Projectbegroting en penvoering herindeling ADL-gemeenten

Transcriptie

1 Projectbegroting en penvoering herindeling ADL-gemeenten Op weg naar de gemeente Eemsdelta Datum: 9 mei 2019 Vastgesteld door de Stuurgroep Herindeling

2 Inhoudsopgave Inhoudsopgave 2 Inleiding 3 Governance 4 Uitgangspunten bij de cijfers 6 Projectbegroting Uitkering 7 - Lasten 8 Ontwikkelingen 9 Pagina 2 van 9

3 Inleiding Waarom dit document Op 4 september 2018 heeft de Stuurgroep Herindeling de "Projectbegroting herindeling DALgemeenten" vastgesteld. In dat document staat een conceptbegroting voor de herindeling voor de jaren , met de opmerking dat deze begroting periodiek wordt geactualiseerd. In dit nieuwe document is een actualisatie gegeven, die ook de inkomsten voor de periode in beeld brengt. In het document van september 2018 zijn ook uitspraken gedaan over administratie en beheer van de financiën van het project. Voortschrijdend inzicht leidt ertoe dat deze uitspraken verder moeten worden geconcretiseerd en op een paar punten moet worden aangepast. In het vervolg van dit document wordt achtereenvolgens ingegaan op: - de governance, en de consequenties daarvan; - uitgangspunten bij de cijfers; - de cijfers; - toekomstige ontwikkelingen. Pagina 3 van 9

4 Governance Delfzijl is 'penvoerder' In de projectbegroting die op 4 september 2018 door de Stuurgroep Herindeling is vastgesteld, is onder meer besloten dat: - de administratie en het beheer van de financiën van het project Herindeling worden belegd bij de gemeente Delfzijl; - de gemeente Delfzijl optreedt als budgethouder en bevoorschotter van kosten die samenhangen met het project Herindeling. In het vervolg is deze rol aangeduid als 'penvoerder(schap)/penvoering'. Wat dit impliceert is in de volgende alinea's weergegeven. Financiën van het project maken deel uit van de begroting en jaarrekening van Delfzijl Omdat de gemeente Delfzijl penvoerder is, worden de financiën verantwoord in de financiële administratie van de gemeente Delfzijl. Ze maken daardoor ook deel uit van de begroting en jaarrekening van de gemeente Delfzijl. Dit kan echter alleen wanneer de gemeenteraad van Delfzijl met deze wijziging in de begroting instemt. Dat is nog niet gebeurd en moet daarom nog aan de gemeenteraad van Delfzijl worden voorgelegd. Governance van Delfzijl wordt leidend principe in governance financiën project Voor de gemeente Delfzijl gelden als penvoerder ook de regels van Delfzijl voor zaken als: - budgetbeheer; - inkopen en aanbesteden; - mandatering; - planning & control; - accounting. Governance van het project blijft ook van kracht Voor de organisatie van de herindeling is door de drie colleges van B&W een stuurgroep ingesteld. De Stuurgroep Herindeling is bestuurlijk verantwoordelijk voor alle aspecten van de herindeling. De Stuurgroep Herindeling is bevoegd om alle beslissingen te nemen die in het kader van de uitvoering van de herindeling benodigd zijn, binnen de door de gemeenteraden en de colleges van B&W vastgestelde kaders, zoals de begroting. Dit betekent dat, wanneer de Stuurgroep Herindeling de begroting wil wijzigen, de gemeenteraden van de drie gemeenten daartoe moeten besluiten. Voor inpassen van de projectbegroting is goedkeuring van Delfzijl nodig Voor het inpassen van de begroting voor de herindeling en het verlenen van mandaten om financiële verplichtingen aan te kunnen gaan en uitgaven te kunnen doen, is een besluit van de raad van de gemeente Delfzijl nodig in de vorm van de vaststelling van een wijziging van de begroting van de gemeente Delfzijl. Pagina 4 van 9

5 Projectleider heeft dubbele verantwoordelijkheid De projectleider is de linking pin, omdat hij zowel in het project, als in de lijn van Delfzijl zijn rol heeft. Enerzijds is hij de opdrachtnemer en daarmee verantwoording verschuldigd aan de Stuurgroep Herindeling en anderzijds is hij budgethouder in Delfzijl en in die rol verantwoording verschuldigd aan het college van B&W van Delfzijl. Voor de begroting zijn opeenvolgende trajecten nodig De begroting, c.q. een begrotingswijziging, van het project moet eerst door de Stuurgroep Herindeling worden vastgesteld. De Stuurgroep Herindeling brengt deze dan, via de colleges van B&W en de raadsklankbordgroep, ter besluitvorming naar de gemeenteraden. In principe zou de vaststelling door de gemeenteraden een formaliteit moeten zijn, maar het blijft natuurlijk mogelijk dat dit niet gebeurt. Dit blijft een risico. De financiële administratie van Delfzijl organiseert de financiële verwerking Op grond van de regeling budgetbeheer kan de projectleider budgethouderschap mandateren. De financiële administratie houdt daar rekening mee. In de praktijk betekent dit dat: - facturen bij de financiële administratie van de gemeente Delfzijl binnenkomen; - de financiële administratie de factuur (digitaal) naar de budgethouder stuurt; - de budgethouder de factuur (digitaal) codeert, fiatteert en terugstuurt naar de financiële administratie; - de financiële administratie de factuur betaalt. Afspraak betekent extra werk voor Delfzijl Het penvoerderschap voor het project betekent een extra belasting van vooral de afdeling Bedrijfsvoering van de gemeente Delfzijl. Dat geldt niet alleen voor de financiële administratie, maar ook voor bijvoorbeeld financieel advies, inkoop/aanbestedingsadvies, HRM en interne controle. Er is wel een budget van voor deelname aan werkgroepen verdeeld, maar de kosten van penvoerderschap maken daar geen deel van uit. Daarom is hier in de detailbegroting bij het projectbureau rekening mee gehouden. Grootste afwijkingen ten opzichte van het besluit van 4 september 2018 Er is niet meer sprake van een procesbegeleider, maar van een projectleider. Deze projectleider heeft een opdracht van de Stuurgroep Herindeling, met de daarbij behorende taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden. Opdrachten die meer dan bedragen worden niet meer door het secretarissenoverleg geautoriseerd, maar vinden plaats conform de mandaatregeling en budgethoudersregeling van Delfzijl. Bestuurlijke verantwoordelijkheid binnen de projectgroep voor financiën is niet meer belegd bij de bestuurder van Loppersum, maar bij de bestuurder van Delfzijl. Kleine posten met betrekking tot de herindeling worden niet meer verrekend of geadministreerd. Ze komen ten laste van de gemeente die de betaling heeft gedaan. Wijzigingen in de begroting van het project Herindeling moeten door de drie gemeenteraden, via de raadsklankbordgroep, worden gefiatteerd en via een begrotingswijziging door de raad van Delfzijl worden vastgesteld. Pagina 5 van 9

6 Uitgangspunten bij de cijfers Alle middelen die de gemeenten krijgen voor de herindeling gaan naar de gemeente Delfzijl. De raden van Appingedam en Loppersum dienen expliciet te besluiten dat de aan deze gemeenten toekomende middelen worden doorbetaald naar de gemeente Delfzijl. Alle verplichtingen die voor de herindeling worden aangegaan, gaan op naam van en conform de regels van de gemeente Delfzijl. Facturen waar niet de naam van de gemeente Delfzijl op staat kunnen niet door de gemeente worden betaald. De gemeenten kunnen van de projectleider een specifiek budget krijgen om kosten voor de herindeling mee te betalen. Dit geld wordt dan naar de gemeenten overgemaakt. Een voorbeeld hiervan is de die onder de drie gemeenten is verdeeld voor vervanging van medewerkers die deelnemen aan werkgroepen. De totale uitkering voor de herindeling is (ceteris paribus) % hiervan wordt in 2020 uitgekeerd. De kosten tot die datum zijn echter meer dan deze 20%. Daarom worden tekorten in 2019 en 2020 als een vordering op de nieuwe gemeente opgenomen op de balans van Delfzijl. Daarbij moet wel duidelijk blijven dat de totale kosten binnen de rijksbijdrage blijven. Deze werkwijze is afgestemd met de accountant. Lasten die bij de gemeenten in de begroting staan (of hadden moeten staan) komen niet ten laste van de herindeling, maar ten laste van de gewone exploitaties van de betreffende gemeenten. Pagina 6 van 9

7 Projectbegroting Uitkering JAAR BEDRAG* OPMERKING Iedere gemeente krijgt in Totaal * Deze cijfers zijn gebaseerd op de meicirculaire 2018 en de inwonersaantallen per 1/1/2018. De werkelijke cijfers zullen enigszins afwijken. Pagina 7 van 9

8 Lasten Begroting herindeling Versie 20/03/ TOTAAL WETTELIJK SPOOR A1. PvA herindeling + Herindelingsontwerp en A2. Herindelingsadvies + bewaken proces A. VERANDERSPOOR B1. Kaders nieuwe gemeente / werkplaatsen B2. Ambities / nieuwe opgaven gemeente B3. Informeren en ontmoeten (intern) B4. Informeren en ontmoeten (extern) B5. Ontwikkelen B. FUSIESPOOR C1. Activiteiten RKBG C2. Werkgroepen Samenwerkingen en GR-en C3. Ontwerpen nieuwe organisatie en zeggenschap C4. Werkgroepen domeinen/beleidsvelden/harmonisatie C5. Werkgroepen bedrijfsvoering C. PROJECTORGANISATIE EN -COMMUNICATIE D1. Projectbureau D2. Projectcommunicatie D3. Projectadministratie en -control D. BESTUURLIJKE KOSTEN EN OVERIG E1. Bestuurlijke kosten E2. Compensatie interne inhuur TOTAAL Pagina 8 van 9

9 Ontwikkelingen Werkwijze is dupliceerbaar De drie gemeenten staan voor grote opgaven. Opgaven die, mede in het kader van de herindeling, beter gezamenlijk kunnen worden opgepakt. De opgaven maken nog geen deel uit van de herindeling, maar zijn straks wel een opgave voor de nieuwe gemeente. Daarbij valt te denken aan de diverse projecten die annex zijn aan het gasdossier. Ook bij deze projecten kan de werkwijze worden gehanteerd, die in dit document is weergegeven. Pagina 9 van 9