Plan van aanpak gemeentelijke herindeling

Transcriptie

1 Plan van aanpak gemeentelijke herindeling Goeree-Overflakkee, 22 december De secretarissen van de vier gemeenten en met dank aan het Nederlands Centrum voor Overheidsdiensten (NCOD) Plan van aanpak gemeentelijke herindeling Goeree-Overflakkee, december

2 Inhoudsopgave 1. Inleiding Regelgeving over de voorbereiding van de herindeling Uitgangspunten, resultaten en proces Stappenplan gemeentelijke herindeling Resultaten per 1 januari Belangrijke uitgangspunten Organisatorische stappen Plan van aanpak Strategische visie Besturingsfilosofie en hoofdstructuur Detailstructuur Formatieplan Functieboek Functieboek Inpassingsprocedure Sociaal Statuut Start nieuwe organisatie Totaalplanning Harmonisatie Inleiding Wat moet gereed zijn? Werkstructuur Linking-pin structuur Model plan van aanpak Belangrijke te harmoniseren zaken Raakvlakken tussen werkgroepen Projectorganisatie Opbouw projectorganisatie Gemeenteraden en klankbordgroep Stuurgroep Projectgroep Bijzonder Georganiseerd Overleg (BGO) Bijzondere Ondernemingsraad (BOR) Werkgroepen Financiën Inleiding Frictiekostenvergoeding en uitkering gemeentefonds Kosten Dekking Verdeelsleutel kosten Kredietbewaking...21 Bijlage: Model plan van aanpak werkgroepen...23 Totaal planning (separaat) Plan van aanpak gemeentelijke herindeling Goeree-Overflakkee, december

3 1. Inleiding Op 13 oktober 2010 hebben Provinciale Staten van de provincie Zuid-Holand het herindelingsadvies om te komen tot de nieuwe gemeente Goeree-Overflakkee (voorlopige aandudiing) vastgesteld. Dit betreft een belangrijk moment in het proces om te komen tot een gemeentelijke herindeling. Vanzelfsprekend is daarmee de herindeling nog geen feit, omdat besluitvorming in de Tweede en Eerste Kamer nog dient plaats te vinden. Het vaststellen van het herindelingsadvies op 13 oktober 2010 is het moment om de voorbereidingen op de gemeentelijke herindeling in gang te zetten. Dit stuk beoogt een vervolg te zijn op de Startnotitie, zoals die enige tijd geleden is aangeboden en waarin een eerste aanzet voor de vervolgstappen is neergelegd. Een gemeentelijke herindeling is een complexe en ingrijpende aangelegenheid. Voor burgers, bedrijven en instellingen, maar zeker ook voor de bestuurders, managers en medewerkers van de betrokken gemeentelijke organisaties. Het is als positief aan te merken dat de gemeenteraden bijna unaniem waren in hun besluitvorming over deze gemeentelijke herindeling. Dat geeft een goede basis om een sterk herindelingsproces te doorlopen. Om de fusie per datum 1 januari 2013 te realiseren dienen veel voorbereidende werkzaamheden te worden verricht. Afgesproken is dan ook om hiervoor een totaal plan van aanpak op te stellen, zodat de voorbereidingen gestructureerd, doelgericht en efficiënt kunnen verlopen. Dit plan van aanpak gaat niet in op de motieven en doelstellingen van de fusie. Die zijn beschreven in het herindelingadvies. Het plan beschrijft alleen het proces om de gemeentelijke herindeling op een gedegen wijze voor te bereiden. Op grond van de Wet Arhi zijn de bij een herindeling betrokken gemeenten verplicht deze voorbereidingen ter hand te nemen en vanuit dat oogmerk is dan ook gekomen tot een door de vier gemeenten gedragen stuk. Een zakelijk document, waaraan echter wel heel zorgvuldige afwegingen ten grondslag liggen die rekening houden met de betrokken partijen. Een fusieproces is namelijk onvermijdelijk ook voor velen een emotioneel proces, van onzekerheid, uitdaging, afscheid en ontmoeting. Hoewel een gemeentelijke herindeling met name de gemeenten betreft qua structuur en grondgebied, raakt het proces ook de gemeenschappelijke regelingen, met name die uitsluitend het grondgebied van de betrokken gemeenten betreffen, in deze het Intergemeentelijk Samenwerkingsverband Goeree- Overflakkee (ISGO) en het Werkvoorzieningschap Binnenhof. We spreken de wens uit dat de voorbereidingen om te komen tot de gemeentelijke herindeling constructief zullen verlopen zodat de nieuwe gemeente een goede start kan maken. Dit alles ten dienste van de burgers, bedrijven en instellingen van de huidige gemeenten Goedereede, Dirksland, Middelharnis en Oostflakkee. De vier gemeentesecretarissen, Plan van aanpak gemeentelijke herindeling Goeree-Overflakkee, december

4 2. Regelgeving over de voorbereiding van de fusie De wet Arhi is uiterst summier over de wijze waarop de gemeenten het fusieproces gestalte moeten geven. Artikel 79 zegt daarover het volgende: De besturen van de vóór de datum van herindeling bij een wijziging van de gemeentelijke indeling betrokken gemeenten dragen er in onderling overleg zorg voor dat de met het oog op de gewijzigde indeling met ingang van die datum te treffen voorzieningen tijdig worden voorbereid. Voorzieningen, de voorbereiding van de overgang van ambtenaren betreffende, zijn onderwerp van georganiseerd overleg met de centrales van verenigingen van ambtenaren en van overleg met de ondernemingsraden van de betrokken gemeenten. Hoe de besturen dat verder invullen wordt door de wet niet geregeld. Wel moeten zij zich houden aan een aantal spelregels van de provincie, in het bijzonder over de financiële en administratieve aspecten van het fusieproces. Voor de besluitvorming gaan we uit van de verdeling van bevoegdheden volgens het dualiseringsprincipe van de Gemeentewet. Met besturen worden de raden en de colleges bedoeld. De raden hebben een kaderstellende en controlerende bevoegdheid. De colleges zijn belast met het dagelijks bestuur van de fusievoorbereidingen. De verdeling van taken en bevoegdheden wordt verder uitgewerkt in dit plan van aanpak. Plan van aanpak gemeentelijke herindeling Goeree-Overflakkee, december

5 3. Uitgangspunten, resultaten en proces 3.1 Stappenplan gemeentelijke herindeling Om een totaaloverzicht te creëren wordt hieronder in een schema de verschillende onderdelen weergegeven die dienen te worden uitgewerkt tot 1 januari 2013 Strategische Plan van visie aanpak Plan van Strategische aanpak visie Project - management Hoofd - structuur/ besturing Detail - structuur Formatie - plan Functie - boek Inpassing Implemen - tatie s Sociaal Statuut Huisvesting Communicatie Harmonisatiewerkzaamheden door werkgroepen (beleid en uitvoering) ) De verschillende onderdelen kunnen worden onderverdeeld naar: - Organisatorische stappen; - Ondersteunende werkzaamheden; - Harmonisatie van producten en diensten. De verschillende onderdelen zullen verder in dit plan van aanpak worden uitgewerkt Resultaten per 1 januari 2013 Per 1 januari 2013 wordt de nieuwe gemeente gevormd. De nieuwe gemeente dient vanaf deze datum te kunnen functioneren. Concreet betekent dit grofweg dat de volgende resultaten moeten zijn behaald: - Er dient een gedragen visie te zijn ontwikkeld op de nieuwe gemeente, waarin de beleidsuitgangspunten op het gebied van ruimtelijke ordening, welzijn, economie, infrastructuur, veiligheid en volkshuisvesting zijn geformuleerd. Deze visie is gericht op een robuust kernenbeleid en aandacht voor het buitengebied. - De directe dienstverlening aan de burger, inclusief de dienstverlening in de buitenruimte, functioneert vanaf 1 januari 2013 op een adequaat niveau. Een en ander wordt verder uitgewerkt in een dienstverleningsconcept voor de nieuwe gemeente. - Het beleid van de nieuwe gemeente dat geharmoniseerd moet zijn per 1 januari 2013 is geharmoniseerd en de overige voorstellen voor harmonisatie voor de nieuwe raad en het nieuwe college zijn voorbereid. - Er is een ontwerpbegroting 2013 voorbereid die direct na de fusiedatum door de nieuwe gemeenteraad kan worden behandeld en vastgesteld. - De nieuwe gemeenteraad en (na coalitievorming) het college van B&W kunnen functioneren met adequate ondersteuning. - Er is een nieuwe gemeentelijke organisatie gevormd waarin de medewerkers zijn ingepast en de taken en activiteiten zijn verdeeld. - De voor het functioneren van het bestuur en de organisatie benodigde vitale systemen (planning & control, ICT, administraties) en de hiervoor benodigde huisvesting en faciliteiten zijn voldoende op orde om een goede start te kunnen maken. - Er zijn voor zover nodig afspraken gemaakt met samenwerkingspartners. Plan van aanpak gemeentelijke herindeling Goeree-Overflakkee, december

6 3.3. Belangrijke uitgangspunten Om het proces van de fusie goed en constructief te doorlopen geldt een aantal belangrijke uitgangspunten. Sturen op cultuur Het begrip organisatiecultuur is voor velen een vage term. In de literatuur en in het taalgebruik wordt er op allerlei verschillende manieren over gesproken en geschreven. Welk denkraam gebruikt wordt is niet het belangrijkste wanneer gesproken wordt over cultuur. Wat van groter belang is, is dat beseft moet worden dat het mogelijk is om het cultuurvormings- of cultuurveranderingsproces te sturen. Wanneer een gemeentelijke herindeling wordt gerealiseerd komen er medewerkers uit meerdere gemeenten samen in een gebouw te zitten en zijn ze vanaf dat moment samen verantwoordelijk voor het werk. De verschillende medewerkers nemen echter eigen ervaringen en gewoonten en een eigen visie op de gemeente, burgers, bedrijven en instellingen met zich mee. Wanneer deze verschillen niet ter sprake worden gebracht, is de kans groot dat iedereen zijn eigen visie en werkwijze blijft vasthouden en op de oude vertrouwde manier blijft denken en werken. Dit zorgt ervoor dat er geen nieuwe eenheid ontstaat en dit zal irritaties gaan opleveren. Uiteindelijk leidt dit tot een minder sterke dienstverlening aan burgers, bedrijven en instellingen. Er moet daarom actief worden gestuurd op het cultuurveranderingsproces. Met elkaar moet nagedacht worden over hoe de organisatie eruit moet zien, wat belangrijke waarden zijn en hoe men met elkaar omgaat. Op het terrein van cultuur zal een afzonderlijke werkgroep worden ingesteld die onder verantwoordelijkheid van de projectgroep het cultuurtraject zal gaan trekken. Deze werkgroep zal z.s.m. na de vaststelling van het plan van aanpak van start gaan en zal met voorstellen komen en activiteiten uitvoeren om actief te gaan sturen op de vorming van een nieuwe organisatiecultuur. Vormen van training en ontwikkeling voor alle medewerkers zullen onderdeel uitmaken van de activiteiten die op het terrein van cultuur zullen worden ingezet. Er zal voor worden gezorgd dat het cultuurtraject wordt verankerd in de werkwijze en het personeelsbeleid van de nieuw te vormen organisatie, zodat het ontwikkelingsproces na 1 januari 2013 krachtig wordt voortgezet. Het is ook het uitgelezen moment om binnen deze werkgroep een visie te ontwikkelen met betrekking tot het Nieuwe Werken binnen de nieuwe organisatie. Invoering van aspecten hiervan leiden tot andere omgangsvormen en beïnvloeden dus de cultuurontwikkelingen. Het ligt dan ook voor de hand vanuit deze nieuwe werkgedachte een beeld te scheppen van de te verwachten organisatiecultuur. Procesorganisatie Zet de procesorganisatie direct goed neer, zodat duidelijk is wie waarvoor verantwoordelijk is tijdens het proces van de fusie. Dit wordt verder in dit plan van aanpak uitgewerkt. Doe niet meer dan noodzakelijk is Een herindelingstraject is een complexe en ingrijpende gebeurtenis. De organisaties en medewerkers komen sterk onder druk te staan vanwege de omvang van de werkzaamheden die moeten worden uitgevoerd. Durf als gemeentebestuur keuzes te maken in zaken die moeten worden uitgevoerd en zaken die niet perse noodzakelijk zijn om direct op te pakken. Bestuurlijke discipline om je als gemeentebestuur hier vervolgens aan te houden is daarnaast nodig. Vertrouwen essentieel Vertrouwen in elkaar tijdens het traject van de gemeentelijke herindeling is essentieel om een goed proces te kunnen doorlopen. Een duidelijk scheiding tussen de taken en verantwoordelijkheden van de klank- stuur- en projectgroep is nodig. Dit wordt dan ook verder in deze notitie uitgewerkt. Gelijkwaardigheid Goedereede,Dirksland, Middelharnis en Oostflakkee nemen een gelijkwaardige positie in tijdens het proces van de gemeentelijke herindeling. Spelregels Wees transparant naar elkaar door een informatie- i.c. meldingsplicht in te voeren en spelregels af te spreken: - Afspraak is afspraak. - De vier gemeenten spreken af elkaar te informeren over belangrijke te nemen besluiten in de eigen gemeente die mogelijk een gevolg hebben voor de nieuw te vormen gemeente. - Binnen de Stuurgroep wordt informatie verstrekt over uitgaven buiten de begroting en meerjarenbegroting om. Afspraken hierover in de Financiële Arhi-groep worden indien van toepassing verwerkt in het raadsvoorstel van de betreffende gemeente. - Eerst intern communiceren, dan extern. Plan van aanpak gemeentelijke herindeling Goeree-Overflakkee, december

7 - Alleen officieel door de stuurgroep vastgestelde informatie wordt extern verspreid. - Er worden geen overeenkomsten afgesloten met een looptijd na 1 januari 2013, tenzij een en ander is afgestemd in de stuurgroep. - De gemeenten zetten zich in voor stroomlijning van praktische zaken met inachtneming van de eigen gewoonten en gebruiken. Betrek medewerkers bij het proces Om betrokkenheid bij en draagvlak voor de gemeentelijke herindeling en de (opbouw van) nieuwe organisatie te creëren, is het van groot belang om medewerkers intensief te betrekken bij het proces van de gemeentelijke herindeling. Medewerkers zullen een belangrijke rol krijgen in het harmoniseren van beleid, producten en diensten, maar zullen ook nadrukkelijk betrokken worden bij het opbouwen van de nieuwe organisatie. Communicatie vanaf het eerste moment Binnen de projectstructuur is communicatie het bindende element. Communicatie moet ervoor zorgen dat er sprake is van positieve beeldvorming, vertrouwen, creativiteit, participatie en begrip. Het is voor de succesvolle voortgang in het traject van belang dat alle partijen en daarmee ook de burgers, bedrijven en instellingen gelijktijdig en consistent geïnformeerd worden over het hoe, waarom en waar we met het fusieproces naar toe gaan. Gezien het complexe krachtenveld waarin een fusie zich voltrekt is een communicatieplan noodzakelijk. Hierin wordt vastgelegd wanneer, met wie, waarover, op welke manier en met welke middelen de communicatie plaatsvindt. De communicatie met betrekking tot de gemeentelijke herindeling wordt uitgewerkt in een strategisch communicatieplan. Betrokkenheid van werknemersdelegaties van groot belang Vanaf de start dienen de werknemersdelegaties (Bijzonder Georganiseerd Overleg en de Bijzondere Ondernemingsraad) bij het proces van de gemeentelijke herindeling te worden betrokken. De werknemersdelegaties hebben op diverse terreinen een advies- of instemmingsrecht. Om dit proces soepel te laten verlopen dienen de werknemersdelegaties vanaf het begin op de hoogte te zijn van alle ontwikkelingen en dienen ze tijdig bij de besluitvormingsprocessen te worden betrokken. Leiderschap Bij de selectieprocedure voor de functies van leidinggevenden is kwaliteit leidend. In het Sociaal Statuut worden hier afspraken over gemaakt. De verschillen tussen managementfuncties in de nieuwe en oude organisatie zullen groot zijn. De schaalvergroting brengt met zich mee dat de leidinggevenden vaak een groter (vak)gebied moeten overzien en er moet op abstracter niveau kunnen worden gedacht. Leidinggevenden fungeren niet als meewerkend voorman, maar als manager. Bij het selecteren van leidinggevenden is het daarom essentieel om mensen te zoeken die kwaliteiten bezitten om enerzijds het proces te managen en anderzijds de collega-leidinggevenden en medewerkers mee te nemen in hun plannen en activiteiten. Aandacht hebben voor onzekere medewerkers Of het nu wel of niet duidelijk merkbaar is, het merendeel van de mensen is tijdens een herindelingstraject en de voorbereidingsfase daarvan onzeker. Onzeker over de eigen nieuwe functie en over hoe allerhande dagelijkse zaken geregeld worden. Waar onzekerheid is, wordt gezocht naar een vast en betrouwbaar punt, iets of iemand die vastheid biedt en vertrouwen in mensen uitspreekt. De leidinggevende heeft als taak om mensen te helpen opbouwend met deze onzekerheid om te gaan, zodat ze niet blijven hangen in hun angst. Hij of zij kan dit doen door zoveel mogelijk openheid te verschaffen over hoe de voorbereidingen van het herindelingstraject verlopen. Alle informatie die voorhanden is over het verloop van het herindelingstraject, kan zoveel mogelijk gedeeld worden. Medewerkers kunnen heel wat aan, zeker als er na moeilijke informatie ruimte is om in gesprek te gaan, invloed te hebben, zorgen te delen en het positieve aan de situatie te zoeken. Je begaat als organisatie een behoorlijke fout wanneer medewerkers vanuit de media ontwikkelingen over de eigen organisatie moeten horen en daar dan hun eigen conclusies aan verbinden over die ontwikkelingen en over degene die ze wel aan de buitenwereld en niet aan henzelf vertelt. Naast openheid verlenen wordt van een leidinggevende ook (onuitgesproken) door veel medewerkers verwacht dat hij of zij stuurt wanneer medewerkers het overzicht kwijt zijn. Dat kan door eenvoudig taken aan te wijzen die nog op verwerking wachten of door een gesprek te voeren waarin de zaken weer in perspectief worden gezet. Als stelregel kan gegeven worden laat vrij waar mogelijk en vang op waar wenselijk. Plan van aanpak gemeentelijke herindeling Goeree-Overflakkee, december

8 Herindelingstraject is geen carrièretraject Voor iedereen in de organisatie is het belangrijk om met voldoening naar het werk te gaan en te weten dat hij of zij in de nieuwe functie de gekregen talenten kan inzetten, dat hij of zij waardevol is voor de organisatie en een bijdrage kan leveren aan het slagen van de herindeling. Het is van belang om tijdens een herindelingstraject te benadrukken dat het gaat om een fusietraject waarbij niet de persoonlijke carrière centraal staat. Bij de plaatsing van medewerkers kan soms een carrièrestap worden gemaakt. Dit is meestal echter niet het geval. In zijn algemeenheid zullen medewerkers in de nieuwe organisatie gelijksoortige functies bekleden als in de oude organisaties. Door dit duidelijk te communiceren worden frustraties voorkomen. Daarnaast scheelt het werk en daarmee tijd voor de plaatsingscommissie. Dit laat onverlet dat nu wel de nodige aandacht dient te bestaan voor het feit dat voorkomen moet worden dat veelbelovende medewerkers, die in de nieuwe organisatie een rol kunnen spelen, door de toch onzekere toekomst de huidige organisaties gaan verlaten. Daardoor zijn zij mogelijk verloren voor de nieuwe organisatie. Bezien dient te worden of in flankerend beleid, waarvan bij sommige organisatie(s) reeds sprake is, deze medewerkers voor de nieuwe organisatie kunnen worden behouden. Plan van aanpak gemeentelijke herindeling Goeree-Overflakkee, december

9 4. Organisatorische stappen 4.1. Plan van aanpak Omschrijving Voor de start van de fusie dient een volledig uitgewerkt plan van aanpak te worden opgesteld waarin alle te nemen stappen worden uitgewerkt, de projectstructuur wordt weergegeven en taken en verantwoordelijkheden worden beschreven. Een overallplanning maakt deel uit van het plan van aanpak. Resultaat Uitgewerkt plan van aanpak, inclusief overallplanning. Gereed 1 februari 2011 Verantwoordelijk Projectgroep 4.2. Strategische visie Omschrijving Resultaat Gereed 1 maart 2011 Verantwoordelijk 4.3. Besturingsfilosofie en hoofdstructuur Voor de start van de nieuwe gemeente en als begin van het herindelingsproces na het tweede Arhi besluit zal een strategisch visiedocument worden ontwikkeld voor de nieuwe gemeente. Hiermee wordt een stevige basis gelegd voor de ontwikkeling van de dienstverlening, besturingsfilosofie, de organisatie, de harmonisatie en de koers voor de organisatie gedurende de eerste raadsperiode. Het visiedocument wordt een richtinggevend document dat op hoofdlijnen is uitgewerkt. De nieuwe gemeenteraad wordt geadviseerd het visiedocument verder uit te werken. Vanuit de huidige gemeenteraden is het namelijk moeilijk om specifieke keuzes te maken, omdat de gemeenten een eigen focus hebben. Na de herindeling kan vanuit de nieuw te vormen gemeenteraad de uitwerking plaatsvinden en kunnen meer specifieke keuzes worden gemaakt. Het visiedocument wordt ontwikkeld in samenspraak met burgers, bedrijven en instellingen. Strategische visie op hoofdlijnen Projectgroep met externe begeleiding Offerteaanvraag wordt op korte termijn uitgezet. Het maatschappelijk middenveld wordt bij de opstelling van de visie betrokken. Voorts wordt rekening gehouden met de recent vastgestelde toekomstvisies van de vier gemeenten en de regionale structuurvisie. Omschrijving Door middel van de hoofdstructuur wordt de opbouw van de organisatie in de basis vastgelegd. Onder de besturingsfilosofie verstaan we een gedeelde visie op de manier waarop de totale organisatie wordt bestuurd en geleid. De rollen van de raad, commissies, college, management en medewerkers worden hierin beschreven. Resultaat Gereed 1 mei 2011 Verantwoordelijk In de notitie besturingsfilosofie en hoofdstructuur wordt een basis gelegd voor het dienstverleningsconcept. Het dienstverleningsconcept wordt verder uitgewerkt door een werkgroep Dienstverlening Notitie hoofdstructuur en besturingsfilosofie Projectgroep met externe begeleiding Er wordt gewerkt met workshops. Voor de ontwikkeling van de hoofdstructuur en besturingsfilosofie wordt een afzonderlijk plan van aanpak opgesteld. Plan van aanpak gemeentelijke herindeling Goeree-Overflakkee, december

10 4.4. Detailstructuur Omschrijving Resultaat Gereed Verantwoordelijk In de notitie over de detailstructuur wordt het organisatieconcept verder uitgewerkt. De detailstructuur beschrijft de opbouw van de verschillende nieuw te vormen afdelingen, de taakvelden binnen de afdelingen en de concrete taken die bij de afdelingen worden ondergebracht. Notitie detailstructuur 1 oktober2011 Projectgroep met externe begeleiding Er wordt gewerkt met werkgroepen per nieuw te vormen afdeling. Voor de ontwikkeling van de detailstructuur wordt een afzonderlijk plan van aanpak opgesteld Formatieplan Omschrijving Resultaat Gereed 1 oktober 2011 Verantwoordelijk 4.6. Functieboek 1 In het formatieplan wordt de totale formatie van de nieuwe gemeente uitgewerkt op organisatie-, afdelings- en taakveldniveau. Het formatieplan kan indien gewenst worden gekoppeld aan de detailstructuur. Formatieplan Projectgroep met externe begeleiding Er wordt gewerkt met werkgroepen per nieuw te vormen afdeling. Voor de ontwikkeling van het formatieplan wordt een afzonderlijk plan van aanpak opgesteld. Omschrijving In functieboek 1 worden alle managementfuncties beschreven die in de organisatie voorkomen. Resultaat Functieboek 1 Gereed 1 december 2011 Verantwoordelijk Extern bureau 4.7. Functieboek 2 Omschrijving In het functieboek worden alle functies weergegeven die voorkomen in de nieuwe organisatie. Het functieboek vormt de basis voor de plaatsingsprocedure. Resultaat Functieboek 2 Gereed 1 januari 2012 Verantwoordelijk Extern bureau Er wordt gewerkt met werkgroepen per nieuw te vormen afdeling. Voor de ontwikkeling van functieboek 2 wordt een afzonderlijk plan van aanpak opgesteld. Plan van aanpak gemeentelijke herindeling Goeree-Overflakkee, december

11 4.8. Inpassingsprocedure Functieboek 1 Feitelijk betreft dit geen inpassingsprocedure, maar een werving en selectieprocedure. De werving en selectie bestaat uit twee onderdelen: - Invulling functie beoogd Directeur/secretaris, tevens projectleider herindeling; - Invulling overig managementfuncties (voorlopige benoemingen). Eventueel worden bepaalde nader te benoemen cruciale functies toegevoegd aan functieboek 1. Dit maakt onderdeel uit van de onderhandelingen over het Sociaal Statuut. De beoogd Directeur/secretaris dient betrokken te worden bij de werving en selectie voor de invulling van de overige managementfuncties. Omschrijving Resultaat Gereed Verantwoordelijk Werving en selectie beoogd Directeur/secretaris Werving en selectie overige beoogde managementfuncties Aanstelling beoogd Directeur/secretaris, tevens projectleider fusie Aanstelling beoogde overige managers Directeur/secretaris: procedure uiterlijk afgerond 1 januari 2012, start n.t.b.. Overige managers: procedure gereed n.t.b.. Stuurgroep, uitvoering door een aan te wijzen werving en selectiebureau In overleg met de klankbordgroep uit de raad zal in deze periode ook de werving van de beoogd griffier ter hand worden genomen. Overigens lijkt het voor de hand te liggen dat gelet op de omvang van de nieuwe gemeente ook een functieboek voor de griffie zal moeten worden opgesteld. Ook hieromtrent zal met de klankbordgroep nader overleg worden gevoerd. Functieboek 2 Omschrijving Plaatsing van alle medewerkers (inclusief personeel van de griffies, niet de Griffier) op functies uit functieboek 2. Uitgangspunt: iedereen aan het werk! Resultaat Alle medewerkers zijn geplaatst Gereed 1 juli 2012 Verantwoordelijk Advies plaatsingscommissie, besluit Stuurgroep. Het doel is om een half jaar voor de daadwerkelijke herindelingsdatum alle medewerkers te hebben geplaatst in een nieuwe functie. Dit is ambitieus, maar in een goede samenwerking met o.a. de BOR en het BGO haalbaar. Op deze wijze kunnen personele knelpunten die zijn ontstaan na de plaatsingsprocedure nog zoveel mogelijk worden opgelost voor de datum van herindeling en worden deze knelpunten niet meegenomen de nieuwe organisatie in. Tevens kan de bedenkingenprocedure nog voor de datum van herindeling worden afgerond. Dit leidt tot een betere start van de nieuwe organisatie. Indien de datum van 1 juli 2012 niet wordt gehaald vindt de plaatsing plaats na de zomervakantie van Sociaal Statuut Omschrijving In het sociaal statuut worden afspraken gemaakt over alle rechten en plichten van de medewerkers in het kader van de gemeentelijke herindeling. Resultaat Sociaal Statuut Gereed 1 maart 2011 Verantwoordelijk Projectgroep Start nieuwe organisatie Omschrijving Start van de nieuwe organisatie en dienstverlening aan burgers, bedrijven en instellingen, vaststellen van geharmoniseerd beleid. Resultaat Start nieuwe organisatie Gereed 1 januari 2013 Verantwoordelijk Organisatie Plan van aanpak gemeentelijke herindeling Goeree-Overflakkee, december

12 5. Totaalplanning In een afzonderlijke bijlage is de totaalplanning voor de jaren 2011 en 2012 weergegeven aan de hand van de in het Plan van Aanpak beschreven uitgangspunten. Plan van aanpak gemeentelijke herindeling Goeree-Overflakkee, december

13 6. Harmonisatie 6.1. Inleiding Op vele terreinen dienen werkgroepen te worden ingesteld die aan de slag gaan met de harmonisatie van producten, beleid, regelgeving en de voorbereiding van de herindeling. Dit betreft een van de grootste opgaven de komende periode. Om de nieuwe gemeente een goede start te laten maken dient dan ook een goede werkstructuur te worden neergezet, zodat alles tijdig is geharmoniseerd. De werkzaamheden tot 1 januari 2013 hebben formeel gesproken een voorbereidend karakter. De nieuwe gemeenteraad en het nieuwe college van B&W zullen in heel veel zaken uiteindelijk het formele besluit over het functioneren in de nieuwe gemeente moeten nemen. De huidige raden en colleges zijn in die zin slechts kwartiermaker. Maar uiteraard zal veel van die besluitvorming in de nieuwe gemeente goed voorbereid moeten zijn. Er is ook niet aan te ontkomen dat al enige praktische besluiten voorafgaand worden genomen en uitgevoerd om per datum 1 januari 2013 goed van start te kunnen gaan. Zo zullen technische voorzieningen in de sfeer van huisvesting en ICT getroffen moeten worden. Ook moeten op het personele vlak verreikende voorbereidingsbesluiten worden genomen, zoals bijvoorbeeld de voorlopige aanstelling van de leidinggevenden en medewerkers Wat moet gereed zijn? De gemeenten hebben op dit moment eigen beleid, regels en verordeningen. In de nieuwe gemeente zal één beleidssysteem en één regelsysteem van kracht moeten worden. Er kunnen tot enige tijd na de fusiedatum verschillen in beleid en regelgeving tussen de oude gemeenten blijven bestaan. De wetgever heeft hier een periode van twee jaar na fusiedatum voor aangegeven. De nieuwe gemeenteraad wordt zo in staat gesteld om tot een evenwichtige keuze te komen, rekening houdend met historische verschillen. De werkgroepen dienen voor de harmonisatie van producten, beleid en regelgeving prioriteiten aan te geven. Prioriteiten kunnen als volgt worden aangegeven: Geen of zeer beperkte verschillen in beleid Als er geen of zeer beperkte verschillen zijn dan kan de stuurgroep aan de nieuwe raad voorstellen de verordening van één van de gemeenten verbindend te verklaren. Harmonisatie voor fusiedatum Dit zal in een beperkt aantal gevallen aan de orde kunnen zijn. Het gaat hierbij alleen om noodzakelijke beslissingen, mede omdat de bevoegdheid voor nieuwe beleidsregels en dergelijke toekomt aan de nieuwe gemeenteraad. Harmonisatie in periode direct na fusiedatum De nieuwe gemeenteraad kan een groot aantal verordeningen opnieuw vaststellen en/of wijzigen indien harmonisatie snel geboden of gewenst is. Harmonisatie uiterlijk twee jaar na fusiedatum In alle overige gevallen kan de harmonisatie plaatsvinden gedurende de eerste twee jaar na de fusie. De stuurgroep stelt de inventarisatie en de dossiers beschikbaar aan het nieuwe college van B&W. Per werkgroep wordt in een plan van aanpak vastgelegd welke zaken voor de datum van herindeling gereed moeten zijn en welke op een later moment. Plan van aanpak gemeentelijke herindeling Goeree-Overflakkee, december

14 6.3. Werkstructuur In de basis kunnen de werkgroepen worden ingedeeld in drie categorieën: Ontwikkeling Ondersteuning Producten en diensten Ontwikkeling Onder deze categorie valt een drietal werkgroepen die een hoog ontwikkelgehalte hebben. 1. Visieontwikkeling 2. Dienstverleningsconcept en I&A 3. Cultuur 4. P&O en ontwikkeling De werkgroep P&O en ontwikkeling komt met een voorstel rondom de ontwikkeling van de medewerkers in het kader van de gemeentelijke herindeling. Ondersteuning 1. Communicatie 2. Financiën en controlling 3. Huisvesting en facilitair 4. Bestuurlijk/juridische zaken 5. OOV De werkgroepen in de categorie ondersteuning hebben een bredere taak dan de werkgroepen die enkel verantwoordelijk zijn voor de harmonisatie van producten en diensten. De werkgroepen binnen de categorie ondersteuning leveren ook direct een bijdrage aan het proces van de gemeentelijke herindeling. Harmonisatie producten en diensten 1. Ruimtelijke Ontwikkeling (bestemmingsplannen, structuurvisie, volkshuisvesting, industrieterrein, EZ, recreatie en toerisme, verkeer en vervoer, grondbeleid, milieu) 2. Vergunningverlening (bouwen, milieu, APV, drank en horeca), handhaving, gebouwen, monumenten 3. Openbare ruimte ontwikkeling 4. Openbare ruimte uitvoering (Buitendienst) 5. Welzijn beleid (inclusief sport, cultuur, ouderen, jongeren, etc) 6. Werk en inkomen, WMO dienstverlening 7. Burgerzaken 8. Brandweer 9. Griffie Werken met subwerkgroepen Sommige werkgroepen hebben een zeer omvangrijk takenpakket. De keuze kan worden gemaakt om ze te splitsen in een aantal afzonderlijke werkgroepen of om onder de werkgroepen te werken met een aantal subwerkgroepen. Dit houdt het aantal aanspreekpunten beperkter. Vanuit de raad dient een werkgroep te worden ingesteld om de voorbereidingen te treffen voor het functioneren van de nieuwe gemeenteraad, de commissies, etc.. Vanuit de griffies dient dit proces te worden ondersteund en/of onder regie van de griffiers plaats te vinden. Ook de naamgeving van de nieuwe gemeente betreft een raadsaangelegenheid. Ondersteuning van de werkgroepen Waar gaten dreigen te vallen in de organisaties zal in beginsel vervanging van buitenaf geregeld worden. Als binnen de organisaties de benodigde expertise voor een werkgroep onvoldoende aanwezig is, kan de projectgroep besluiten externe adviseurs in te schakelen. Het daarvoor benodigde budget zal worden opgenomen in de nog op te stellen begroting voor externe inhuur. Plan van aanpak gemeentelijke herindeling Goeree-Overflakkee, december

15 De werkgroepen (zo nodig met ondersteuning vanuit het projectbureau) krijgen als eerste taak om de in dit plan van aanpak in hoofdlijnen omschreven opdracht uit te werken in een deelplan. Daar hoort het opnemen van een gedetailleerde activiteitenplanning, een tijdpad en een begroting van de benodigde middelen bij. Bijzondere punten van aandacht hierbij zijn de afstemming tussen de deelprojecten en de communicatie rond de verschillende producten. De plannen worden ter goedkeuring aan de projectgroep aangeboden. Betrokkenheid ISGO en Binnenhof Conform de toezegging in de Startnotie wordt op deze plaats aandacht besteed aan de betrokkenheid van genoemde organisaties. Qua inhoudelijke werkgroepen zullen de bij de gemeenschappelijke regelingen in behandeling zijnde taken worden betrokken bij de vakwerkgroepen. Bijvoorbeeld bij de werkgroep waarin aandacht voor afstemming van milieubeleid wordt gesproken zal de afdeling milieu van het ISGO zijn betrokken. Dit geldt ook voor beleidsterreinen als recreatie-toerisme, eilandelijke structuurvisie, reiniging e.d. Dit geldt eveneens voor de werkgroep waarin afstemming van beleid moet worden besproken m.b.t. de WSW. Daarin zal ook het Binnenhof vakinhoudelijk zijn vertegenwoordigd. De in te brengen expertise van deze gemeenschappelijke regelingen is voor het realiseren van zo goed mogelijke producten door de nieuwe gemeente onmisbaar. De beide gemeenschappelijke regelingen zullen vertegenwoordigd zijn in de werkgroep P&O zoals dit overigens ook al het geval is tijdens recent plaats gevonden hebbende vergaderingen en bijeenkomsten waar vooruitgelopen wordt op de projectgroepen indeling. Voorts wordt voorgesteld de secretaris van het ISGO als adviseur toe te voegen aan de projectgroep, gelet op de regionale taken van deze gemeenschappelijke regeling. Daarmee wordt ook aansluiting gevonden bij de huidige voorbereidende structuur, waarbij de secretarissen een separaat ARHI-overleg hebben en samen met de secretaris van het ISGO een adviserend overleg aan het ISGO omtrent samenwerkingsaangelegenheden waar ook de herindeling maandelijks op de agenda staat Linking-pin structuur Om het grote aantal werkgroepen effectief aan te kunnen sturen wordt ervoor gekozen om met een linking-pin werkstructuur te werken. Concreet betekent dit dat de leden van de projectgroep ieder aanspreekpunt worden voor de leiders van een aantal werkgroepen. Ze vormen de vraagbaak voor de werkgroepleiders, maar zien er tevens op toe dat de werkgroep voldoende voortgang boekt in het proces van harmonisatie. In de projectgroep wordt hier periodiek verslag van gedaan. De exacte positionering van de linking pin s zal nog enige aandacht verdienen Model plan van aanpak Als bijlage is een model plan van aanpak bijgevoegd dat de werkgroepen kunnen gebruiken om een plan van aanpak te maken. Het plan van aanpak is voor iedere werkgroep het startdocument waarin alle werkzaamheden worden beschreven, gekoppeld aan een tijdpad en verantwoordelijke personen. Alvorens de werkgroep start met de harmonisatie van producten en diensten dient het plan door de werkgroep te zijn uitgewerkt. Het plan van aanpak wordt vervolgens door de projectgroep vastgesteld. Nadrukkelijk zal er door de projectgroep worden beoordeeld welke zaken op korte termijn dienen te worden geharmoniseerd en welke zaken op een later moment kunnen worden uitgewerkt Belangrijke te harmoniseren zaken Een aantal zaken die van zeer groot belang zijn voor het slagen van de gemeentelijke herindeling en de start van de nieuwe organisatie wordt in onderstaand overzicht verwoord. Deze onderwerpen zullen gedurende de periode van voorbereiding op de herindeling de bijzondere aandacht krijgen van de Projecten Stuurgroep. Plan van aanpak gemeentelijke herindeling Goeree-Overflakkee, december

16 Nr. Onderwerp Werkgroep 1. Ontwikkeling visiedocument, besturingsfilosofie en Projectgroep hoofdstructuur, detailstructuur, formatieplan, functieboek 2. Creëren van een gezamenlijke organisatiecultuur en het P&O en Cultuur naar elkaar toegroeien van organisaties en medewerkers. 3. Plaatsingsprocedure en uitvoering flankerend beleid Plaatsingscommissie, Projectgroep en Stuurgroep 4. Selectieprocedure directie en management Stuurgroep 5. Realiseren totale ICT-organisatie, hardware en software, Dienstverleningsconcept en I&A inclusief website gemeente 6. Realisatie van een nieuw dienstverleningsconcept Dienstverleningsconcept en I&A 7. Realisatie Sociaal Statuut en harmonisatie arbeidsvoorwaarden Projectgroep en P&O en cultuur 8. Harmonisatie salaris- en personeelsadministratie P&O en cultuur 9. Logo, huisstijl en vertaalslag naar briefpapier, enveloppen, Communicatie schrijfstijl, etc. 10. Concept- (meerjaren)begroting Financiën en controlling 11. Harmonisatie belastingen Financiën en controlling 12. Harmonisatie financiële administratie Financiën en controlling 13. Tijdelijke en permanente huisvesting en verhuizing Facilitair en huisvesting 14. Harmonisatie rampenplan en deelplannen OOV 15. Harmonisatie bezwaar- en klachtenprocedure BJZ 16. Harmonisatie verordeningen, incl. APV en mandaatregeling BJZ uitwerking diverse andere werkgroepen 17 Harmonisatie gemeenschappelijke regelingen BJZ/ 18. Harmonisatie totale vergunningverlening Vergunningen 19. Harmonisatie afvalinzameling Openbare ruimte 20. Huisvesting Buitendienst Openbare ruimte 21. Harmonisatie bevolkingsadministratie Burgerzaken 22. Organiseren verkiezingen Burgerzaken 23. Verordeningen m.b.t. het functioneren van de raad, Griffie commissies, etc. 24. Harmonisatie Maatschappelijke Aangelegenheden, waaronder WMO in de volle breedte Beleid en dienstverlening welzijn 6.7. Raakvlakken tussen werkgroepen Diverse werkgroepen hebben raakvlakken in de uitvoering van de harmonisatie van producten en diensten. Per werkgroep wordt dan ook in het plan van aanpak beschreven waar de raakvlakken naar voren komen en hoe dit dient te worden afgestemd. De projectgroep zal gedurende het proces van harmonisatie nauwlettend volgen of de afstemming goed verloopt. Voorkomen moet worden dat zaken of niet goed op elkaar zijn afgestemd of tussen wal en schip vallen. Plan van aanpak gemeentelijke herindeling Goeree-Overflakkee, december

17 7. Projectorganisatie 7.1 Opbouw projectorganisatie De gemeentelijke fusie betekent voor alle betrokkenen een flinke extra belasting. Alle werkzaamheden ten behoeve van de nieuwe gemeente komen voor de vier deelnemende gemeenten bovenop de al bestaande taken. Veel van dit werk is niet iets dat er even bij gedaan kan worden. De going concern taken moeten onverstoord doorgang kunnen vinden en de burgers mogen in het kader van de dienstverlening geen nadelige gevolgen ondervinden van het voorbereidingsproces. Medewerkers zullen zo veel mogelijk worden ingezet voor het fusieproces; voor de dagelijkse gang van zaken zal externe inhuur plaatsvinden indien nodig. Het is daarom noodzakelijk een planmatige en gestructureerde aanpak te kiezen om het gehele traject slagvaardig en succesvol voor te bereiden en af te sluiten. Een aparte projectorganisatie wordt ingesteld om dit proces te ondersteunen. Gemeenten zullen elkaar bovendien zoveel mogelijk behulpzaam zijn en ondersteuning bieden zonder dat dit onmiddellijk tot kostentoerekening leidt. De projectorganisatie zal als kwartiermaker voor de nieuwe gemeente en organisatie opereren. Aansturing vindt plaats vanuit het belang van de nieuwe situatie per 1 januari De projectorganisatie kan wat inrichting en personele invulling betreft in de loop van de tijd wijzigen al naar gelang de omstandigheden en de situatie van dat moment. Hieronder wordt de projectorganisatie in een organigram weergegeven. Gemeenteraad Goedereede Gemeenteraad Dirksland Gemeenteraad Middelharnis Gemeenteraad Oostflakkee Klankbordgroep Stuur groep Bijzonder Georganiseerd O v erleg Project groep Bijzondere Ondernem ing s raad Werkgroep Werkgroep Werkgroep Werkgroep Het aantal werkgroepen is in de praktijk uiteraard veel groter dan vier! 7.2. Gemeenteraden en klankbordgroep De gemeenteraden van de gemeenten hebben een kaderstellende, controlerende en begeleidende rol in het herindelingstraject. Over veel werkzaamheden die door de stuurgroep worden voorbereid vindt besluitvorming plaats in de nieuwe gemeente. Gedacht kan bijvoorbeeld worden aan de harmonisatie van beleid op veel terreinen. Dit beperkt zodoende de besluitvormende rol van de gemeenteraden tijdens het herindelingstraject. De rol van de gemeenteraden, voor verschillende zaken kan het best worden vormgegeven via een klankbordgroep, zoals omschreven in de startnotitie. Een breed draagvlak is belangrijk. Over verschillende onderwerpen nemen de vier gemeenteraden uiteraard besluiten tijdens het proces van de herindeling. Voorbeelden zijn: Visieontwikkeling Vaststellen van projectbegroting en toekennen van kredieten Inrichting van de Griffie en de benoeming beoogd griffier Vaststellen van de nieuwe gemeentenaam Huisvesting Plan van aanpak gemeentelijke herindeling Goeree-Overflakkee, december

18 Het instemmen met noodzakelijke besluiten en verordeningen die voor de fusiedatum moeten worden vastgesteld (in het kader van de harmonisatie van beleid en regelgeving zijn dit bijv. belastingverordeningen). Vaststellen plan van aanpak herindeling. Voorbereiden van de begroting Er zullen gezamenlijke fusieraadsvergaderingen worden georganiseerd door de griffies. In gezamenlijke vergaderingen van de raden van de vier betrokken gemeenten wordt noodzakelijke voorgenomen besluitvorming besproken. De klankbordgroep kiest uit haar midden een voorzitter en plaatsvervangend voorzitter. Eén coördinerend griffier fungeert als adviseur en ondersteuner van de klankbordgroep. Binnen de groep griffiers van de huidige gemeenten is afgesproken dat deze functie ook als duo-baan zal worden vervuld. De leden van de stuurgroep zijn op afroep beschikbaar om de vergadering van de klankbordgroep bij te wonen. De functies van de klankbordgroep zijn: Adviseur en klankbord van de stuurgroep bij de uitvoering van het projectplan over hoofdzaken uit het voorbereidingstraject van politiek bestuurlijk gewicht; Agendabepalend voor alle besluiten die worden voorbereid door de stuurgroep en die ter besluitvorming aan de raden moeten worden voorgelegd; Adviseur van de gemeenteraden ten aanzien van raadsvoorstellen die in de vier gemeenteraden moeten worden behandeld en door de stuurgroep worden voorbereid; Het zelfstandig voorbereiden van voorstellen voor ofwel de huidige raden ofwel de nieuwe gemeenteraad ten aanzien van zaken die specifiek van de raad zijn zoals het reglement van orde, de inrichting van de griffie, het commissiestelsel, etc. Het adviseren over alle besluiten die door de nieuwe raad moeten worden genomen bij de start van de nieuwe gemeente. Bewaken van de voortgang van het herindelingsproces. Bijdrage leveren aan de ontwikkeling van een visie op de nieuwe gemeente. Regievoeren over het proces van de naamgeving. Voorbereiden van de nieuwe begroting. Voorbereiden informatiebijeenkomsten voor de raden van de gemeenten. Informeren van de gemeenteraden. Voorbereiden plan van aanpak voor de realisatiefase van de herindeling. De taken en functies richten zich dus op een procedurele rol en een inhoudelijke rol. In dat laatste kader past dan met name de adviseurs rol, het zijn en geven van wijze raad. De klankbordgroep bestaat uit: drie leden per gemeenteraad De coördinerend griffier, als secretaris en adviseur De voorzitter van de stuurgroep als adviserend lid (vanwege de informatie-uitwisseling tussen klankbordgroep en stuurgroep) De projectleider herindeling De voorzitter en plaatsvervangend voorzitter worden zoals reeds gesteld uit het midden van de klankbordgroep gekozen. De vergaderingen van de klankbordgroep zijn zo veel mogelijk openbaar. De vastgestelde besluitenlijsten van de klankbordgroepbijeenkomsten worden aan alle raadsleden gezonden. Na vaststelling zullen de besluitenlijsten via de fusiewebsite openbaar gemaakt worden. Herindeling is een vast agendapunt tijdens de raadsvergaderingen. Plan van aanpak gemeentelijke herindeling Goeree-Overflakkee, december

19 7.3. Stuurgroep De stuurgroep bestaat uit: Twee collegeleden per gemeente (burgemeester en wethouder) Projectleider De voorzitter wordt uit het midden van de stuurgroep gekozen. De projectleider is secretaris van de stuurgroep. De secretarissen zijn als adviseurs aan de stuurgroep toegevoegd. De Stuurgroep wordt vanuit het projectbureau ondersteund door een communicatieadviseur. Het projectbureau zorgt ook voor administratieve ondersteuning. De Stuurgroep heeft de volgende functies en taken: Opdrachtgever van de projectgroep en verantwoordelijk voor de integrale uitvoering van dit plan van aanpak en de daarop te baseren deelplannen. Nemen van besluiten binnen de kaders van dit plan van Aanpak (waaronder ook de budgettaire kaders) en de daarop gebaseerde uitwerkingen, zoals over de personele bezetting van het projectbureau en eventuele inschakeling van externe adviseurs. Besluitvorming over zaken zoals organisatiestructuur, functieboek, sociaal statuut, ICT-plan, huisvestingsplan, harmonisatieadviezen beleid en regelgeving toekomstige organisatiestructuur, functieboek, sociaal statuut, ICT-plan, huisvestingsplan, harmonisatieadviezen beleid en regelgeving. Stelt binnen de door de gemeenteraden verstrekte kredieten, financiën beschikbaar aan de projectgroep en stuurt op deze middelen via voortgangsrapportages. Is verantwoordelijk voor communicatie en afstemming met BGO. Is belast met de externe communicatie rondom het herindelingproces. Verzorgt de terugkoppeling van de ontwikkelingen in de respectievelijke colleges. De vergaderingen van de stuurgroep zijn niet openbaar. Van elke stuurgroepvergadering wordt een besluitenlijst gemaakt die vervolgens wordt verspreid binnen de projectorganisatie en de besturen van de gemeenten Projectgroep De projectgroep is verantwoordelijk voor de ambtelijke coördinatie van het fusieproces. De projectgroep bestaat uit de gemeentesecretarissen van de betrokken gemeenten, ambtelijke ondersteuning en een externe project(bege)leider. Taken van de projectgroep zijn: Uitvoering van opdrachten van de Stuurgroep en voorbereiding besluitvorming van de stuurgroep. Aansturing van de werkzaamheden die dienen te worden uitgevoerd in het kader van de herindeling (met name de harmonisatie van producten, beleid en regelgeving). Inrichten en aansturen van de in te stellen werkgroepen. Afstemming van werkzaamheden tussen werkgroepen. Onderhouden van contacten met de BOR. Communicatie met de vier organisaties (bestuurders en medewerkers). Signaleren en oplossen van knelpunten. Rapporteren over de voortgang en mogelijke knelpunten in de realisatie van de herindeling. Opdrachtgever van in de projectorganisatie actieve externe deskundigen. Het organiseren en onderhouden van de communicatie binnen de projectorganisatie en tussen de projectorganisatie en de lijnorganisaties in de vier gemeenten. Afstemming ontwikkelingen en projecten met de lijnorganisaties. Aan de projectgroep wordt een ambtelijk secretaris toegevoegd. Daarnaast dient een beroep te kunnen worden gedaan op ambtelijke ondersteuning voor de uitvoering van diverse werkzaamheden. Periodiek zullen diverse specialisten de projectgroepvergaderingen op verzoek bijwonen. De projectgroep zal extern worden (bege)leid. Naar aanleiding van een concept offerteverzoek zal omtrent het niveau van de (bege)leiding, na ingewonnen advies van de Bijzondere Ondernemingsraad een definitief standpunt worden ingenomen. Plan van aanpak gemeentelijke herindeling Goeree-Overflakkee, december

20 De projectgroep wordt ondersteund door een projectbureau. Dit projectbureau bestaat uit: - Projectsecretaris en plaatsvervanger 1 fte - Communicatieadviseur 0,6 fte Het projectbureau is gesitueerd op een locatie buiten de vier gemeentehuizen. Daarbij wordt uitgegaan van het ISGO-gebouw Bijzonder Georganiseerd Overleg (BGO) Het BGO is gesprekspartner voor de werkgever voor wat betreft de personele kant van de herindeling. Het BGO is o.a. betrokken bij het opstellen en vaststellen van het Sociaal Statuut, de inpassingsprocedure en de harmonisatie van arbeidsvoorwaarden. Veel elementen vallen onder het overeenstemmingsvereiste van het BGO. Het voorzitterschap van het BGO is in handen van de portefeuillehouder P&O uit de stuurgroep. Het BGO wordt ambtelijk ondersteund door een P&O-adviseur Bijzondere Ondernemingsraad (BOR) De BOR fungeert als gesprekspartner van de WOR-bestuurder. Een van de gemeentesecretarissen zal hiervoor worden aangewezen. De Ondernemingsraden van de betrokken gemeenten dragen hun verantwoordelijkheden (in het kader van de herindeling) over aan de BOR. Er dient een convenant te worden opgesteld tussen het BGO en de BOR om volstrekt helder te hebben of de BOR of BGO gesprekspartner is over een bepaald onderwerp. Verwarring hierover is onwenselijk. Tevens dient te worden voorkomen dat op twee fronten over één onderwerp wordt gesproken of onderhandeld Werkgroepen Om producten, beleid en regelgeving te harmoniseren dient een aantal werkgroepen aan de slag te gaan. Dit is reeds uitgewerkt onder hoofdstuk 5. Plan van aanpak gemeentelijke herindeling Goeree-Overflakkee, december

21 8. Financiën 8.1. Inleiding Er is in het land de nodige ervaring opgedaan met de voorbereidingskosten voor gemeentelijke herindelingen. In 2001 is een onderzoek gedaan door de Raad voor de Financiële Verhoudingen naar de voorbereidingskosten van herindelingsgemeenten in Gelderland en Overijssel. Daarbij bleek dat er grote onderlinge verschillen waren. Grosso modo waren de kosten echter ongeveer twee keer zo hoog als de frictiekostenvergoeding uit het gemeentefonds. Hierbij zijn dan niet investeringen meegenomen zoals bijvoorbeeld de bouw van een nieuw gemeentehuis. De Raad voor de Financiële Verhoudingen acht de uitgaven boven de frictiekostenvergoeding acceptabel, omdat bij diverse grote uitgaven sprake is van vervangingsinvesteringen. Gedacht kan bijvoorbeeld worden aan ICT. Daarnaast worden de uitgaven gezien als en investering in een krachtiger, kwalitatief beter en efficiënter werkende organisatie Frictiekostenvergoeding en uitkering gemeentefonds Zoals hierboven aangegeven wordt vanuit het gemeentefonds een frictiekostenvergoeding (ook wel gewenningsbijdrage) ontvangen voor de herindeling. Deze vergoeding wordt uitbetaald in een periode van 4 jaar wanneer de herindeling is gerealiseerd (40%, 20%, 20% en 20%). Het eerste bedrag wordt ontvangen in Deze bedragen zullen worden verwerkt in de begroting en meerjarenbegroting. Ten aanzien van dit onderdeel worden nog de nodige berekeningen uitgevoerd, omdat het van wezenlijk belang is dat van goed onderbouwde cijfers wordt uitgegaan. Dit geldt ook voor de kosten zoals vermeld in de volgende paragraaf. Uiteindelijk zal met plussen en minnen van inkomsten en kosten een beeld worden geschetst van de daadwerkelijke kosten. Het overzicht hiervan zal zo spoedig mogelijk worden aangeboden Kosten De voorlopig aan te geven bedragen zullen te zijner tijd globaal van opzet zijn. Dit past ook bij het stadium van het proces van de gemeentelijke herindeling. De kosten voor de mogelijke inzet van extern personeel in de vier organisaties ter vervanging van medewerkers die participeren in het herindelingsproces worden gedragen door de individuele organisaties. Veel kosten die de gemeentelijke herindeling met zich meebrengt ontstaan na 1 januari 2013 en zullen worden verwerkt in de begroting en meerjarenbegroting. Grote kosten zijn bijvoorbeeld gekoppeld aan mogelijke investeringen die moeten worden gedaan. Deze kosten zijn op dit moment niet in te schatten en hangen sterk samen met keuzes die worden gemaakt. Gedacht kan bijvoorbeeld worden aan kosten van (nieuwe) huisvesting en investeringen in ICT. Op korte termijn zal conform het gestelde bij de vorige paragraaf een kostenoverzicht worden overgelegd. 8.4 Dekking Te zijner tijd zal voor de te maken kosten nog dekking moeten worden gevonden in de onderscheiden begrotingen Verdeelsleutel Iedere gemeente neemt naar rato van het inwoneraantal een deel van de kosten voor haar rekening. De gemeente Middelharnis zal als betaalkantoor fungeren Kredietbewaking Op basis van het in 8.3 gestelde zal een begroting worden opgesteld die de basis zal vormen voor de informatieverstrekking aan de Stuurgroep en de Klankbordgroep. Eenmaal per kwartaal zal door de projectgroep worden gerapporteerd over het verloop van het krediet. De projectgroep wordt te zijner tijd gemandateerd om binnen het beschikbaar gestelde budget uitgaven te doen. Plan van aanpak gemeentelijke herindeling Goeree-Overflakkee, december