Plan van aanpak inrichtingsfase herindeling Westergo

Transcriptie

1 Lieve Vrouwekerkhof BS Amersfoort T M info@ncod.nl W Plan van aanpak inrichtingsfase herindeling Westergo A.N. van den Bergh Senior adviseur NCOD November 2015

2 Inhoudsopgave 1. Inleiding Succesfactoren Westergo Resultaten Totaalplanning Projectstructuur Ontwikkeling en harmonisatie Financiën

3 1. Inleiding Per 1 januari 2018 gaan de gemeenten het Bildt, Franekeradeel, Menameradiel en vier dorpen van Littenseradiel herindelen. Een herindelingsontwerp is in dit kader opgesteld. De komende maanden zullen in het teken staan van het vaststellen van het herindelingsontwerp, de inspraakprocedure en vervolgens de besluitvorming over het herindelingsadvies in de gemeenteraden van de betrokken gemeenten. Vervolgens wordt de procedure in gang gezet om te komen tot besluitvorming in de Tweede en Eerste Kamer. Op basis van het draagvlak dat bestaat voor de herindeling Westergo is besloten om de inrichtingsfase van deze herindeling op te starten in januari Dit is voorafgaand aan de definitieve besluitvorming over het herindelingsadvies in de gemeenteraden. Op deze wijze is voldoende tijd beschikbaar om de inrichtingsfase van deze herindeling op een goede en zorgvuldige wijze te doorlopen. Een onderdeel in deze herindeling betreft de opsplitsing van de gemeente Littenseradiel. Deze gemeente gaat onderdeel uitmaken van drie gemeenten. Dit element zal in volgende stappen (daar waar van toepassing) een plek krijgen. Met name op het terrein van personeel & organisatie en financiën betreft dit een belangrijk punt. De inrichtingsfase van een gemeentelijke herindeling is een complexe, ingrijpende maar ook een uitdagende aangelegenheid. Voor bewoners, bedrijven en instellingen, maar zeker ook voor bestuurders, managers en medewerkers van de betrokken gemeenten. Om de herindeling per 1 januari 2018 te realiseren, moeten er veel voorbereidende werkzaamheden worden verricht. In dit kader is dit plan van aanpak opgesteld om de inrichtingsfase van de gemeentelijke herindeling doelgericht, gestructureerd en efficiënt te doorlopen. In dit plan van aanpak worden de stappen beschreven die moeten worden gezet, is het tijdpad uitgewerkt, worden de taken en verantwoordelijkheden van de betrokken actoren vastgelegd en zijn de succesfactoren voor deze herindeling benoemd. Ook is een in de vorm van een begroting een financiële doorrekening gemaakt van de inrichtingsfase. Deze begroting dient ter onderbouwing van de kredietaanvraag die zal worden neergelegd bij de gemeenteraden. Opgemerkt dient te worden dat veel zaken die de herindeling Westergo aangaan reeds in gang zijn gezet. Het plan van aanpak sluit hier zoveel mogelijk op aan. Ter voorbereiding op het schrijven van dit plan van aanpak is een tweetal workshops gehouden met leden van de stuurgroep, projectgroep en de betrokken ondernemingsraden. De resultaten van deze workshops zijn vertaald in dit plan van aanpak voor de inrichtingsfase van deze herindeling. 3

4 Het plan van aanpak is daarnaast afgestemd op het plan van aanpak herindeling Littenseradiel, fase 2 en is doorgesproken met de griffiers. We spreken de wens uit dat de voorbereidingen om te komen tot de gemeentelijke herindeling constructief zullen verlopen zodat de nieuwe gemeente een goede start kan maken. Dit alles ten dienste van de bewoners, bedrijven en instellingen van de betrokken gemeenten. November 2015, Projectgroep herindeling Westergo 4

5 2. Succesfactoren Westergo Tijdens de workshops met leden van de stuurgroep, projectgroep en de ondernemingsraden is nagedacht over kritische succesfactoren om de herindeling Westergo tot een succes te maken. Een succes voor bewoners, bedrijven, instellingen, maar ook voor de bestuurders en medewerkers van de betrokken gemeenten. Een van de deelnemers sprak daarnaast de wens uit dat dit de meest geoliede herindeling van ons land moet worden. Hieronder vindt een opsomming van de succesfactoren plaats, inclusief een toelichting per onderdeel. Plezier in herindelen Een herindeling is een complex en ingrijpend traject voor de betrokken bestuurders en medewerkers. De gemeenten waar vaak jaren lang met hart en ziel voor is gewerkt, wordt opgeheven. Tegelijkertijd is het voor de meeste betrokkenen een uniek traject, met veel uitdagingen en mogelijkheden. Mogelijkheden om met veel plezier samen aan de slag te gaan, samen mooie resultaten te gaan boeken en veel nieuwe contacten op te doen. Kortweg een traject waar veel energie en plezier uit kan worden gehaald. Dat streven we dan ook na. Vertrouwen Vertrouwen tussen de gemeenten op bestuurlijk en ambtelijke niveau en vertrouwen tussen de werkgevers en ondernemingsraden is van cruciaal belang om met elkaar effectief, efficiënt en plezierig herindelingstraject te doorlopen. Hier moet permanent aandacht voor zijn en aan worden gewerkt. Communicatie en informatie van essentieel belang Binnen de projectstructuur is communicatie van evident belang. Communicatie gaat om zenden en ontvangen. Niet alleen informeren en op de hoogte houden, maar vooral ook luisteren naar bewoners, bestuurders en medewerkers en hier vervolgens mee aan de slag gaan. Een communicatieplan is reeds opgesteld. Communicatie moet ervoor zorgen dat er sprake is van positieve beeldvorming, vertrouwen, participatie en begrip. Het is voor de succesvolle voortgang in het traject van belang dat alle partijen en daarmee ook de bewoners, bedrijven en instellingen gelijktijdig en consistent geïnformeerd worden over het hoe, waarom en waar we met het fusieproces naar toe gaan. Gezien het complexe krachtenveld waarin een fusie zich voltrekt is een communicatieplan noodzakelijk. Hierin wordt vastgelegd wanneer, met wie, waarover, op welke manier en met welke middelen de communicatie plaatsvindt. 5

6 Vanuit de projectorganisatie zal de regie worden gevoerd over de communicatie richting de organisaties. Op dit terrein mag veel van de projectorganisatie worden verwacht. De projectorganisatie heeft hierin een brengplicht. Medewerkers hebben echter ook een haalplicht waarop hen zal worden gewezen. Als je onvoldoende op de hoogte bent, wordt je zelf ook geacht om in actie te komen en om de informatie te gaan halen. Communicatie met de gemeenteraden is een belangrijk element. De stuurgroep heeft een leidende rol in de inrichtingsfase van de herindeling. De raden moeten goed aangesloten blijven op de stappen die gaan worden gezet tijdens de inrichtingsfase. Communicatie zal niet alleen via de digitale weg gebeuren, maar ook live. Frequent zullen personeelsbijeenkomsten worden gehouden waarin medewerkers worden meegenomen in alle ontwikkelingen die het herindelingstraject aangaan en waarin de leden van de project- en stuurgroep duidelijk zichtbaar en beschikbaar zullen zijn voor de medewerkers. Medezeggenschap belangrijk Vanaf de start dienen de werknemersdelegaties (ondernemingsraden en bijzonder georganiseerd overleg) bij het proces van de gemeentelijke herindeling te worden betrokken. De werknemersdelegaties hebben op diverse terreinen een advies- of instemmingsrecht. Om dit proces soepel te laten verlopen dienen de werknemersdelegaties vanaf het begin op de hoogte te zijn van alle ontwikkelingen en dienen ze tijdig bij de besluitvormingsprocessen te worden betrokken. Vroegtijdige informatieverstrekking is dan ook belangrijk om medezeggenschapsorganen aangesloten te houden op het herindelingstraject. Gekoerst wordt op een relatie met de ondernemingsraden, waarin zij in een vroegtijdig stadium bij processen worden betrokken en niet enkel in beeld komen wanneer er sprake is van rechten op basis van de WOR. Daadkracht Daadkracht moet worden ontwikkeld om in 2016 en 2017 flinke slagen te gaan maken op het terrein van de ontwikkeling van de organisatie en de ontwikkeling en harmonisatie van producten, diensten en beleid. Krachtig leiderschap mag worden verwacht van de stuur- en projectgroep om het herindelingstraject tot een succes te maken. 6

7 Durf keuzes te maken Kies niet voor de weg van de minste weerstand, maar durf keuzes te maken die de basis leggen voor een sterke, toekomstbestendige organisatie. In het belang van de bewoners, maar ook de medewerkers van de nieuwe organisatie. Stel in dit kader ook voldoende middelen beschikbaar voor een goed sociaal plan, zodat medewerkers die niet (direct) kunnen worden geplaatst in het belang van de medewerkers en de organisatie goed kunnen worden begeleid naar een nieuwe functie binnen of buiten de organisatie. Geen reorganisaties tijdens de realisatie van de nieuwe organisatie Een herindeling is een complexe, grootschalige gebeurtenis voor de betrokken gemeenten. Tijdens de realisatie van de nieuwe organisatie worden beperktere reorganisaties (binnen de afzonderlijke taakvelden) zoveel mogelijk voorkomen. Op onderdelen waar gemeenten verschillend zijn georganiseerd (door bijvoorbeeld meer of minder te hebben uitbesteed) wordt dit in stand gehouden daar waar dit werkbaar is. Indien situaties onwerkbaar zijn wordt op basis van een besluit van de Stuurgroep een keuze gemaakt. Besluitvorming over het meer of minder worden van een gemeente die veel aan andere partijen uitbesteed wordt overgelaten aan de nieuwe gemeenteraad. De organisatie wordt opnieuw opgebouwd, passend bij een gemeente met meer dan inwoners. Er wordt niet uitgegaan van de ombouw van één van de huidige organisaties. Op het terrein van Sociale Zaken loopt een separaat traject waarin door de gemeenteraden een afweging wordt gemaakt om dit al dan niet in eigen huis uit te gaan voeren. Gezamenlijke cultuur Wanneer de gemeentelijke herindeling wordt gerealiseerd gaan medewerkers uit de organisaties vanaf dat moment intensief samenwerken. De verschillende medewerkers nemen echter eigen ervaringen en gewoonten en een eigen visie op de gemeente, bewoners, bedrijven en instellingen met zich mee. Het is daarom noodzakelijk om actief te sturen op het cultuurveranderingsproces. Dit kan op een pragmatische wijze plaatsvinden. Met elkaar moet nagedacht worden over hoe de organisatie eruit moet zien, wat belangrijke waarden zijn en hoe men met elkaar omgaat. In dit kader zal een werkgroep worden ingesteld die wordt samengesteld uit de verschillende geledingen van de organisaties. 7

8 Ontwikkeling en harmonisatie Er wordt naar gestreefd om de ontwikkeling en harmonisatie van beleid en dienstverlening voor de datum van de herindeling vergaand op elkaar af te stemmen. De stuurgroep bereid dit voor. Vaststelling van de verschillende (beleids)documenten vindt kort na de herindeling plaats door het nieuwe college of de nieuwe gemeenteraad. Bewoners, bedrijven en maatschappelijke organisaties moeten na de herindeling zo min mogelijk te maken krijgen met verschillen binnen de voormalige gemeenten. Voorafgaand aan de herindeling is de intentie om reeds zoveel mogelijk gezamenlijk op te trekken en nieuw te ontwikkelen zaken op elkaar af te stemmen. Realisatie nieuwe organisatie wordt 1 juli 2017 afgerond De totale realisatie van de nieuwe organisatie wordt afgerond voor de zomervakantie van Het resterende half jaar in 2017 kan vervolgens worden benut om plaatsingsknelpunten op te lossen voor de start van de nieuwe organisatie en om de nieuw gevormde afdelingen zo goed mogelijk voor te bereiden. Zo kan de nieuwe organisatie een sterke start maken. Perspectief voor medewerkers en betrokkenheid Bied medewerkers een goed perspectief in de gemeentelijke herindeling. De medewerkers bepalen het succes van de toekomstige dienstverlening aan bewoners, bedrijven en maatschappelijke organisaties. Om betrokkenheid bij en draagvlak voor de gemeentelijke herindeling en de (opbouw van) nieuwe organisatie te creëren, is het van groot belang om medewerkers intensief te betrekken bij het proces van de gemeentelijke herindeling. Medewerkers zullen een belangrijke rol krijgen in het ontwikkelen en harmoniseren van beleid, producten en diensten, maar zullen ook nadrukkelijk betrokken worden bij het opbouwen van de nieuwe organisatie. De ontwikkeling en harmonisatie van producten, diensten en beleid kost (veel) tijd. Daarnaast dient de huidige dienstverlening aan de bewoners te worden voortgezet. Keuzes dienen te worden gemaakt in de uitvoering van werkzaamheden en de realisatie van (bestuurlijke) ambities om het voor de medewerkers werkbaar te houden. Doe geen uitspraken die je niet waar kunt maken.. Doe richting bewoners, bedrijven, maatschappelijke organisaties en medewerkers geen uitspraken die je later niet kunt waar maken. Dit kan tot (grote) spanningen leiden in het herindelingstraject. 8

9 Denken vanuit een schaal De gemeente Westergo is geen optelsom van de huidige organisaties. Er wordt een totaal nieuwe organisatie gerealiseerd, gebaseerd op een gemeente van ruim inwoners. Dit betekent dat er sprake zal zijn van een andere wijze van werken en dat er keuzes moeten worden gemaakt voor wat betreft de inrichting van de organisatie. De organisatie wordt per 1 januari 2018 direct toekomstbestendig en efficiënt neergezet. Belangrijke keuzes in de opbouw van de organisatie worden direct gemaakt en worden niet doorgeschoven naar de toekomst. De gemeenten realiseren daarmee direct een (financieel) gezonde organisatorische basis voor de nieuw te vormen gemeenten. Grootschalige reorganisaties kort na de herindeling moeten worden voorkomen. Rolvastheid en tempo De projectorganisatie wordt direct goed neergezet, zodat duidelijk is wie waarvoor verantwoordelijk is tijdens het proces van de herindeling. Een strakke sturing op inhoud en proces is nodig. Een duidelijke scheiding tussen de taken en verantwoordelijkheden van de herindelingscommissie-, stuur-, projectgroep en werkgroepen is belangrijk in dit kader. We moeten doorpakken. In korte tijd (1,5 jaar) moet de inrichtingsfase van de herindeling worden doorlopen. Dat is goed mogelijk, maar er is sprake van een gezonde vorm van tijdsdruk om de realisatie van de nieuwe organisatie per 1 juli 2017 af te ronden. 9

10 3. Resultaten 3.1 Belangrijkste resultaten op 1 januari 2018 Op 1 januari 2018 start de nieuwe gemeente. De dienstverlening moet op dat moment op een adequate wijze kunnen functioneren. Bewoners, bedrijven en maatschappelijke organisaties mogen geen hinder ervaren van de herindeling. De volgende resultaten moeten zijn geboekt: - De directe dienstverlening aan de bewoner, inclusief de dienstverlening in de buitenruimte, functioneert vanaf 1 januari 2018 op een adequaat niveau. - Het beleid van de nieuwe gemeente dat geharmoniseerd moet zijn is gereed, zodat het College en de Gemeenteraad de benodigde besluiten kunnen nemen direct na de datum van de herindeling. Uitgangspunt is dat zo veel mogelijk beleidsmatige zaken worden geharmoniseerd voor de datum van de herindeling, zodat zoveel mogelijk dezelfde regels gelden voor bewoners, bedrijven en maatschappelijke organisaties. - De integratie van een deel van de gemeente Littenseradiel is op een correcte wijze gerealiseerd. - Er wordt een overdrachtsdocument gemaakt voor de nieuwe gemeenteraad waarin verschillende documenten zijn gebundeld met daarin elementen van de visie op de nieuwe gemeente. Het opstellen van een totale toekomstvisie op de nieuwe gemeente wordt overgelaten aan de nieuw te vormen gemeenteraad. - Er is een technische, beleidsarme ontwerpbegroting 2018 en meerjarenbegroting voorbereid die direct na de fusiedatum door de nieuwe gemeenteraad kan worden behandeld en vastgesteld. - De nieuwe gemeenteraad en (na coalitievorming) het college van B&W kunnen functioneren met adequate ondersteuning. - Er is een nieuwe gemeentelijke organisatie gevormd waarin de medewerkers (voorlopig) zijn geplaatst en de taken en activiteiten zijn verdeeld. - De voor het functioneren van het bestuur en de organisatie benodigde vitale systemen (planning & control, ICT, administraties) zijn op orde om een goede start te kunnen maken. - Huisvesting is gerealiseerd. - Er zijn voor zover nodig afspraken gemaakt met samenwerkingspartners. 10

11 3.2 Stappenplan realisatie nieuwe organisatie Voor de realisatie van de nieuwe organisatie worden hieronder de verschillende onderdelen uitgewerkt. Per onderdeel wordt bepaald hoe de betrokkenheid van de medewerkers vorm kan worden gegeven op basis van de uitgangspunten die zijn beschreven in hoofdstuk 2 van dit plan van aanpak (kopje Perspectief en betrokkenheid medewerkers) Plan van aanpak Visievorming Managementfilo sofie en hoofdstructuur Detail-structuur Formatieplan Functieboek Inpassing- /selectie Implementatie Sociaal Statuut Communicatie Huisvesting, ICT, innovatie en ontwikkeling door werkgroepen (producten, diensten, beleid)

12 3.3 Uitwerking stappenplan Plan van aanpak Onderdeel Toelichting Omschrijving Voor de start van de herindeling dient een volledig uitgewerkt plan van aanpak te worden opgesteld waarin alle te nemen stappen worden uitgewerkt, de projectstructuur wordt weergegeven en taken en verantwoordelijkheden worden beschreven. Een overall planning maakt deel uit van het plan van aanpak evenals een overzicht van alle kosten. Resultaat Uitgewerkt plan van aanpak, inclusief overall planning en kostenraming. Planning 1 december 2015 Verantwoordelijk Projectgroep (het plan van aanpak wordt opgesteld door Nico van den Bergh) Besluit Stuurgroep, beschikbaar stellen krediet door gemeenteraden 1 Bespreking ondernemingsraden inhoud plan van aanpak voor besluitvorming Sociaal Statuut Onderdeel Toelichting Omschrijving In het sociaal statuut worden afspraken gemaakt over alle rechten en plichten van de medewerkers in het kader van de gemeentelijke herindeling. Een convenant voor de gemeenten die betrokken zijn bij de opsplitsing van de gemeente Littenseradiel wordt in dit kader uitgewerkt. Op de inhoud van het convenant zal worden aangesloten. Resultaat Sociaal Statuut en flankerend beleid Planning 1 november 2016 Verantwoordelijk Projectgroep Besluit Colleges (op voordracht van stuurgroep), overeenstemmingsvereiste GO 1 Bij het onderdeel besluit wordt het hoogste orgaan genoemd. Voor wat betreft de besluitvorming worden altijd de voorgaande stappen uit de projectstructuur doorlopen (projectgroep, stuurgroep (indien van toepassing advies ondernemingsraad), herindelingscommissie, gemeenteraden).

13 Visievorming Onderdeel Toelichting Omschrijving Het opstellen van een toekomstvisie op de nieuwe gemeente wordt overgelaten aan de nieuwe gemeenteraad. De nieuwe raad kan belangrijke keuzes beter maken dan de huidige raden. Op dit moment een toekomstvisie opstellen leidt tot te veel inkleuring vanuit de bestaande gemeenten. Er wordt voor gekozen om een overdrachtsdocument te maken voor de nieuwe gemeenteraad. Eerdere elementen die door de raden zijn benoemd worden hierbij betrokken. Ook onderdelen van het herindelingsontwerp zullen onderdeel uitmaken van het overdrachtsdocument. Het overdrachtsdocument wordt een dynamisch document. Gedurende het traject van de herindeling kunnen er onderdelen worden toegevoegd. Resultaat Overdrachtsdocument visievorming Planning 1 april 2016 Verantwoordelijk Projectgroep Besluit Overdrachtsdocument wordt vastgesteld door de herindelingscommissie Visie op dienstverlening Onderdeel Toelichting Omschrijving Ontwikkeling van een visie op dienstverlening aan bewoners, bedrijven en maatschappelijke organisaties. De visie op dienstverlening wordt vertaald naar de opbouw van de organisatie. Resultaat Visiedocument dienstverlening Planning 1 mei 2016 Verantwoordelijk Projectgroep Besluit Gemeenteraden Adviesrecht OR op uitwerking in de vorm van een dienstverleningsconcept Managementfilosofie en hoofdstructuur Onderdeel Toelichting Omschrijving Uitwerking van managementfilosofie en hoofdstructuur voor de nieuwe organisatie. Resultaat Notitie managementfilosofie en hoofdstructuur Planning 15 juli 2016 Verantwoordelijk Projectgroep Besluit Voorlopig besluit door stuurgroep Adviesrecht ondernemingsraad 13

14 Detailstructuur Onderdeel Toelichting Omschrijving In de notitie over de detailstructuur wordt de hoofdstructuur verder uitgewerkt. De detailstructuur beschrijft de opbouw van de verschillende nieuw te vormen afdelingen, de taakvelden binnen de afdelingen en de concrete taken die bij de afdelingen worden ondergebracht. Resultaat Notitie detailstructuur Planning 15 oktober 2016 Verantwoordelijk Projectgroep Besluit Voorlopige besluitvorming door stuurgroep Adviesrecht ondernemingsraad Formatieplan Onderdeel Toelichting Omschrijving In het formatieplan wordt de totale formatie van de nieuwe gemeente uitgewerkt op organisatie-, afdelings- en taakveldniveau. Het formatieplan kan indien gewenst worden gekoppeld aan de detailstructuur. Resultaat Notitie formatieplan Planning 15 oktober 2016 Verantwoordelijk Projectgroep Besluit Voorlopige besluitvorming door stuurgroep Adviesrecht ondernemingsraad Functieboek 1 Onderdeel Toelichting Omschrijving In functieboek 1 worden alle management- (en mogelijke sleutel)functies beschreven die in de organisatie voorkomen en die op basis van selectie kwaliteit) worden ingevuld. De wijze waarop dit wordt vormgegeven wordt uitgewerkt in het Sociaal Statuut. Resultaat Functieboek 1 Planning 1 november 2016 Verantwoordelijk Projectgroep Besluit Voorlopige besluitvorming door stuurgroep Adviesrecht ondernemingsraad, loongebouw overeenstemmingsvereiste GO 14

15 Functieboek 2 Onderdeel Toelichting Omschrijving In het functieboek worden alle functies weergegeven die voorkomen in de nieuwe organisatie. Het functieboek vormt de basis voor de plaatsingsprocedure. De wijze waarop dit wordt vormgegeven wordt uitgewerkt in het Sociaal Statuut. Resultaat Functieboek 2 Planning 15 maart 2017 Verantwoordelijk Projectgroep Besluit Voorlopige besluitvorming door stuurgroep Adviesrecht ondernemingsraad, loongebouw overeenstemmingsvereiste GO Selectieprocedure functieboek 1 Dit betreft een selectieprocedure op basis van kwaliteit. De selectie bestaat uit twee onderdelen: - invulling functie beoogd directeur/secretaris, tevens projectleider herindeling; - invulling overige managementfuncties (voorlopige benoemingen). Eventueel worden bepaalde nader te benoemen sleutelfuncties toegevoegd aan functieboek 1. Dit maakt onderdeel uit van de onderhandelingen over het Sociaal Statuut. De beoogd directeur/secretaris dient betrokken te worden bij de werving en selectie voor de invulling van de overige managementfuncties. Onderdeel Toelichting Omschrijving Werving en selectie beoogd directeur/secretaris Werving en selectie overige beoogde managers Resultaat Aanstelling beoogd directeur/secretaris, tevens projectleider fusie Aanstelling beoogde overige managers Planning Afronding procedure 1 november 2016 (start 1 januari 2017) Afronding procedure 1 april 2017 Verantwoordelijk Stuurgroep Besluit Voorlopige besluitvorming door stuurgroep Adviesrecht ondernemingsraad bij werving en selectie beoogd directeur/secretaris Betrokkenheid ondernemingsraad bij invulling managementfuncties Instemmmingsrecht GO bij aanwijzen sleutelfuncties (wordt verwerkt in het Sociaal Statuut). 15

16 Plaatsingsprocedure functieboek 2 Onderdeel Toelichting Omschrijving Plaatsing van alle medewerkers. Resultaat Alle medewerkers zijn geplaatst Planning 15 juli 2017 Verantwoordelijk Advies door interne of externe plaatsings- of toetsingscommissie (bespreken in kader sociaal statuut) Besluit Voorlopig besluit door stuurgroep, het nieuwe college van b&w benoemt de medewerkers definitief Start nieuwe organisatie Onderdeel Toelichting Omschrijving Start van de nieuwe organisatie en dienstverlening aan bewoners, bedrijven en instellingen, vaststellen van geharmoniseerd beleid. Resultaat Sterke start van de nieuwe organisatie Planning 1 januari 2018 Verantwoordelijk Stuurgroep Besluit N.v.t. Huisvesting Onderdeel Toelichting Omschrijving Realisatie huisvesting voor gemeentebestuur en ambtelijke organisatie, inclusief fysieke uitwerking van het dienstverleningsconcept Resultaat Realisatie huisvesting totale organisatie en dienstverleningsconcept Planning 1 januari 2018 Verantwoordelijk Projectgroep Besluit Gemeenteraden (krediet) Adviesrecht ondernemingsraad ICT Onderdeel Omschrijving Resultaat Planning Verantwoordelijk Besluit Toelichting Realisatie totale ICT organisatie Goed functionerend ICT systeem voor bewoners, bestuur en organisatie Eerste fase medio 2016 afgerond Projectgroep N.v.t. (reeds afgehandeld) 16

17 Ontwikkeling en harmonisatie Onderdeel Toelichting Omschrijving Ontwikkeling en harmonisatie van alle producten, diensten en beleid Resultaat Nieuwe gemeente kan alle producten en diensten leveren Zo min mogelijk verschillen in toepassing van beleid voor voormalige gemeenten Planning 1 januari 2018 (op grond van de wet Arhi ruimte tot 1 januari 2020) Verantwoordelijk Projectgroep Besluit Afhankelijk van dossier Diverse rechten ondernemingsraad, vertalen in spoorboekje (1 april 2016 gereed). 17

18 4. Totaalplanning Overall planning 2016 Bouw stenen Januari Februari Maart April Mei Juni Juli Augustus September Oktober November December Sociaal Statuut 1. Opstellen concept 2. Voorgenomen besluit 3. Onderhandelingen GO 4. Besluit Visievorming 1. Opstellen overdrachtsdoc 2. Besluitvorming Managementfilosofie en hoofdstructuur 1. Plan van aanpak 2. Workshops, ontw ikkeling 3. Opstellen concept 4. Voorgenomen besluit 5. Inspraak 6. Voorlopig besluit Dienstverleningsvisie 1. Plan van aanpak Reeds opgestart 2. Opstellen concept Reeds opgestart Voorlopig besluit Detailstructuur 1. Plan van aanpak 2. Workshops, ontw ikkeling 3. Opstellen concept 4. Voorgenomen besluit 5. Inspraak 6. Besluitvorming Formatieplan 1. Plan van aanpak 2. Workshops, ontw ikkeling 3. Opstellen concept 4. Voolopig besluit 5. Inspraak 6. Besluitvorming Functieboek 1 1. Plan van aanpak 2. Oplstellen concept 3. Voorlopig besluit 4. Inspraak 5. Besluitvorming Functieboek 2 1. Plan van aanpak 2. Oplstellen concept 3. Voorlopig besluit Werving en selectie Directeur/secretaris (start 1 januari 2017) 1. Plan van aanpak 2. Uitw erken profiel 3. Besluitvorming 4. Openstellen functies 5. Gesprekken 5. Besluitvorming Ontw ikkeling, huisvesting, ICT 1. Plannen van aanpak 2. Besluitvorming Uitvoering Specifieke uitw erking in plan van aanpak w erkgroepen

19 Overall planning 2017 Bouw stenen Januari Februari Maart April Mei Juni Juli Augustus September Oktober November December Functieboek 2 4. Inspraak 5. Voorlopig besluit Invulling functieboek 1 1. Plan van aanpak 2. Uitw erken profielen 3. Werving en selectie 4. Voorlopig besluit Plaatsingsprocedure 1. Plan van aanpak en voorbereiding 2. Reflectieprocedure 3. Gesprekken 4. Advies plaatsingscommissie 5. Voorlopig besluit 6. Bedenkingenprocedure 7. Voorlopig besluit Ontw ikkeling, huisvesting, ICT 1. Plannen van aanpak Besluitvorming Uitvoering Het is belangrijk om na het herindelingstraject een evaluatie uit te voeren. Het moment van evalueren wordt nog bepaald. Onder inspraak wordt verstaan medezeggenschap door het Georganiseerd Overleg of de Ondernemingsraad. Voor wat betreft de werving en selectie van de Algemeen directeur/secretaris geldt dat het adviesrecht direct wordt uitgeoefend via een in te stellen adviescommissie. Voor de Ondernemingsraad wordt een spoorboekje opgesteld waarin wordt aangegeven waarvoor het advies- en instemmingsrecht op grond van de WOR geldt en op welk moment hiervan sprake is. Dit spoorboekje wordt uiterlijk 1 april 2016 afgerond. 19

20 5. Projectstructuur 5.1 Organigram De gemeentelijke herindeling is voor alle betrokkenen een uitdagende en intensieve klus. Er moet veel werk worden verzet in een dynamische en snel veranderende werkomgeving. De normale dienstverlening van de gemeenten dient daarnaast gewoon door te lopen. Keuzes in de uitvoering van werkzaamheden moeten worden gemaakt. Medewerkers zullen zo veel mogelijk worden ingezet voor het fusieproces om daarmee de opgebouwde kennis en kunde voor de toekomst te borgen. Het is noodzakelijk een planmatige en gestructureerde aanpak te kiezen om het gehele traject slagvaardig en succesvol te doorlopen en vervolgens af te sluiten. Een aparte projectorganisatie is ingesteld om dit proces te ondersteunen. Gemeenten zullen elkaar bovendien zoveel mogelijk behulpzaam zijn en ondersteuning bieden zonder dat dit onmiddellijk tot kostentoerekening leidt. De projectorganisatie zal als voorbereidende organisatie voor de nieuwe gemeente opereren. Aansturing vindt plaats vanuit het belang van de nieuwe situatie per 1 januari De projectorganisatie kan wat inrichting en personele invulling betreft in de loop van de tijd wijzigen, al naar gelang de omstandigheden en de situatie van dat moment. Hieronder wordt de projectorganisatie in een organigram weergegeven. Gemeenteraden Herindelings- commissie Stuurgroep/college van B&W Georganiseerd Overleg Projectgroep Ondernemingsraad Werkgroepen Werkgroepen Werkgroepen Werkgroepen

21 5.2 Gemeenteraden en herindelingscommissie De gemeenteraden van de gemeenten hebben een kaderstellende, controlerende en begeleidende rol in het herindelingstraject. Over veel werkzaamheden die door de stuurgroep worden voorbereid vindt besluitvorming plaats in de nieuwe gemeente. Gedacht kan bijvoorbeeld worden aan de harmonisatie van beleid op veel terreinen. Dit beperkt zodoende de besluitvormende rol van de gemeenteraden tijdens het herindelingstraject. De rol van de gemeenteraden, voor verschillende zaken kan het best worden vormgegeven via de herindelingscommissie. De herindelingscommissie is samengesteld uit raadsleden (één per fractie) van de partijen die onderdeel uitmaken van de gemeenteraden. Een breed draagvlak is belangrijk. Over verschillende onderwerpen nemen de gemeenteraden besluiten of zijn ze betrokken tijdens het proces van de herindeling. Zaken waarover de gemeenteraden besluiten nemen zijn: Herindelingsontwerp en -advies Vaststellen van projectbegroting en toekennen van kredieten Inrichting van de Griffie en de benoeming beoogd griffier Huisvesting nieuw te vormen organisatie en investeringen op dit terrein Investeringen op het terrein van ICT Naamgeving van de nieuwe gemeente Over de hierboven genoemde onderwerpen zullen afzonderlijke voorstellen volgen. Voor wat betreft de werving en selectie van de beoogd griffier zal overleg plaatsvinden met de herindelingscommissie over een gewenst startmoment van de nieuwe griffier en de planning om dit te realiseren. Voorstellen rondom de inrichting van de griffie kunnen parallel lopen met de ontwikkeling van de inrichting van de totale organisatie (dit laatste is een verantwoordelijkheid van de stuurgroep). Door de gemeenteraden wordt reeds, in samenwerking met de organisaties, een visie op dienstverlening ontwikkeld voor de nieuwe gemeente. Er kunnen gezamenlijke fusieraadsvergaderingen worden georganiseerd door de griffies indien dit is gewenst. De functies van de herindelingscommissie zijn: Adviseur en klankbord van de stuurgroep bij de uitvoering van het projectplan over hoofdzaken uit het voorbereidingstraject van politiek bestuurlijk gewicht Agendabepalend voor de besluiten die worden voorbereid door de stuurgroep en die ter besluitvorming aan de raden worden voorgelegd (dit betreft een beperkt aantal zaken) 21

22 Adviseur van de gemeenteraden ten aanzien van raadsvoorstellen die in de gemeenteraden moeten worden behandeld en door de stuurgroep worden voorbereid Het zelfstandig voorbereiden van voorstellen voor ofwel de huidige raden ofwel de nieuwe gemeenteraad ten aanzien van zaken die specifiek van de raad zijn zoals het reglement van orde, een visie op het raadswerk, het al dan niet werken met een commissiestelsel, inspraakmogelijkheden van bewoners, de inrichting van de griffie, de arbeidsvoorwaarden voor de medewerkers van de griffie, etc. In dit kader zullen diverse werkgroepen vanuit de herindelingscommissie worden gevorm. Volgen van de voortgang van het herindelingsproces Betrokken bij het opstellen van (beleidsarme) nieuwe begroting en meerjarenbegroting. Voorbereiden informatiebijeenkomsten voor de raden van de gemeenten Informeren van de gemeenteraden. De herindelingscommissie bestaat uit: Een voorzitter (één van de burgemeesters) Fractievoorzitters uit de gemeenteraden Een griffier, als secretaris en adviseur De voorzitter van de stuurgroep als adviserend lid (vanwege de informatie-uitwisseling tussen herindelingscommissie en stuurgroep) De projectleider herindeling als adviseur Een vicevoorzitter wordt vanuit de herindelingscommissie zelf gekozen. De vergaderingen van de herindelingscommissie zijn openbaar, tenzij de herindelingscommissie een ander besluit neemt. De vastgestelde besluitenlijsten van de bijeenkomsten worden aan alle raadsleden gezonden. Na vaststelling zullen de besluitenlijsten via de fusiewebsite openbaar gemaakt worden. Een afzonderlijk communicatietraject richting de gemeenteraden zal worden uitgevoerd om de gemeenteraden betrokken te houden bij de inrichtingsfase van de herindeling. Belangrijke elementen hierin zijn het maandelijks bijpraten van de herindelingscommissie door de projectleider in een openbare vergadering, een nieuwsbrief voor de gemeenteraadsleden en het toezenden van relevante stukken naar de herindelingscommissie in het kader van de gemeentelijke herindeling. 22

23 5.3 Stuurgroep De stuurgroep bestaat uit: Twee collegeleden (de burgemeester en een wethouder) per gemeente Gemeentesecretarissen Projectleider Het voorzitterschap wordt vast ingevuld door één van de burgemeesters die hiervoor wordt aangewezen door de leden van de Stuurgroep. De projectleider en gemeentesecretarissen zijn adviseur van de stuurgroep. De Stuurgroep heeft de volgende functies en taken: Opdrachtgever van de projectgroep en eindverantwoordelijk voor de integrale uitvoering van dit plan van aanpak en de daarop te baseren deelplannen Nemen van besluiten binnen de kaders van dit plan van aanpak Voorlopige besluitvorming over zaken zoals organisatiestructuur, functieboek, sociaal statuut, ICT-plan, huisvestingsplan, harmonisatieadviezen beleid en regelgeving, etc. Stelt binnen de door de gemeenteraden verstrekte kredieten, financiën beschikbaar aan de projectgroep en stuurt op deze middelen via voortgangsrapportages Vaststellen van de plannen van aanpak van de werkgroepen om uitvoering te geven aan de harmonisatie van alle producten, diensten en beleid Is verantwoordelijk voor communicatie en afstemming met het GO Is belast met de externe communicatie rondom het herindelingsproces Verzorgt de terugkoppeling van de ontwikkelingen in de respectievelijke colleges De vergaderingen van de stuurgroep zijn niet openbaar. Van elke stuurgroepvergadering wordt een korte besluitenlijst gemaakt die vervolgens wordt verspreid binnen de projectorganisatie en colleges en raden van de gemeenten. Voor de belangrijke/zware dossiers die gaan lopen tijdens de realisatiefase van de herindeling worden bestuurlijk portefeuillehouders aangewezen. Dit kunnen leden van de stuurgroep zijn, maar ook wethouders die geen zitting hebben in de stuurgroep. Per dossier wordt per gemeente een bestuurlijk portefeuillehouder aangewezen. De portefeuillehouders wijzen een coördinerend portefeuillehouder aan die periodiek overleg heeft de voorzitter van de werkgroep. De coördinerend portefeuillehouder betrekt op belangrijke momenten de portefeuillehouders van de andere gemeenten bij het betreffende dossier. Een overzicht van belangrijke dossiers wordt opgesteld door de projectgroep. 23

24 5.4 Projectgroep De projectgroep is verantwoordelijk voor de ambtelijke coördinatie van het fusieproces. De projectgroep bestaat uit de gemeentesecretarissen van de betrokken gemeenten en de externe projectleider. De externe projectleider is voorzitter van de projectgroep. Taken van de projectgroep zijn: In opdracht van de Stuurgroep uitvoering geven aan het plan van aanpak herindeling en voorbereiding van de besluitvorming van de stuurgroep Aansturing van de werkzaamheden die dienen te worden uitgevoerd in het kader van de herindeling (met name de harmonisatie van producten, beleid en regelgeving) Voorbereiden plannen van aanpak van de werkgroepen om uitvoering te geven aan de harmonisatie van alle producten, diensten en beleid Inrichten en aansturen van de in te stellen werkgroepen Afstemming van werkzaamheden tussen werkgroepen Onderhouden van contacten met de ondernemingsraden Communicatie met de organisaties (bestuurders en medewerkers) Signaleren en oplossen van knelpunten Rapporteren over de voortgang en mogelijke knelpunten in de realisatie van de herindeling Opdrachtgever van in de projectorganisatie actieve externe deskundigen Het organiseren en onderhouden van de communicatie binnen de projectorganisatie en tussen de projectorganisatie en de lijnorganisaties in de gemeenten Afstemming ontwikkelingen en projecten met de lijnorganisaties De externe projectleider vervult de volgende taken: Voorzitter van de projectgroep Adviseur van de stuurgroep Adviseur van de herindelingscommissie Inbreng van inhoudelijke en ervaringskennis Zorg dragen voor gelijkwaardige participatie van de fusiepartners Bewaken van de kwaliteit van het herindelingsproces samen met de stuur- en projectgroep Bewaken van de planning Adviseur van de werkgever in de ondernemingsraden en het GO Conflictbemiddeling/probleemoplossing Begeleiding van groepsprocessen Verantwoordelijk voor de communicatie 24

25 De projectgroep wordt ondersteund door een projectbureau. Het projectbureau bestaat uit een projectsecretaris, een communicatieadviseur, een secretaresse en de projectleider. Om de werkzaamheden van de herindelingscommissie, de stuurgroep en de projectgroep goed op elkaar af te stemmen wordt een periodiek overleg georganiseerd tussen de voorzitter van de herindelingscommissie, de voorzitter van de stuurgroep en de voorzitter van de projectgroep. Ondersteuning van dit overleg vindt plaats vanuit de werkgroep griffie. 5.5 Georganiseerd Overleg (GO) Het GO is gesprekspartner voor de werkgever voor wat betreft de personele kant van de herindeling. Het GO is onder andere betrokken bij het opstellen en vaststellen van het Sociaal Statuut, de plaatsingsprocedure en de harmonisatie van arbeidsvoorwaarden. Veel elementen vallen onder het overeenstemmingsvereiste van het GO. Het voorzitterschap van het GO is in handen van één van de leden van de stuurgroep. Het GO wordt ambtelijk ondersteund door een P&O-adviseur. Voor beide functies worden plaatsvervangers benoemd. De WOR-bestuurder voor de gemeentelijke herindeling wordt als adviseur toegevoegd aan het GO. 5.6 Ondernemingsraad De ondernemingsraad fungeert als gesprekspartner van de WOR-bestuurder. Vaak wordt er een bijzondere ondernemingsraad opgericht. Indien dit niet het geval is kan er worden gewerkt met een platform waarin de ondernemingsraden zitting hebben. Een van de gemeentesecretarissen wordt aangewezen als WOR-bestuurder in het kader van de herindeling. Er dient een convenant te worden opgesteld tussen het GO en de ondernemingsraad om helder te hebben of het GO of de ondernemingsraad gesprekspartner is over een bepaald onderwerp. Verwarring hierover is onwenselijk. Tevens dient te worden voorkomen dat op twee fronten over één onderwerp wordt gesproken of onderhandeld. Voorgesteld wordt om eenmaal per maand een vergadering met de bijzondere ondernemingsraad te organiseren. Tussentijds is er sprake van frequent overleg met het dagelijks bestuur van de bijzondere ondernemingsraad. 5.7 Werkgroepen Om producten, beleid en regelgeving te ontwikkelen en harmoniseren dient een aantal werkgroepen aan de slag te gaan. Diverse werkgroepen zijn reeds van start gegaan, anderen dienen nog te worden ingesteld. Een overzicht van de werkgroepen wordt weergegeven in hoofdstuk 6. 25

26 Voor het goed functioneren van de totale projectorganisatie verdient de afstemming tussen de werkzaamheden van de werkgroep griffie en de project- en stuurgroep bijzondere aandacht. De werkgroep griffie functioneert onder verantwoordelijkheid van de gemeenteraden. Een aantal zaken wordt vanuit de projectorganisatie via de werkgroep griffie doorgeleid naar de herindelingscommissie en de gemeenteraden (ter besluitvorming of ter informatie). Daarnaast dient er in een aantal dossiers gezamenlijk te worden opgetrokken door de werkgroep griffie met diverse andere werkgroepen vanuit de projectorganisatie. De volgende afspraken worden gemaakt om de afstemming goed te borgen. - Eén van de burgemeester functioneert als portefeuillehouder van de werkgroep griffie en voert in dit kader periodiek overleg met de voorzitter van de werkgroep griffie. - De projectleider herindeling woont periodiek de vergadering van de werkgroep griffie bij. - Er is periodiek overleg tussen de voorzitters van de herindelingscommissie, de stuurgroep en de projectgroep. Dit overleg wordt ondersteund vanuit de werkgroep griffie. De werkgroep griffie komt met voorstellen om werkgroepen op de diverse terreinen in te stellen vanuit de gemeenteraden. Dit om een aantal zaken die specifiek voor de nieuwe gemeenteraad zijn voor te bereiden. 26

27 6. Ontwikkeling en harmonisatie 6.1 Ambitie Westergo is ambitieus en wil zoveel mogelijk producten, diensten en beleid ontwikkelen en harmoniseren voor de datum van de herindeling. Dit om er voor te zorgen dat de bewoners, bedrijven en maatschappelijke organisatie zoveel mogelijk op dezelfde wijze worden bediend per 1 januari De wetgever heeft geregeld dat er (voor politiek gevoelige zaken) ruimte is om zaken ook na de herindeling te ontwikkelen en harmoniseren. Hiervoor is ruimte tot 1 januari Op dit moment vindt een inventarisatie plaats van producten, diensten en beleid die ontwikkeld en geharmoniseerd moeten worden. In dit kader zullen prioriteiten worden aangegeven en zal op basis hiervan een planning worden gemaakt die ter besluitvorming wordt voorgelegd aan de Stuurgroep Werkgroepen Op vele terreinen dienen werkgroepen te worden ingesteld die aan de slag gaan met de ontwikkeling en harmonisatie van producten, beleid, regelgeving en de voorbereiding van de herindeling. Dit wordt uitgevoerd door in te stellen werk- en subwerkgroepen. De harmonisatie betreft een van de grootste opgaven de komende periode. Om de nieuwe gemeente een goede start te laten maken dient dan ook een goede werkstructuur en een strakke detailplanning te worden neergezet, zodat alles tijdig is geharmoniseerd. De werkzaamheden tot 1 januari 2018 hebben formeel gesproken een voorbereidend karakter. De voorbereiding van deze werkzaamheden vindt plaats door de Stuurgroep. De Stuurgroep neemt in dit kader veel voorbereidingsbesluiten. De nieuwe gemeenteraad en het nieuwe college van b&w zullen in heel veel zaken uiteindelijk het formele besluit moeten nemen over de te harmoniseren producten, diensten en beleid. Voorafgaand aan de herindeling zullen daarnaast een aantal besluiten moeten worden genomen om per datum 1 januari 2018 goed van start te kunnen gaan. Zo zullen technische voorzieningen in de sfeer van huisvesting getroffen moeten worden. Ook moeten op het personele vlak verreikende voorbereidingsbesluiten worden genomen, zoals bijvoorbeeld de voorlopige aanstelling van de leidinggevenden en medewerkers. 27

28 6.3 Werkstructuur Voor de uitvoering van de totale harmonisatie wordt een werkgroepenstructuur in het leven geroepen. Vanuit de raad dient een werkgroep te worden ingesteld om de voorbereidingen te treffen voor het functioneren van de nieuwe gemeenteraad, de commissies, etc. Vanuit de griffies dient dit proces te worden ondersteund. Als binnen de organisaties de benodigde expertise voor een werkgroep onvoldoende aanwezig is, kan de projectgroep besluiten externe adviseurs in te schakelen. Het daarvoor benodigde budget zal worden opgenomen in de begroting voor de herindeling. De werkgroepen krijgen als eerste taak om een plan van aanpak te schrijven voor de ontwikkeling en harmonisatie van de producten en diensten die onder de betreffende werkgroep vallen. Daar hoort het opnemen van een gedetailleerde activiteitenplanning, een tijdpad en een begroting van de benodigde middelen bij. De plannen worden ter goedkeuring aan de projectgroep aangeboden. De Stuurgroep stelt de plannen van aanpak vast. Om het grote aantal werkgroepen effectief aan te kunnen sturen wordt ervoor gekozen om met een linking-pin werkstructuur te werken. Concreet betekent dit dat de leden van de projectgroep ieder aanspreekpunt worden voor de voorzitters van een aantal werkgroepen. Ze vormen de vraagbaak voor de werkvoorzitters, maar zien er tevens op toe dat de werkgroep voldoende voortgang boekt in het proces van ontwikkeling en harmonisatie. In de projectgroep wordt hier periodiek verslag van gedaan. Diverse werkgroepen hebben raakvlakken in de uitvoering van de harmonisatie van producten en diensten. Per werkgroep wordt dan ook in het plan van aanpak beschreven waar de raakvlakken naar voren komen en hoe dit dient te worden afgestemd. De projectgroep zal gedurende het proces van ontwikkeling en harmonisatie nauwlettend volgen of de afstemming goed verloopt. Voorkomen moet worden dat zaken of niet goed op elkaar zijn afgestemd of tussen wal en schip vallen. 28

29 6.4 Overzicht werkgroepen Onderstaand volgt een overzicht van de werkgroepen die nu reeds bestaan of die moeten worden opgestart om alle producten, diensten en het beleid te ontwikkelen en harmoniseren. Werkgroepen: nog afstemmen met projectorganisatie. Input volgt nog. Nr. Werkgroep Bestaat reeds? 1. Visieontwikkeling Ja 2. Dienstverlening Nee 3. Naamgeving Ja 4. Nabij besturen Ja 5. Beleid (hierin is opgenomen verkeer en openbare ruimte, Ja samenleving, openbare orde en veiligheid, economische zaken en algemeen bestuur) 6. Personeel Ja 7. Cultuur Nee 8. Communicatie Ja 9. Planning en control Ja 10. ICT (programmateam) Ja 11. Informatiemanagement Ja 12. Huisvesting, facilitair, inkoop Nee 13. Burgerzaken Nee 14. Griffie Ja 29

30 7. Financiën 7.1 Kosten Onderstaand volgt een begroting voor de inrichtingsfase van de herindeling Westergo. De bedragen zijn gebaseerd op ervaringscijfers vanuit andere gemeentelijke herindelingen. Het realiseren van een gemeentelijke herindeling kost veel ambtelijke capaciteit. In de plannen van aanpak van de werkgroepen zal een en ander in beeld worden gebracht. Dit heeft gevolgen voor de bestaande capaciteit en mogelijkheden van de huidige organisaties. In de werkplanning van 2016 en 2017 zal hiermee rekening moeten worden gehouden. De kosten voor de mogelijke inzet van extern personeel in de organisaties ter vervanging van medewerkers die participeren in het herindelingsproces worden gedragen door de individuele organisaties. Een uitzondering wordt gemaakt voor de medewerkers die op het projectbureau worden ingezet. Hun kosten worden gecompenseerd en zijn verwerkt in de begroting. Veel kosten die de gemeentelijke herindeling met zich meebrengt ontstaan na 1 januari 2018 en zullen worden verwerkt in de begroting en meerjarenbegroting van de nieuw te vormen gemeente. Grote kosten zijn bijvoorbeeld gekoppeld aan mogelijke investeringen die moeten worden gedaan of kosten die voortvloeien uit het Sociaal Statuut. Deze kosten zijn op dit moment niet in te schatten en hangen sterk samen met keuzes die worden gemaakt gedurende het proces van de herindeling. De totale kosten bedragen ,-. Dekking van deze kosten vindt plaats vanuit de frictiekostenvergoeding herindeling die vanuit het gemeentefonds wordt ontvangen. 7.2 Frictiekostenvergoeding Vanuit het gemeentefonds wordt een frictiekostenvergoeding (ook wel gewenningsbijdrage) ontvangen voor de herindeling. Deze vergoeding wordt uitbetaald in een periode van 4 jaar wanneer de herindeling is gerealiseerd (40%, 20%, 20% en 20%). Het eerste bedrag wordt ontvangen in Deze bedragen zullen worden verwerkt in de begroting en meerjarenbegroting. Naast de frictiekostenvergoeding wordt per gemeente een eenmalige vergoeding ontvangen. De totale frictiekostenvergoeding is voorlopig berekend op een bedrag van ,-. Exacte definitieve bedragen kunnen nog niet genoemd worden, aangezien jaarlijks het Rijk wijzigingen in de methodiek kan aanbrengen. 30

31 Door de gemeentelijke herindeling daalt de structurele algemene uitkering uit het gemeentefonds voor de nieuwe gemeente ten opzichte van de huidige gemeenten. De verwachting is dat de uitkering uit het gemeentefonds met ,- per jaar zal dalen en dat deze daling kan worden opgevangen met een besparing op de bestuurskosten en efficiencyvoordelen op de personeelskosten. Kosten herindelingsproces Onderw erp Uitw erking Kosten 2016 Kosten 2017 Totaal Organisatiekosten Projectleiding , , ,00 Secretariaat projectgroep (secretaris en ondersteuning) , , ,00 Ontw ikkeling visiedocument Ontw ikkeling besturingsfilosofie, hoofdstructuur, detailstructuur, formatieplan, functieboek 1 en functieboek 2, Sociaal Statuut, etc , , ,00 Plaatsingsprocedure , ,00 Werving en selectie management, assessments , ,00 Start directie en management voor 1 jan , ,00 Bijeenkomsten personeel, raden, etc , , ,00 Communicatie Communicatieadviseur projectbureau , , ,00 Werknemersvertegen woordiging Ondersteuning werkgroepen harmonisatie Voorlichtingskosten , , ,00 Internet en intranet , , ,00 Onvoorzien , , ,00 Ondernemingsraden , , ,00 Georganiseerd Overleg 5.000, , ,00 Totale inhuur expertise die is benodigd voor de ondersteuning van w erk- en subw erkgroepen om alle producten, diensten en beleid te ontw ikkelen en harmoniseren , , ,00 Ontwikkeling Ontw ikkeling van medew erkers en management , , ,00 Onvoorzien , , ,00 Subtotaal , , ,00 Huisvesting Investeringskosten huisvesting, inclusief inrichtings- en pm verhuiskosten. Hiervoor zullen t.z.t. afzonderlijke voorstellen w orden gedaan aan de gemeenteraden. Deze kosten w orden zoveel mogelijk verw erkt in de begroting 2018 en meerjarenbegroting. ICT Harmonisatiekosten ICT pm Sociaal Statuut Adviseur informatiebeveiliging , , ,00 Op basis van het vast te stellen Sociaal Statuut ontstaan kosten op het terrein van personeel. Dit is sterk afhankelijk van de keuzes die w orden gemaakt, de opbouw van de toekomstige organisatie en het huidige personeelsbestand. Na de plaatsingsprocedure kan een doorrekening hiervan w orden gemaakt. Totaal , , ,00 pm 31