Nr Houten, 14 februari 2008

Transcriptie

1 Nr Houten, 14 februari 2008 Aan de gemeenteraad Onderwerp: Functieomvang griffie en mandatering personele aangelegenheden Beslispunten:. 1. Aan de griffier de bevoegdheden van de raad mandateren ten aanzien van het aanstellen, ontslaan en alle overige met betrekking tot het griffiepersoneel te nemen besluiten. 2. De formatieomvang griffier per 1 april 2008 structureel uitbreiden tot 36 uur per week. 3. Het aan de griffie toegekende budget (stelpost ) bestemmen voor personele lasten. Inleiding: Het vertrek van de raadsadviseur/ plaatsvervangend griffier is aanleiding de bevoegdheden van de raad in relatie tot die van de griffier ten aanzien van personele aangelegenheden van de griffie te bezien. Tevens doet zich de gelegenheid voor de functieomvang van de griffie aan te passen aan de wensen en behoeften van de raad. Zie hiervoor ook de Memo aan het seniorenconvent van de plaatsvervangend voorzitter van de raad d.d. 7 februari Beoogd effect: 1. Uitwerking geven aan artikel 7 van de instructie van de griffier, waarin is vastgesteld dat de griffier verantwoordelijk is voor alle door of namens hem verrichte werkzaamheden. De organisatie van de griffie, werkzaam onder verantwoordelijkheid en in opdracht van de raad op een vergelijkbare wijze vormgeven als de afdelingen die onder verantwoordelijkheid van het college vallen. De uitvoeringsverantwoordelijkheid voor de personele taken van de griffie op een niveau brengen waar er flexibel kan worden ingespeeld op veranderende situaties. 2. De formatieomvang van de griffier aanpassen aan de behoeften, rekening houdend met de groei van de gemeente Houten en de introductie van een nieuw vergadermodel. Argumenten: A. Met de nieuwe griffier is bij zijn aantreden gesproken over de invulling van de griffietaken. Hierbij is aangegeven dat van de griffier wordt verwacht dat hij integraal de verantwoordelijkheid op zich neemt voor het functioneren van de griffie, conform artikel 7 van de Instructie voor de griffier, zoals deze door de raad op 1 oktober 2002 is vastgesteld. In artikel 107 e gemeentewet is opgenomen dat de raad bevoegd is de op de griffie werkzame ambtenaren te benoemen, te schorsen en te ontslaan. De raad kan volgens hetzelfde artikel regels stellen over de organisatie van de griffie. Het is aan de raad om te bepalen hoe intensief de aansturing van de griffie vanuit de raad dient te zijn en welke verantwoordelijkheden en bevoegdheden worden neergelegd aan de griffier. B. De functieomvang van de griffier dient te worden aangepast zodat beter op de wensen en behoeften van de raad kan worden ingespeeld. Toelichting: Mandatering personele aangelegenheden Door het aanstaande vertrek van de raadsadviseur is de vraag actueel geworden op welke wijze de selectie van een nieuwe raadsadviseur dient te worden vormgegeven. In het overleg met de griffier is daarbij aan de orde gekomen dat de huidige raadsadviseur benoemd is door de gemeenteraad en dat een eervol ontslag eveneens door de raad dient te worden verleend. De taken van de griffier zijn door de raad weergegeven in een instructie voor de griffier (raadsbesluit 1 oktober 2002). De instructie geeft in algemene termen weer hetgeen van de

2 - 2 - griffier wordt verwacht. Over de relatie tussen de griffier en het personeel van de griffie wordt in het algemeen in artikel 7 aangegeven dat de griffier verantwoordelijk is voor alle door of namens hem verrichtte werkzaamheden. Wij stellen u voor dit jaar van gedachten te wisselen over een nadere invulling van de instructie van de griffier. Hierop vooruitlopend stellen wij u voor de griffier volledig mandaat te verlenen voor wat betreft het personeel van de griffie. Inhoudelijk betekent dit dat de griffier dan in mandaat namens de raad beslist over aanstelling, ontslag en overige personele taken met betrekking tot het griffiepersoneel. Uiteraard blijft het een vaste gewoonte dat bij ingrijpende voorgenomen wijzigingen overleg wordt gevoerd met de plaatsvervangend voorzitter van de raad en met het seniorenconvent. Zie hiervoor ook de in de inleiding genoemde Memo aan het seniorenconvent van de plaatsvervangend voorzitter van de raad. De griffier is vervolgens verantwoordelijk voor het openstellen van de vacatures raadsadviseur/ plaatsvervangend griffier en de tweede griffiemedewerker. Bij de selectie van de raadsadviseur zullen naast de adviseur van P en O en de griffier, eveneens de eerste griffiemedewerker en de plaatsvervangend voorzitter van de raad betrokken zijn als selectiecommissie. De raad wordt betrokken bij de selectie van een nieuwe raadsadviseur, omdat die bij ontstentenis van de griffier ook in staat moet worden geacht op adequate wijze de rol van plaatsvervangend griffier te vervullen. Daarom is het in ieders belang dat een stevige kandidaat wordt benoemd. Wij stellen u dan ook voor om een adviescommissie in te stellen die met één of twee door de selectiecommissie voorgedragen kandidaten een gesprek voert en vervolgens een advies uitbrengt aan de selectiecommissie. Aan het einde van de procedure wordt een kennismakingsgesprek met de burgemeester en de secretaris ingevoegd. Hiermede wordt aansluiting gezocht bij de selectie zoals deze bij de griffier heeft plaatsgevonden. De nieuwe raadsadviseur zal bij ontstentenis van de griffier immers tevens moeten acteren in de driehoek bestaande uit de burgemeester, de gemeentesecretaris en de griffier. Met betrekking tot de vacature tweede griffiemedewerker wordt voorgesteld de selectie hiervan over te laten aan de medewerker P en O, de griffier en de eerste griffiemedewerker. Beide vacatures worden conform het personeelsbeleid van de gemeente Houten in eerste instantie intern opengesteld. In de procedure voor de selectie van een raadsadviseur wordt een assessment opgenomen. Functie omvang griffie Er is bij de invoering van het dualisme door de raad ingestoken op een slanke en beleidsmatige griffie met een griffier voor 32 uur per week en een raadsadviseur/ plaatsvervangend griffier voor 18 uur per week. In een later stadium is hier formatie aan toegevoegd voor ambtelijke ondersteuning en 8 uur voor raadscommunicatie. Inmiddels is de omvang van de gemeenteraad toegenomen door de groei van het aantal inwoners van Houten en is een nieuw vergadermodel geïntroduceerd. Sinds september werkt de gemeenteraad met een nieuw vergadermodel. Eind 2007 is de griffier gevraagd te rapporteren over de taken die de griffie nu uitvoert en een vergelijking te maken met de taken die voorheen werden uitgevoerd. Nu de tussentijdse evaluatie van de nieuwe werkwijze achter de rug is en de eerste ervaringen zijn opgedaan met de nieuwe werkwijze, is ook een reële inschatting te maken van de taken en de daarvoor benodigde formatie van de griffie. Zie hiervoor ook de eerder genoemde Memo van de plaatsvervangend voorzitter van de raad. Gesteld kan worden dat de griffie momenteel onder hoge druk in staat is het primaire proces (rondetafels en raad) te faciliteren, maar dat er weinig ruimte is om invulling te geven aan de overige taken. Uiteindelijk kan de bestaande overbelasting leiden tot uitval van personeel, een punt waar de raad in zijn hoedanigheid van werkgever van de griffie, zich bewust van dient te zijn. Het vertrek van de raadsadviseur/ plaatsvervangend griffier is aanleiding de formatieomvang van de griffie versneld onder de loep te nemen. Het hiervoor beschreven vertrekpunt staat niet ter discussie, de beleidsmatige invulling van de griffie en de daarbij behorende functieniveaus blijven gelijk.

3 - 3 - Concreet stellen wij u voor om op grond van de bevindingen en met het uitgangspunt dat de raad op adequate wijze moet worden ondersteund, de functieomvang griffier uit te breiden met 4 uur per week tot een fulltime functie per 1 april Stelpost voor nieuwe werkwijze van de raad. De gemeenteraad heeft bij de invoering van het nieuwe vergader model besloten een aantal gelden ter beschikking te stellen uit de begrotingspost uit het actie programma Het gaat hierbij om een structureel bedrag van In 2007 is een gedeelte van dit geld ( 2.500) bestemd om de formatie van de griffie uit te breiden met één dagdeel per week. (raadsvoorstel ). De griffie heeft dit geld in 2007 besteed aan de inhuur op afroepbasis van een communicatiemedewerker. Voor 2008 is bij hetzelfde raadsvoorstel 6500,- bestemd voor dit doel. Concreet stellen wij voor de stelpost structureel te bestemmen voor de personele lasten van de griffie. de voorzitter van de raad, de plaatsvervangend voorzitter van de raad, C.H.J. Lamers M.A. Alting Siberg Bijlagen die voor de leden van de raad ter inzage liggen op de gebruikelijke wijze: -Memo van de plaatsvervangend voorzitter van de raad d.d. 7 februari 2008 aan het seniorenconvent Meegezonden bijlagen bij dit voorstel: -

4 - 4 -

5 Nr (gewijzigd) De raad van de gemeente Houten heeft het voorstel van de voorzitter en plaatsvervangend voorzitter van de raad, d.d. 14 februari 2008, nr gelezen en besluit; 1. Aan de griffier de bevoegdheden van de raad mandateren ten aanzien van het aanstellen, ontslaan en alle overige met betrekking tot het griffiepersoneel te nemen besluiten, met uitzondering van de selectie, de benoeming en het ontslag van de raadsadviseur 2. De functieomvang griffier per 1 april 2008 structureel uitbreiden met 4 uur tot 36 uur per week (= 100%). 3. Het aan de griffie toegekende budget (stelpost ) bestemmen voor personele lasten. Dit is besloten in de openbare vergadering van de raad op 19 februari De raad van de gemeente Houten, de griffier, de voorzitter, P.M.H. van Ruitenbeek C.H.J. Lamers