Bouwen aan een nieuwe gemeente Edam-Volendam-Zeevang Plan van Aanpak

Transcriptie

1 Bouwen aan een nieuwe gemeente Edam-Volendam-Zeevang Plan van Aanpak Opsteller Stuurgroep Datum 6 mei 2014 Status Definitief en behandeld in de gemeenteraadsvergaderingen van 20 mei 2014 Versie 9 1

2 Versiebeheer Datum Wijzigingen 10 maart 2013 Hoofdstuk 2 t/m 6 zijn aangepast op basis van de uitwerkingen t/m 5 maart, inclusief het door de stuurgroep geaccordeerde memo projectorganisatie. 14 maart 2013 Hoofdstuk 2 en 3 zijn tekstueel aangepast op basis van schriftelijke reactie PG-leden en informatie in PG 12/3. Hoofdstuk 4, 5 (paragraaf 5.5) en (paragraaf 6.1) zijn aangepast op basis van bespreking in PG 12/3 20 maart 2013 Na bespreking in de PG van 20/3 zijn de volgende zaken aangepast: Paragraaf 2.5 organisatie: er vallen geen gedwongen ontslagen t.g.v. de herindeling. Paragraaf e alinea. Medewerkers uitvoering samen oppakken. Paragraaf dienstverlenings-concept: brede WMO-loket/Dienstencentrum. Paragraaf 6.5 communicatie: externe communicatie betreft op onderdelen, b.v. visie, burgerparticipatie. 26 maart 2014 Na bespreking in de SG van 26/3 zijn de volgende zaken aangepast: - paragraaf 2.5 notitie kernenbeleid betreft de nieuwe gemeente en het communicatieplan dient er tevens toe dat burgers op onderdelen bij het fusieproces betrokken worden. - paragraaf 3.2 bouwsteen wordt communicatieuitingen en communicatie over de fusie wordt alleen geadresseerd in paragraaf paragraaf Toevoegen functieboek 3: griffie. - Paragraaf communicatie-uitingen cf. bouwsteen hoofdstuk 4 besluitvorming tabel harmonisatie arbeidsvoorwaarden BOR/BGO nog te bepalen. Functieboek 3 griffie besluit raad oud. - paragraaf Dekking kosten herindeling: check meest actuele situatie en aanpassen bij nemen voorgenomen besluit. Paragraaf 6.5 communicatie 1 e aandachtstreepje: betrekken van de burger. 10 april Na bespreking met MT s, OR-en, coördinatoren, griffiers zijn volgende wijzigingen doorgevoerd: - hoofdstuk 1, laatste alinea: gevolgde procedure en data behandeling - paragraaf 2.2. hectare-correctie - paragraaf 2.5 verwijderd voorlopig en eventueel voorlopig - paragraaf 2.7 tekst aangescherpt: de beoogd gemeentesecretaris en beoogd griffier worden door de stuurgroep respectievelijk gemeenteraden voorgedragen aan gedeputeerde staten voor het invullen van de functie van tijdelijke griffier en tijdelijke secretaris. Het is aan de nieuwe gemeenteraad en het nieuwe college om de beoogd griffier respectievelijk de beoogd gemeentesecretaris definitief te benoemen - paragraaf In eerste instantie wordt een interne werving 2

3 en selectie procedure gevolgd. - paragraaf toevoegen functieboek 3 en overeenstemming met het BGO, verwijderen parallelle ontwikkeling sociaal plan / organisatieontwerp - hoofdstuk 4 plaatsing verwijderd bij leidinggevenden, rol BGO/BOR bij harmonisatie arbeidsvoorwaarden ingevoegd - hoofdstuk 5 toegevoegd aan inleiding: aandachtspunt is dat medewerkers dan ook hiervoor voldoende tijd beschikbaar krijgen. - paragraaf toegevoegd kostenraming - paragraaf 6.5 bij voorkeur een gezamenlijke intranetsite 15 april Na bespreking in de stuurgroep van 14 april zijn de volgende aanpassingen doorgevoerd: - inleiding: actualiseren stand van zaken procedure - paragraaf 2.3 toegevoegd: versterking van de bestuurskracht door schaalvergroting, aangepast: een hoge kwaliteit van dienstverlening - paragraaf 3.2 en bouwsteen communicatie toegevoegd: harmoniseren communicatie-beleid - paragraaf 3.5 t/m illustraties aangepast - hoofdstuk 4 toegevoegd bij de raadsonderwerpen: de voorbereidingen hiervoor worden ter hand genomen door de beide griffiers en de voorzitters van de gemeenteraden en voorgelegd aan de klankbordgroep - paragraaf 5.3 aangepast verspreiding: toezending aan de colleges van B&W, projectgroep, de MT s, de BOR en de griffiers. - paragraaf projectbegroting geactualiseerd - paragraaf 6.5 toegevoegd: ca. 1x per maand wordt een nieuwsbrief verspreid naar alle medewerkers in de gemeente, alsmede de klankbordgroep, waarin een overzicht wordt gegeven van de belangrijke besluiten en de voortgang van het fusieproces. 24 april Na bespreking in de Colleges van B&W van beide gemeenten zijn de volgende aanpassingen doorgevoerd: - hfdst. 4, toevoegen aan 1 e alinea: Alle producten die aan de gemeenteraad/raden ter besluitvorming worden aangeboden, worden eerst ter besluitvorming voorgelegd aan de Colleges(s) van B&W. - hfdst. 5, toevoegen paragraaf: Colleges van B&W. De Colleges van B&W zijn verantwoordelijk voor het voorbereiden van de nieuwe gemeente. De Colleges van B&W hebben elk de burgemeester en een wethouder afgevaardigd in de stuurgroep om deze voorbereiding ter hand te nemen. De Colleges van B&W stellen de producten vast die aan de gemeenteraden ter besluitvorming worden aangeboden. De Colleges worden tevens door de leden van de stuurgroep tijdig geinformeerd en betrokken waar het gaat om het fusieproces in zijn algemeenheid en de producten als genoemd in de tabel in hoofdstuk 4. Het fusieproces is een terugkerend agendapunt in de 3

4 Collegevergaderingen. - Paragraaf 2.5: onderdeel van dit concept is een dienstencentrum Oosthuizen als onderdeel van de ontwikkeling zorgloketten/kcc - Paragraaf 3.2.2: tekst als onder Paragraaf 2.6 koptekst: organisch proces en sociaal domein en toevoegen 3 e alinea: vanwege de ontwikkelingen op het terrein van de drie decentralisaties, moet op 1 januari 2015 moet het sociaal domein operationeel zijn. Dit project is al enige tijd in uitvoering. - Paragraaf 2.5 : er is een nieuwe huisstijl en website ontworpen en geïmplementeerd (voor zover noodzakelijk) - Paragraaf kostenraming. Toevoegen aan ad 2. Kosten personele fusie: in de werkplannen van de werkgroepen wordt een capaciteitsraming opgenomen. - hoofdstuk 4: adviesrecht BOR op huisvestingsplan. 6 mei Na ontvangst van het gezamenlijke advies van de beide ondernemingsraden en de bespreking in de klankbordgroep zijn de volgende aanpassingen doorgevoerd: - hoofdstuk 1 inleiding procedure geactualiseerd - paragraaf personeel 3 e alinea toegevoegd: de profielschets wordt besproken met de BOR - hoofdstuk 4 besluitvorming: huisvestingsplan advies klankbordgroep en besluit door de raden (oud), financieel beleid en programmabegroting 2016 besluit raden (oud) met vermelding in voetnoot betreft pré-advies door de gemeenteraden aan de nieuwe raad - paragraaf 5.1 gemeenteraden: de fusie is vast agendapunt in de gemeenteraadsvergadering - paragraaf 6.5 communicatie: de nieuwsbrief die ca. 1x per maand verschijnt wordt tevens verspreid aan de gemeenteraadsleden 4

5 Inhoud 1 INLEIDING BESCHRIJVING OPGAVE Aanleiding Situatiebeschrijving Doelstellingen Uitgangspunten herindelingsadvies Resultaatbeschrijving Organisch proces en sociaal domein Positie bestuur en leidinggevenden AANPAK Werkwijze Bijstellen van de aanpak Heldere opdrachten Duidelijk mandaat Overzicht van de bouwstenen voor de nieuwe gemeente Toekomstvisie Dienstverleningsconcept Besturingsfilosofie Beleid-harmonisatie Organisatie Personeel Huisvesting I&A en DIV Financiën Communicatie-uitingen BESLUITVORMING PROJECTORGANISATIE Gemeenteraden Klankbordgroep Colleges van B&W Stuurgroep Projectgroep

6 5.6 Werkgroepen en werkgroepvoorzitters Projectbureau Medezeggenschapsorganen De procesbegeleider PLANNING, BEGROTING EN ANDERE BEHEERSASPECTEN Planning Begroting Dekking kosten herindeling Kostenraming Kwaliteit Informatie Communicatie

7 1 Inleiding De gemeenten Edam-Volendam en Zeevang hebben besloten tot een bestuurlijke fusie per Per die datum zal de nieuwe gemeente Edam-Volendam-Zeevang 1 (hierna genoemd: EVZ ) ontstaan. De Colleges van B&W zijn verantwoordelijk voor een goede voorbereiding van de fusie. Het voorliggende Plan van Aanpak is het spoorboekje op hoofdlijnen voor het fusietraject. Het Plan van Aanpak is de onderlegger voor de aanvraag voorbereidingskrediet. Dit Plan van Aanpak heeft de volgende doelstellingen: 1 Het geeft de gemeenteraden inzicht in de inhoud en het proces van de fusie; 2 Het geeft de Colleges van B&W een instrument om de uitvoering van het fusieproces te sturen en hierover verantwoording af te leggen aan de gemeenteraden; 3 Het dient als opdracht voor de projectorganisatie en als instrument om de ambtelijke uitvoering te sturen; 4 Het dient als informatiebron voor alle betrokkenen bij het fusieproces ten aanzien van de doelstellingen van de fusie, de belangrijkste activiteiten/planning en ten aanzien van rol en betrokkenheid van een ieder. Het Plan van Aanpak bevat een aantal inhoudelijke uitgangspunten en doelstellingen voor het fusieproces tot (hoofdstuk 2). Vervolgens is de aanpak van het proces beschreven (hoofdstuk 3), zijn belangrijke te nemen besluiten in kaart gebracht (hoofdstuk 4), is aangegeven hoe de projectorganisatie is ingericht (hoofdstuk 5) en hoe het project beheerst wordt (hoofdstuk 6). Het Plan van Aanpak is ambtelijk voorbereid door de projectgroep. Concepten zijn besproken met de MT s en coördinatoren, de ondernemingsraden en de griffiers. Het plan van aanpak is goedgekeurd door de stuurgroep. Op 22/04/2014 is het Plan van Aanpak vastgesteld in de Colleges van B&W. De ondernemingsraden hebben op 29 april een gezamenlijk advies uitgebracht over het Plan van Aanpak. De klankbordgroep heeft op 6 mei 2014 over dit Plan van Aanpak gesproken, ter voorbereiding van de raadsbehandeling. Het plan van aanpak, inclusief de uit de voorgaande overleggen voortvloeiende aanpassingen, wordt aangeboden aan de beide gemeenteraden (20/05/2014). 1 Werknaam 7

8 2 Beschrijving opgave 2.1 Aanleiding Aanleiding voor de fusie tussen de gemeenten Edam-Volendam en Zeevang is de wens van met name de gemeente Zeevang om te komen tot versterking van de bestuurskracht. Beide gemeenten hebben geconstateerd dat hun complementariteit hen tot voordeel strekt, zowel voor de eigen bestuurskracht als de positie in de regio. De keuze van beide gemeenten voor een fusie met elkaar is vastgelegd in een herindelingsadvies dat op 13 februari 2014 is vastgesteld door de gemeenteraden. Beide gemeenten hebben vervolgens in gezamenlijkheid de voorbereidingen ter hand genomen om tot integratie van beide gemeenten te komen op alle relevante aspecten van functioneren. Dat is een complexe en veelvormige opgave, die goed georganiseerd moet worden. Daarom is dit Plan van Aanpak opgesteld. 2.2 Situatiebeschrijving De gemeenten Edam-Volendam en Zeevang zijn beide gemeenten in de regio Groot- Waterland (Provincie Noord-Holland), met een hoogwaardig woon- en leefklimaat. De gemeente Edam-Volendam heeft ca inwoners op een oppervlakte van circa hectare. Circa van hen wonen in de kern Volendam. De gemeente Zeevang heeft circa inwoners, verspreid over een aantal kleine kernen en circa hectare. De beide gemeenten verschillen weliswaar in uitgangssituatie en drijfveren voor de fusie, tegelijk hebben zij een gedeeld (globaal) beeld en gedeelde doelstellingen ten aanzien van de toekomst van de nieuw te vormen gemeente. 2.3 Doelstellingen Door middel van de fusie willen de gemeenten het volgende bereiken: - een moderne, vraaggestuurde organisatie, met behoud van een kleine afstand tot de burger - een hoge kwaliteit van de dienstverlening - een vermindering van de kwetsbaarheid van bedrijfsvoering - een stevige plaats in de regio - een aantrekkelijke werkomgeving bieden aan medewerkers en managers om talent aan de gemeente te binden en attitude gericht op ontwikkelen en service te stimuleren - versterking van de bestuurskracht door schaalvergroting 2.4 Uitgangspunten herindelingsadvies Het herindelingsadvies is kaderstellend voor het fusietraject. Hiermee dient in de uitvoering van dit Plan van Aanpak rekening te worden gehouden. Een aantal belangrijke uitgangspunten uit het herindelingsadvies zijn: - het gaat om een echte fusie: de beide huidige gemeenten werken op basis van gelijkwaardigheid aan de vorming van een geheel nieuwe gemeente per 1 januari Er is geen sprake van aansluiten van Zeevang bij Edam-Volendam - toekomstvisie: het verstedelijkte Edam-Volendam en het landschappelijke Zeevang zijn complementair aan elkaar. De interne samenhang en burgerparticipatie in de nieuwe 8

9 gemeente zijn belangrijke thema s in de nog te ontwikkelen visie op de toekomst van de nieuwe gemeente - kernenbeleid: de huidige gemeente Edam-Volendam heeft in de aanloop naar het fusiebesluit al aangegeven de positie van de dorsraden in Zeevang te respecteren. De nieuwe gemeente zal inhoud moeten geven aan de betekenis van het kernenbeleid op de nieuwe schaal en in de nieuwe verhoudingen. - positie in de regio: op dit moment neemt de gemeente Edam-Volendam al de positie in van tweede gemeente in de regio Waterland. De nieuwe gemeente zal deze positie nog steviger in gaan nemen en een daarmee corresponderende inbreng kunnen hebben bij regionale en intergemeentelijke samenwerking. - in de nieuwe gemeente zullen de tarieven voor gemeentelijke belastingen en heffingen voor iedereen gelijk moeten zijn. Omdat deze in Edam-Volendam op dit moment lager zijn dan in Zeevang, heeft de raad van de gemeente Edam-Volendam aangegeven dat herindeling niet tot verhoging van de tarieven mag leiden. Dit betekent verlaging voor de huidige inwoners van Zeevang. In de financiële analyse is aangegeven dat deze verlaging van inkomsten voor de nieuwe gemeente gecompenseerd kan worden omdat uitgaven op het gebied van bestuur en organisatie af zullen nemen - ambtelijke organisatie: de nieuwe gemeente biedt mogelijkheden voor verdere professionalisering van de ambtelijke organisatie. De ontwikkeling in het gemeentelijk takenpakket vraagt daar ook om: professionalisering in combinatie met verdergaande efficiency is nodig omdat de gemeenten steeds meer moeten doen met minder financiële middelen. De nieuwe gemeente kent straks uiteraard één geïntegreerde ambtelijke organisatie waarin de kennis en de kwaliteiten van de beide gemeenten in opgenomen zijn. Dit biedt mogelijkheden om niet alleen een efficiencyslag te maken maar ook om invulling te geven aan "state of the art" dienstverlening aan de inwoners van de nieuwe gemeente. Daar zal ook een servicepunt in de kern Oosthuizen deel van uitmaken. 2.5 Resultaatbeschrijving Op 1 januari 2016 moet de nieuwe gemeente operationeel zijn. De beoogde resultaten voor 1 januari 2016 zijn: Beleid - Er is een toekomstvisie voor de nieuwe gemeente opgesteld. - Er is een notitie kernenbeleid opgesteld voor de nieuwe gemeente. - De harmonisatie van beleid en regelgeving is per zover gevorderd dat de reguliere dienstverlening aan de burger per 2 januari 2016 volgens één systeem van beleid en regelingen kan plaatsvinden. Organisatie - Er is een geïmplementeerd dienstverleningsconcept, waarin aandacht is voor de meerkernigheid van de nieuwe gemeente. Onderdeel van dit concept is een dienstencentrum in de kern Oosthuizen als onderdeel van de ontwikkeling zorgloketten/kcc - De ambtelijke organisatie is geïntegreerd, hetgeen betekent dat alle medewerkers zijn ingepast in de gekozen organisatiestructuur, dat het management van de nieuwe gemeente in functie is en dat de organisatie-eenheden in nieuwe samenstelling functioneren. Het betekent ook dat de geïntegreerde organisatie werkt volgens een gezamenlijke organisatiemissie en kernwaarden passend bij de ambities en ontwikkelingen in de gemeente EVZ. Medewerkers hebben een takenpakket dat zo 9

10 goed mogelijk aansluit bij hun werkzaamheden in de huidige gemeenten, hun capaciteiten, interesses en toekomstmogelijkheden. Er vallen geen gedwongen ontslagen ten gevolge van de herindeling. Bedrijfsvoering - Alle ICT-systemen zijn geïntegreerd en operationeel. Alle data zijn gemigreerd naar de nieuwe gemeente. Medewerkers hebben op 1 januari 2016 een adequate werkplek, voorzien van adequate ICT-voorzieningen. - Er is een meerjarenbegroting voorbereid, die de nieuwe gemeenteraad in één van zijn eerste vergaderingen in 2016 kan bespreken en vaststellen. De belastingverordeningen zijn geharmoniseerd en vastgesteld. - Er is een nieuwe huisstijl en website ontworpen en geïmplementeerd (voor zover noodzakelijk). Raad en burger - Er zijn verkiezingen voor de nieuwe gemeenteraad voorbereid en gehouden (medio november 2015 naar verwachting) en per functioneert de nieuwe gemeenteraad met adequate ondersteuning (o.a. aanwijzing beoogd griffier) en volgens een geharmoniseerd stelsel van regels en verordeningen. - Er is een communicatieplan opgesteld en uitgevoerd, zodat de gemeente EVZ op 1 januari 2016 bekend is bij burgers, maatschappelijke organisaties en bestuurlijke partners en zich als zodanig naar buiten presenteert en de burger op onderdelen bij het fusieproces betrokken is. 2.6 Organisch proces en sociaal domein Met het ontstaan van de gemeente EVZ ontstaat er ook een nieuwe ambtelijke organisatie, voortkomend uit de organisaties van Edam-Volendam en Zeevang. De integratie van de ambtelijke organisatie is een belangrijke stap bij de vorming van de nieuwe gemeente. De belangen van de nieuwe gemeente en haar medewerkers staan voorop bij de integratie van de organisaties. Fusie levert voor medewerkers vaak onzekerheid en spanning op over de uitkomst van de integratie. Dat is onvermijdelijk. Wél kan duidelijkheid en zekerheid geboden worden over de procedure die doorlopen wordt in het integratieproces. Uitgangspunten zijn snelle duidelijkheid over het sociaal plan, gelijke kansen voor medewerkers en een zorgvuldige plaatsing. De wereld staat niet stil tot 1 januari In de aanloop naar de fusie kan geleidelijk, daar waar dit functioneel is, gestart worden met samenwerken. Deze samenwerking voltrekt zich als organisch proces. Soms omdat dit noodzakelijk is (bv. het sociaal domein), soms omdat zich kansen voordoen. Dat betekent niet dat beide organisaties geleidelijk in elkaar geschoven worden, maar wel dat medewerkers van beide gemeenten de uitvoering samen oppakken. Mochten taken tijdens het fusietraject aan elkaar worden uitbesteed, dan worden voor de uitvoering van deze taken dienstverlenings-overeenkomsten en zo nodig detacheringsovereenkomsten gesloten. Dit wordt altijd getoetst aan de bovengenoemde uitgangspunten. Vanwege de ontwikkelingen op het terrein van de drie decentralisaties, moet op 1 januari 2015 het sociaal domein operationeel zijn. Dit project is al enige tijd in uitvoering. 10

11 2.7 Positie bestuur en leidinggevenden Per 1 januari 2016 zal een nieuwe gemeenteraad functioneren. Deze komt tot stand op basis van verkiezingen in het najaar De regels van de Kieswet zijn van toepassing; één van beide gemeenten wordt aangewezen om de verkiezingen voor te bereiden. De keuze van wethouders in de nieuwe gemeente valt buiten dit Plan van Aanpak, aangezien dit uitkomst is van een politiek proces in de nieuwe gemeente. De verantwoordelijkheid voor de procedure voor de aanstelling van een waarnemend burgemeester (per 1 januari 2016) ligt in handen van de Commissaris van de Koning en voor wat betreft de aanstelling van een Kroonbenoemde burgemeester (in de loop van 2016) in handen van de nieuwe gemeenteraad. Dit valt dus ook buiten het kader van dit Plan van Aanpak. De beoogd gemeentesecretaris en beoogd griffier worden door de stuurgroep respectievelijk gemeenteraden voorgedragen aan gedeputeerde staten voor het invullen van de functie van tijdelijke griffier en tijdelijke secretaris. Het is aan de nieuwe gemeenteraad en het nieuwe college om de beoogd griffier respectievelijk de beoogd gemeentesecretaris definitief te benoemen. De aanwijzing van de overige leidinggevenden vindt plaats op basis van een in het sociaal statuut op te stellen procedure. 11

12 3 Aanpak In dit hoofdstuk is beschreven hoe de resultaten zoals opgenomen in paragraaf 2.5 tot stand komen. Achtereenvolgens gaan we in op de werkwijze en de inhoudelijke bouwstenen. 3.1 Werkwijze In onderstaande figuur is zowel het Arhi-traject in kaart gebracht als het operationele fusietraject. Het operationele herindelingsproces in de periode tot 1 januari 2016 kan globaal worden ingedeeld in drie fasen: - Voorbereiding - Ontwerp - Implementatie Aan het eind van de voorbereidingsfase stelt de stuurgroep het voorliggende Plan van aanpak vast voor het fusietraject en biedt dit aan de gemeenteraden aan, vergezeld van een aanvraag voor een voorbereidingskrediet. Aan het eind van de ontwerpfase zijn alle papieren ontwerpen afgerond, zoals bijvoorbeeld het ontwerp van de nieuwe organisatiestructuur. In de implementatiefase worden deze ontwerpen uitgevoerd, zoals bijvoorbeeld het plaatsen van medewerkers in de nieuwe organisatie en het integreren van de ICT-systemen. Op 1 januari 2016 moeten de resultaten zijn opgeleverd zoals beschreven in hoofdstuk Bijstellen van de aanpak Minimaal na elke fase, en zoveel eerder als nodig, evalueert de project- en stuurgroep de aanpak op inhoud, de projectorganisatie en de samenwerking. Afhankelijk van de bevindingen worden aanpassingen in de aanpak aangebracht. Als deze de kaders die in dit Plan van Aanpak zijn vastgelegd te buiten gaan wordt dit voorgelegd aan de gemeenteraden. 12

13 3.1.2 Heldere opdrachten In elke fase moeten verschillende producten worden gemaakt, de bouwstenen voor de nieuwe gemeente. Het maken van deze producten wordt opgedragen aan werkgroepen. Elke werkgroep krijgt een werkgroepopdracht van de projectgroep en wordt gevraagd een plan van aanpak op te stellen en ter accordering voor te leggen aan de projectgroep. In bijlage 1 is een format voor het plan van aanpak opgenomen. Voor belangrijke producten zorgt de projectgroep ervoor dat vóór het verstrekken van een werkgroepopdracht sessies worden belegd met de stuurgroep, klankbordgroep en/of medezeggenschap, om de randvoorwaarden waaraan de producten moeten voldoen scherp te krijgen. De afspraken hierover worden vervolgens in de opdracht meegegeven aan de werkgroep Duidelijk mandaat Het is belangrijk dat alle betrokkenen weten of zij over producten besluiten mogen nemen, of dat zij een adviserende rol hebben. Daarom is in dit Plan van Aanpak een overzicht opgenomen van producten en de rol van de projectgroep, stuurgroep, klankbordgroep, gemeenteraden en de medezeggenschapsorganen. Dit overzicht is opgenomen in hoofdstuk 4 Besluitvorming. 3.2 Overzicht van de bouwstenen voor de nieuwe gemeente TOEKOMSTVISIE Dienstverleningsconcept Besturingsfilosofie Beleidharmonisatie Huisvesting I&A / DIV Organisatie Personeel Financiën Beleid Huisstijl, logo Uitingen (bv. komborden) COMMUNICATIE-UITINGEN en -BELEID In paragraaf t/m worden de bouwstenen op hoofdlijnen toegelicht: Wat houdt de bouwsteen in? Wat zijn belangrijke aandachtspunt in het totstandkomingsproces en met welke bouwstenen bestaat een relatie? Voor elke bouwsteen geldt dat het de kunst is kansen te benutten die het fusieproces biedt. Bouwen betekent verder professionaliseren wat er door beide gemeenten afzonderlijk al bereikt is, doorbouwen met best practices uit beide gemeenten, vernieuwen waar dit de 13

14 nieuwe gemeente ten goede komt. Op deze wijze kan met het samengaan meer bereikt worden dan de som der delen. Toekomstvisie Toekomstvisie Dienstverlening concept Besturingsfilosofie De Toekomstvisie is een strategische visie voor de nieuwe gemeente. De visie schetst op hoofdlijnen: - De maatschappelijke ontwikkelingen - De maatschappelijke opgaven van de nieuwe gemeente - De (dominante) rol van de gemeente daarbij De visie is bij voorkeur een compact document. Belangrijke aandachtspunten in het maken van de Toekomstvisie zijn: - Bestaande richtinggevende documenten van beide gemeenten zijn vertrekpunt (bv. het Keuzedocument Kerntaken). - Het faciliteren van een dialoog als eventuele tegenstrijdigheden of mogelijke knelpunten zich voordoen - Het op een passende wijze betrekken van de burger De Toekomstvisie is het overkoepelende document voor het Dienstverleningsconcept, de Besturingsfilosofie en de Beleidharmonisatie, inclusief het Kernenbeleid. Toekomstvisie Dienstverleningsconcept Dienstverlening concept Besturingsfilosofie Afgeleid van de Toekomstvisie bevat het dienstverleningsconcept een set van uitgangspunten voor de dienstverlening van de nieuwe organisatie met betrekking tot de individuele dienstverlening (praktische visie op het KlantContactCentrum) en de kernen, waaronder het dienstencentrum Oosthuizen als onderdeel van de ontwikkeling zorgloketten/kcc. Het bevat dus nog niet de concrete uitwerking in huisvesting of informatietechnologie. Belangrijke aandachtspunten in het maken van het Dienstverleningsconcept zijn: - Bestaande richtinggevende documenten van beide gemeenten zijn vertrekpunt - Het betrekken van de burger en gemeenteraden - Het dienstencentrum Oosthuizen als onderdeel van de ontwikkeling zorgloketten/kcc - Het professionaliseren van het KCC Beleidharmonisatie Beleidharmonisatie Het Dienstverleningsconcept komt tot stand in samenhang met de Besturingsfilosofie. Het is een uitwerking van de kaders die in de Toekomstvisie beschreven zijn. Het Dienstverleningsconcept moet vervolgens vertaald worden naar de IT-systemen, de huisvesting en de werkprocessen. 14

15 Toekomstvisie Besturingsfilosofie Dienstverlening concept Besturingsfilosofie De Besturingsfilosofie bevat - Een set van uitgangspunten voor de wijze waarop de nieuwe organisatie wordt aangestuurd en gemanaged - De inrichtingsprincipes voor de organisatiestructuur Op basis van de Besturingsfilosofie wordt de hoofdstructuur van de gemeente (het organogram) gemaakt. Aandachtspunt in de totstandkoming: - Voor de Besturingsfilosofie geldt dat de snelheid en complexiteit van een aantal veranderingen in het publieke domein noopt tot herijken van de bestaande organisatieinrichting. Denk aan de decentralisaties in het sociale domein en aan de veranderende verhoudingen tussen overheid en burger. Dit stelt eisen aan het innovatief en adaptief vermogen van de organisatie. - De EVZ-fusie heeft consequenties voor de organisatorische vormgeving van de dienstverlening. Het Dienstverleningsconcept en de Besturingsfilosofie komen in samenhang tot stand. Toekomstvisie Beleid-harmonisatie Dienstverlening concept Besturingsfilosofie Afgeleid van de Toekomstvisie betekent dit: - Ontwikkelen kernenbeleid - Harmoniseren overig beleid en regelgeving in het primaire proces Beleidharmonisatie Beleidharmonisatie Aandachtspunten voor de beleid-harmonisatie: - Bestemmingsplannen en gemeenschappelijke regelingen - Beleidsnota s en verordeningen - Contracten - Bestuurlijk prioriteren: veel beleid- en regelgeving kan tot 2 jaar na datum van herindeling worden geharmoniseerd. Belangrijk is te inventariseren waar harmonisatie aan de orde is en de stuurgroep te laten vaststellen welk beleid vóór 1 januari 2016 geharmoniseerd moet worden. Toekomstvisie Dienstverlening concept Besturingsfilosofie Beleidharmonisatie Organisatie Huisvesting Afgeleid van de Besturingsfilosofie en het Dienstverleningsconcept, bestaat deze bouwsteen uit - De hoofdstructuur - De detailstructuur - Het formatieplan - Functieboeken I&A/DIV Organisatie Personeel Financiën 15

16 In de functieboeken onderscheiden we functieboek 1 voor leidinggevenden en eventuele sleutelposities, functieboek 2 voor de overige functies en functieboek 3 voor de griffiefuncties. Dit biedt de mogelijkheid tot onderscheid tussen werven en selecteren voor de functies die zijn opgenomen in functieboek 1 en plaatsen voor de functies opgenomen in functieboek 2 en 3. In het sociaal plan (zie bouwsteen personeel ) wordt de plaatsingsprocedure afgesproken en afgesproken dat voor functieboek 1 werving en selectie wordt toegepast. In eerste instantie wordt een interne werving en selectie procedure gevolgd. Aandachtspunt: de afstemming met de ontwikkelingen in Het sociale domein. Toekomstvisie Personeel Tot deze bouwsteen behoren - Het opstellen van een sociaal plan - Het harmoniseren van het personeelsbeleid Huisvesting Dienstverlening concept Besturingsfilosofie - Het harmoniseren van de arbeidsvoorwaarden - Het plaatsen van medewerkers op functies opgenomen in functieboek 2 en 3 - Het werven en selecteren voor de functies in functieboek 1 Afgesproken is dat er geen gedwongen ontslagen zullen vallen ten gevolge van de fusie. Het is belangrijk om medewerkers snel duidelijkheid te bieden over de plaatsingsprocedure en de afspraken over hun rechtspositie. Het sociaal plan komt tot stand in overeenstemming met het Bijzonder Georganiseerd Overleg (BGO). Tot deze bouwsteen behoort ook de werving en selectie van de beoogd gemeentesecretaris. De procedure komt stand in overleg met de Bijzondere Ondernemingsraad (BOR). De profielschets wordt besproken met de BOR. Beleidharmonisatie I&A/DIV Organisatie Personeel Financiën Toekomstvisie Dienstverlening concept Besturingsfilosofie Beleidharmonisatie Huisvesting Huisvesting I&A/DIV Organisatie Personeel Financiën De nieuwe organisatie moet gehuisvest worden. In deze bouwsteen wordt gewerkt aan een huisvestingsplan, dat voorziet in - eisen die aan de huisvesting gesteld worden, afgeleid van het Dienstverleningsconcept en de Organisatiestructuur - een vlekkenplan per locatie - een inrichtingsvoorstel Een verhuisplan en de implementatie hiervan. 16

17 De locatiekeuze is mede afhankelijk van de politieke discussie. Aandachtspunt is te bewaken dat vóór 1 januari 2016 de huisvesting dusdanig op orde is dat de dienstverlening aan de burger zonder belemmeringen doorgang kan vinden. 17

18 Toekomstvisie Dienstverlening concept Besturingsfilosofie Beleidharmonisatie Huisvesting I&A/DIV Organisatie Personeel Financiën I&A en DIV In deze bouwsteen vindt integratie plaats van informatisering, automatisering en documentaire informatievoorziening. Als eerste zal een integratieplan worden opgesteld, dat voorziet in een voorstel tot harmonisatie van beleid en systemen en op welke wijze data-bestanden en systemen kunnen worden samengevoegd. Na vaststelling van dit plan en het maken van de nodige keuzes kan de implementatie worden voorbereid. De dataconversie en samenvoeging concentreert zich op de laatste weken van Aandachtspunt voor deze bouwsteen is de afstemming met het organisch proces : de gemeente Zeevang heeft momenteel haar I&A uitbesteed aan de gemeente Purmerend. Het is de intentie om deze dienstverlening al eerder dan 1 januari 2016 over te brengen naar de gemeente Edam-Volendam. Gegeven de verwevenheid van I&A met de werkprocessen in de gemeente is afstemming met de activiteiten uit andere bouwstenen van groot belang. Toekomstvisie Dienstverlening concept Besturingsfilosofie Beleidharmonisatie Financiën Huisvesting I&A/DIV Organisatie Personeel Financiën Tot de bouwsteen financiën behoren - Het harmoniseren van het financieel beleid - Het harmoniseren van de belastingverordeningen - Het voorbereiden van de meerjarenbegroting van de nieuwe gemeente - Het integreren van de financiële administratie Aandachtspunt is de kaderstelling die in het herindelingsadvies is meegegeven over de hoogte van de belastingtarieven Communicatie-uitingen Beleid COMMUNICATIE- UITINGEN EN - BELEID Deze bouwsteen heeft betrekking op het harmoniseren van het communicatiebeleid en het regelen van communicatieuitingen voor de nieuwe gemeente, zoals het ontwerpen van een nieuwe huisstijl en logo en het aanbrengen van nieuwe communicatie-uitingen, zoals het vervangen van de kom-borden en grensborden. Huisstijl, logo Uitingen (bv. komborden) NB. Voor de communicatie óver het fusieproces: zie paragraaf

19 4 Besluitvorming In het proces moeten op diverse momenten over diverse producten besluiten worden genomen. In de hiernavolgende tabel zijn de producten benoemd en de gremia die over deze producten besluiten nemen. Het overzicht is beperkt tot de belangrijkste (eind)producten. Alle producten die aan de gemeenteraad/raden ter besluitvorming worden aangeboden, worden eerst ter besluitvorming voorgelegd aan de College(s) van B&W. V A I/O B = voorbereiden = adviseren = instemmen/overeenstemmen = besluiten Tabel 1 Overzicht producten en besluitvorming PG BOR BGO SG KBG Raad Oud Raad Nieuw TOEKOMSTVISIE Toekomstvisie V B A B (evt.b) DIENSTVERLENINGSCONCEPT Dienstverleningsconcept V A B A BESTURINGSFILOSOFIE Besturingsfilosofie V A B A BELEIDHARMONISATIE Notitie kernenbeleid V B A B (evt.b) Harmonisatie beleid en regelgeving - Prioriteringsvoorstel V B A - Harmonisatievoorstellen V B vóór 1 januari Harmonisatievoorstellen B voor ná 1 januari 2016 ORGANISATIE Hoofdstructuur V A B Detailstructuur V A B Formatieplan V A B Functieboeken 2 V A B B 3 PERSONEEL Sociaal plan V O B Werving en selectie B leidinggevenden en sleutelfunctionarissen 4 Plaatsing medewerkers 5 B HRM-beleid V A B Harmonisatie V * 6 * 2 Er worden functieboeken samengesteld voor leidinggevenden, sleutelfunctionarissen (functieboek 1), overige functies (functieboek 2) griffie (functieboek 3). 3 Dit betreft alleen functieboek 3 griffie. 4 Conform afspraken zoals neergelegd in sociaal plan. 5 Conform afspraken zoals neergelegd in sociaal plan. 6 BGO en BOR sluiten een convenant wie optreedt als gesprekspartner voor dit onderdeel. 19

20 PG BOR BGO SG KBG Raad Oud arbeidsvoorwaarden Voorlopige benoeming beoogd A B gemeentesecretaris HUISVESTING Huisvestingsplan V A B A B I&A / DIV Integratieplan I&A beleid, DIV/beleid, ICT-data en systemen V B Raad Nieuw FINANCIEN Financieel beleid V B A B 7 B Inrichtingsplan P&C cyclus V B A Harmonisatie belastingen, V B A B tarieven, leges vóór Harmonisatie belastingen, V B A B tarieven, leges na Programmabegroting 2016 B A B 8 B COMMUNICATIE Huisstijl (logo, e.a.) V B A RAAD EN BURGER Voorbereiding verkiezingen 9 NB. In dit schema ontbreken de onderwerpen die door de beide gemeenteraden geregeld moeten worden. Zij bepalen hierin hun eigen werkwijze. Dit betreft - De (voorlopige) benoeming van de griffier - Het model raadsfunctioneren in de nieuwe gemeente (commissiestructuur, vergaderorde) - Het reglement van orde De voorbereidingen hiervoor worden ter hand genomen door de beide griffiers en de voorzitters van de gemeenteraden en voorgelegd aan de klankbordgroep. 7 Betreft preadvies van de gemeenteraden aan de nieuwe gemeenteraad 8 Betreft preadvies van de gemeenteraden aan de nieuwe gemeenteraad 9 Op grond van de Kieswet worden voorbereidende werkzaamheden opgedragen aan één van beide gemeenten. Afstemming hierover vindt plaats via Stuurgroep en klankbordgroep. 20

21 5 Projectorganisatie De vorming van de nieuwe gemeente is een gezamenlijke opgave van de gemeenten Edam- Volendam en Zeevang. De Colleges van B&W zijn verantwoordelijk voor de voorbereiding van de fusie. Zij richten daarom een projectorganisatie in, waarin een afvaardiging uit beide Colleges van B&W samen met de gemeentesecretarissen een stuurgroep vormen. Vanuit de gemeenteraden wordt een klankbordgroep gevormd, die namens de gemeenteraad optreedt als adviseur voor de stuurgroep. De klankbordgroep adviseert en ondersteunt ook de gemeenteraden in de uitvoering van hun kaderstellende en controlerende rol. De stuurgroep treedt op als opdrachtgever voor een ambtelijke projectgroep. Deze is op zijn beurt opdrachtgever voor de verschillende werkgroepen. Voor de medezeggenschap in het proces worden een B(ijzondere)OR en een BGO ingesteld. De projectorganisatie wordt ondersteund door een projectbureau, waarin taken op het gebied van projectbeheersing, secretariële en logistieke ondersteuning en communicatieadvies zijn ondergebracht. Om de betrokkenheid te vergroten en de opgedane kennis voor de nieuwe organisatie te behouden worden bij voorkeur medewerkers van de beide gemeenten ingezet voor de Fusiewerkzaamheden. Aandachtspunt is dat medewerkers dan ook hiervoor voldoende tijd beschikbaar krijgen Als bepaalde kennis, ervaring of vaardigheden ontbreken, wordt deze ingehuurd. De stuurgroep heeft besloten een procesbegeleider in te zetten met kennis en ervaring op het gebied van herindelingen. Deze procesbegeleider vervult een sturende en verbindende rol tussen de verschillende gremia in de projectorganisatie. Figuur: projectorganisatie fusietraject Edam-Volendam-Zeevang In dit hoofdstuk beschrijven wij het samenspel tussen de actoren en gremia in de projectorganisatie. Achtereenvolgens beschrijven wij de rollen van: - de gemeenteraden - de klankbordgroep - de stuurgroep - de projectgroep - de werkgroepen en werkgroep-voorzitters - het projectbureau 21

22 - de medezeggenschapsorganen - de procesbegeleider De rolbeschrijving heeft uitsluitend betrekking op het onderhanden fusieproces. 5.1 Gemeenteraden De Colleges van B&W zijn verantwoordelijk voor het voorbereiden van de nieuwe gemeente. De gemeenteraden hebben hierbij een kaderstellende en controlerende rol. Zo hebben zij het herindelingsadvies vastgesteld en monitoren zij de voortgang van het fusieproces. Zij worden hierin ondersteund door de griffiers. De fusie is vast agendapunt in de gemeenteraadsvergadering. Totdat de nieuwe gemeenteraad is geïnstalleerd worden besluiten over fusieaangelegenheden genomen door de beide gemeenteraden, voorafgegaan door een gezamenlijke vergadering. De gemeenteraden zijn verantwoordelijk voor de totstandkoming van een aantal producten: - de inrichting van de griffie - de aanstelling van de beoogd griffier - een conceptvoorstel voor het functioneren van de nieuwe gemeenteraad De gemeenteraden bepalen hun eigen werkwijze. De voorzitters van de gemeenteraden en de griffiers zullen daartoe een voorstel doen. Er zijn ook onderwerpen waar de stuurgroep verantwoordelijk voor is en waarover de gemeenteraad een besluit moet nemen. Denk bijvoorbeeld aan de Toekomstvisie of de harmonisatie van belastingtarieven. In de tabel in hoofdstuk 4 is aangegeven welke producten aan de gemeenteraden worden voorgelegd om een besluit te nemen. Tevens stelt de gemeenteraad het voorbereidingskrediet vast, waar dit Plan van Aanpak een onderlegger voor is. 5.2 Klankbordgroep De klankbordgroep bestaat uit de fractievoorzitters en griffiers. De klankbordgroep is namens de gemeenteraden voorportaal voor zaken die de fusie betreffen. In de klankbordgroep wordt de voortgang van het fusieproces besproken. De klankbordgroep adviseert de stuurgroep over de uitvoering van het Plan van Aanpak (zie voor specificatie van onderwerpen de tabel in hoofdstuk 4). Zij adviseert de gemeenteraden over de raadsvoorstellen die ter besluitvorming aan de gemeenteraden worden voorgelegd en door de stuurgroep worden voorbereid. Werkwijze - de klankbordgroep komt circa 1x per 6 weken bijeen - de vergaderingen van de klankbordgroep zijn openbaar - de klankbordgroep kan besluiten een onderwerp in besloten vergadering te agenderen - de verslagen worden na vaststelling in de klankbordgroep toegezonden aan de gemeenteraden en de projectorganisatie - de klankbordgroep vergadert in aanwezigheid (van een delegatie) van de stuurgroep en de procesbegeleider - de klankbordgroep wordt ondersteund door de griffiers en kan desgewenst een beroep doen op het projectbureau - de klankbordgroep wordt voorgezeten door de burgemeester die optreedt als gastvrouw of gastheer van de gemeente waar de klankbordgroep bijeen komt - de klankbordgroep-bijeenkomsten worden voorbereid door de stuurgroep in overleg met de griffiers 22

23 5.3 Colleges van B&W De Colleges van B&W zijn verantwoordelijk voor het voorbereiden van de nieuwe gemeente. De Colleges van B&W hebben elk de burgemeester en een wethouder afgevaardigd in de stuurgroep om deze voorbereiding ter hand te nemen. De Colleges van B&W stellen de producten vast die aan de gemeenteraden ter besluitvorming worden aangeboden. De Colleges worden tevens door de leden van de stuurgroep tijdig geïnformeerd en betrokken waar het gaat om het fusieproces in zijn algemeenheid en de producten als genoemd in de tabel in hoofdstuk 4. Het fusieproces is een terugkerend agendapunt in de Collegevergaderingen. 5.4 Stuurgroep De stuurgroep bestaat uit de beide burgemeesters, uit elke gemeente één wethouder en de beide gemeentesecretarissen. De procesbegeleider treedt op als adviseur van de stuurgroep. Verantwoordelijkheden De stuurgroep is namens de beide Colleges van B&W verantwoordelijk voor de voorbereiding van de nieuwe gemeente EVZ. Bevoegdheden De stuurgroep is namens de beide Colleges van B&W gemandateerd om besluiten te nemen over de voorbereiding van de fusie. De stuurgroep werkt binnen de kaders van het Plan van Aanpak en de met de gemeenteraden gemaakte financiële afspraken. De stuurgroep heeft de volgende bevoegdheden: - het vaststellen van het Plan van Aanpak en de aanvraag voor het voorbereidingskrediet - het verstrekken van mandaten aan de projectgroep voor de uitvoering van dit Plan van Aanpak, door middel van - het goedkeuren van werkgroep-opdrachten - het goedkeuren van de aanwijzing van werkgroepvoorzitters en de aansturing van het projectbureau - het goedkeuren van externe inhuur: het vaststellen van de short-list, het goedkeuren van de opdrachtformulering en het fiatteren van de hiermee gemoeide bedragen. Het aanbestedingsbeleid van de gemeente Edam-Volendam wordt gevolgd. - het beschikbaar stellen van financiën aan de projectgroep voor de uitvoering van de taken ter uitvoering van dit Plan van Aanpak. - het goedkeuren van opgeleverde resultaten (zie tabel in hoofdstuk 4) - het goedkeuren van het communicatieplan Taken - het afleggen van verantwoording aan de gemeenteraden over de voortgang van het fusieproces - het informeren van de gemeenteraden, door het geregeld terugkoppelen van de voortgang en de resultaten in de klankbordgroep en in de gezamenlijke raadsbijeenkomsten - het voorbereiden van de klankbordgroep-bijeenkomsten - het monitoren van de werkwijze en prestaties van de projectgroep - het fungeren als bestuurlijk gezicht van het fusieproces naar buiten toe, waartoe actief wordt gecommuniceerd (intern en extern) 23

24 - het vóóraf met de projectgroep bespreken van belangrijke uitgangspunten voor op te leveren producten, die politiek-bestuurlijk relevant zijn Werkwijze - binnen de stuurgroep worden de besluiten genomen door de bestuurders - besluiten worden genomen op basis van consensus - de stuurgroep kan portefeuillehouders vragen om in onderling overleg de stuurgroep te adviseren (bv. over de harmonisatie van beleid of andere politieke gevoelige aangelegenheden). Ook kan de stuurgroep aan portefeuillehouders vragen te komen met voorstellen voor afstemming van lopend beleid tot de fusiedatum. - de stuurgroep is budgethouder van het fusieproject. De burgemeester van Edam-Volendam treedt op als portefeuillehouder financiën. - de stuurgroep wordt voorgezeten door de burgemeester die als gastvrouw of gastheer optreedt namens de gemeente waar de stuurgroep bijeen komst. De stuurgroepvergaderingen vinden afwisselend in Zeevang en Edam-Volendam plaats. - de vergaderingen van de stuurgroep zijn besloten - van de vergaderingen wordt een actie- en besluitenlijst opgesteld. De besluitenlijst wordt na vaststelling in de stuurgroepvergadering toegezonden aan de colleges van B&W, projectgroep, de MT s, de BOR en de griffiers - (een delegatie) van de stuurgroep bereidt de klankbordgroepvergadering voor in overleg met de beide griffiers. Dit gebeurt in aansluiting op een reguliere stuurgroepvergadering - de stuurgroep maakt gebruik van benen op tafel sessies om met projectgroep en andere betrokkenen van gedachten te wisselen over de wijze waarop politiek-bestuurlijk relevante onderwerpen worden opgepakt en uitgewerkt - de stuurgroep wijdt geregeld een bijeenkomst aan de bespreking van de voortgang van het proces, eventuele knelpunten, de versterking van de onderlinge verhoudingen en de communicatie, mede aan de hand van daarvoor vanuit de projectorganisatie aangereikte informatie 5.5 Projectgroep De projectgroep bestaat uit de beide gemeentesecretarissen en twee leidinggevenden. De procesbegeleider treedt op als onafhankelijk voorzitter. De mogelijkheid bestaat om de projectgroep uit te breiden. Verantwoordelijkheden De projectgroep is verantwoordelijk voor het opleveren van de resultaten binnen de kaders die in het Plan van Aanpak gesteld zijn. De specifieke bevoegdheden en taken van de leden van de projectgroep kunnen verschillen. De specifieke bevoegdheden en taken van de procesbegeleider zijn beschreven in paragraaf 5.7. Bevoegdheden De projectgroep bereidt de besluitvorming door de stuurgroep voor. De projectgroep heeft de volgende bevoegdheden: - het doen van uitgaven binnen het door de stuurgroep afgegeven financiële mandaat - het optreden als ambtelijk opdrachtgever voor de werkgroepen - het optreden als ambtelijk opdrachtgever voor externe partijen - het benoemen van werkgroepleden - het goedkeuren van (tussen)resultaten van de werkgroepen, waarna deze voorgelegd worden aan de stuurgroep - het beoordelen van concept-nieuwsberichten en andere communicatie-uitingen 24

25 Taken De leden van de projectgroep hebben de volgende taken: - het optreden als linking pin (eerste aanspreekpunt namens de projectgroep) voor de werkgroepen - het optreden als werkgroepvoorzitter voor een beperkt aantal werkgroepen - het voorbereiden van de werkgroepopdrachten - het voordragen van beoogde werkgroepvoorzitters - het toetsen van de plannen van aanpak van de werkgroepen en de opgeleverde (tussen)resultaten - het voorbereiden van benodigde externe inhuur - het zorgen voor inbedding van het project in de beide ambtelijke organisaties - het leveren van menskracht en faciliteiten - het optreden als aanspreekpunt voor medewerkers - het signaleren en zo veel mogelijk oplossen van knelpunten in de uitvoering van het Plan van Aanpak op zowel inhoudelijk terrein als procesmatig terrein (beschikbaarheid expertise, menskracht, onderlinge verhoudingen) - het zorgen voor afstemming met andere trajecten, door deze tijdig te laten agenderen en bespreken in de projectgroep en zo nodig stuurgroep Werkwijze - binnen de projectgroep worden de besluiten genomen door de gemeentesecretarissen - de besluiten worden genomen op basis van consensus - de vergaderingen van de projectgroep zijn niet openbaar - de actie- en besluitenlijsten worden na vaststelling in de projectgroep verspreid naar de stuurgroep, de BOR en de managementteams - op uitnodiging nemen aan de vergadering deel: de werkgroepvoorzitters, interne en/of externe deskundigen - de (strategisch) communicatieadviseur woont in de regel de bijeenkomsten bij - de projectgroep wijdt geregeld een bijeenkomst aan de bespreking van de voortgang van het proces, eventuele knelpunten, de versterking van de onderlinge verhoudingen en de communicatie etc. - de aansturing van de medewerkers die samen het projectbureau vormen is belegd bij één van de projectgroepleden. Het gaat dan om de aansturing van de werkzaamheden zoals genoemd in paragraaf 5.6 Projectbureau 5.6 Werkgroepen en werkgroepvoorzitters Verantwoordelijkheden Een werkgroep is verantwoordelijk voor het opleveren van de aan de werkgroep opgedragen resultaten, binnen de kaders van het geaccordeerde Werkplan. De werkgroep-voorzitter is hiervoor eindverantwoordelijk. De werkgroepen zijn samengesteld uit medewerkers van beide gemeenten. Een belangrijke verantwoordelijkheid van de werkgroep-voorzitter is het bewaken van de gelijkwaardigheid. Van de werkgroep-voorzitter wordt een verbindende rol verwacht. Bevoegdheden - het doen uitvoeren van de werkgroep-opdracht binnen de afgesproken kaders (kwaliteit, budget, planning) Taken 25

26 - de werkgroep bepaalt onder regie van haar voorzitter de onderlinge taakverdeling - de werkgroep-voorzitter heeft voorts de volgende taken: - het samen met de werkgroep-leden opstellen van een werkplan op basis van de werkgroepopdracht(en) - het voorzitten en aansturen van de werkgroep - zorgen dat de werkgroep-opdracht adequaat wordt uitgevoerd en de (tussen)resultaten conform afspraak worden opgeleverd aan de projectgroep - het tijdig rapporteren over de voortgang, middelen en eventuele knelpunten aan de projectgroep, via de linking-pin - het in de projectgroep waar nodig en wederzijds gewenst toelichten van de voortgang en de opgeleverde (tussen)resultaten Werkwijze - de werkwijze van de onderscheiden werkgroepen kan verschillen. De werkgroep-voorzitter doet mede namens de werkgroep een voorstel voor de uitvoering van zijn opdracht aan de projectgroep. Dit voorstel is het werkplan. Een format hiervoor is opgenomen in bijlage 1. Na akkoord van de projectgroep start de werkgroep de uitvoering. - eerste aanspreekpunt voor de werkgroep-voorzitter is het lid van de projectgroep dat als linking pin is aangewezen voor zijn of haar opgave. De werkgroep-voorzitter bespreekt geregeld met deze linking pin hoe de uitvoering van de opdracht verloopt 5.7 Projectbureau De projectorganisatie wordt ondersteund door een projectbureau. De samenstelling van het projectbureau wordt nog nader bepaald. Verantwoordelijkheden Het projectbureau is verantwoordelijk voor het adequaat ondersteunen van de stuurgroep, projectleider en projectgroep met betrekking tot werkzaamheden verband houdend met de fusiewerkzaamheden. Secretarieel / logistieke taken In het projectbureau zijn de volgende secretariële en logistieke taken ondergebracht: - het opstellen van verslagen van stuurgroep- en projectgroep-vergaderingen - het plannen van vergaderingen van stuurgroep, projectgroep en klankbordgroep - het plannen van bijeenkomsten voor heisessies en werkateliers - het (digitaal) archiveren van alle stukken van de stuurgroep, projectgroep en werkgroepen - het plannen van afspraken voor stuurgroep-leden en projectgroep-leden via de bestuurssecretariaten - het redigeren en verspreiden van stukken (uitnodigingen, agenda s, afsprakenlijsten, rapportages, et cetera) voor stuurgroep- en projectgroep-vergaderingen - het verzenden van stukken (als vorige punt) voor de klankbordgroep en gemeenteraden via de griffier(s) Communicatie taken In het projectbureau zijn de communicatietaken ondergebracht. Een aantal taken zijn strategisch van aard, een aantal andere taken uitvoerend: - het opstellen van het communicatieplan (strategisch) - het adviseren van de projectgroep - gevraagd en ongevraagd - over communicatie uitingen (strategisch) - het coördineren van de uitvoering van het communicatieplan 26