: 14 april 2014 : 12 mei : dhr. G.H.J. Weierink : Onderwerp: Synchronisatieproces Planning- & controlcyclus Montfoort en IJsselstein

Transcriptie

1 RAADSVOORSTEL ter besluitvorming in de raad Datum Forum vergadering Datum Raadsvergadering Portefeuillehouder Verantwoordelijk MT-lid : 14 april 2014 : 12 mei 2014 : dhr. G.H.J. Weierink : Zaaknummer : Onderwerp: Synchronisatieproces Planning- & controlcyclus Montfoort en IJsselstein Voorstel De raad wordt voorgesteld: 1. In te stemmen met de voorgestelde programma-indeling en deze indeling te hanteren met ingang van boekjaar 2015; 2. In te stemmen met de voorgestelde P&C-documenten en deze in te richten conform de gepresenteerde formats; 3. In te stemmen met het gelijk trekken van de raadsplanning Montfoort en IJsselstein, inclusief de termijnen van aanleveren, ten behoeve van gelijktijdige behandeling en besluitvorming van de individuele P&C-documenten. Samenvatting De Planning en Control (P&C) cyclus is zowel in Montfoort als in IJsselstein een cyclisch proces. De afzonderlijke gemeenten kennen ieder eigen documenten die naar aantal, vorm en inhoud niet geheel overeenstemmen. Synchronisatie van de P&C-cycli is meer dan wenselijk; een eenduidige werkwijze maakt efficiënte werkwijze in de UW Samenwerking mogelijk, de gemeenteraden van beide organisaties worden op een eenduidige manier geïnformeerd en het beperkt de complexiteit doordat voor drie organisaties P&C-documenten opgesteld worden. Daarnaast is het wenselijk dat er binnen de twee afzonderlijke gemeenten sprake is van gelijke P&C-documenten, zowel qua inhoud (programma-indeling en opmaak) als qua tijdsplanning (besluitvormingsmomenten in de raden). Bijlage(n) - Aanleiding Per 1 januari 2014 is de gemeenschappelijke regeling UW Samenwerking formeel van start gegaan. Er is sprake van een ambtelijke fusie, juridisch verankerd in de GR UW Samenwerking. Beide gemeenten behouden een eigen gemeenteraad, college en KCC. Dit levert het volgende, bekende, organisatieplaatje op: Onderwerp:, datum raadsvergadering: 12 mei /6

2 Synchronisatie P&C-cycli De Planning en Control (P&C) cyclus is zowel in Montfoort als in IJsselstein een cyclisch proces. De afzonderlijke gemeenten kennen ieder eigen documenten die naar aantal, vorm en inhoud niet geheel overeenstemmen. Synchronisatie van de P&C-cycli is meer dan wenselijk; een eenduidige werkwijze maakt efficiënte werkwijze in de UW Samenwerking mogelijk, de gemeenteraden van beide organisaties worden op een eenduidige manier geïnformeerd en het beperkt de complexiteit doordat voor drie organisaties P&C-documenten opgesteld worden. Daarnaast is het wenselijk dat er binnen de twee afzonderlijke gemeenten sprake is van gelijke P&C-documenten, zowel qua inhoud (programma-indeling en opmaak) als qua tijdsplanning (besluitvormingsmomenten in de raden). De P&C-documenten zijn doorontwikkeld van financiële naar op inhoud gestuurde documenten, inclusief de kadernota. Sturing gaat met name plaats vinden op prestaties en maatschappelijke effecten, maar aandacht voor het geld blijft (geld is gevolg van inhoud). Borging van de organisatieprocessen vindt plaats in de P&C-cyclus. Dit ten behoeve van het vergroten van de kaderstellende en sturende rol van de individuele gemeenteraden, naast de controlerende taak die ze ook hebben. Draagvlak De wens om te komen tot synchronisatie van de P&C-cycli van de gemeenten Montfoort en IJsselstein is voorgelegd aan de leden van het Audit Commissie Montfoort en de leden van de werkgroep Planning & Control IJsselstein in een tweetal gezamenlijke bijeenkomsten. Tijdens de tweede bijeenkomst (2 oktober 2013) zijn uitgewerkte formats gepresenteerd horend bij de voorgestelde P&Cdocumenten: Onderwerp:, datum raadsvergadering: 12 mei /6

3 Kadernota Wat willen we bereiken? Beoogd effect Wat gaan we hiervoor doen? Beschrijving van het doel van het voorstel Meetbare effectindicator Beschrijving wat gedaan wordt in het jaar om het doel te bereiken en de prestatie-indicator Financiële gevolgen van het voorstel voor de begroting Begroting Tussentijdse rapportages (voor- en najaar) Wat willen we bereiken? Beschrijving van het doel van het voorstel (uit begroting) Wat gaan we hiervoor doen? Beschrijving wat gedaan wordt in het jaar om het doel te bereiken en de prestatie-indicator Wat hebben we gedaan? Stand van zaken Voor- en Najaarsrapportage Jaarrekening Wat willen we bereiken? Wat gaan we hiervoor doen? Wat hebben we hiervoor gedaan? Beoogd effect Gerealiseerd effect Beschrijving van het doel van het voorstel (uit begroting) Beschrijving wat gedaan wordt om het doel te bereiken en de prestatieindicator Verantwoording realisatie prestaties Beschrijving effect uit begroting Verantwoording realisatie effect Samengevat is voorgesteld om de volgende documenten onderdeel van de P&C-cyclus te laten uitmaken: - Kadernota (voorafgegaan door een kaderbrief) - Begroting - Tussentijdse rapportages (voorjaar en najaar) - Jaarrekening - Beleidsmatig jaarverslag Onderwerp:, datum raadsvergadering: 12 mei /6

4 Aan de leden is toegezegd om snel na de gemeenteraadsverkiezingen te komen met een raadsvoorstel tot synchronisatie van de P&C-cycli inclusief een voorstel voor een nieuwe programmaindeling. Deze voorgestelde programma-indeling is qua naam gelijkluidend voor zowel Montfoort als IJsselstein. Qua feitelijke inhoud zal iedere gemeente nadrukkelijk zijn eigenheid behouden. Eigen produkten/beleidsonderwerpen zullen blijven bestaan wat ook een voorwaarde is om op deze manier de eigenheid van iedere gemeente te kunnen waarborgen. Deze eigenheid komt ook terug in de documenten zelf; de formats en wijze van rapporteren wordt gelijk getrokken; niet de inhoud. De inhoud is en blijft gemeentelijk beleid. Momentum Naast de hierboven beschreven argumenten (efficiëntie en het vergroten van de kaderstellende en sturende rol van de gemeenteraden), zijn ook de drie decentralisaties een belangrijk argument om over te gaan tot een nieuwe indeling van de programma s cq. van de P&C-documenten. De decentralisaties zijn zo enorm groot, zowel qua omvang als qua financiën, dat het van wezenlijk belang is dat de raad goed geïnformeerd wordt over de zowel de beleidsinhoudelijke voortgang als over de ontwikkeling van de bijbehorende financiën. Voorgestelde programma-indeling P&C-documenten collegeperiode Programma 1 Bestuur, organisatie en dekkingsmiddelen Programma 2 Openbare orde en veiligheid Programma 3 Wonen en ruimte Programma 4 Onderwijs, sport en cultuur Programma 5 Inkomen, jeugd en Wmo Conversietabel Montfoort Onderwerp:, datum raadsvergadering: 12 mei /6

5 Programma huidig Montfoort Onderwerp Programma nieuw Veiligheid Brandweer Openbare orde en veiligheid Veiligheid Overige veiligheid (exclusief APV)* Openbare orde en veiligheid Ruimte Groen en speelvoorzieningen Wonen en ruimte Ruimte Wegen en verkeer Wonen en ruimte Ruimte Openbare verlichting Wonen en ruimte Ruimte Parkeren Wonen en ruimte Ruimte Water Wonen en ruimte Ruimte Ruimtelijke ordening Wonen en ruimte Ruimte Volkshuisvesting Wonen en ruimte Ruimte Vergunningverlening, handhaving en milieu Wonen en ruimte Ruimte Begraafplaatsen Wonen en ruimte Ruimte Afval Wonen en ruimte Ruimte Riolering Wonen en ruimte Samenleving Wmo Inkomen, jeugd en Wmo Samenleving Inkomen Inkomen, jeugd en Wmo Samenleving Jeugd Inkomen, jeugd en Wmo Samenleving Participatie Inkomen, jeugd en Wmo Samenleving Minimabeleid Inkomen, jeugd en Wmo Samenleving Sociale werkvoorziening Inkomen, jeugd en Wmo Samenleving Sociaal cultureel werk Inkomen, jeugd en Wmo Samenleving Gezondheidszorg Inkomen, jeugd en Wmo Samenleving Onderwijs Onderwijs, sport en cultuur Samenleving Leerlingenvervoer Onderwijs, sport en cultuur Samenleving Sport Onderwijs, sport en cultuur Samenleving Recreatie Onderwijs, sport en cultuur Samenleving Zwembad Onderwijs, sport en cultuur Samenleving Bibliotheek Onderwijs, sport en cultuur Samenleving Theater Onderwijs, sport en cultuur Samenleving Kunst en cultuur overig Onderwijs, sport en cultuur Samenleving Dienstverlening (documenten KCC) Bestuur, organisatie en dekkingsmiddelen Beschibare financiële middelen Economie Wonen en ruimte Beschibare financiële middelen Algemene uitkering Bestuur, organisatie en dekkingsmiddelen Beschibare financiële middelen Lokale heffingen Bestuur, organisatie en dekkingsmiddelen Grondbedrijf Grondexploitaties Wonen en ruimte Bestuur Raad en college Bestuur, organisatie en dekkingsmiddelen Bedrijfsvoering Financiering en beleggingen Bestuur, organisatie en dekkingsmiddelen Bedrijfsvoering Bestuurlijke samenwerking Bestuur, organisatie en dekkingsmiddelen Bedrijfsvoering Bedrijfsvoering Bestuur, organisatie en dekkingsmiddelen Bedrijfsvoering Dienstverlening Bestuur, organisatie en dekkingsmiddelen Bedrijfsvoering Mutaties reserves Bestuur, organisatie en dekkingsmiddelen * DE APV wordt ondergebracht bij het onderwerp vergunningverlening, handhaving en milieu, programma wonen en ruimte. Beoogd resultaat - Bevorderen van een efficiënte werkwijze binnen UW Samenwerking; voor drie verschillende organisaties moeten P&C-documenten worden opgesteld (gemeente Montfoort, gemeente IJsselstein en UW Samenwerking); - Vergroten van de kaderstellende en sturende rol van de gemeenteraad; - Goede borging van de beleidsmatige voortgang en financiële verantwoording van de drie decentralisaties die tezamen een heel groot deel van de gemeentelijke begroting voor hun rekening nemen; - De voorgestelde programma-indeling sluit goed aan bij alle ontwikkelingen die gaande zijn; - Gelijktrekken van de besluitvormingsmomenten in beide raden en colleges als het gaat om het vaststellen van de P&C-documenten. Onderwerp:, datum raadsvergadering: 12 mei /6

6 Argumenten In een ambtelijke organisatie waar werk verricht wordt voor drie afzonderlijke organisaties is het wenselijk als zo efficiënt mogelijk gewerkt kan worden. Het synchroniseren van de individuele P&Ccycli sluit hierbij aan. De ontwikkelde formats sluiten goed aan bij de behoefte van de gemeenteraad. Met de informatie uit de P&C-documenten wordt de kaderstellende en sturende rol van de raad vergroot. Met het onderbrengen van de drie decentralisaties in één programma wordt tegemoet gekomen aan de wens van portefeuillehouders, en wordt het overzichtelijker en eenvoudiger om de middelen naar het Rijk te kunnen verantwoorden. Er is dan geen spreiding meer van versnippering van decentralisaties in verschillende programma s. Het gelijktrekken van de bestuurlijke besluitvormingsmomenten is wenselijk omdat de P&Cdocumenten in grijpt in de P&C-documenten van UW Samenwerking. Financiën Er is geen sprake van financiële consequenties. Tijdpad / relatie met projectmatig werken Na besluitvorming door de raad is het aan de griffie om in onderling onderleg te komen tot de synchronisatie van de raadsplanning. Services zal de financiële administratie moeten herinrichten en de formats moeten opmaken. De programmaverantwoordelijken zullen op inhoud de programma-indeling moeten vertalen van oud naar nieuw. Start van de uitvoering is met ingang van boekjaar 2015, dus met ingang van het begrotingsproces 2015 welke start voor de zomervakantie van Communicatie Vanuit Strategie zal voor de communicatie van dit besluit worden zorggedragen. Bestuurlijke samenwerking De werkgroep Planning & Control IJsselstein, het Audit Commissie Montfoort en de beide portefeuillehouders financiën zijn nadrukkelijk betrokken geweest bij dit traject. Burgemeester en wethouders, De heer F.J. Henseler gemeentesecretaris De heer E.L. Jansen BA burgemeester In de openbare vergadering van 12 mei 2014 heeft de gemeenteraad besloten: 1. In te stemmen met de voorgestelde programma-indeling en deze indeling te hanteren met ingang van boekjaar 2015; 2. In te stemmen met de voorgestelde P&C-documenten en deze formats in te richten conform de gepresenteerde formats; 3. In te stemmen met het gelijk trekken van de raadsplanning Montfoort en IJsselstein, inclusief de termijnen van aanleveren, ten behoeve van gelijktijdige behandeling en besluitvorming van de individuele P&C-documenten. De griffier, De voorzitter, mevrouw Drs. E.C.M. van der Klauw de heer E.L. Jansen BA Onderwerp:, datum raadsvergadering: 12 mei /6