Memo Reg.nr.: O-FIN/2016/175 / RIS

Transcriptie

1 Memo Reg.nr.: O-FIN/2016/175 / RIS Aan : de Gemeenteraad Van : College van Burgemeester en Wethouders Kopie : Datum : 23 februari 2016 Onderwerp : Frictiekostenvergoeding bij herindeling Bijlage(n) : 0 In de werkvergadering van de raad op 4 februari 2016 is gesproken over de vragen van het regieteam met betrekking tot inzet van middelen voor de (verdere) uitvoering van de strategische visie Land van Cuijk en het starten van een verkenning naar verregaande samenwerking/ bestuurlijke fusie in het Land van Cuijk. Daarbij is betrokken de beantwoording van het college van de motie 8a uit de raadsvergadering van 10 december Door de burgemeester is toegezegd enkele financiële vragen spoedig te beantwoorden. In bijgaande memo worden deze vragen beantwoord op basis van de huidige regelgeving en gegevens. Uitdrukkelijk wordt vermeld dat bedragen en aantallen jaarlijks wijzigen. Herindelingsscans Om de discussie en het herindelingsproces op lokaal niveau te faciliteren, heeft het Ministerie van BZK in samenwerking met de provincies de herindelingsscan ontwikkeld. Een dergelijke scan kan op verzoek van alle gemeenten die betrokken zijn bij een herindelingsproces door de betrokken provincie worden uitgevoerd. Het Ministerie van BZK zorgt voor de beschikbaarstelling en het onderhoud van het databestand ten behoeve van de herindelingsscan. Met de herindelingsscan wordt beoogd gemeenten vroegtijdig een instrument in handen te geven waarmee gestuurd kan worden op bestuurlijke en financiële vraagstukken. Zo kunnen, mede aan de hand van de herindelingsscan, gerichte aandachtspunten voor het (financieel) beleid van de nieuw te vormen gemeente worden bepaald en wordt inzicht verkregen in de bouwstenen van de nieuw op te stellen begroting. Daarnaast kunnen gesignaleerde verbeterpunten en risico s beter worden aangepakt dan wel beheerst gedurende het fusietraject. Voor de herindelingsscan wordt uitgegaan van de nieuw te vormen gemeente. In aanvulling op een normale begrotingsscan zal in een herindelingsscan aandacht worden besteed aan: - De effecten van de herindeling op de algemene uitkering van het gemeentefonds; - Het doel en de berekening van de (tijdelijke) verdeelmaatstaf herindeling en de duiding van de mogelijke frictiekosten; - De mogelijke effecten op de belastingen en de bijbehorende tarieven; - De financiële positie van de afzonderlijke te fuseren gemeenten. Frictiekostenvergoeding bij herindeling Gemeenten die herindelen ontvangen een vergoeding uit het gemeentefonds om de kosten die zij maken te dekken. Deze kosten worden ook wel frictiekosten genoemd. De verdeelmaatstaf herindeling voorziet in een tegemoetkoming in deze kosten. De vergoeding van de frictiekosten worden uitbetaald in een periode van vier jaar nadat de herindeling is gerealiseerd (40%, 20%, 20%, 20%). Een extra uitkering vindt plaats in het jaar na het jaar van vaststelling van het herindelingsadvies en bedraagt 25% van de verdeelmaatstaf herindeling. Dit extra bedrag wordt gelijk verdeeld over de deelnemende gemeenten. Hieronder volgt de voorlopige berekening van de te ontvangen frictiekostenvergoeding Land van Cuijk op basis van de (voorlopige) inwonersaantallen per en de uitkeringsgegevens Uitgangspunt is een herindeling met alle 5 gemeenten. O-FIN/2016/175 / RIS Pagina 1 van 6

2 Vast bedrag per gemeente Variabel bedrag inwoners 66,61 Aantal wegvallende 4 gemeenten (N1) Aantal inwoners (I1) Aantal inwoners grootste gemeente (I2) Uitkeringsfactor ,433 (D1) Uitkering jaar vóór herindeling 1 e jaar 2 e jaar 3 e jaar 4 e jaar Uitkering volgens maatstaf Extra uitkering 25% Totale uitkering Per gemeente Met minder deelnemers zal de frictiekostenvergoeding uiteraard lager zijn. De formule voor de verdeelmaatstaf herindeling bedraagt met ingang van het uitkeringsjaar 2015: [ * N1 + 66,61 * (I1 I2)] * D1 Waarin: N1 = het aantal gemeenten waarmee het totaal aantal gemeenten t.g.v. de voorgenomen herindeling verminderd wordt; I1 = het totaal aantal inwoners van de bij de herindeling betrokken gemeenten per 1 januari van het jaar voorafgaand aan de herindeling; I2 = het aantal inwoners per 1 januari van het jaar voorafgaande aan de herindeling van de bij de herindeling betrokken gemeente met het grootste aantal inwoners; D1 = de uitkeringsfactor die is vastgesteld voor het jaar voorafgaande aan de herindeling. Herindeling en algemene uitkering Om de algemene uitkering van een herindelingsgemeente te kunnen berekenen moeten de nieuwe eenheden van de verdeelmaatstaven worden bepaald. Dit gebeurt veelal door optelling van de maatstaven van de herindelingspartners. Maar in een aantal gevallen is het een nieuwe uitkomst van een formule of een herberekening door het CBS. Deze gegevens kan de gemeente niet zelf bepalen. De algemene uitkering van de nieuw te vormen gemeente zal lager zijn dan de optelsom van de algemene uitkeringen van de herindelingspartners. Deze daling kan in belangrijke mate worden verklaard doordat bij de nieuw te vormen gemeente het vast bedrag straks maar eenmaal wordt ontvangen, terwijl nu elke gemeente dit bedrag nog heeft. De nieuw te vormen gemeente krijgt dus te maken met een daling van de algemene uitkering van viermaal dit vaste bedrag (afgerond 1,5 miljoen). Naast de daling van het vaste bedrag dalen op basis van ervaring cijfers ook andere onderdelen met naar schatting ongeveer 1 miljoen. Dus in totaal wordt (zeer globaal) structureel 2,5 miljoen minder ontvangen uit het gemeentefonds. Om een meer nauwkeurige berekening te maken is een berekening nodig van een externe partij (Pauw met aangepaste gegevens van het CBS). Voor alle duidelijkheid: een nieuwe gemeente krijgt een even hoge algemene uitkering als vergelijkbare andere gemeenten met dezelfde structuurkenmerken. Ontwikkelingen aan de lastenkant Nu in beeld is gebracht hoe de algemene uitkering zich als gevolg van de herindeling zich ontwikkelt, dringt zich de vraag op welke lasten er op kortere of langere termijn (vanzelf) of (bewust) kunnen dalen om baten en lasten in evenwicht te houden. Allereerst zal een relatie gelegd kunnen worden tussen de terreinen waarop de daling van de algemene uitkering voordoet. De belangrijkste factor is de daling van het vaste bedrag. De hiermee - pag. 2/6 -

3 corresponderende lasten blijken als gevolg van de afname van het aantal gemeenten weg te vallen. Het betreft hier onder meer lasten als gevolg van besparingen op bestuurskosten (raad, college, griffie, rekenkamer, gemeentesecretaris, enzovoort), die na een herindeling immers minder gemaakt zullen worden. Als gevolg van wachtgeldverplichtingen kan de besparing mogelijk vertraagd worden gerealiseerd. Hiervoor is de tijdelijke verdeelmaatstaf herindeling bedoeld. De praktijk leert dat ook op het terrein van het personeel zich belangrijke ontwikkelingen kunnen voordoen. Aan de ene kant biedt een herindeling de gelegenheid kosten- en schaalvoordelen te realiseren door uitvoeringsprocessen efficiënter in te richten en door de gemeentelijke organisatie goed te laten aansluiten op de omvang van de nieuwe gemeente. Aan de andere kant kunnen zich ook lastenstijgingen voordoen die te maken hebben met de (kansen tot) kwalitatieve ontwikkeling van de gemeentelijke organisatie en/of nieuwe ambities. - pag. 3/6 -

4 Bijlage: Frictiekosten De Handreiking administratieve en organisatorische aspecten gemeentelijke herindeling van juli 2009 van de Provincie Zuid-Holland geeft aan wat onder frictiekosten moet worden verstaan. Deze handreiking wordt landelijk gebruikt. De provincie maakt - in het verlengde van de Raad voor de financiële verhoudingen (Financiële gevolgen gemeentelijke herindeling; Adviesrapport ) - onderscheid in drie categorieën van mate van toerekening aan herindeling. A. Geheel toe te rekenen kosten B. Gedeeltelijk toe te rekenen kosten C. Niet toe te rekenen kosten A. Geheel toe te rekenen kosten: 1. Voorbereidingskosten: - inzet eigen personeel voor zover leidend tot extra uitgaven (overwerk); - inhuur externe adviseurs ten behoeve van de voorbereiding en inhuur externe capaciteit ter vervanging van eigen personeel dat met de voorbereiding is belast of ter opvulling van vacatures ten gevolge van een vacaturestop. 2. Kosten personeel: - inzet eigen personeel voor zover leidend tot extra uitgaven (overwerk); - inhuur externe adviseurs ten behoeve van de implementatie, inhuur externe capaciteit ter vervanging van eigen personeel dat met de implementatie is belast; - garantiesalarissen van personeel dat in de nieuwe organisatie is geplaatst met een lagere salarisschaal; - vergoeding van woon-werkverkeer (tijdelijke vergoeding); - reiskosten en kosten verlies arbeidsproductiviteit als gevolg van reizen tussen diverse locaties en kosten extra personeel als gevolg van dislocaties. 3. Kosten automatisering en administratie: - conversiekosten van oude naar nieuwe systemen; - tijdelijke kosten voor communicatie met/tussen de tijdelijke dislocaties. 4. Kosten huisvesting: - kosten van aanpassing tijdelijke huisvesting en verhuiskosten. 5. Overige kosten: - voorlichtingskosten; - kosten van extra verkiezingen; - activiteiten in verband met de presentatie van de nieuwe gemeente en kosten van afstemming archieven. B. Gedeeltelijk toe te rekenen kosten: 1. Kosten personeel: - wachtgelden voormalig personeel (wachtgelden als gevolg van een kwaliteitsimpuls zijn door de gemeente zelf op te vangen); - boventallig personeel (aangenomen wordt dat dit een bijdrage vormt aan de organisatie); - wachtgelden bestuurders (gemeenten hebben structureel met dit soort kosten te maken, maar na herindeling in versterkte mate); - opleidingskosten (na herindeling in versterkte mate noodzakelijk); - werving en selectiekosten (idem). 2. Kosten automatisering en administratie: - nieuwe computersystemen en software (in geval van kapitaalvernietiging); - extra bekabeling; - uitbreiding/vervanging telefooncentrale. 3. Overige kosten: - pag. 4/6 -

5 - kosten van functiewaardering:(normale structurele kosten, maar treden vervroegd op); - kosten van komborden (idem); - huisstijl (idem); - kosten voor afstemming van bestemmingsplannen, subsidies en regelgeving (idem). C. Niet toe te rekenen kosten: 1. Voorbereidingskosten: - inzet eigen personeel ten behoeve van de voorbereiding voor zover niet leidend tot extra uitgaven (overwerk). 2. Kosten personeel: - inzet eigen personeel ten behoeve van de implementatie voor zover niet leidend tot extra uitgaven; - kosten van hogere salarissen in de nieuwe organisatie (behorend bij schaalgrootte van de nieuwe organisatie); - kosten van harmonisatie van arbeidsvoorwaarden. 3. Kosten huisvesting: - voorbereiding/investering in nieuwe huisvesting; - uitbreiding van een bestaand gemeentehuis en nieuw meubilair. 4. Overige kosten: - kosten van verkiezingen (kan alleen als sprake is van extra verkiezingen); - daling van de algemene uitkering en daling van OZB- en andere inkomsten; - rente van voorgeschoten gelden. Een veelgebruikt model om de kosten herindeling te ramen. Onderwerp Uitwerking Kosten jaar x Kosten jaar y Totaal Organisatiekosten Projectleiding Secretariaat projectgroep Ontwikkeling visiedocument Ontwikkeling besturingsfilosofie, hoofdstructuur, detailstructuur, formatieplan, Sociaal Statuut. Ontwikkeling functieboek 1 en 2 Plaatsingsprocedure Werving en selectie management Assessments Start directie en management voor 1 januari Bijeenkomsten personeel en raden Communicatie Communicatieadviseur Voorlichtingskosten Internet en Intranet Werknemersvertegenwoordiging Bijzondere Ondernemingsraad Bijzonder Georganiseerd Overleg Ondersteuning werkgroepen harmonisatie Inhuur externe expertise die benodigd is voor de ondersteuning van werkgroepen om alle producten, diensten en beleid te harmoniseren Ontwikkeling Ontwikkeling van medewerkers en management Flankerend beleid Kosten flankerend beleid worden gedragen door de nieuwe gemeente Onvoorzien Subtotaal Huisvesting Investeringskosten huisvesting Verbouwings-, inrichting en verhuiskosten. - pag. 5/6 -

6 ICT Investeringskosten in aanschaf hardware, software, externe inhuur i.v.m. implementatie. Totaal - pag. 6/6 -