Raadsvoorstel agendapunt

Transcriptie

1 Raadsvoorstel agendapunt Aan de raad van de gemeente IJsselstein Zaaknummer : Datum : 5 juni 2018 Programma : Bestuur Blad : 1 van 7 Commissie : Bestuur Portefeuillehouder: drs. A.M. de Regt Informatie bij : E.D. Luchtenburg /tel.nr. : e.luchtenburg@ijsselstein.nl/1791 Evaluatiedatum : Onderwerp Plan van Aanpak proces Ontvlechting Samenvatting Op 21 december 2017 heeft het college van IJsselstein besloten de GR UW Samenwerking op te heffen. Dit naar aanleiding van een besluit met deze strekking van de gemeenteraad van IJsselstein tijdens de vergadering van 20 december Het college van Montfoort heeft kennisgenomen van dit besluit en aangegeven dat de gemeente Montfoort de samenwerking versterkt had willen voortzetten. Nu het besluit echter onomkeerbaar is, is door beide gemeenten ingezet op een snelle maar zorgvuldige ontvlechting van de GR UW Samenwerking. Uitgangspunt hierbij is de ontvlechting op 1 januari 2019 grotendeels afgerond te hebben. Hiertoe is een plan van aanpak gemaakt in samenwerking met de procesbegeleider van de Provincie Utrecht. Dit plan van aanpak geeft inzicht in alle stappen die genomen moeten worden om te komen tot ontvlechting van de GR UW Samenwerking en de opbouw van twee nieuwe organisaties. Dit plan van aanpak is voorzien van een uitgebreide financiële paragraaf. Inleiding Nu het besluit tot beëindiging van UW Samenwerking onomkeerbaar lijkt, wordt door beide gemeenten ingezet op een snelle maar zorgvuldige ontvlechting van de GR UW Samenwerking. Hiervoor is in samenwerking met de procesbegeleider van de Provincie een plan van aanpak gemaakt. Dit plan vormt de basis voor de verdere ontvlechting. Aan de gemeenteraden van IJsselstein en Montfoort wordt gevraagd dit plan van aanpak vast te stellen. Wat willen we bereiken? Met dit plan wordt het proces geschetst waarlangs de ontvlechting zal plaatsvinden. Ook is een inschatting gemaakt van de kosten die nodig zijn voor de ontvlechting. Het doel van het proces is een snelle maar zorgvuldige ontvlechting, waarmee beide gemeenten zich weer kunnen richten op hun eigen toekomst. Daarbij is het belangrijk dat de dienstverlening aan inwoners en bedrijven zoveel mogelijk gecontinueerd blijft lopende het ontvlechtingsproces. Het is voor medewerkers van belang dat zij snel duidelijkheid krijgen over hun toekomst binnen de kaders van een zorgvuldig proces. Waarom willen we dit? 1. Argumenten Nu de beëindiging van GR UW Samenwerking onomkeerbaar lijkt, is het belangrijk om een ontvlechtingsplan te maken.

2 Raadsvoorstel Blad: 2 van 7 2. Alternatieven Er is een aantal alternatieven: 1. Het opheffingsbesluit terugdraaien. In juridische en technisch zin is dit haalbaar omdat er nog geen onomkeerbare stappen zijn gezet. In dat geval wordt GR UW Samenwerking voortgezet en wordt ingezet op een verbeterprogramma. Het voordeel is dat de ontvlechtingskosten en inzet van ambtelijke capaciteit worden bespaard. Deze middelen moeten dan worden aangewend voor het verbeterprogramma. Het nadeel is dat de koersvastheid en betrouwbaarheid van gemeenten in het geding zijn, temeer de omstandigheden die ten grondslag liggen aan het doorknippen niet wezenlijk zijn veranderd. 2. Meer tijd nemen voor het ontvlechtingsproces, bijvoorbeeld 2 of meer jaar. Het voordeel hiervan is dat er meer tijd is om een nog zorgvuldiger proces te lopen. Ook is er meer tijd om zaken beter af te wegen. Het nadeel hiervan is dat de onzekerheid voor medewerkers langer voortduurt (waar is mijn nieuwe werkplek) en dat de kosten en ambtelijke inzet voor de ontvlechting oplopen. 3. Een aantal onderdelen nog niet ontvlechten of in een andere vorm voortzetten via bijvoorbeeld een dienstverleningsovereenkomst tussen beide gemeenten. In dat geval wordt een aantal onderdelen van de ambtelijke samenwerking (nog) niet ontvlochten. Hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan ICT, Archief en het gezamenlijke zaaksysteem. Dit zijn onderdelen waarvoor geldt dat ontvlechting veel geld kost door de complexiteit. Het voordeel is dat er meer tijd is om een goede afweging te maken wat de beste oplossing is, op korte termijn veel geld en tijd wordt bespaard, de andere ontvlechtingsonderdelen niet worden vertraagd en de continuïteit van de bedrijfsvoering beter is gewaarborgd. Het nadeel is dat de ontvlechting voor een deel niet plaatsvindt. Overigens geeft het plan van aanpak de ruimte om na nadere analyse deze aanpak voor onderdelen voor te stellen aan de stuurgroep. 3. Kanttekeningen Risico s Aan het ontvlechtingsproces is een aantal risico s verbonden: 1. Het niet realiseren van de planning. De kans hierop is aanzienlijk door de complexiteit van de ontvlechting. Deze complexiteit hangt samen met: technische elementen sociaal plan, plaatsingsplan, onderhandeling met bonden, HR21 organisatorische elementen, beschikbare tijd en capaciteit toekomstsperspectief beide gemeenten eerst moet zijn besloten hoe de gemeenten zich willen organiseren, de zogenaamde positiebepaling voordat er kan worden ontvlochten. Voor de gemeente Montfoort is dat gezien de schaal - een intensiever traject dan voor IJsselstein bestuurlijke elementen datum wanneer beide colleges zijn benoemd, besluiten van alle bestuurlijke gremia om besluiten te nemen waarmee de voortgang is geborgd). Tegenmaatregel: Er zijn budgetten geraamd voor inzet extra capaciteit. Er is een projectorganisatie ingericht om vinger aan de pols te houden, te sturen op risico s en tijdig in te grijpen, waaronder een procesbegeleider die de planning bewaakt. Het oplopen van het verzuim. Hiermee komt er minder capaciteit beschikbaar voor ontvlechting en de normale productie. Er zijn geen financiële middelen aanwezig in de UW begroting om aanvullend in te huren.

3 Raadsvoorstel Blad: 3 van 7 Tegenmaatregel: het begeleiden van verzuim is een belangrijk aandachtspunt voor het management, HRM en de externe verzuimbegeleider. 2. Het vertrek van medewerkers naar andere werkgevers. Dit is een reëel risico, zeker als de ontvlechting een lange doorlooptijd kent. In de stuurgroep is afgesproken dat vacatures alleen met inhuur kunnen worden ingevuld. Hierdoor komen minder uren beschikbaar omdat inhuur duurder is dan vaste medewerkers. Een ander probleem van het vertrek is dat er kennis en ervaring vertrekt uit de organisatie. Tegenmaatregel: informeren van de medewerkers over de ontvlechtingproces en zorgdragen voor een snelle ontvlechting. Wat gaat het kosten? We onderscheiden een drietal hoofdcategorieën waarbinnen we in het ontvlechtingsproces kosten zullen gaan maken: A. Ondersteuning colleges bij de onderhandelingen B. Kosten voor de ontvlechting C. Frictiekosten A. Ondersteuning colleges bij de onderhandelingen De kosten voor deze ondersteuning vallen niet onder de verantwoordelijkheid van de stuurgroep. De colleges van Montfoort en IJsselstein organiseren beide externe communicatieve en juridische ondersteuning. Afgesproken is dat beide gemeenten deze kosten dekken vanuit de eigen begroting. De inschatting is dat er voor juridische ondersteuning euro nodig is en voor communicatieve ondersteuning euro. Totaal: euro voor 2018 voor de gemeente IJsselstein. B. Kosten voor de ontvlechting De kosten voor de ontvlechting zijn te definiëren als kosten die nodig zijn om UW Samenwerking te beëindigen en twee nieuwe organisaties op te bouwen. Voor deze kostencategorie hebben we afgesproken deze kosten apart te registreren in de administratie van UW. Via een juridisch traject wordt bepaald welke uitgangspunten moeten worden gehanteerd bij de verdeling van deze kosten over de gemeenten. In lijn met de uiteindelijke juridische uitspraak worden de ontvlechtingskosten daarna definitief verdeeld over de gemeenten. Belangrijk is te weten dat deze kosten samenhangen met het voorgestelde intensieve proces. Om de snelheid te kunnen realiseren is de inhuur van externe ondersteuning en specialisten randvoorwaardelijk. De volgende kosten zijn te onderscheiden: 1.Koersbepaling. Dit zijn kosten van externe ondersteuning om te komen tot een raadsvoorstel wat voor wat type gemeente, beide gemeenten willen zijn. Voor beide gemeenten wordt dit ingeschat op euro. 2.Inrichtingsplan. Dit zijn kosten om een nieuwe organisatieopzet te ontwerpen (organogram, P&O beleid, functieboeken en een benchmark). Voor dit onderdeel is voor beide gemeenten in totaal euro nodig. Dit bedrag is nodig voor de inhuur van specialisten die ondersteunen bij de opbouw van de nieuwe organisaties. 3.Procesbegeleiding en ondersteuning. Dit zijn kosten die nodig zijn om het kernteam te ondersteunen bij de opdracht. Concreet gaat het hierbij om secretariële en beleidsmatige ondersteuning bij de uitwerking en inventarisatie van informatie ( euro), projectmanagement om sturing te geven aan deelprojecten ( euro) en specialisten om onderzoek te doen, bijvoorbeeld inventarisatie van alle contracten, opstellen mandatenregelingen, budgethoudersregelingen ( euro). Totaal benodigd euro.

4 Raadsvoorstel Blad: 4 van 7 4.Interne communicatie. Dit zijn kosten om de medewerkers goed te kunnen informeren met maandelijkse bijeenkomsten, werkbijeenkomsten, het opbouwen van een omgeving binnen intranet en aanvullend communicatieadvies over hoe de medewerkers goed te kunnen betrekken. Totaal benodigd euro. 5.Personele inzet. Dit zijn kosten om medewerkers beschikbaar te hebben voor de ontvlechting. Essentieel is de beschikbaarheid van de 2 HRM-adviseurs. Deze dienen volledig te worden vervangen ( euro) omdat anders het normale werk onder druk komt. Daarnaast verwachten wij op een aantal andere onderdelen, bijvoorbeeld Financiën, Archief, ICT extra formatie nodig te hebben ter ondersteuning van de ontvlechting. Voor de OR en de leden van het GO betekent de ontvlechting ook een extra beroep op capaciteit. Wij willen dat de OR en GO het werk goed kan doen. Om die reden willen wij financiële middelen beschikbaar stellen om capaciteit te compenseren door een extra beroep op de medezeggenschap. Op alle onderdelen moet worden ingehuurd om zorg te dragen dat de normale productie doorloopt ( euro). Totaal benodigd euro. 6. Plaatsingsproces en onvoorzien. Het plaatsingsproces wordt gedaan door een externe commissie. De kosten hiervan worden ingeschat op euro. Tevens wordt een bedrag van euro geserveerd als onvoorzien (Circa 5%). Totaal benodigd euro. Totaal: euro voor beide gemeenten. In dit bedrag is ook het bedrag opgenomen van euro, waarover wij u door middel van een raadsbrief hebben geïnformeerd. Dit bedrag van euro was nodig om voortvarend van start te kunnen gaan. Uitgaande van de huidige geldende verdeelsleutel betekent dit euro voor IJsselstein en euro voor Montfoort. Dekking van deze bedragen vindt plaats vanuit de algemene reserve. C. Frictiekosten Frictiekosten zijn kosten die een gevolg zijn van de ontvlechting. De drie grootste posten waarop frictiekosten gaan voorkomen is personeel (mismatch, boventalligheid), processen, data en ICT, huisvesting en vastgoed (leegstand, extra benodigde aanschaffingen, verhuis- en inrichtingskosten). Met betrekking tot personeel verwachten wij iedereen te kunnen plaatsen. Wij kunnen op dit moment nog geen nadere indicatie geven van de frictiekosten. Ook voor deze kostencategorie hebben we afgesproken deze kosten apart te registreren in de administratie van UW Samenwerking, of indien dit pas na de ontvlechting wordt vastgesteld in de administraties van de respectievelijke gemeenten IJsselstein en Montfoort. Via een juridisch traject wordt bepaald welke uitgangspunten moeten worden gehanteerd bij de verdeling van deze kosten. In lijn met de uiteindelijke juridische uitspraak zullen frictiekosten ten gevolge van de ontvlechting worden verdeeld over de gemeenten. In deze categorie maken we op korte termijn nog geen kosten. Spelregels Met betrekking tot de inzet van deze middelen geldt dat er een projectbegroting wordt gemaakt. Alle verplichtingen worden aangegaan door de algemeen directeur, na goedkeuring door het kernteam. Het kernteam mag binnen de begroting -verplichtingen aangaan tot euro. Daarboven is een stuurgroep besluit nodig. De gemeenteraad wordt, via de stuurgroep, doormiddel van rapportages geïnformeerd over de besteding van het budget. Risico Het is belangrijk om op te merken dat in bovengenoemde begroting twee belangrijke kostenonderdelen niet zijn opgenomen. 1. Frictiekosten (zie toelichting hierboven). 2. Kosten voor de daadwerkelijke ontvlechting van ICT, Archief en het zaaksysteem. In bovenstaande kostenopzet zijn wel de kosten opgenomen voor een nadere analyse maar niet de daadwerkelijke ontvlechting hiervan. Voor ICT wordt ingeschat dat de daadwerkelijke ontvlechting tot euro kost. Voor Digitale archief en Mozard is de inschatting

5 Raadsvoorstel Blad: 5 van 7 dat het ontvlechten circa euro kost. Deze kosten komen nog boven op de hier geschetste kosten. Ze zijn nog niet begroot omdat er nog geen precieze raming is en er waarschijnlijk meerdere scenario s (geen of gedeeltelijke ontvlechting) denkbaar zijn met een lager kostenniveau. De hiervoor genoemde inschatting van de kosten hebben betrekking op een proces dat gericht is op de ontvlechting per 1 januari Als dit wijzigt, dient ook de kosteninschatting geactualiseerd te worden. Wat gaan we daarvoor doen? Zie het plan van aanpak Duurzaamheid Niet van toepassing. Communicatie en participatie van het voortraject De gemeenteraad van IJsselstein is middels een raadsvoorstel (behandeling 20 december) eerder geïnformeerd over de impact van de ontvlechting. Beide gemeenten worden door het college regelmatig geïnformeerd over de voortgang. De medewerkers van beide gemeenten worden maandelijks, door nieuwsbrieven en via de website geïnformeerd over de voortgang. In een aantal sessies wordt input opgehaald voor de opbouw van de nieuwe organisatie. De OR heeft advies uitgebracht over de plan van aanpak. Communicatie besluit en eventueel vervolg participatietraject Voorstel De raad wordt voorgesteld om: - Kennis te nemen van het bijgevoegde plan van aanpak; - Kennis te nemen van het advies van OR; - Een bedrag van euro beschikbaar te stellen voor juridische en communicatieve ondersteuning van de gemeente en dit bedrag te dekken uit de algemene reserve; - In afwachting van een afspraak over de definitieve verdeling van de kosten voor de ontvlechting, vooralsnog rekening te houden met de huidige algemene verdeelsleutel bij het beschikbaar stellen van een budget voor de ontvlechting; - Een bedrag van euro beschikbaar te stellen aan UW Samenwerking voor de ontvlechting en dit te bedrag te dekken uit de algemene reserve; - De bijbehorende begrotingswijziging vast te stellen.

6 Raadsvoorstel Blad: 6 van 7 Overzicht bijlagen: Plan van aanpak Advies van de Ondernemingsraad (volgt) Begroting ontvlechtingskosten

7 Raadsbesluit blad : 7 van 7 De raad van de gemeente IJsselstein; Gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 5 juni 2018, zaaknummer BESLUIT: - Kennis te nemen van het bijgevoegde plan van aanpak; - Kennis te nemen van het advies van OR; - Een bedrag van euro beschikbaar te stellen voor juridische en communicatieve ondersteuning van de gemeente en dit bedrag te dekken uit de algemene reserve; - In afwachting van een afspraak over de definitieve verdeling van de kosten voor de ontvlechting, vooralsnog rekening te houden met de huidige algemene verdeelsleutel bij het beschikbaar stellen van een budget voor de ontvlechting; - Een bedrag van euro beschikbaar te stellen aan UW Samenwerking voor de ontvlechting en dit te bedrag te dekken uit de algemene reserve; - De bijbehorende begrotingswijziging vast te stellen Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van de gemeente IJsselstein, gehouden op 28 juni 2018 de griffier, de voorzitter, A.J.O. van Kooij mr. P.J.M. van Domburg