MEMO. Datum: 3 juni 2015 invulling werkgeverschap griffie Bestemd voor: de leden van de kerngroep Afkomstig van: de gezamenlijke werkgeverscommissie

Transcriptie

1 MEMO Datum: 3 juni 2015 Onderwerp: invulling werkgeverschap griffie Bestemd voor: de leden van de Afkomstig van: de gezamenlijke werkgeverscommissie Inleiding In de aanloop naar de fusiedatum van zijn er diverse activiteiten nodig ten aanzien van de griffiemedewerkers. Deze hebben in grote lijnen betrekking op: Inrichten van de organisatie van de griffie Benoemen van de griffier Plaatsen van overige griffiemedewerkers Vaststellen Sociaal statuut en Sociaal plan Vaststellen P&O beleid en arbeidsvoorwaarden De (toekomstige) raad heeft hierin een werkgeversrol 1. Deze notitie geeft inzicht in de wijze waarop de rol van de (toekomstige) raad en de medezeggenschap kan worden geborgd en de voorbereiding kan worden gedaan. Activiteiten ten aanzien van griffiemedewerkers In bijlage 1 is een overzicht opgenomen van de benodigde activiteiten ten aanzien van de griffiemedewerkers in de aanloop naar de bestuurlijke fusie. Voor de meeste onderwerpen vindt de besluitvorming zo spoedig mogelijk na plaats door de toekomstige raad van de gemeente Meierijstad. Voor de vaststelling van een Sociaal statuut en Sociaal plan is een besluit van de huidige drie raden nodig. Enkele onderwerpen in de aanloop naar de fusie hebben specifiek betrekking op de griffie, zoals het formatieplan, het benoemen van de griffier en het plaatsen van overige griffiemedewerkers. De overige onderwerpen zijn van algemenere aard en niet specifiek gebonden aan de griffiewerkzaamheden. Bijvoorbeeld het vaststellen van het P&O beleid en de arbeidsvoorwaarden voor de griffiemedewerkers. Voor deze onderwerpen is het (tot nu toe) gebruikelijk om dezelfde regelingen te hanteren als die voor de medewerkers van de van toepassing zijn. Invulling van het werkgeverschap in het fusieproces De raden kunnen er voor kiezen om alle activiteiten die voortvloeien uit het werkgeverschap ten aanzien van de griffiemedewerkers volledig zelfstandig op te pakken. Dat is niet echter gewenst vanwege de consequenties voor de benodigde capaciteit in de voorbereiding, de voortgang van het proces en de uniformiteit binnen de gehele gemeentelijke organisatie. Over het algemeen worden praktische afspraken gemaakt tussen de raden en colleges om zoveel mogelijk gezamenlijk op te trekken in het proces, waarbij de specifieke bevoegdheden van de raden ten aanzien van de griffie worden geborgd. Deze specifieke bevoegdheden hebben met name betrekking op het formatieplan voor de griffie, het benoemen van de griffier en het plaatsen van de overige griffiemedewerkers. In de tijdsplanning is het gewenst om deze activiteiten gelijktijdig te laten lopen met de vergelijkbare activiteiten voor de medewerkers van de (bijvoorbeeld de plaatsingsprocedure). Dat is duidelijk voor alle medewerkers van de gemeentelijke organisatie, biedt meer mogelijkheden in het plaatsingsproces en is efficiënter in de tijdsplanning en voorbereiding. Bovendien zijn er in de fusie gemeenten ook medewerkers die organisatorisch niet onder de griffie vallen, maar wel werkzaamheden verrichten voor de griffie. 1 In 2002 is in de gemeenten het dualisme ingevoerd en bestaat de gemeentelijke organisatie uit een organisatiedeel dat de raad ondersteunt en een organisatiedeel dat het college ondersteunt. Beide organisatieonderdelen hebben een eigenstandige functie. Dit heeft ook gevolgen voor het uitvoeren van werkgeverstaken.

2 Voor besluiten van algemenere aard, zoals het Sociaal statuut, het P&O beleid en de arbeidsvoorwaarden zijn verschillen tussen griffie en niet gewenst. Alle medewerkers behoren immers tot dezelfde gemeentelijke organisatie en onderlinge verschillen tussen beide organisatie onderdelen zijn niet aan te bevelen. Tot nu toe gelden per gemeente voor de griffiemedewerkers ook dezelfde arbeidsvoorwaarden als voor de medewerkers van de. Voorgesteld wordt om voor de besluiten van algemenere aard voor de griffiemedewerkers de besluiten van de te volgen. Hiervoor is een goede afstemming nodig met de stuurgroep en projectgroep. Er vindt periodiek terugkoppeling plaats vanuit de stuurgroep in de. Voorbereiding van (toekomstige) raadsbesluiten De voorbereiding van de (toekomstige) raadsbesluiten ten aanzien van de griffie kan worden belegd bij een vertegenwoordiging van de drie raden. Het is niet gewenst om de voltallige raden hiermee te belasten. Deze taken kunnen worden neergelegd bij de en/of de gezamenlijke werkgeverscommissie. Kerngroep In het Reglement van orde van de is als een van de taken van de de voorbereiding van visie, structuur en werkwijze van de toekomstige raad en griffie opgenomen. Op basis van deze bepaling kan de voorbereiding van de (toekomstige) raadsbesluiten m.b.t. de griffie(medewerkers) door de worden uitgevoerd. De bestaat uit de fractievoorzitters van de drie raden en vormt daarmee een brede vertegenwoordiging vanuit de huidige raden. Een aandachtspunt hierbij vormt de voortgang van het proces en de privacy van de betrokken medewerkers. De vergaderingen van de zijn openbaar. Indien nodig kan de achter gesloten deuren vergaderen. Vanwege de omvang van de en een efficiëntere werkwijze kan de voorbereiding van (toekomstige) raadsbesluiten (deels) ook in een kleiner verband worden uitgevoerd door de gezamenlijke werkgeverscommissie. Gezamenlijke werkgeverscommissie Voor de voorbereiding van de bestuurlijke fusie is een gezamenlijke werkgeverscommissie gevormd (gwc). De gwc kan de ondersteunen in de voorbereiding van visie, structuur en werkwijze van de toekomstige raad en griffie. De samenstelling van de gezamenlijke werkgeverscommissie is opgenomen in bijlage 2. Voor de afstemming met de stuurgroep zijn een lid van de stuurgroep en de projectleider als adviseur/informant toegevoegd. De vergaderingen van de gezamenlijke werkgeverscommissie zijn besloten. De huidige griffiers kunnen op uitnodiging bij de vergaderingen van de gwc aanwezig zijn afhankelijk van de te bespreken onderwerpen. In bijlage 1 wordt voorgesteld hoe de voorbereiding van (toekomstige) raadsbesluiten kan worden belegd bij de en/of de gwc. Het overzicht van activiteiten is hierbij niet limitatief en de planning is indicatief weergegeven. In de taakverdeling tussen en gwc wordt zoveel mogelijk aangesloten bij de reguliere mogelijkheid van de raad om bepaalde bevoegdheden te delegeren aan een werkgeverscommissie. 2 Aanvullende taken (op dit moment nog niet bekend) zullen in de geest van deze taakverdeling worden belegd. Medezeggenschap Bij de gemeente is sprake van twee vormen van medezeggenschap: het Georganiseerd overleg (GO) en de ondernemingsraad (OR). Georganiseerd overleg (GO) Het GO voert overleg over alle aangelegenheden van algemeen belang voor de rechtstoestand van de ambtenaren met inbegrip van de algemene regels volgens welke het personeelsbeleid zal worden gevoerd 3. Het GO is samengesteld uit een vertegenwoordiging van het gemeentebestuur en een vertegenwoordiging van de vakbonden. Het feit dat er twee bevoegd gezagen zijn (raad en college) die namens de gemeente de werkgeversrol vervullen, vraagt om duidelijkheid over de wijze waarop het overleg wordt gevoerd. Het is mogelijk te kiezen voor een apart of gezamenlijk GO. 2 De raad kan bevoegdheden die rechtstreeks voortvloeien uit de Ambtenarenwet, de op deze wet gebaseerde en door de raad vastgestelde rechtspositionele voorschriften en de artikelen 107 tot en met 107e Gemeentewet, delegeren aan een werkgeverscommissie. Met uitzondering van de bevoegdheden als bedoeld in artikel 107 (benoemen, schorsen als disciplinaire maatregel en ontslaan van de griffier), 107a, tweede lid (instructie van de griffier), 107d, eerste lid (vervanging van de griffier) en 107e, eerste lid (vaststelling en wijziging van de organisatie van de griffie) van de Gemeentewet behoudens het vaststellen en wijzigen van de arbeidsvoorwaardenregeling. 3 Het overleg over de arbeidsvoorwaarden vindt op centraal niveau plaats in het LOGA.

3 Voor algemene voorstellen voor de gemeentelijke organisatie is een gezamenlijk GO aan te bevelen, bijvoorbeeld met betrekking tot P&O beleid en arbeidsvoorwaardenregelingen. Het voordeel van een gezamenlijk GO is dat dit beter aansluit bij het uitgangspunt dat de arbeidsvoorwaardenregeling in principe voor de gehele gemeentelijke organisatie gelijk is. Bij aparte GO s is het risico aanwezig dat er verschillen gaan ontstaan. Gelet op de gewenste uniformiteit in arbeidsvoorwaardenregelingen voor de gehele gemeentelijke organisatie en de grootte van de griffie ligt het niet voor de hand om als raad een eigen commissie voor het GO in te stellen. Bij een gezamenlijk GO kan worden afgesproken dat voor griffie specifieke onderwerpen de voorzitter van de gwc de werkgeversvertegenwoordiging vormt. Voor het GO van de is mevr. Adema als werkgeversvertegenwoordiging aangewezen. Ondernemingsraad (OR) De Wet op de ondernemingsraden (WOR) voorziet in overleg met de ondernemer over bedrijfsorganisatorische, economische en financiële aangelegenheden en over onderwerpen die regelingen over het sociale beleid van de onderneming betreffen. De OR ziet toe op een juiste uitvoering van de arbeidsvoorwaardenregelingen, de arbeidsomstandigheden en de werktijden. Allemaal zaken die ook griffiemedewerkers betreffen. De WOR-bestuurder vertegenwoordigt de ondernemer in het overleg met de OR. De griffier is WOR-bestuurder voor de griffieorganisatie zoals de secretaris dat is voor de. Een sologriffier (zonder griffiemedewerkers) is geen WOR-bestuurder, omdat er geen sprake is van medezeggenschap. Door de beperkte omvang van de toekomstige griffie is het instellen van een eigen OR of personeelsvertegenwoordiging in de nieuwe gemeente niet mogelijk en kan de WOR-bestuurder/griffier in voorkomend geval overleg voeren met de betrokken medewerkers. In het fusietraject is een praktische oplossing nodig voor de invulling van de functie als WOR-bestuurder voor de griffie specifieke onderwerpen. Voorgesteld wordt om deze rol als uitgangspunt neer te leggen bij de voorzitter van de gwc. Dit heeft vooral betrekking op de inrichting van de toekomstige griffie organisatie. Overige (algemene) onderwerpen over de voorbereiding van de toekomstige raad en griffie kunnen bij het WORoverleg van de worden ondergebracht. Dit past bij het uitgangspunt dat de arbeidsvoorwaardenregeling in principe voor de gehele gemeentelijke organisatie gelijk is. De OR-ren treden dan op voor de gezamenlijke onderneming. Mevr. Wilms fungeert als WOR-bestuurder in het fusieproces voor de. Voorstel aan de 1. In te stemmen met het ondersteunen van de door de gezamenlijke werkgeverscommissie bij het voorbereiden van de visie, structuur en werkwijze van de toekomstige raad en griffie; 2. De voorzitter van de voor te stellen om in voorkomend geval het overleg in de m.b.t. personele onderwerpen van de toekomstige griffie achter gesloten deuren te houden, waarbij de secretaris van de, de voorzitters van stuurgroep en projectgroep, en de secretaris van de gwc wel aan het overleg kunnen deelnemen; 3. De taakverdeling tussen (toekomstige) raad, en gwc aan te houden zoals opgenomen in bijlage 1 en eventuele aanvullingen daarop in de geest van deze taakverdeling onder te brengen; 4. Voor de arbeidsvoorwaardenregelingen van de griffiemedewerkers aan te sluiten bij de nog op te stellen regelingen van de ; 5. De toetsingscommissie van de 4 in te zetten voor het plaatsingsproces van de griffiemedewerkers; 6. Het overleg in het GO-platform over het P&O beleid en de arbeidsvoorwaardenregelingen voor de griffiemedewerkers te laten voeren door mevr. Adema namens de gezamenlijke werkgevers (raden en colleges); 7. Het overleg in het GO-platform over griffie specifieke onderwerpen te laten voeren door of namens de voorzitter van de gwc; 8. Het overleg in het OR-platform over de arbeidsvoorwaardenregelingen voor de griffiemedewerkers te laten voeren door mevr. Wilms namens de gezamenlijke werkgevers (raden en colleges); 9. Het overleg met de betrokken medewerkers van de griffie over griffie specifieke OR-zaken te laten voeren door of namens de voorzitter van de gwc. Bijlagen: 1. Overzicht activiteiten t.a.v. griffiemedewerkers 2. Samenstelling gezamenlijke werkgeverscommissie 4 Het gebruik van een toetsingscommissie is gebruikelijk in de plaatsingsprocedure. De instelling van een toetsingscommissie moet voor Meierijstad nog worden vastgesteld.

4 Bijlage 1: Overzicht activiteiten ten aanzien van griffiemedewerkers (niet limitatief) versie Activiteit Wie Wanneer (indicatieve planning) Opmerkingen Invulling werkgeversrol algemeen Werkgeversrol uitvoeren t.a.v. beoogd griffier en griffiemedewerkers in de voorbereiding van de herindeling Sociaal statuut en Sociaal plan vaststellen voor de griffiemedewerkers (besluitvorming door huidige raden) Formatieplan griffie vaststellen Functieboek griffie vaststellen Werkgeverscommissie instellen en bevoegdheden delegeren aan werkgeverscommissie per gwc t.a.v. beoogd griffier en beoogd griffier t.a.v. overige griffiemedewerkers huidige raden door gwc en toekomstige raad door op basis van advies gwc Mei-december 2016 Juli-december 2015 Niet van toepassing m.b.t. reguliere taken griffiemedewerkers Planning en inhoud gelijk aan 15 oktober 2015 (streefdatum) Planning is parallel aan die voor de 1 april 2016 Planning is parallel aan die voor de, betreft een uitwerking van het formatieplan December 2016 Betreft keuze toekomstige raad Werving beoogd griffier Vaststellen procedure (o.a. planning, wel/niet gelijktijdig in- en extern werven, toepassen assessment, deelnemers bij selectiegesprekken, externe ondersteuning) toekomstige raad door gwc op basis van door de bepaalde kaders 2 e kwartaal 2015: kaders in bepalen Februari-april 2016: uitwerking procedure via gwc (en indien van toepassing ) Zie separaat voorstel aan de Medewerkers Benoemen beoogd griffier Voorlopig plaatsen van overige griffiemedewerkers GS/toekomstige raad door op basis van advies selectiecommissie/gwc Uiterlijk (streefdatum) Uiterlijk (streefdatum)

5 Activiteit Wie Wanneer (indicatieve planning) Opmerkingen Benoemen tijdelijke griffier per GS Voor Art. 61 wet Arhi Verlenen eervol ontslag aan de drie huidige griffiers per door huidige raden huidige raden door gwc en November-december 2016 Art. 57 wet Arhi Optie voor de huidige griffiers om voorlopig te worden geplaatst in de nieuwe organisatie Benoemen griffier per door toekomstige raad Plaatsen van overige griffiemedewerkers per door toekomstige raad Vaststellen instructie griffier/verordening griffie per door toekomstige raad GS bepalen op basis van een individueel verzoek van de huidige griffiers toekomstige raad door op basis van advies gwc Voor Art. 57 wet Arhi, indien gewenst tijdig aanvragen (eventueel onder voorbehoud) December 2016 Art. 59 wet Arhi en art. 107 Gemeentewet, betreft vervolg op benoeming beoogd/tijdelijke griffier December 2016 November-december 2016 Art. 59 wet Arhi, betreft vervolg op voorlopige plaatsing Art. 107a Gemeentewet Arbeidsvoorwaarden Voorbereiden P&O visie en arbeidsvoorwaardenregeling t.a.v. griffiemedewerkers per Vaststellen P&O visie en arbeidsvoorwaardenregeling t.a.v. griffiemedewerkers per door toekomstige raad Uiterlijk (streefdatum) December 2016 Planning en inhoud gelijk aan Planning en inhoud gelijk aan

6 Bijlage 2: Samenstelling gezamenlijke werkgeverscommissie VOORZITTER De heer M. van der Aalsvoort (Mari) raadslid Schijndel AMBTELIJK SECRETARIS Mevrouw A. Vissers (Allian) lid werkgroep Personeel LEDEN De heer R. Merks (Ruud) raadslid Schijndel Mevrouw B. van den Oetelaar (Betty) raadslid Schijndel Mevrouw J. Heisterkamp (Janine) raadslid Sint-Oedenrode Mevrouw C. v.d. Pas (Coby) raadslid Sint-Oedenrode De heer H. van Rooijen (Harry) raadslid Veghel De heer K. van Limpt (Kees) raadslid Veghel ADVISEURS De heer P. Maas (Peter) burgemeester Sint-Oedenrode (namens stuurgroep) De heer N. van den Bergh (Nico) projectleider (incidenteel aanwezig) AANWEZIGHEID GRIFFIERS AFHANKELIJK VAN AGENDA Mevrouw F. van Kessel (Françoise) griffier Schijndel De heer M. van Els (Maarten) griffier Sint-Oedenrode Mevrouw A. Visser (Anka) tijdelijk griffie Sint-Oedenrode/secretaris De heer W. Oosten (Wouter-Jan) griffier Veghel