Hoofdstuk 1 Uitgangspunten en structuur ambtelijke organisatie

Transcriptie

1 CVDR Officiële uitgave van Reusel-De Mierden. Nr. CVDR303252_1 9 januari 2018 Organisatiebesluit Reusel-De Mierden 2013 Burgemeester en wethouders van de gemeente Reusel-De Mierden; gelet op artikel 160 van de gemeentewet; gelet op het advies van de Ondernemingsraad van 2 oktober 2012; besluiten tot vaststelling van het navolgende Organisatiebesluit Reusel-De Mierden 2013 Hoofdstuk 1 Uitgangspunten en structuur ambtelijke organisatie Artikel 1 Uitgangspunt Uitgangspunt voor het organisatiebesluit 2013 zijn de missie en de visie. Missie: De ambtelijke organisatie wil het gemeentebestuur op een adequate wijze adviseren en ondersteunen bij de uitvoering van haar bestuurlijke taken. De ambtelijke organisatie wil de bestuurlijke missie vertalen in concrete producten en diensten, zodanig dat de burger in het handelen van de ambtelijke organisatie de missie van het gemeentebestuur herkent. Visie: Ter uitvoering van het bestuurlijke beleid zal de ambtelijke organisatie op een professionele wijze, transparant, klantgericht en slagvaardig zijn. Artikel 2 De structuur van het ambtelijke apparaat 1. De ambtelijke organisatie wordt ingedeeld in vier afdelingen zoals uitgewerkt in bijlage A bij het Organisatiebesluit Reusel-De Mierden Onder de bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders staat de gemeentesecretaris aan het hoofd van de ambtelijke organisatie. Artikel 3 Algemene bepalingen voor een afdeling 1. Onder de eindverantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris is het hoofd van een afdeling integraal verantwoordelijk voor de voortbrenging van de producten en diensten van zijn afdeling en voor de realisatie van de managementdoelstellingen. Tot zijn integrale verantwoordelijkheid behoort mede de inzet van de mensen en middelen (informatie, organisatie, financiën en automatisering). Tot de managementdoelstellingen behoort in ieder geval het (effectief en) efficiënt voortbrengen van de producten en diensten, zodanig dat de klantgerichtheid is gewaarborgd. De afdeling dient zodanig flexibel georganiseerd te zijn dat op veranderende behoeften kan worden ingespeeld. 2. Onder de directe verantwoordelijkheid van het hoofd van de afdeling sturen coördinatoren inhoudelijk aan op de dagelijkse werkzaamheden van de afdelingen. De afdelingshoofden blijven verantwoordelijk voor de beschikbare personele en financiële middelen maar de coördinatoren adviseren hierin. Artikel 4 De afdelingen Elk product of dienst wordt toegewezen aan één afdeling. De afdeling draagt integrale verantwoordelijkheid voor de voortbrenging van de door hem te leveren producten en diensten, ook indien andere dan de eigen afdelingen daaraan bijdragen. De benodigde disciplines dienen hun bijdrage aan het product of dienst toe te voegen. Toelichting artikel 4 Integrale werken: Verantwoordelijk binnen door het college aangegeven kaders voor: 1. het totale product, het proces van tot stand koming daarvan en voor de daarvoor benodigde mensen en middelen (verticaal); 2. de horizontale afstemming met andere organisatieonderdelen; 3. een aanpak die niet alleen gericht is op het oplossen van problemen maar ook het voorkomen daarvan. Trapsgewijze verantwoordelijkheid: 1

2 Deelverantwoordelijkheid (coördinator), integrale verantwoordelijkheid (leidinggevende) en eindverantwoordelijkheid (gemeentesecretaris). HOOFDSTUK 2 Functionarissen Artikel 5 1. De gemeentesecretaris is als algemeen directeur, hoofd van de ambtelijke organisatie, direct verantwoording verschuldigd aan het college van burgemeester en wethouders. 2. De gemeentesecretaris is als secretaris van het college van burgemeester en wethouders verantwoordelijk voor de verslaglegging van de respectieve vergaderingen en het bevorderen van een goed functioneren van dit orgaan. 3. De gemeentesecretaris draagt zorg voor een goede ondersteuning, informatievoorziening en advisering van de leden van het college van burgemeester en wethouders. 4. De gemeentesecretaris draagt zorg voor: - de sturing en de bewaking van procedures en afspraken tussen bestuur en ambtelijke organisatie; - de verstrekking aan het college van integrale en besluitrijpe voorstellen. 5. De gemeentesecretaris: - geeft direct leiding aan de afdelingshoofden; - beheert in dit kader de personeelsfunctie en is uit dien hoofde onder meer eindverantwoordelijk voor werving en selectie, beoordeling en ontslag; - verantwoordelijk voor de toepassing van de CAR/UWO. 6. De gemeentesecretaris is indirect verantwoordelijk voor de hiërarchische leiding aan het totale ambtelijke apparaat. De gemeentesecretaris ondersteunt in deze functie de afdelingshoofden bij hun leidinggevende functie. 7. De gemeentesecretaris draagt zorg voor een goede afstemming tussen de beleidsvelden onderling en tussen de (meerjaren)beleidsplanning en het (meerjaren)middelenbeleid. 8. Als eerste lijnmanager draagt de gemeentesecretaris integrale verantwoordelijkheid voor de realisatie van de in artikel 1 genoemde managementdoelstellingen. 9. De gemeentesecretaris is voorzitter van het managementteam. 10. De gemeentesecretaris vertegenwoordigt, in opdracht van het college van burgemeester en wethouders, de gemeente naar buiten en draagt zorg voor een goede behartiging van het algemeen gemeentelijk belang. Artikel 6 Loco secretaris 1. De loco secretaris vervangt de gemeentesecretaris bij diens afwezigheid volledig. 2. De loco secretaris ondersteunt de gemeentesecretaris bij de uitoefening van diens taken. Daar waar nodig en mogelijk heeft de loco secretaris de bevoegdheid om namens de gemeentesecretaris te handelen. De gemeentesecretaris blijft te allen tijde eindverantwoordelijk. Artikel 7 Hoofd van een afdeling 1. Het dagelijkse beheer en de leiding van een afdeling zijn opgedragen aan het afdelingshoofd. De functiebeschrijving is een uitwerking van dit principe. 2. Het hoofd van een afdeling is eerst verantwoordelijke voor de voortbrenging van producten en diensten en voor de realisatie van de managementdoelstellingen. 3. Het hoofd van de afdeling is verantwoordelijk houder van het afdelingsbudget. 4. Het hoofd van de afdeling: - geeft leiding aan de direct ondergeschikte medewerkers; - beheert in dit kader de personeelsfunctie en is uit dien hoofde verantwoordelijk voor werving en selectie, beoordeling en ontslag van het personeel van de afdeling. 5. Het hoofd van de afdeling pleegt regelmatig overleg met de coördinatoren over het te voeren beleid binnen hun beleidsveld(en), over de voortgang van de werkzaamheden en over alle overige zaken die de afdeling betreffen en waarvan informatie uitwisseling van belang is. 6. Het hoofd van de afdeling: - is indirect verantwoordelijk voor de coördinerende taak uitgeoefend door de direct aan hem ondergeschikte coördinatoren; - ondersteunt deze coördinatoren bij hun coördinerende taak; ziet erop toe dat de coördinatoren regelmatig werkoverleg binnen hun cluster houden. 7. Het hoofd van de afdeling zorgt, onverminderd de verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris, voor een goede afstemming tussen de onder zijn verantwoordelijkheid producten en diensten en tussen de (meerjaren)beleidsplanning en het (meerjaren)middelenbeleid. 8. Het hoofd van de afdeling heeft periodiek overleg met de portefeuillehouder over producten en diensten die het gebied van zijn afdeling regarderen. Essentiële punten worden door het hoofd van de afdeling aan de voorzitter van het managementteam gemeld. 9. Het hoofd van de afdeling is lid van het managementteam. 2

3 Artikel 8 Vervangingsregeling Algemeen Algemeen uitgangspunt is dat afdelingshoofden door hun coordinatoren kunnen worden vervangen. Vervanging leidinggevenden Uitgangspunt is dat afdelingshoofdenvoor de personele bevoegdheden horizontaal worden vervangenen voor de inhoudelijke bevoegdheden door hun coordinatoren worden vervangen. De vervanging is zoals hierna weergegeven. In geval van vervanging van een gemandateerde functionaris wordt ondertekend door middel van de aantekening plv.. Vervanging personele aansturing Gemeente-secretaris Ruimte Bedrijfsvoering (BV) Inwoners en Bedrijven (IB) Bestuursondersteuning (BO) 1 e vervanger IB IB BO BO IB BO BO IB 3 e vervanger Vervanging inhoudelijke aansturing Gemeente-secretaris Ruimte Bedrijfsvoering (BV) Inwoners en Bedrijven (IB) Bestuursondersteuning (BO) 1 e vervanger IB Coordinator Ruimtelijke Ontwikkeling (RO) Beleidsmedewerker financien (T. Thijs) Beleidsmedewerker integrale veiligheid en bestuurszaken BO Beleidsmedewerker financien (F. Schellekens) Coordinator RO Juridisch beleidsmedewerker (L. van den Borne) 3 e vervanger Een van de coordinatoren Vervanging coördinatoren Uitgangspunt is dat de eerste vervanger van de coördinator een andere coordinator is. Vervanging van de coördinatoren vindt plaats zoals hierna weergegeven. In geval van vervanging van een gemandateerde functionaris wordt ondertekend door middel van de aantekening plv.. Gemandateerde/ Bevoegdheid Coördinator RO Coördinator Ruimtelijk Beheer (RB) Coördinator IB Coördinator Facilitaire Zaken (FZ) Vervanger Coordinator RO Een van de andere coördinatoren Vervanging overig Vervanging voor aftekenen uitgaande post voor zover geen sprake is van uitgaande post als gevolg van uitvoering van formele besluiten van het college van B&W naar aanleiding van B&W-voorstellen. Deze vervanging geldt ook voor de interne afspraak (geen mandaat) het aftekenen van collegevoorstellen. Bevoegdheid Coördinator RO 1 e vervanger Coördinator RO Een van de andere coördinatoren Voor het onderdeel Welzijn, Onderwijs, Sport, WMO en loket A- Z: Beleidsmedewerker Onderwijs & Educatie; Voor het onderdeel Burgerzaken en bevolking: Beleidsmedewerker Burgerzaken 3

4 Coordinator FZ Coordinator RB BV Ruimte IB BO Medewerker DIV A Beleidsmedewerker civiele techniek Beleidsmedewerker Financiën (T. Thijs) Voor het onderdeel ruimtelijke ontwikkeling: Coördinator RO; Voor het onderdeel ruimtelijk beheer: Coordinator RB Beleidsmedewerker integrale veiligheid en bestuurszaken Beleidsmedewerker Financiën (F. Schellekens) Voor het onderdeel ruimtelijke ontwikkeling: Coördinator IB; Voor het onderdeel ruimtelijk beheer: Beleidsmedewerker civiele techniek Voor het onderdeel Welzijn, Onderwijs, Sport, WMO en loket A- Z: Beleidsmedewerker Onderwijs & Educatie; Voor het onderdeel Burgerzaken en bevolking: Beleidsmedewerker Burgerzaken Juridisch beleidsmedewerker (L. van den Borne) Bovenstaand artikel is volledig gelijkluidend aan artikel 5 (vervangingsregeling gemandateerden) uit het Mandaat- en bevoegdhedenregister Reusel-De Mierden Artikel 9 Projecten 1. Voor projecten, afhankelijk van de inhoud van het project, kunnen MT, gemeentesecretaris of afdelingshoofden de projectgroepen instellen. Coördinatoren mogen dit slechts na instemming van het afdelingshoofd. 2. Voor projectgroepen kunnen nadere regels worden vastgesteld voor de bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de projectleiders en de deelnemers aan de projectgroepen. Artikel 10 Intergemeentelijke samenwerkingsverbanden Voor die producten of diensten waar intergemeentelijke samenwerkingsverbanden zijn afgesloten, worden taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden geregeld in de daarbij behorende overeenkomst. HOOFDSTUK 3 Delegatie en mandatering Artikel 11 Delegatie- en mandaatprincipe 1. Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden worden in het kader van integraal management op die plaatsen in de organisatie gelegd waar zij functioneel zijn. 2. Delegatie en mandatering dienen (binnen de geldende rechtsregels) schriftelijk te geschieden door het bevoegde orgaan. HOOFDSTUK 4 Managementteam Artikel 12 Managementteam 1. Het managementteam bestaat uit de gemeentesecretaris en de hoofden van de afdelingen. De gemeentesecretaris is voorzitter van het managementteam. 2. In het managementteam vindt afstemming plaats over de centrale middelensturing, beleidsontwikkeling en over de centrale beleidscoördinatie en integratie. 3. De planning van de werkzaamheden van het managementteam dient aan te sluiten op de planning van de beleidscyclus. 4. Besluitvorming: in voorkomende gevallen beslist de gemeentesecretaris, gehoord het MT. Artikel 13 Onvoorziene gevallen In gevallen waarin dit besluit niet of niet in redelijkheid voorziet, kan de gemeentesecretaris een bijzondere voorziening treffen. Artikel 14 Slotbepalingen 1. Dit besluit treedt in werking op 20 april 2013 en werkt terug tot en met 1 april Het 'Organisatiebesluit Reusel-De Mierden 2012, tweede wijziging, vastgesteld op 9 oktober 2012 wordt ingetrokken. 3. Dit besluit kan worden aangehaald onder de naam 'Organisatiebesluit Reusel-De Mierden 2013'. Aldus besloten in de vergadering van 9 april Burgemeester en wethouders van Reusel De Mierden, de secretaris, de burgemeester, 4

5 M.J. Doeven H.A.J. Tuerlings 5

6 Bijlage A Structuur ambtelijke organisatie Indeling structuur van het ambtelijke apparaat De ambtelijke organisatie wordt ingedeeld in de volgende afdelingen: A.afdeling Ruimte B. afdeling Bedrijfsvoering (BV) C. afdeling Inwoners en bedrijven D.afdeling Bestuursondersteuning (BO) De afdeling Ruimte is ingedeeld in de volgende clusters: 1.cluster Ruimtelijke Ontwikkeling en Volkshuisvesting (RO) 2.cluster Bouwen en Milieu (BenM) 3.cluster Ruimtelijk Beheer (RB) De afdeling Bedrijfsvoering (BV) bestaat uit Planning & Control, Financiële Administratie & Invordering, Belastingen & Verzekeringen, Informatievoorziening & Gegevensbeheer en een cluster Facilitaire Zaken (onderdelen Documentaire Informatievoorziening, Bodes, Receptie & Telefooncentrale, Inkoop & Huisvesting) De afdeling Inwoners en Bedrijven bestaat uit Welzijn, WMO, Onderwijs en leerplicht, Cultuur en Accommodaties, Sport, Burgerzaken, Recreatie, Toerisme en Economische Zaken (oa bedrijfscontactfunctionaris) en het cluster loket van A tot Z. De afdeling Bestuursondersteuning (BO) bestaat uit Integrale Veiligheid en Bestuurszaken, Juridische zaken en Secretariaat bezwaarschriftencommissies, Rampenbestrijding, Brandweer, (digitale) Communicatie, Bestuurssecretariaat. Producten Het resultaat van samenhangend handelen, meetbaar gemaakt in de tijd, geld en kwaliteit. Er kunnen taakstellende afspraken aan verbonden worden. 6