Voorstel voor de Raad

Transcriptie

1 Voorstel voor de Raad Datum raadsvergadering : 27 juni 2013 Agendapuntnummer : XI, punt 5 Besluitnummer : 999 Portefeuillehouder : Burgemeester Roger de Groot Aan de gemeenteraad Onderwerp: Kaderstellende nota inzake samenvoeging ambtelijke organisaties De Wolden en Hoogeveen. Samenvatting: In de raadsvergadering van 11 april 2013 heeft de Gemeenteraad gesproken over de voorgenomen samenvoeging van de ambtelijke organisatie van de gemeenten De Wolden en Hoogeveen. In die vergadering heeft de raad zijn visie op het proces met het college gedeeld en is door de raad een aantal vragen aan het college gesteld. In de bijgevoegde nota wordt op de door de raad gemaakte opmerkingen en gestelde vragen ingegaan. De nota wordt afgesloten met een aantal kaders waarbinnen de samenvoeging gerealiseerd moet worden. Aan de beide raden wordt gevraagd deze kaders vast te stellen. Fase van besluitvorming: Besluitvormend. Ontwerpbesluit: 1. Kennis te nemen van de kaderstellende notitie inzake de samenvoeging van de ambtelijke organisaties van de gemeenten Hoogeveen en De Wolden. 2. De volgende kaders waarbinnen de samenvoeging van de ambtelijke organisaties gerealiseerd moet worden, vast te stellen: a. Ambtelijke samenvoeging De samenvoeging betreft een ambtelijke samenvoeging. Een gemeentelijke herindeling is niet aan de orde: de beide gemeenten blijven bestuurlijk als zelfstandige entiteit intact. b. Doel van de ambtelijke samenvoeging Het doel van de samenvoeging is: o Behoud of versterking van de kwaliteit o Terugdringen van de kwetsbaarheid o Beheersing van de kosten c. Basis samenvoeging Samenvoeging vindt plaats op basis van evenwaardigheid, beide gemeenten hebben vanuit de eigen kracht de andere gemeente het nodige te bieden, samen kunnen ze elkaar versterken. d. Gevolgen voor de inwoners De samenvoeging leidt tot een kwalitatief vergelijkbare of betere dienstverlening. Beide gemeenten blijven op dezelfde of betere wijze bereikbaar voor de inwoners. De beide gemeenten blijven als zelfstandig bestuur herkenbaar voor de eigen inwoners, instellingen en bedrijven. Pagina 1 van 5

2 e. Huisvesting Samenvoeging vindt plaats met inachtneming van de bestaande huisvesting. Dit betekent dat de bestaande gemeentehuizen in gebruik blijven. Gemeenten behouden hun eigen loketten voor de inwoners. f. Kosten samenvoeging De samenvoeging verloopt per saldo budgettair neutraal. Kosten worden zo veel mogelijk voorkomen. Daar waar sprake is van kosten worden deze in de bedrijfsvoering terugverdiend. g. Juridische vorm samenvoeging De samenvoegingsvorm wordt pragmatisch ingevuld. De vorm past bij datgene wat we willen bereiken en leidt tot een efficiënt bestuurbare en toekomstbestendige ambtelijke organisatie. h. Samenwerking met andere partners De samenvoeging impliceert niet dat samenwerking met andere partners wordt uitgesloten. De primaire focus ligt echter op samenwerking tussen de gemeente De Wolden en de gemeente Hoogeveen. Bestaande samenwerkingsafspraken met andere gemeenten worden gerespecteerd. Inleiding en aanleiding: Inleiding: Om een antwoord te vinden op de vele interne en externe ontwikkelingen en om ook in de toekomst de kwaliteit van de dienstverlening te kunnen handhaven of verbeteren, de kosten te kunnen beheersen en de dreigende kwetsbaarheden binnen onze organisatie het hoofd te kunnen bieden is in 2012 gewerkt aan een strategische organisatievisie. Een van de keuzes die in het in juni 2012 vastgestelde strategisch organisatiedocument De blik naar buiten! is gemaakt betreft de keuze om de ambtelijke samenwerking met een buurgemeente te intensiveren. Naar aanleiding van deze keuze zijn gesprekken gevoerd met omliggende gemeenten. Daaruit is naar voren gekomen dat de cultuur en de wensen en ontwikkelingen op het gebied van ambtelijke samenwerking binnen De Wolden en Hoogeveen het beste bij elkaar aansluiten. In december 2012 hebben de colleges van De Wolden en Hoogeveen de directies van de beide gemeenten de opdracht gegeven de mogelijkheden van intensievere samenwerking tussen de gemeenten in kaart te brengen evenals de best daarbij passende samenwerkingsvorm en fasering. Op basis van de in- en externe verkenningen die hierop hebben plaatsgehad geven de colleges van De Wolden en van Hoogeveen aan de beide ambtelijke organisaties te willen samenvoegen. Op 12 maart 2013 hebben de colleges van Hoogeveen en De Wolden hiertoe een principebesluit genomen. De samenvoeging is uiterlijk 1 januari 2015 gereed. Aanleiding: De gemeenteraad is op 12 maart per brief over dit principebesluit geïnformeerd. Op 21 maart 2013 is dit principebesluit aan de gemeenteraad toegelicht. De raad heeft vervolgens voornoemde brief als bespreekpunt geagendeerd voor de openbare raadsvergadering van 11 april In deze vergadering zijn er door de verschillende fracties de nodige vragen gesteld. In de bijgevoegde kadernotitie van de raad wordt op deze vragen ingegaan. Tevens wordt een aantal kaders gesteld waarbinnen de samenvoeging plaats zou moeten vinden. In de kadernotitie wordt de raad gevraagd deze kaders vast te stellen. Een vergelijkbare notitie wordt aan de gemeenteraad van Hoogeveen gestuurd. Voor beide raden staat de kadernotitie op 27 juni 2013 ter besluitvorming geagendeerd. Pagina 2 van 5

3 Problemen of vraagstukken: 1. Zijn de door de raad op 11 april 2013 gestelde vragen met de kaderstellende notitie beantwoord? 2. Stelt de raad de in de notitie gestelde kaders vast? Beoogd effect: De raad op een passende wijze betrekken in het proces gericht op de samenvoeging van de ambtelijke organisaties van de gemeenten De Wolden en Hoogeveen. De onduidelijkheden die er leven rondom dit proces bij de raad zo veel als mogelijk is weg te nemen. De raad vanuit zijn kaderstellende rol de kaders te laten vaststellen waarbinnen de samenvoeging plaatsvindt. Toelichting voorgesteld besluit: Toelichting voorgesteld besluit: Net als veel andere gemeenten in Nederland hebben zowel de gemeente De Wolden als de gemeente Hoogeveen geconcludeerd dat we gelet op alle interne en externe ontwikkelingen, alle plannen en ambities, in de toekomst behoefte hebben aan een buurgemeente waarmee op intensieve wijze samengewerkt kan worden. Dit om de kwaliteit van de dienstverlening te verbeteren,de kwetsbaarheid te verminderen en de kosten te beheersen. De ontwikkelingen vanuit het Rijk over de noodzakelijke samenwerking van gemeenten met het oog op de naderende decentralisaties versterken deze beweging. Op basis van interne en externe verkenningen zijn wij ervan overtuigd dat een samenvoeging van de beide ambtelijke organisaties daarbij de beste optie is. Door de samenvoeging verwachten we duurzaam meer grip op de kosten en de kwaliteit van ons werk te houden en de kwetsbaarheden in de toekomst te verminderen. De samenvoeging biedt kansen om te besparen op de overhead zonder dat de dienstverlening daar negatieve effecten van ondervindt. Met de samenvoeging denken wij de overhead binnen de organisaties geleidelijk terug te kunnen dringen en een duurzame basis te creëren die het mogelijk maakt de omvang van de inhuur te reduceren. De gewenste kostenreductie en daarmee de bestaande taakstellingen zullen alleen op die wijze, zonder negatieve effecten voor onze dienstverlening, gerealiseerd kunnen worden. Kiezen we niet voor samenvoeging maar voor voortzetting / intensivering van de samenwerking dan is dit niet mogelijk. In dat geval blijft de bestaande overhead intact. Voor herindeling bestaat, gelet op de schaalomvang van onze gemeente, naar onze mening geen enkele noodzaak. Wel willen wij vanuit kracht werken aan een optimale dienstverlening aan onze inwoners. De bestaande schaalomvang maakt dat wij bestuurlijk beschikbaar en bereikbaar zijn voor onze inwoners en bedrijven. Dat willen wij blijven vasthouden. Door ambtelijke samenvoeging bereiken wij een benaderbaar en bereikbaar bestuur, dat ondersteund wordt door een kwalitatief, efficiënt ingericht en op haar taak berekende organisatie. Alternatief beleid: n.v.t. Financiële effecten: Zoals al gemeld in de kadernota 2014 willen we de bestaande taakstellingen vanuit de samenvoeging realiseren. De samenvoeging biedt mogelijkheden voor kostenreductie op het gebied van efficiency door structurele vermindering van inhuur, het gezamenlijk beheren en aanschaffen van werksystemen, het terugdringen van de overhead, overige personeelsreductie etc. In de aanloop naar de samenvoeging staan daar ook een aantal kosten tegenover. Het is de ambitie van de directie om eventuele aanloopkosten volledig op te vangen door nog nader in te vullen efficiencymaatregelen in de bedrijfsvoering. Pagina 3 van 5

4 Het college is ervan overtuigd dat een samenvoeging van de ambtelijke organisaties noodzakelijk is zodat de bestaande taakstellingen gerealiseerd worden zonder daarbij aan de huidige ambities van De Wolden te tornen. Indien we de samenwerking met de gemeente Hoogeveen op het huidige niveau handhaven (samenwerking) dan zal dit voor de realisatie van de taakstellingen en de discussie over wat we de komende jaren wel of niet willen realiseren consequenties hebben. Personele effecten: De samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen gaat werken voor twee gemeenten als opdrachtgever. Beide gemeenten van inwoners tot en met bestuur hebben een eigen identiteit, cultuur en vraagstukken met specifieke kenmerken. Dit vraagt dat wij maatwerk leveren om in te spelen op de specifieke wensen en behoeften van beide gemeenten. Dat kan door het samenvoegen van de kennis en expertise van alle medewerkers uit De Wolden en Hoogeveen. Het werken voor twee besturen en gemeenten biedt een ontwikkelkans voor de medewerkers. Het aantal éénpitsfuncties zal afnemen en de mogelijkheden tot onderlinge vervanging nemen toe. Dit leidt tot een verminderde kwetsbaarheid, minder inhuur en tot meer mogelijkheden voor medewerkers om van elkaar te leren. We verwachten de naderende uitstroom van personeel vanwege het bereiken van de pensioengerechtigde leeftijd voor een deel intern op te kunnen vangen. Juridische effecten: In een van de werkgroepen wordt op dit moment gewerkt aan de relevante juridische zaken die spelen rondom de samenvoeging. Gedacht moet worden aan de juridische vorm van de nieuwe organisatie en de bevoegdheden daarbinnen. Participatie- en communicatieparagraaf: (in te vullen aan de hand van de menukaart) Aan de projectgroep is een communicatiemedewerker verbonden. Met de vertegenwoordigers van het personeel, de ondernemingsraden, zijn en blijven we regelmatig in gesprek om de ontwikkelingen te bespreken en af te stemmen. Net zoals we dat de afgelopen jaren hebben gedaan willen we de gemeenteraden blijven meenemen in dit traject. Dit zal zowel schriftelijk als mondeling gebeuren. Voorgesteld wordt om - indien de beide gemeenteraden dat wenselijk vinden - na het zomerreces een gezamenlijke bijeenkomst te plannen voor de beide raden. Via de geëigende kanalen zullen wij onze inwoners blijven informeren over de ontwikkelingen. De ideeën over de samenvoeging van de ambtelijke organisaties en de consequenties die dit heeft voor de dienstverlening zijn gedeeld met verenigingen van dorpsbelangen en met de ondernemersplatforms. Met inachtneming van de gestelde kaders zijn deze ideeën door genoemde groepen positief ontvangen. Fatale termijnen: Wij willen de samenvoeging van beide ambtelijke organisaties voor 1 januari 2015 realiseren. Dit is een ambitieuze maar haalbare datum. Aanpak en uitvoering: De projectgroep is inmiddels aan de slag gegaan met de uitwerking van het genoemde principebesluit. In de bijgevoegde nota De drie sporen naar de nieuwe ambtelijke organisatie van De Wolden en Hoogeveen wordt in grote lijnen de aanpak hiertoe beschreven. Het college wordt gevraagd hiervan kennis te nemen. Binnen deze aanpak is de eerste stap het uitwerken van de missie, visie en contouren van de nieuwe organisatie. Dit heeft geresulteerd in de bijgevoegde nota Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen, Misie, visie en contouren. Pagina 4 van 5

5 Door de beide colleges is deze nota op 11 juni 2013 vastgesteld. Naast de missie, visie en contouren is er het vraagstuk rond de bedrijfsvoering van de nieuwe organisatie, de zogeheten PIJCOFA vraagstukken (personeelszaken, juridische zaken, informatisering, communicatie, organisatie, financiën en automatisering). Voor het uitwerken van de bedrijfsvoeringsvraagstukken zijn onder de verantwoordelijkheid van de stuurgroep een viertal werkgroepen in het leven geroepen: - Werkgroep personeel en organisatie. - Werkgroep juridische zaken. - Werkgroep financiën. - Werkgroep informatisering & automatisering. Binnen deze werkgroepen wordt momenteel hard gewerkt aan plannen van aanpak. Deze worden op korte termijn opgeleverd. Voor de nieuwe organisatie zal geen blauwdruk worden geschreven. De beide algemeen directeuren wijzen kwartiersmakers aan die aan de hand van de missie, visie en de contouren de toekomstige organisatie-eenheden gaan vormen. De kwartiermakers krijgen de opdracht een beweging te organiseren waarbinnen de nieuwe organisatie stapsgewijs vorm krijgt. De werkgroepen ondersteunen de kwartiermakers bij de bedrijfsvoeringsvraagstukken. In de zomer van 2013 zullen deze kwartiermakers worden aangewezen. Bijlagen: - Kadernotitie voor de gemeenteraad van De Wolden; - Nota De drie sporen naar de nieuwe ambtelijke organisatie van De Wolden en Hoogeveen. Zuidwolde, 14 juni 2013 Burgemeester en wethouders van De Wolden, secretaris Nanne Kramer burgemeester Roger de Groot Pagina 5 van 5