landschap. In dit kader zijn door de gemeente Beekdaelen de hoofdlijnen voor een visie vastgelegd, maar daarin opgenomen een viertal ontwikkelperspectieven/investeringslijnen: - excellent wonen en vitale kernen; - landelijke ontwikkeling als kans voor lokale en regionale opgaven; - duurzame economische ontwikkeling; - Governance : een nieuwe relatie tussen gemeente en gemeenschap. Deze ontwikkelperspectieven/investeringslijnen zullen in 2017 en 2018 verder worden ontwikkeld en uitgerold. Samen optrekken Een herindelingstraject is een uitdagend en mooi traject om als drie gemeente samen in op te trekken. Samenwerking op alle niveaus, van raadsleden tot medewerkers, is een cruciale succesfactor in het herindelingstraject. Met elkaar gaan we de nieuwe gemeente vormen, bouwen we de visie verder uit en realiseren we een nieuwe organisatie. Alle betrokkenen zijn hierbij benodigd. Een succesvol herindelingstraject leidt tot een zo optimaal mogelijke dienstverlening aan burgers, bedrijven en maatschappelijke organisaties. Daar doen we het voor. April 2017 Projectgroep Herindeling Beekdaelen Versie: 19 april

4 2. Drie sporen Het totale herindelingstraject voor de nieuwe gemeente Beekdaelen kent drie sporen: - Het wettelijke spoor - Het visiespoor - Het fusie- en veranderspoor (de realisatiefase van de herindeling) De drie sporen kennen hun eigen dynamiek, tijdpad en werkwijze, maar zijn tegelijkertijd nauw met elkaar verbonden. Dit plan van aanpak gaat over het fusie- en veranderspoor, namelijk de realisatiefase van de gemeentelijke herindeling. Gelet op de sterke verbondenheid met de beide andere sporen wordt hieronder het geheel geschetst. Wettelijk spoor Het wettelijk spoor betreft de ontwikkeling van een herindelingsontwerp, de inspraakprocedure, het maken van het herindelingsadvies en vervolgens een besluitvormingstraject dat verloopt via gemeenteraden, provincie, minister, ministerraad Raad van State, Tweede Kamer en Eerste Kamer. Het besluit in de gemeenteraden van Onderbanken, Nuth en Schinnen is gevallen op 28 maart Daarmee is het herindelingsadvies binnen de gemeenten afgerond en is het aan de provincie Limburg om een advies te geven aan de minister van BZK. Kenmerkend voor het wettelijk spoor is dat de rol van de gemeenteraden van Onderbanken, Nuth en Schinnen groot is. Ambtelijke ondersteuning heeft plaatsgevonden via de griffies en ambtelijke organisaties. Visiespoor Een belangrijk spoor dat tegelijkertijd is opgestart met het wettelijk spoor betreft het visiespoor. De gemeenten Onderbanken, Nuth en Schinnen willen nadrukkelijk meer worden en gaan betekenen dan de optelsom van de drie gemeenten. De gemeente wil op een eigen wijze een belangrijke rol gaan spelen in de omgeving en wil op een eigentijdse wijze governance gaan vormgeven in de relatie tussen de inwoners en de gemeente. Een belangrijk uitgangspunt hierin betreft loslaten in vertrouwen. De gemeente Beekdaelen heeft de ontwikkeling van een visie op de nieuwe gemeente reeds opgestart. In dit kader hebben de gemeenteraden van de drie gemeenten op 24 maart 2017 een inspirerend werkbezoek gebracht aan de gemeente Peel en Maas. In het visiespoor zijn vier ontwikkelperspectieven of investeringslijnen opgenomen, namelijk: - excellent wonen en vitale kernen; - landelijke ontwikkeling als kans voor lokale en regionale opgaven; - duurzame economische ontwikkeling; - Governance : een nieuwe relatie tussen gemeente en gemeenschap. Deze ontwikkelperspectieven of investeringslijnen zullen in 2017 en 2018 verder worden uitgewerkt door de gemeenteraden. Voor wat betreft de ontwikkeling en aansturing van het visiespoor is een belangrijke rol weggelegd voor de drie gemeenteraden van Onderbanken, Nuth en Schinnen. De gemeenteraden zijn leidend in het verder uitrollen van het visiespoor. Ondersteuning vindt in de basis plaats vanuit de werkgroep griffie en daarnaast uit de drie ambtelijke organisaties. Fusie- en veranderspoor Het derde spoor betreft het fusie- en veranderspoor. Ook wel de realisatiefase van de herindeling genoemd. Dit betreft de totale fusie tussen de organisaties van de gemeenten Onderbanken, Nuth en Schinnen tot de nieuwe gemeente Beekdaelen. De realisatiefase van de herindeling kent twee belangrijke onderdelen. Dit betreft een organisatiespoor, waarin de ontwikkeling van de totale organisatie plaatsvindt tot en met Versie: 19 april

5 de plaatsing van alle medewerkers en daarnaast de harmonisatie van alle producten en diensten. De harmonisatie en ontwikkeling van alle producten en diensten betreffen alle producten en diensten voor de burgers, bedrijven en maatschappelijke organisaties binnen de gemeenten, maar daarnaast ook alle interne producten en diensten. Voor wat betreft deze laatste categorie kan bijvoorbeeld worden gedacht aan het realiseren van adequate huisvesting, ICT en het in elkaar schuiven van alle administraties. De realisatiefase van de gemeentelijke herindeling is een uitermate omvangrijk en daarnaast ook dynamisch project waaraan bijna alle medewerkers van de drie gemeenten een bijdrage aan gaan leveren. De investering in tijd is dan ook substantieel. Dit zal nog nader worden uitgewerkt in plannen van aanpak per werkgroep, zodat de gevolgen hiervan inzichtelijk worden. De aansturing van de realisatiefase van de herindeling vindt plaats door de projectgroep (dagelijkse leiding) en de stuurgroep (besluitvorming). Vanzelfsprekend wordt verantwoording afgelegd aan een regiegroep met daarin opgenomen een vertegenwoordiging vanuit de gemeenteraden. Dit plan van aanpak handelt over de realisatiefase van de gemeentelijke herindeling. 3. Regelgeving over de voorbereiding van de herindeling De wet Arhi is uiterst summier over de wijze waarop de gemeenten het fusieproces gestalte moeten geven. Artikel 79 zegt daarover het volgende: Lid 1: De besturen van de vóór de datum van herindeling bij een wijziging van de gemeentelijke indeling betrokken gemeenten dragen er in onderling overleg zorg voor dat de met het oog op de gewijzigde indeling met ingang van die datum te treffen voorzieningen tijdig worden voorbereid. Voorzieningen, de voorbereiding van de overgang van ambtenaren betreffende, zijn onderwerp van georganiseerd overleg met de centrales van verenigingen van ambtenaren en van overleg met de ondernemingsraden van de betrokken gemeenten. Lid 2: Gedeputeerde staten bevorderen de totstandkoming van het in het eerste lid bedoelde onderling overleg tussen de gemeenten. Hoe de besturen dat verder invullen wordt door de wet niet geregeld. Wel moeten zij zich houden aan een aantal spelregels van de provincie, in het bijzonder over de financiële en administratieve aspecten van het fusieproces. Voor de besluitvorming gaan we uit van de verdeling van bevoegdheden volgens het dualiseringsprincipe van de Gemeentewet. Met besturen worden de colleges bedoeld. De raden hebben een kaderstellende en controlerende bevoegdheid. De colleges zijn in de realisatiefase van de gemeentelijke herindeling belast met het dagelijks bestuur van de fusievoorbereidingen via de stuurgroep herindeling. De verdeling van taken en bevoegdheden van de stuurgroep, maar daarnaast ook de projectgroep en de werkgroepen worden verder uitgewerkt in dit plan van aanpak. Versie: 19 april

6 4. Uitgangspunten voor de herindeling Beekdaelen De volgende uitgangspunten gelden voor het herindelingstraject Beekdaelen. Gelijkwaardigheid De gemeenten nemen een gelijkwaardige positie in tijdens het proces van de gemeentelijke herindeling. Projectorganisatie De projectorganisatie voor de realisatiefase wordt direct goed neergezet, zodat duidelijk is wie waarvoor verantwoordelijk is tijdens dit proces van de fusie. Dit wordt verder in dit plan van aanpak uitgewerkt. Organisatiespoor medio 2018 gereed Het organisatiespoor (ontwikkeling organisatie tot en met afronding van de plaatsingsprocedure) is voor de zomervakantie van 2018 gereed. Dit is ongeveer een half jaar voor de start van de nieuwe gemeente. Door dit te realiseren kunnen personele knelpunten zoveel mogelijk worden opgelost voor de start van de nieuwe organisatie en kunnen alle medewerkers en daarmee de organisatie een sterke start maken. Niet in stenen Bouw geen nieuw gemeentehuis, maar maak gebruik van bestaande locaties. ICT wordt een belangrijke factor om effectief en efficiënt met elkaar te kunnen gaan werken. Vormen van het nieuwe werken zullen hier onderdeel vanuit maken. Een inspirerende werkomgeving is als belangrijk aangemerkt. Rekening mag niet bij de burger komen te liggen De samenvoeging van de drie gemeenten leidt tot een daling van de algemene uitkering. Deze daling wordt intern opgevangen, zodat de rekening niet bij de burger komt te liggen. Door de samenvoeging van de drie organisatie ontstaat een daling van bestuurs-, personeels- en mogelijk huisvestingskosten, zodat een en ander realistisch is. Ontwikkeling van medewerkers Ontwikkeling van medewerkers wordt een belangrijk element om als nieuwe organisatie meerwaarde te gaan realiseren ten opzichte van de bestaande organisaties. Daarnaast biedt dit perspectief aan alle medewerkers die betrokken zijn bij het herindelingstraject. Denken vanuit een schaal De gemeente Beekdaelen is geen optelsom van de huidige organisaties. Er wordt een totaal nieuwe organisatie gerealiseerd, gebaseerd op een gemeente van ruim inwoners. Dit betekent dat er sprake zal zijn van een andere wijze van werken en dat er keuzes moeten worden gemaakt voor wat betreft de inrichting van de organisatie. De organisatie wordt per 1 januari 2019 direct toekomstbestendig en efficiënt neergezet. Belangrijke keuzes in de opbouw van de organisatie worden direct gemaakt en worden niet doorgeschoven naar de toekomst. De gemeenten realiseren daarmee direct een (financieel) gezonde organisatorische basis voor de nieuw te vormen gemeenten. Grootschalige reorganisaties kort na de herindeling moeten worden voorkomen. Vertrouwen essentieel Vertrouwen in elkaar tijdens het traject van de gemeentelijke herindeling is essentieel om een goed proces te kunnen doorlopen. Een duidelijk scheiding tussen de taken en verantwoordelijkheden van de regie-, stuur- en projectgroep is nodig. Dit wordt dan ook verder in deze notitie uitgewerkt. Versie: 19 april

7 Betrokkenheid van werknemersdelegaties van groot belang Vanaf de start dienen de werknemersdelegaties (Bijzonder Georganiseerd Overleg en de Bijzondere Ondernemingsraad) bij het proces van de gemeentelijke herindeling te worden betrokken. De werknemersdelegaties hebben op diverse terreinen een advies- of instemmingsrecht. Om dit proces soepel te laten verlopen dienen de werknemersdelegaties vanaf het begin op de hoogte te zijn van alle ontwikkelingen en dienen ze tijdig bij de besluitvormingsprocessen te worden betrokken. Vertrouwen in elkaar is ook op dit onderdeel van essentieel belang voor een succesvolle herindeling. Betrek medewerkers bij het proces Om betrokkenheid bij en draagvlak voor de gemeentelijke herindeling en de (opbouw van) nieuwe organisatie te creëren, is het van groot belang om medewerkers intensief te betrekken bij het proces van de gemeentelijke herindeling. Medewerkers zullen een belangrijke rol krijgen in het harmoniseren van beleid, producten en diensten, maar zullen ook nadrukkelijk betrokken worden bij het opbouwen van de nieuwe organisatie. Spelregels Wees transparant naar elkaar door een informatie- i.c. meldingsplicht in te voeren en spelregels af te spreken: - Afspraak is afspraak. - De gemeenten spreken af elkaar te informeren over belangrijke te nemen besluiten in de eigen gemeente die mogelijk een gevolg hebben voor de nieuw te vormen gemeente. - Binnen de stuurgroep wordt informatie verstrekt over uitgaven buiten de begroting en meerjarenbegroting om of uitgaven of investeringen die grote gevolgen hebben voor de nieuwe gemeente. Afspraken hierover worden indien van toepassing verwerkt in het raadsvoorstel van de betreffende gemeente. - Eerst intern communiceren (medewerkers, colleges, raden), dan extern (burgers, bedrijven organisaties, pers). - Alleen officieel door de stuurgroep vastgestelde informatie wordt centraal extern verspreid. - Er worden geen overeenkomsten afgesloten met een looptijd na 1 januari 2019, tenzij een en ander is afgestemd in de projectgroep en indien nodig is gemeld in de stuurgroep. De afstemming vindt vanzelfsprekend plaats voor het aangaan van overeenkomsten, zodat hierop nog invloed kan worden uitgeoefend door de projectof stuurgroep. Gezamenlijke cultuur Wanneer de gemeentelijke herindeling wordt gerealiseerd gaan medewerkers uit de organisaties vanaf dat moment intensief samenwerken. De verschillende medewerkers nemen echter eigen ervaringen en gewoonten en een eigen visie op de gemeente, bewoners, bedrijven en instellingen met zich mee. Het is daarom noodzakelijk om actief te sturen op het cultuurveranderingsproces. Dit kan op een pragmatische wijze plaatsvinden. Met elkaar moet nagedacht worden over hoe de organisatie eruit moet zien, wat belangrijke waarden zijn en hoe men met elkaar omgaat. Een scan van de huidige organisaties kan eventueel worden ingezet om de verschillen in beeld te brengen. Vervolgens kan een plan worden ontwikkeld te komen tot een breed gedragen cultuur. In dit kader zal een werkgroep worden ingesteld die wordt samengesteld uit de verschillende geledingen van de organisaties. Versie: 19 april

8 Ontwikkeling en harmonisatie Er wordt naar gestreefd om de ontwikkeling en harmonisatie van beleid en dienstverlening voor de datum van de herindeling vergaand op elkaar af te stemmen. De stuurgroep heeft deze ambitie uitgesproken. De project- en stuurgroep bereiden de harmonisatie voor. Vaststelling van de verschillende (beleids)documenten vindt kort na de herindeling plaats door het nieuwe college of de nieuwe gemeenteraad. Bewoners, bedrijven en maatschappelijke organisaties moeten na de herindeling zo min mogelijk te maken krijgen met verschillen binnen de voormalige gemeenten. Voorafgaand aan de herindeling is de intentie om reeds zoveel mogelijk gezamenlijk op te trekken en nieuw te ontwikkelen zaken op elkaar af te stemmen. Afstemming organisatie De huidige organisaties zijn op dit moment verschillend georganiseerd. Met name de uitbesteding of het in eigen huis uitvoeren van werkzaamheden kan verschillend zijn binnen de gemeente. Dit wordt voor de datum van herindeling zoveel mogelijk op elkaar afgestemd, zodat de verschillen voor de nieuw te vormen gemeente minimaal zijn. Versie: 19 april

9 5. Resultaten 5.1 Belangrijkste resultaten op 1 januari 2019 Op 1 januari 2019 start de nieuwe gemeente. De dienstverlening moet op dat moment op een adequate wijze kunnen functioneren. Bewoners, bedrijven en maatschappelijke organisaties mogen geen hinder ervaren van de herindeling. De nieuw te vormen gemeente moet daarnaast een pad zijn ingeslagen om meer te worden dan de optelsom van de huidige drie gemeenten. De volgende resultaten moeten zijn geboekt: - Een visie op de nieuwe gemeente is uitgewerkt, op basis van de vier pijlers: excellent wonen en vitale kernen; landelijke ontwikkeling als kans voor lokale en regionale opgaven; duurzame economische ontwikkeling; Governance : een nieuwe relatie tussen gemeente en gemeenschap. Dit spoor volgt een eigen plan van aanpak en uitwerking. Afstemming vindt nadrukkelijk plaats met het fusie- en veranderspoor. - De directe dienstverlening aan de bewoner, inclusief de dienstverlening in de buitenruimte, functioneert vanaf 1 januari 2019 op een adequaat niveau. - Het beleid van de nieuwe gemeente dat geharmoniseerd moet zijn is gereed, zodat het College en de Gemeenteraad de benodigde besluiten kunnen nemen direct na de datum van de herindeling. Uitgangspunt is dat zo veel mogelijk beleidsmatige zaken worden geharmoniseerd voor de datum van de herindeling, zodat zoveel mogelijk dezelfde regels gelden voor bewoners, bedrijven en maatschappelijke organisaties. - Er is een technische, beleidsarme ontwerpbegroting 2019 en meerjarenbegroting voorbereid die direct na de fusiedatum door de nieuwe gemeenteraad kan worden behandeld en vastgesteld. - De nieuwe gemeenteraad en (na coalitievorming) het college van B&W kunnen functioneren met adequate ondersteuning. - Er is een nieuwe gemeentelijke organisatie gevormd waarin de medewerkers (voorlopig) zijn geplaatst en de taken en activiteiten zijn verdeeld. - De voor het functioneren van het bestuur en de organisatie benodigde vitale systemen (planning & control, ICT, administraties) zijn op orde om een goede start te kunnen maken. - Huisvesting is gerealiseerd, waarbij gebruik wordt gemaakt van bestaande huisvesting. ICT gaat hierin een belangrijke rol spelen. - Er zijn daar waar nodig afspraken gemaakt met samenwerkingspartners. Versie: 19 april

10 5.2 Stappenplan herindeling In onderstaand schema wordt het herindelingstraject in een notendop weergegeven. Per onderdeel wordt dit verder uitgewerkt. Aandacht wordt per onderdeel gegeven aan de besluitvorming en medezeggenschap, zodat duidelijk is wie waar over gaat in het herindelingstraject.

11 5.3 Uitwerking stappenplan Plan van aanpak Onderdeel Toelichting Omschrijving Voor de start van de herindeling dient een volledig uitgewerkt plan van aanpak te worden opgesteld waarin alle te nemen stappen worden uitgewerkt, de projectstructuur wordt weergegeven en taken en verantwoordelijkheden worden beschreven. Een overall planning maakt deel uit van het plan van aanpak evenals een overzicht van alle kosten. Resultaat Uitgewerkt plan van aanpak, inclusief overall planning en kostenraming. Planning Concept 1 april 2017 Besluit 1 juni 2017 Verantwoordelijk Projectgroep (het plan van aanpak wordt opgesteld door Nico van den Bergh) Besluit Stuurgroep 1, beschikbaar stellen krediet door gemeenteraden 2 Bespreking BOR inhoud plan van aanpak voor besluitvorming Visievorming (dit valt onder het visiespoor) Onderdeel Omschrijving Resultaat Planning Verantwoordelijk Besluit Toelichting Er is reeds een start gemaakt met visievorming. Een notitie is op hoofdlijnen beschikbaar. Dit dient verder te worden uitgewerkt op basis van de eerder in dit plan van aanpak genoemde pijlers. De inhoud van dit document werkt door in de uitwerking van de organisatie, dienstverlening, etc. Uitgewerkt visiedocument, inclusief investeringslijnen , afzonderlijk plan van aanpak Werkgroep gevormd uit Regiegroep, ondersteuning vanuit griffies en ambtelijke organisaties Gemeenteraden Managementfilosofie en hoofdstructuur Onderdeel Toelichting Omschrijving Uitwerking van managementfilosofie en hoofdstructuur voor de nieuwe organisatie. Resultaat Notitie managementfilosofie en hoofdstructuur Planning Concept 1 juli 2017 Besluit 1 oktober 2017 Verantwoordelijk Projectgroep Besluit Voorlopig besluit door stuurgroep Adviesrecht ondernemingsraad 1 Bij het onderdeel besluit wordt het hoogste orgaan genoemd. Voor wat betreft de besluitvorming worden altijd de voorgaande stappen uit de projectstructuur doorlopen. 2 Er is reeds een krediet beschikbaar gesteld. Een aanvullend krediet is op een later moment noodzakelijk om het plan van aanpak te realiseren.

12 Detailstructuur Onderdeel Toelichting Omschrijving In de notitie over de detailstructuur wordt de hoofdstructuur verder uitgewerkt. De detailstructuur beschrijft de opbouw van de verschillende nieuw te vormen afdelingen, de taakvelden binnen de afdelingen en de concrete taken die bij de afdelingen worden ondergebracht. Resultaat Notitie detailstructuur Planning concept Concept 15 november 2017 Besluit 1 januari 2018 Verantwoordelijk Projectgroep Besluit Voorlopige besluitvorming door stuurgroep Adviesrecht ondernemingsraad Formatieplan Onderdeel Toelichting Omschrijving In het formatieplan wordt de totale formatie van de nieuwe gemeente uitgewerkt op organisatie-, afdelings- en taakveldniveau. Het formatieplan wordt gekoppeld aan de detailstructuur. Resultaat Notitie formatieplan Planning concept Concept 15 november 2017 Besluit 1 januari 2018 Verantwoordelijk Projectgroep Besluit Voorlopige besluitvorming door stuurgroep Adviesrecht ondernemingsraad Functieboek 1 Onderdeel Toelichting Omschrijving In functieboek 1 worden alle management- (en mogelijke sleutel)functies beschreven die in de organisatie voorkomen en die op basis van selectie kwaliteit) worden ingevuld. De wijze waarop dit wordt vormgegeven wordt uitgewerkt in het Sociaal Statuut. Resultaat Functieboek 1 Planning concept Concept 1 november 2017 Besluit 1 januari 2018 Verantwoordelijk Projectgroep Besluit Voorlopige besluitvorming door stuurgroep Adviesrecht ondernemingsraad, loongebouw overeenstemmingsvereiste BGO Functieboek 2 Onderdeel Toelichting Omschrijving In het functieboek worden alle functies weergegeven die voorkomen in de nieuwe organisatie. Het functieboek vormt de basis voor de plaatsingsprocedure. De wijze waarop dit wordt vormgegeven wordt uitgewerkt in het Sociaal Statuut. Resultaat Functieboek 2 Planning concept Concept 1 februari 2018 Besluit 1 april 2018 Verantwoordelijk Projectgroep Besluit Voorlopige besluitvorming door stuurgroep Adviesrecht ondernemingsraad, loongebouw overeenstemmingsvereiste BGO Versie: 19 april

13 Selectieprocedure functieboek 1 De insteek betreft een selectieprocedure op basis van kwaliteit. Dit wordt verder uitgewerkt in het Sociaal Statuut en hierover zal worden gesproken met het BGO. De selectie bestaat uit twee onderdelen: - invulling functie beoogd directeur/secretaris, tevens kwartiermaker herindeling; - invulling overige managementfuncties. Eventueel worden bepaalde nader te benoemen sleutelfuncties toegevoegd aan functieboek 1. Dit maakt onderdeel uit van de onderhandelingen over het Sociaal Statuut. De beoogd directeur/secretaris dient betrokken te worden bij de werving en selectie voor de invulling van de overige managementfuncties. Onderdeel Omschrijving Resultaat Planning Verantwoordelijk Besluit Toelichting Werving en selectie beoogd directeur/secretaris Werving en selectie overige beoogde managers Aanstelling beoogd directeur/secretaris, tevens kwartiermaker fusie Aanstelling beoogde overige managers Bespreken Afronding procedure 1 april 2018 Stuurgroep Voorlopige besluitvorming door stuurgroep Adviesrecht ondernemingsraad bij werving en selectie beoogd directeur/secretaris Betrokkenheid ondernemingsraad bij invulling managementfuncties Instemmingsrecht BGO bij aanwijzen sleutelfuncties (wordt verwerkt in het Sociaal Statuut). Plaatsingsprocedure functieboek 2 Onderdeel Toelichting Omschrijving Plaatsing van alle medewerkers. Resultaat Alle medewerkers zijn geplaatst Planning 15 juli 2018 Verantwoordelijk Advies door interne of externe plaatsings- of toetsingscommissie (bespreken in kader sociaal statuut) Besluit Voorlopig besluit door stuurgroep, het nieuwe college van B&W benoemt de medewerkers definitief Sociaal Statuut Onderdeel Toelichting Omschrijving In het sociaal statuut worden afspraken gemaakt over alle rechten en plichten van de medewerkers in het kader van de gemeentelijke herindeling. Resultaat Sociaal Statuut en flankerend beleid Planning Concept 1 juni 2017 Besluit 1 januari 2018 Verantwoordelijk Projectgroep Besluit Colleges (op voordracht van stuurgroep), overeenstemmingsvereiste BGO Versie: 19 april

14 Huisvesting Onderdeel Toelichting Omschrijving Realisatie huisvesting voor gemeentebestuur en ambtelijke organisatie, inclusief fysieke uitwerking van het dienstverleningsconcept Resultaat Realisatie huisvesting totale organisatie en dienstverleningsconcept Planning 1 januari 2019 Verantwoordelijk Projectgroep Besluit Gemeenteraden (krediet) Adviesrecht ondernemingsraad ICT Onderdeel Toelichting Omschrijving Realisatie totale ICT organisatie Resultaat Goed functionerend ICT systeem voor bewoners, bestuur en organisatie Planning 1 januari 2019 Verantwoordelijk Projectgroep Besluit Gemeenteraden (krediet) Ontwikkeling en harmonisatie Onderdeel Toelichting Omschrijving Ontwikkeling en harmonisatie van alle producten, diensten en beleid Resultaat Nieuwe gemeente kan alle producten en diensten leveren Zo min mogelijk verschillen in toepassing van beleid voor voormalige gemeenten Planning 1 januari 2019 (op grond van de wet Arhi ruimte tot 1 januari 2021) Verantwoordelijk Projectgroep Besluit Afhankelijk van dossier Diverse rechten ondernemingsraad Versie: 19 april

15 6. Totaalplanning Totaalplanning 2017 Bouwstenen April Mei Juni Juli Augustus September Oktober November December Sociaal Statuut 1. Opstellen concept 2. Voorgenomen besluit 3. Onderhandelingen BGO 4. Besluit Visievorming 1. Visievorming 2. Besluitvorming Managementfilosofie en hoofdstructuur 1. Plan van aanpak 2. Workshops, ontw ikkeling 3. Opstellen concept 4. Voorgenomen besluit 5. Inspraak 6. Voorlopig besluit Detailstructuur 1. Plan van aanpak 2. Workshops, ontw ikkeling 3. Opstellen concept 4. Voorgenomen besluit 5. Inspraak 6. Besluitvorming Formatieplan 1. Plan van aanpak 2. Workshops, ontw ikkeling 3. Opstellen concept 4. Voolopig besluit 5. Inspraak 6. Besluitvorming Functieboek 1 1. Plan van aanpak 2. Oplstellen concept 3. Voorlopig besluit 4. Inspraak 5. Besluitvorming Functieboek 2 1. Plan van aanpak 2. Oplstellen concept Werving en selectie Directeur/secretaris (start 1 januari 2018) 1. Plan van aanpak 2. Uitw erken profiel 3. Besluitvorming 4. Openstellen functie 5. Gesprekken 5. Besluitvorming Ontwikkeling, huisvesting, ICT 1. Plannen van aanpak 2. Besluitvorming Uitvoering Specifieke uitw erking in plan van aanpak w erkgroepen

16 Totaalplanning 2018 Bouwstenen Januari Februari Maart April Mei Juni Juli Augustus September Oktober November December Functieboek 2 2. Opstellen concept 3. voorlopig besluit 4. Inspraak 5. Besluit Invulling functieboek 1 1. Plan van aanpak 2. Uitw erken profielen 3. Werving en selectie 4. Voorlopig besluit Plaatsingsprocedure 1. Plan van aanpak 2. Reflectieprocedure 3. Gesprekken 4. Advies plaatsingscommissie 5. Voorlopig besluit 6. Bedenkingenprocedure 7. Voorlopig besluit Ontwikkeling, huisvesting, ICT 1. Plannen van aanpak Besluitvorming Uitvoering Versie: 19 april

17 7. Ontwikkeling en harmonisatie 7.1 Inleiding Op vele terreinen dienen werkgroepen te worden ingesteld die aan de slag gaan met de harmonisatie van producten, beleid, regelgeving en de voorbereiding van de herindeling. Dit wordt uitgevoerd door in te stellen werk- en subwerkgroepen. De harmonisatie betreft een van de grootste opgaven de komende periode. Om de nieuwe gemeente een goede start te laten maken dient dan ook een duidelijke werkstructuur en een strakke detailplanning te worden neergezet, zodat alles tijdig is geharmoniseerd. De werkzaamheden tot 1 januari 2019 hebben formeel gesproken een voorbereidend karakter. De voorbereiding van deze werkzaamheden vindt plaats door de stuurgroep. De stuurgroep neemt in dit kader veel voorbereidingsbesluiten. De nieuwe gemeenteraad en het nieuwe college van B&W zullen in heel veel zaken uiteindelijk het formele besluit moeten nemen over de te harmoniseren producten, diensten en beleid. Voorafgaand aan de herindeling zullen daarnaast een aantal besluiten moeten worden genomen om per datum 1 januari 2019 Goed van start te kunnen gaan. Zo zullen technische voorzieningen in de sfeer van huisvesting en ICT getroffen moeten worden. Ook moeten op het personele vlak verreikende voorbereidingsbesluiten worden genomen, zoals bijvoorbeeld de voorlopige aanstelling van de leidinggevenden en medewerkers. Deze besluitvorming vindt plaats (via de stuurgroep) door de huidige colleges van B&W en de gemeenteraden Wat moet gereed zijn? De gemeenten hebben op dit moment eigen beleid, regels en verordeningen. In de nieuwe gemeente zal één beleidssysteem en één regelsysteem van kracht moeten worden. Er kunnen tot enige tijd na de fusiedatum verschillen in beleid en regelgeving tussen de oude gemeenten blijven bestaan. De wetgever heeft hier een periode van twee jaar na fusiedatum voor aangegeven. De nieuwe gemeenteraad wordt zo in staat gesteld om tot een evenwichtige keuze te komen, rekening houdend met historische verschillen. Door de stuurgroep is de ambitie uitgesproken om zoveel mogelijk zaken voor de datum van de herindeling te harmoniseren, zodat er zoveel mogelijk een eenduidig beleid wordt gevoerd binnen de nieuw te vormen gemeente van 1 januari De werkgroepen dienen voor de harmonisatie van producten, beleid en regelgeving prioriteiten aan te geven. Prioriteiten kunnen als volgt worden aangegeven: 1. Harmonisatie voor fusiedatum Het gaat hierbij om noodzakelijke beslissingen om de gemeente vanaf de startdatum Goed te kunnen laten functioneren om verschillen in beleid (ambitie stuurgroep) te voorkomen in de nieuwe gemeente. 2. Harmonisatie in periode direct na fusiedatum De nieuwe gemeenteraad kan een groot aantal verordeningen opnieuw vaststellen en/of wijzigen indien harmonisatie snel geboden of gewenst is. Dit wordt voorbereid door de project- en stuurgroep herindeling. 3. Harmonisatie uiterlijk twee jaar na fusiedatum In alle overige gevallen waarbij harmonisatie op 1 januari 2019 niet haalbaar is kan de harmonisatie plaatsvinden gedurende de eerste twee jaar na de fusie. Dit gaat vaak om

18 zaken die politiek gevoelig liggen. De stuurgroep stelt de inventarisatie en de dossiers beschikbaar aan het nieuwe college van B&W. Per werkgroep wordt in een plan van aanpak vastgelegd welke zaken voor de datum van herindeling gereed moeten zijn en welke op een later moment Werkstructuur Voor de uitvoering van de totale harmonisatie wordt een werkgroepenstructuur in het leven geroepen. De werkstructuur ziet er als volgt uit. Nr. Werkgroep Cluster bestuur en dienstverlening 1. Griffie 2. Dienstverlening 3. Algemeen bestuur, juridische zaken, openbare orde & veiligheid en inkoop Cluster bedrijfsvoering 4. Financiën 5. Personeel en organisatie 6. Informatisering en automatisering 7. Communicatie 8. Huisvesting, facilitair, DIV Cluster Ruimtelijk en economisch 9. Ruimtelijke beheer, verkeer, vervoer en waterstaat 10. Economie, recreatie en toerisme, natuur en landschap 11. Ruimtelijke ordening, volkshuisvesting, grondbeleid en milieu Cluster sociaal maatschappelijk 12. Sociaal domein (WMO, jeugd, participatie) 13. Onderwijs, kunst & cultuur, sport en overig welzijn Vanuit de raad dient een werkgroep te worden ingesteld om de voorbereidingen te treffen voor het functioneren van de nieuwe gemeenteraad, de commissies, etc. Vanuit de werkgroep griffie wordt dit proces ondersteund. Als binnen de organisaties de benodigde expertise voor een werkgroep onvoldoende aanwezig is, kan de projectgroep besluiten externe adviseurs in te schakelen. Het daarvoor benodigde budget zal worden opgenomen in de begroting voor de herindeling. De werkgroepen krijgen als eerste taak om een plan van aanpak te schrijven voor de harmonisatie van de producten en diensten die onder de betreffende werkgroep vallen. Daar hoort het opnemen van een gedetailleerde activiteitenplanning, een tijdpad en een begroting van de benodigde middelen bij. De plannen worden ter goedkeuring aan de projectgroep aangeboden. De Stuurgroep stelt de plannen van aanpak vast. Versie: 19 april

19 7.4. Linking-pin structuur Om het grote aantal werkgroepen effectief aan te kunnen sturen wordt ervoor gekozen om met een linking-pin werkstructuur te werken. Concreet betekent dit dat de leden van de projectgroep ieder aanspreekpunt worden voor de voorzitters van een aantal werkgroepen. Ze vormen de vraagbaak voor de voorzitters, maar zien er tevens op toe dat de werkgroep voldoende voortgang boekt in het proces van harmonisatie. In de projectgroep wordt hier periodiek verslag van gedaan. 7.5 Portefeuillehouderstructuur Om de inhoudelijke verbinding te maken met de bestuurders wordt aan iedere werkgroep een coördinerend portefeuillehouder gekoppeld. De coördinerend portefeuillehouder is een burgemeester of wethouder van een van de drie gemeenten. De coördinerend portefeuillehouder schakelt op eigen initiatief de portefeuillehouders van de andere gemeenten in op het moment dat de koers op belangrijke dossiers moet worden bepaald in voorbereiding op de vergaderingen van de stuurgroep. 7.6 Model plan van aanpak Aan de werkgroepen zal een model plan van aanpak beschikbaar worden gesteld, zodat de harmonisatie op een gelijke wijze wordt vastgelegd. Het plan van aanpak is voor iedere werkgroep het startdocument waarin alle werkzaamheden worden beschreven, gekoppeld aan een tijdpad en verantwoordelijke personen. Alvorens de werkgroep start met de harmonisatie van producten en diensten dient het plan door de werkgroep te zijn uitgewerkt. Het plan van aanpak wordt vervolgens door de stuurgroep vastgesteld. Nadrukkelijk zal er door de projectgroep worden beoordeeld welke zaken op korte termijn dienen te worden geharmoniseerd en welke zaken op een later moment kunnen worden uitgewerkt. Versie: 19 april

20 7.7 Belangrijke te harmoniseren of ontwikkelen zaken Een aantal zaken die van zeer groot belang is voor het slagen van de gemeentelijke herindeling en de start van de nieuwe organisatie wordt in onderstaand overzicht verwoord. Deze onderwerpen zullen gedurende de periode van voorbereiding op de herindeling de bijzondere aandacht krijgen van de Project- en Stuurgroep. Nr. Onderwerp 1 Visieontwikkeling (visiespoor, afzonderlijk traject) 2 Managementfilosofie en hoofdstructuur, detailstructuur, formatieplan, functieboek 3 Creëren van een gezamenlijke organisatiecultuur en het naar elkaar toegroeien van organisaties en medewerkers. 4 Plaatsingsprocedure en uitvoering flankerend beleid 5 Selectieprocedure algemeen directeur/secretaris en management 6 Realiseren totale ICT-organisatie, hardware en software, inclusief website gemeente 7 Realisatie van een nieuw dienstverleningsconcept 8 Realisatie Sociaal Statuut en harmonisatie arbeidsvoorwaarden 9 Harmonisatie salaris- en personeelsadministratie 10 Logo, huisstijl en vertaalslag naar briefpapier, enveloppen, schrijfstijl, etc. 11 Concept- (meerjaren)begroting 12 Harmonisatie belastingen 13 Huisvesting en verhuizing 14 Harmonisatie bezwaar- en klachtenprocedure 15 Harmonisatie verordeningen, incl. APV en mandaatregeling 16 Harmonisatie gemeenschappelijke regelingen, verbonden partijen en samenwerkingsverbanden 17 Harmonisatie totale vergunningverlening 18 Huisvesting Buitendienst 19 Harmonisatie bevolkingsadministratie 20 Organiseren verkiezingen 21 Verordeningen m.b.t. het functioneren van de raad, commissies, etc. 22 Harmonisatie sociaal domein 7.8 Raakvlakken tussen werkgroepen Diverse werkgroepen hebben raakvlakken in de uitvoering van de harmonisatie van producten en diensten. Per werkgroep wordt dan ook in het plan van aanpak beschreven waar de raakvlakken naar voren komen en hoe dit dient te worden afgestemd. De projectgroep zal gedurende het proces van harmonisatie nauwlettend volgen of de afstemming Goed verloopt. Voorkomen moet worden dat zaken of niet Goed op elkaar zijn afgestemd of tussen wal en schip vallen. Versie: 19 april

21 8. Projectstructuur 8.1 Organigram De realisatiefase van een gemeentelijke herindeling is een intensief traject in een omgeving die snel verandert. De normale dienstverlening van de gemeenten dient daarnaast gewoon door te lopen. Keuzes in de uitvoering van werkzaamheden moeten worden gemaakt. Medewerkers zullen zo veel mogelijk worden ingezet voor het fusieproces om daarmee de opgebouwde kennis en kunde voor de toekomst te borgen. Voor het reguliere werk vindt indien nodig inhuur plaats. Het is noodzakelijk een planmatige en gestructureerde aanpak te kiezen om het gehele traject slagvaardig en succesvol te doorlopen en vervolgens af te sluiten. Een aparte projectorganisatie is ingesteld om dit proces te ondersteunen. Gemeenten zullen elkaar bovendien zoveel mogelijk behulpzaam zijn en ondersteuning bieden zonder dat dit onmiddellijk tot kostentoerekening leidt. De projectorganisatie zal als voorbereidende organisatie voor de nieuwe gemeente opereren. Aansturing vindt plaats vanuit het belang van de nieuwe situatie per 1 januari De projectorganisatie kan wat inrichting en personele invulling betreft in de loop van de tijd wijzigen, al naar gelang de omstandigheden en de situatie van dat moment. Op het moment dat de functie van algemeen directeur/secretaris en de managementfuncties zijn ingevuld gaat de projectorganisatie kantelen naar de nieuwe organisatiestructuur. Na plaatsing van de medewerkers wordt de kanteling afgerond. Dit zal medio 2018 het geval zijn. Hieronder wordt de projectorganisatie in een organigram weergegeven. Gemeenteraden - Regiegroep Stuurgroep Georganiseerd Overleg Projectgroep Ondernemingsraad Werkgroepen Werkgroepen Werkgroepen Werkgroepen Versie: 19 april

22 8.2 Gemeenteraden en regiegroep De gemeenteraden van de gemeenten hebben een kaderstellende, controlerende en begeleidende rol in de realisatiefase van de herindeling. Over veel werkzaamheden die door de stuurgroep worden voorbereid vindt besluitvorming plaats in de nieuwe gemeente. Gedacht kan bijvoorbeeld worden aan de harmonisatie van beleid op veel terreinen. Dit beperkt zodoende de besluitvormende rol van de gemeenteraden tijdens het herindelingstraject. De rol van de gemeenteraden, voor verschillende zaken kan het best worden vormgegeven via de regiegroep. De regiegroep is samengesteld uit raadsleden (één per fractie) van de partijen die onderdeel uitmaken van de gemeenteraden. Een breed draagvlak is belangrijk. Over verschillende onderwerpen nemen de gemeenteraden besluiten of zijn ze betrokken tijdens het proces van de herindeling. Zaken waarover de gemeenteraden besluiten nemen zijn: Herindelingsontwerp en advies, inspraakprocedure (wettelijk spoor) Visieontwikkeling op de nieuwe gemeente (visiespoor, zie eerder in dit plan van aanpak) Vaststellen van projectbegroting en toekennen van kredieten Inrichting van de Griffie en de benoeming beoogd griffier Huisvesting nieuw te vormen organisatie en investeringen op dit terrein Investeringen op het terrein van ICT Naamgeving van de nieuwe gemeente Harmonisatie van beleid dat moet ingaan per 1 januari 2019, en waarover de huidige raden een besluit moeten nemen Over de hierboven genoemde onderwerpen zullen afzonderlijke voorstellen volgen. Voor wat betreft de werving en selectie van de beoogd griffier zal overleg plaatsvinden met de regiegroep over een gewenst startmoment van de nieuwe griffier en de planning om dit te realiseren. Voorstellen rondom de inrichting van de griffie kunnen parallel lopen met de ontwikkeling van de inrichting van de totale organisatie (dit laatste is een verantwoordelijkheid van de stuurgroep). Er kunnen gezamenlijke fusieraadsvergaderingen worden georganiseerd door de griffies indien dit is gewenst. De functies van de regiegroep zijn: Adviseur en klankbord van de stuurgroep bij de uitvoering van het plan van aanpak en over hoofdzaken uit het voorbereidingstraject van politiek bestuurlijk gewicht Agendabepalend voor de besluiten die worden voorbereid door de stuurgroep en die ter besluitvorming aan de raden worden voorgelegd Adviseur van de gemeenteraden ten aanzien van raadsvoorstellen die in de gemeenteraden moeten worden behandeld en door de stuurgroep worden voorbereid Het zelfstandig voorbereiden van voorstellen voor ofwel de huidige raden ofwel de nieuwe gemeenteraad ten aanzien van zaken die specifiek van de raad zijn zoals het reglement van orde, een visie op het raadswerk, het al dan niet werken met een commissiestelsel, inspraakmogelijkheden van bewoners, de inrichting van de griffie, de arbeidsvoorwaarden voor de medewerkers van de griffie, etc. In dit kader zullen diverse werkgroepen vanuit de regiegroep worden gevormd. Versie: 19 april

23 Volgen van de voortgang van het herindelingsproces en terugkoppeling hiervan doen binnen de eigen fracties en de gemeenteraden. Betrokken bij het opstellen van (beleidsarme) nieuwe begroting en meerjarenbegroting. Voorbereiden informatiebijeenkomsten voor de raden van de gemeenten De regiegroep bestaat uit: Een voorzitter Een lid van iedere fractie uit de drie gemeenteraden De griffiers, als secretaris en adviseur De voorzitter van de stuurgroep als adviserend lid (vanwege de informatie-uitwisseling tussen regiegroep en stuurgroep) De kwartiermaker herindeling als adviseur Een vicevoorzitter wordt vanuit de regiegroep zelf gekozen. De vergaderingen van de regiegroep zijn openbaar, tenzij de regiegroep een ander besluit neemt. De vastgestelde besluitenlijsten van de bijeenkomsten worden aan alle raadsleden gezonden. Na vaststelling zullen de besluitenlijsten via de fusiewebsite openbaar gemaakt worden. Een afzonderlijk communicatietraject richting de gemeenteraden zal worden uitgevoerd om de gemeenteraden betrokken te houden bij de realisatiefase van de herindeling. 8.3 Stuurgroep De stuurgroep bestaat uit: Twee collegeleden (de burgemeester en een wethouder) per gemeente Gemeentesecretarissen Kwartiermaker Het voorzitterschap wordt vast ingevuld door één van de burgemeesters die hiervoor wordt aangewezen door de leden van de Stuurgroep. De kwartiermaker en gemeentesecretarissen zijn adviseur van de stuurgroep. De Stuurgroep heeft de volgende functies en taken: Opdrachtgever van de projectgroep en eindverantwoordelijk voor de integrale uitvoering van dit plan van aanpak en de daarop te baseren deelplannen Nemen van besluiten binnen de kaders van dit plan van aanpak Voorlopige besluitvorming over zaken zoals organisatiestructuur, functieboek, sociaal statuut, ICT-plan, huisvestingsplan, harmonisatieadviezen beleid en regelgeving, etc. Binnen de door de gemeenteraden verstrekte kredieten beschikbaar stellen van financiën aan de projectgroep en stuurt op deze middelen via voortgangsrapportages Vaststellen van de plannen van aanpak van de werkgroepen om uitvoering te geven aan de harmonisatie van alle producten, diensten en beleid Is verantwoordelijk voor communicatie en afstemming met het BGO Is belast met de externe communicatie rondom het herindelingsproces Verzorgt de terugkoppeling van de ontwikkelingen in de respectievelijke colleges De vergaderingen van de stuurgroep zijn niet openbaar. Van elke stuurgroepvergadering wordt een korte besluitenlijst gemaakt die vervolgens wordt verspreid binnen de projectorganisatie en colleges en raden van de gemeenten. Versie: 19 april

24 Voor de belangrijke/zware dossiers die gaan lopen tijdens de realisatiefase van de herindeling worden bestuurlijk portefeuillehouders aangewezen per werkgroep. De portefeuillehouders wijzen een coördinerend portefeuillehouder aan die periodiek overleg heeft met de voorzitter van de werkgroep en de linking pin uit de projectgroep. De coördinerend portefeuillehouder betrekt op belangrijke momenten de portefeuillehouders van de andere gemeenten bij het betreffende dossier. 8.4 Projectgroep De projectgroep is verantwoordelijk voor de ambtelijke coördinatie van het fusieproces. De projectgroep bestaat uit de gemeentesecretarissen van de betrokken gemeenten, een strategisch adviseur, een secretaresse en de externe kwartiermaker. De externe kwartiermaker is voorzitter van de projectgroep. Taken van de projectgroep zijn: In opdracht van de Stuurgroep uitvoering geven aan het plan van aanpak herindeling en voorbereiding van de besluitvorming van de stuurgroep Aansturing van de werkzaamheden die dienen te worden uitgevoerd in het kader van de herindeling (met name de harmonisatie van producten, beleid en regelgeving) Voorbereiden plannen van aanpak van de werkgroepen om uitvoering te geven aan de harmonisatie van alle producten, diensten en beleid Inrichten en aansturen van de in te stellen werkgroepen Afstemming van werkzaamheden tussen werkgroepen Onderhouden van contacten met de ondernemingsraden, via de WOR-bestuurder Communicatie met de organisaties (bestuurders en medewerkers) Signaleren en oplossen van knelpunten Rapporteren over de voortgang en mogelijke knelpunten in de realisatie van de herindeling Opdrachtgever van in de projectorganisatie actieve externe deskundigen Het organiseren en onderhouden van de communicatie binnen de projectorganisatie en tussen de projectorganisatie en de lijnorganisaties in de gemeenten Afstemming ontwikkelingen en projecten met de lijnorganisaties De externe kwartiermaker vervult de volgende taken: Voorzitter van de projectgroep Adviseur van de stuurgroep Adviseur van de regiegroep Inbreng van inhoudelijke en ervaringskennis Zorg dragen voor gelijkwaardige participatie van de fusiepartners Bewaken van de kwaliteit van het herindelingsproces samen met de stuur- en projectgroep Bewaken van de planning Adviseur van de werkgever in de ondernemingsraden en het BGO Conflictbemiddeling/probleemoplossing Begeleiding van groepsprocessen Verantwoordelijk voor de communicatie De projectgroep wordt ondersteund door een projectbureau. Het projectbureau bestaat uit een projectsecretaris, een communicatieadviseur, een secretaresse en de kwartiermaker herindeling. Ondersteuning van het projectbureau vindt plaats door een financieel adviseur (o.a. kredietbewaking en rapportages). Versie: 19 april

25 Om te komen tot een goede afstemming tussen de regiegroep, stuurgroep en projectgroep wordt een periodiek driehoeksoverleg tussen de voorzitters gerealiseerd. 8.5 Bijzonder Georganiseerd Overleg (BGO) Het BGO is gesprekspartner voor de werkgever voor wat betreft de personele kant van de herindeling. Het BGO is onder andere betrokken bij het opstellen en vaststellen van het Sociaal Statuut, de plaatsingsprocedure en de harmonisatie van arbeidsvoorwaarden. Veel elementen vallen onder het overeenstemmingsvereiste van het BGO. Het voorzitterschap van het BGO is in handen van één van de leden van de stuurgroep. Het BGO wordt ambtelijk ondersteund door een P&O-adviseur. Voor beide functies worden plaatsvervangers benoemd. De WOR-bestuurder voor de gemeentelijke herindeling wordt als adviseur toegevoegd aan het BGO. 8.6 Bijzondere Ondernemingsraad (BOR) De BOR fungeert als gesprekspartner van de WOR-bestuurder. Er dient een convenant te worden opgesteld tussen het BGO en de BOR om helder te hebben of het BGO of de ondernemingsraad gesprekspartner is over een bepaald onderwerp. Verwarring hierover is onwenselijk. Tevens dient te worden voorkomen dat op twee fronten over één onderwerp wordt gesproken of onderhandeld. 8.7 Werkgroepen Om producten, beleid en regelgeving te ontwikkelen en harmoniseren dient een aantal werkgroepen aan de slag te gaan. Deze werkgroepen worden ingericht door de projectgroep. Medewerkers kunnen zich hiervoor aanmelden en zullen daarnaast worden benaderd. Voor het goed functioneren van de totale projectorganisatie verdient de afstemming tussen de werkzaamheden van de werkgroep griffie en de project- en stuurgroep bijzondere aandacht. De werkgroep griffie functioneert onder verantwoordelijkheid van de gemeenteraden. Een aantal zaken wordt vanuit de projectorganisatie via de werkgroep griffie doorgeleid naar de regiegroep en de gemeenteraden (ter besluitvorming of ter informatie). Daarnaast dient er in een aantal dossiers gezamenlijk te worden opgetrokken door de werkgroep griffie met diverse andere werkgroepen vanuit de projectorganisatie. De volgende afspraken worden gemaakt om de afstemming goed te borgen. - Eén van de burgemeester functioneert als portefeuillehouder van de werkgroep griffie en voert in dit kader periodiek overleg met de voorzitter van de werkgroep griffie. - De kwartiermaker herindeling woont periodiek de vergadering van de werkgroep griffie bij. De werkgroep griffie komt met voorstellen om werkgroepen op de diverse terreinen in te stellen vanuit de gemeenteraden. Dit om een aantal zaken die specifiek voor de nieuwe gemeenteraad zijn voor te bereiden. Versie: 19 april