Raadsvoorstel. agendapunt 8. Gemeente * Usselstein. Aan de raad van de gemeente Usselstein

Transcriptie

1 Raadsvoorstel Aan de raad van de gemeente Usselstein ^ Gemeente * Usselstein agendapunt 8 Zaaknummer Datum: 18 augustus 2015 Programma : Bedrijfsvoering Blad 1 van 8 Cluster : Bestuur Portefeuillehouder: dhr. H.C.V. Veldhuijsen Informatie bij A. van Koolwijk /tel.nr. : a.v.koolwijk@ijsselstein.nl/1690 Evaluatiedatum Onderwerp Visie op Huisvesting Samenvatting Door met Montfoort een gezamenlijke koers in te zetten ten aanzien van de herbestemming van de stadskantoren in Montfoort en Usselstein is het mogelijk om de leegstand op een efficiënte manier terug te dringen. Door verhuur van de leegstand ontstaan financiële voordelen waarmee de taakstelling op de bedrijfsvoering deels wordt ingevuld. Om dit te bereiken wordt voorgesteld om een krediet van beschikbaar te stellen om groot onderhoud te plegen aan het stadskantoor Usselstein en deze geschikt te maken voor verhuur aan UW Samenwerking. Het aanpassen van het stadskantoor is een tevens een logisch moment om het gebouw tegelijkertijd te verduurzamen. Om te bereiken wordt voorgesteld een aanvullend krediet van beschikbaar te stellen voor Installatie van zonnepanelen op het stadskantoor en tevens een bedrag van beschikbaar te stellen om nader onderzoek te verrichten naar het realiseren van de ambitie om C02 neutraal te worden. Inleiding In de afgelopen jaren zijn er binnen de UW Samenwerklngsgemeenten veel ontwikkelingen geweest met een effect op de in gebruik zijnde huisvesting. De vorming van Usselstein en Montfoort als regiegemeenten die de uitvoering (deels) op afstand hebben en de ambtelijke samenwerking tussen gemeenten Usselstein en Montfoort (gestart is op 1 januari 2014) zijn aanleiding voor het herijken van de huisvestingsbehoefte. In het Inrichtingsplan UW Samenwerking, waar begin 2013 mee is ingestemd door beide gemeenteraden en het Algemeen Bestuur van UW Samenwerking, staat dan ook de belofte om de benutting en de verrekening van de huisvesting voor beide locaties Montfoort en Usselstein in beeld te brengen. In het verlengde van de uitkomsten daarvan willen beide gemeenten de komende jaren de vruchten plukken van de samenwerking en zodoende de kosten voor bedrijfsvoering, waarvoor in beide gemeenten taakstellingen zijn opgenomen, verlagen met de efficiencyvoordelen van de samenwerking. Op 1 september 2014 is een themasessie over huisvesting georganiseerd waarin de gemeenteraden kennis hebben genomen van de visie op de benodigde huisvesting vanuit de vier P's (Politiek, Publiek, Participatie en Personeel). Tevens is hier de relatie gelegd met de (onder)benutting van de stadskantoren en de kosten die hiermee gepaard gaan. Tijdens deze sessie is in themagroepen nagedacht en Input geleverd voor diverse onderwerpen die samenhangen met de benutting van de stadskantoren.

2 Raadsvoorstel B\a&. 2 van 8 Op basis van deze input en het verrichte onderzoek hebben beide gemeenteraden in januari 2015 kaders vastgesteld om te komen tot een gedragen herbestemming van de stadskantoren. Om meer inzicht te krijgen in de haalbaarheid van de herontwikkeling/herbestemming en eventuele verkoop van de stadskantoren is in het voorjaar van 2015 een marktconsultatie gehouden. Mede op basis hiervan is een strategie ontwikkeld, waarvan de hoofdlijnen in mei 2015 zijn gepresenteerd aan beide gemeenteraden. Deze strategie is in de bijgevoegde notitie "Visie op Huisvesting" nader uitgewerkt. Geconcludeerd wordt dat door een gezamenlijke koers in te zetten ten aanzien van de herbestemming van de stadskantoren in Montfoort en Usselstein het mogelijk is om de leegstand op een efficiënte manier terug te dringen. Door verhuur van de leegstand ontstaan financiële voordelen waarmee de taakstelling op de bedrijfsvoering deels wordt ingevuld. Door meerdere huurders in één pand te zetten kunnen bovendien efficiencyvoordelen ontstaan die de kosten voor de bedrijfsvoering nog verder omlaag brengen. Tegelijkertijd wordt invulling gegeven aan de visie op huisvesting welke is samengevat onder de vier P's: Publiek, Participatie, Politiek en Personeel. Om dit te bereiken wordt een aantal besluiten gevraagd: Het dagelijks bestuur van UW Samenwerking wordt gevraagd om: o in te stemmen met het huren van het stadskantoor in Usselstein en 7 werkplekken in Montfoort voor het huisvesten van de wendbare organisatie. Dit tegen een marktconforme prijs, waar uiteraard een marktconforme kwaliteit tegenover moet staan. o het personeel tijdens de verbouwing niet over te plaatsen naar een alternatieve locatie. Hierdoor worden extra kosten voorkomen en kan tevens het stadskantoor in Montfoort per direct worden verhuurd als er geïnteresseerden zijn. - De gemeenteraad van Usselstein wordt gevraagd om: o een krediet van beschikbaar te stellen om groot onderhoud te plegen aan het stadskantoor en deze geschikt te maken voor verhuur aan UW Samenwerking. o een aanvullend krediet van beschikbaar te stellen voor Installatie van zonnepanelen op het stadskantoor. Daarnaast wordt voorgesteld een bedrag van beschikbaar te stellen om nader onderzoek te verrichten naar het realiseren van de ambitie om C02 neutraal te worden. o zowel de lasten als de baten van beide locaties met elkaar te verevenen volgens de UW verdeelsleutel tot Daarna is iedere gemeente weer volledig zelf verantwoordelijk voor het eigen pand qua lasten en baten. Hierdoor kan in de tussenliggende periode - los van financiële deelbelangen - worden gestuurd op de (waarde van de) gebouwen. De gemeenteraad van Montfoort wordt gevraagd om o in te zetten op een geleidelijke herbestemming en 1,9 miljoen af te boeken op de boekwaarde van het stadskantoor. Hierdoor wordt een goede uitgangspositie gecreëerd voor de verhuur en een mogelijke vervreemding in de toekomst. o zowel de lasten als de baten van beide locaties met elkaar te verevenen volgens de UW verdeelsleutel tot Daarna is iedere gemeente weer volledig zelf verantwoordelijk voor het eigen pand qua lasten en baten. Hierdoor kan in de tussenliggende periode - los van financiële deelbelangen - worden gestuurd op de (waarde van de) gebouwen.

3 Raadsvoorstel eiad: 3 van s Wat willen we bereiken? Het doel is om in gezamenlijkheid met Montfoort de onderbenutting van de beide stadskantoren zo spoedig mogelijk in te vullen om de kosten die hiermee gepaard gaan terug te dringen. Hiermee wordt de taakstelling op de bedrijfsvoering deels ingevuld. Daarnaast wordt beoogd om invulling te geven aan de visie op huisvesting welke is samengevat onder de vier P's: Publiek, Participatie, Politiek en Personeel. Waarom willen we dit? 1. Argumenten Benutting stadskantoor Uit de marktconsultatie is gebleken dat het transformeren van het stadskantoor in Usselstein naar wonen niet voor de hand ligt. Door de sterke 'kantooruitstraling' van het gebouw en de transformatiekosten m.b.t. de ramen, gevel etc. zou dit namelijk een enorme kapitaalvernietiging betekenen. Vanuit de marktconsultatie is ook aangegeven dat verkoop van het gebouw als kantoor, al dan niet met terug huren door de gemeente, (financieel) ook niet is aan te bevelen. Een belegger stapt hier pas in als er een lang huurcontract op zit en wil hierop dan een hoog rendement, ook omdat de mogelijkheden voor wederverhuur laag worden ingeschat. Een scenario sloop-nieuwbouw is niet meegenomen in de marktconsultatie. Dit wordt namelijk niet gezien als een reële mogelijkheid gelet op de verwevenheid van het stadskantoor met onder andere het Fulcotheater en de parkeergarage. De beste insteek voor het stadkantoor in Usselstein is om het pand zelf in eigendom te houden en de gebruikswaarde te vergroten door hier het personeel van UW Samenwerking te concentreren - aldus Het Expertteam kantoortransformatie van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland -. Vanuit het vertrekpunt dat het stadskantoor Usselstein haar functie behoudt, is het zaak om de gebruikswaarde verder te vergroten en nieuwe huurders vinden, bij voorkeur die een relatie hebben met een maatschappelijke of openbare functie. Aanpassingen stadskantoor Op de locatie Usselstein is sinds 2013 het kantoor op de eerste verdieping "geïmproviseerd" ingericht als flexruimte voor de processen strategie, bedrijf en projecten. Op de begane grond bevindt zich het klantcontactcentrum en een aantal diensten van services. De tweede verdieping wordt gedeeld door uitvoeringsdiensten, services en gemeentebestuur. De medewerkers daar hebben een (eigen) standaard werkplek. De bestuurders, het secretariaat en de griffie hebben op de tweede verdieping ook een eigen werkplek en er Is een vaste raadszaal en een B&W kamer welke ook wordt gebruikt als vergaderruimte. Het pand is in 2000 gebouwd en staat na 15 jaar gebruik aan de vooravond van investeringen in het gebouw. Voor deze onderhoudswerkzaamheden is in de huidige begroting al een bedrag van gereserveerd. De kosten hiervoor worden echter ingeschat op een bedrag van (inclusief plankosten en onvoorzien). Om het stadskantoor Usselstein geschikt te maken voor verhuur, aan UW Samenwerking en eventueel andere partijen (er vinden verkennende gesprekken plaats met maatschappelijke organisaties), zijn bovendien aanpassingen aan het gebouw noodzakelijk. Het gaat hierbij om Arbo technische maatregelen, maatregelen om activiteit gericht werken te faciliteren en maatregelen om de beschikbare ruimte efficiënter te gaan benutten. De totale kosten voor de aanpassingen voor UW Samenwerking worden Ingeschat op een bedrag van (inclusief plankosten en onvoorzien). Indien andere organisaties intrekken moeten hiervoor uiteraard extra kosten worden gemaakt, welke worden opgebracht door de huuropbrengsten.

4 Raadsvoorstel Blad: 4 van 8 In totaal is er, voor grootschalig onderhoud ( ) en het geschikt maken van het pand voor verhuur aan UW Samenwerking ( ), dus een bedrag van noodzakelijk. Wij vragen u dan ook om een krediet van beschikbaar te stellen om groot onderhoud te plegen aan het stadskantoor en deze geschikt te maken voor verhuur aan UW Samenwerking. Verduurzaminq stadskantoor Het aanpassen van het stadskantoor is een logisch moment om het gebouw tegelijkertijd te verduurzamen. De ambitie, zoals verwoord in het Visiedocument Usselstein duurzaam, is namelijk dat de gemeentelijke organisatie in 2020 C02 neutraal wil zijn. Er is onderzocht welke maatregelen hiervoor getroffen kunnen worden. Bij de uitvoering van het (achterstallig) onderhoud en de aanpassing van het stadskantoor voor verhuur wordt al zoveel mogelijk rekening gehouden met duurzaamheidsaspecten. Zo wordt bij het vervangen van verlichting direct LED verlichting toegepast. Daar bovenop kunnen nog zonnepanelen op het dak worden geplaatst (geschatte kosten ) waarmee een energielabelsprong wordt gemaakt van C naar B. Indien we het stadskantoor C02 neutraal willen maken, dan dient er minimaal een Warmte Koude Opslag (WKO) installatie geïnstalleerd te worden. Een eerste indicatie van de kosten komt uit op een bedrag van Gelet op vele onzekerheden om tot een C02 neutraal gebouw te komen dient eerst nader onderzoek uitgevoerd te worden om de meest geschikte maatregelen te bepalen. Kosten van dit nadere onderzoek worden geschat op een bedrag van Wij vragen u dan ook een aanvullend krediet van beschikbaar te stellen voor installatie van zonnepanelen op het stadskantoor. Daarnaast vragen wij u om een bedrag van beschikbaar te stellen om nader onderzoek te verrichten naar het realiseren van de ambitie om C02 neutraal te worden. Wat gaat het kosten? Verevening De keuze van UW Samenwerking om zich te huisvesten in Usselstein heeft consequenties voor beide gemeenten. Usselstein ontvangt huuropbrengsten en het stadskantoor wordt voor een groot gedeelte gevuld, terwijl Montfoort (via bijdrage aan UW Samenwerking) huurkosten betaalt en de leegstand in het stadskantoor groter wordt. Vanuit de marktconsultatie is al aangegeven dat het, onder meer gelet op bovenstaande, van essentieel belang is om tot één business case voor de twee gebouwen te komen. Hierdoor kan - los van financiële deelbelangen - worden gestuurd op de (waarde van de) gebouwen. Dit kan worden bereikt door zowel de lasten als de baten van beide locaties met elkaar te verevenen volgens de UW verdeelsleutel. U wordt dan ook gevraagd om zowel de lasten als de baten van beide locaties met elkaar te verevenen volgens de UW verdeelsleutel tot Daarna is iedere gemeente weer volledig zelf verantwoordelijk voor het eigen pand qua lasten en baten. Hieronder wordt inzichtelijk gemaakt hoe deze verevening tot stand komt en wat daarvan het effect is: - Stap 1: verevenen van de huidige begrotingen van beide gemeenten. Stap 2: verevenen van de huur van UW Samenwerking. Stap 1: In de programmabegroting van Usselstein is een huisvestingsbudget opgenomen van In de programmabegroting Montfoort een huisvestingsbudget van Verevenen van deze

5 Raadsvoorstel Blad: 5 van 8 huidige begrotingsbudgetten heeft geen financieel effect aangezien de bestaande budgetten reeds in de verhouding van de betreffende verdeelsleutel (71,5% - 28,5%) staan. Huidige situatie Montfoort Usselstein Huidige budgetten in programmabegroting Verhouding kosten 28,5% 71,5% Situatie inclusief verevening huidige budgetten Montfoort Usselstein Verevening kosten gebouw Montfoort Verevening kosten gebouw Usselstein Totaal Verhouding kosten 28,5% 71,5% Stap 2: De huur die UW Samenwerking moet betalen voor de huisvesting in het stadhuis van Usselstein en de satellietwerkplekken in Montfoort wordt vervolgens ook verevend. Onder aan de streep heeft dit geen financieel effect voor 1 van de 2 gemeenten en blijft hier dus ook de verdeelsleutel van (71,5% - 28,5%) gehandhaafd. Voor het bepalen van de hoogte van de huur zijn de volgende uitgangspunten gehanteerd: Huurprijs Usselstein na onderhoudswerkzaamheden is 90 per m2 exclusief 35 servicekosten per m2; Huurprijs Usselstein na investering t.b.v. verhuur aan UW Samenwerking en de satellietwerkplekken In Montfoort is 110 per m2 exclusief 35 servicekosten per m2; Huurprijs om opbrengstpotentieel leegstand Inzichtelijk te maken Is 70 per m2 exclusief 35 servicekosten per m2 (dit is bewust behoudend ingeschat). Totale benodigde ruimte voor personeel van UW Samenwerking bedraagt m2 (134 fte * 28m2) welke als volgt wordt verdeeld: o Vijf satelliet werkplekken in Montfoort 140 m2 (5*28m2) o Twee werkplekken bestuursondersteuning in Montfoort 56 m2 (2*28m2) o Overige werkplekken UW Samenwerking in Usselstein 3554 ( m2) Tabel verevening huur Montfoort Usselstein Factuur UW Samenwerking ( ) Verevening huuropbrengst UW Samenwerking voor extra investering in Usselstein ( ) Verevening extra huuropbrengst UW Samenwerking na investering ( ) Verevening huuropbrengst UW Samenwerking voor werkplekken Montfoort ( ) Totale opbrengsten na verevening 0 0 De effecten van de verevening zorgen ervoor dat geen van belde gemeenten de kosten gepresenteerd krijgt van de leegstand (tot ). Zonder verevening zou Montfoort haar aandeel van 28,5% van de huursom van UW Samenwerking moeten betalen die op korte termijn niet door verhuur van de leegstand goed te maken is Totale kosten bedragen m2 * (90+35) = Totale extra opbrengst na investering Usselstein bedraagt m2 * 20 = Totale kosten bedragen (140 m m2) * (110+35) =

6 Raadsvoorstel Blad: 6 van 8 Opbrengstpotentieel leegstand Door het concentreren van de wendbare organisatie in Usselstein wordt het mogelijk om de overige beschikbare ruimte in beide gebouwen te verhuren. Het toekomstig opbrengst potentieel, welke is weergegeven in onderstaande tabel, geeft een indicatie van de mogelijke opbrengsten op basis van een gereduceerde huurprijs 4. Voorbeeldberekening opbrengstpotentieel Totaal Effect Montfoort Effect Usselstein Montfoort verhuurt 50% van de verhuurbare vierkante meters 875 m 2 x 105,- ( 70 basis + 35 servicekosten) Usselstein verhuurt 50% van de verhuurbare vierkante meters 800 m 2 x 105,- ( 70 basis + 35 servicekosten) Montfoort verhuurt 100% van de verhuurbare vierkante meters m 2 x 105,- ( 70 basis + 35 servicekosten) Usselstein verhuurt 100% van de verhuurbare vierkante meters m 2 x 105,- ( 70 basis + 35 servicekosten) Invulling taakstelling bedrijfsvoering Op de bedrijfsvoering van beide gemeenten rust een taakstelling waarvan is aangegeven dat deze voor een deel uit besparingen op huisvesting gevonden kan worden. In onderstaand schema vindt u een specificatie van deze taakstelling: Taakstelling bedrijfsvoering 2017 Vanaf 2018 Usselstein Montfoort Totaal Door verhuur van de leegstand ontstaan financiële voordelen waarmee de taakstelling op de bedrijfsvoering deels wordt ingevuld. Investeringen in het stadskantoor Voorgesteld wordt om ,- als krediet beschikbaar te stellen. Hiervan wordt ,- geactlveerd met als dekking de extra huurinkomsten van ,-. Daarnaast kan ,- van het krediet gevonden worden binnen bestaande budgetten. Het restant van ,- wordt voorgesteld om ten laste van de algemene reserve te brengen. Het krediet van ,- voor de zonnepanelen wordt voorgesteld te activeren. Wat gaan we daarvoor doen? Kantoorconcept Usselstein opstellen & realiseren Eind 2015 wordt een kantoorconcept uitgewerkt voor aanpassingen van het stadskantoor. Hierbij worden gemeentebestuur (ten aanzien van Bestuurscentrum), medewerkers en ondernemingsraad (ten aanzien van inrichting voor UW Samenwerking) betrokken. Ook wordt nader onderzoek verricht het realiseren van de ambitie om C02 neutraal te worden. De resultaten hiervan worden eind 2015 voorgelegd. Vervolgens vindt in het eerste kwartaal van 2016 de aanbesteding van het kantoorconcept plaats. De daadwerkelijke realisatie hiervan vindt plaats vanaf medio 2016 en wordt begin 2017 afgerond. 4 Hierbij dient opgemerkt te worden dat de huurder de Investering, die gedaan moet worden in het gebouw om het voor hem geschikt te maken, zelf draagt als extra huurkosten.

7 Raadsvoorstel Biad: 7 van 8 Zoektocht naar potentiële huurders intensiveren Vanuit het vertrekpunt dat het stadskantoor Usselstein haar functie behoudt, is het zaak om de gebruikswaarde verder te vergroten en nieuwe huurders vinden, bij voorkeur die een relatie hebben met een maatschappelijke of openbare functie. Er vinden verkennende gesprekken plaats met maatschappelijke organisaties. Opstellen dienstverleninqsovereenkomst bestuurscentra Eind 2015 wordt in een dienstverleningsovereenkomst beschreven hoe het bestuur in beide bestuurscentra wordt gefaciliteerd. Monitoring en evaluatie Via de P&C cyclus wordt gerapporteerd over de besparingen op de bedrijfsvoering. Communicatie besluit Dit raadsbesluit wordt gedeeld met: Het personeel van UW Samenwerking via een bericht op intranet. Daarnaast wordt het personeel nauw betrokken bij het nader uit te werken plan van aanpak voor de twee gebouwen. De Ondernemingsraad van UW Samenwerking. Met pers en publiek via persbericht en gemeentebericht (plus gebruikmaking van onze communicatiekanalen). Voorstel 1. Een krediet van beschikbaar stellen om groot onderhoud te plegen aan het stadskantoor en deze geschikt te maken voor verhuur aan UW Samenwerking en hiervan beschikbaar te stellen ten laste van de algemene reserve; 2. Een aanvullend krediet van beschikbaar stellen voor installatie van zonnepanelen op het stadskantoor; 3. Een bedrag van beschikbaar stellen ten laste van de algemene reserve om nader onderzoek te verrichten naar het realiseren van de ambitie om C02 neutraal te worden; 4. Zowel de lasten als de baten van beide locaties tot verevenen volgens de UW verdeelsleutel. Hoogachtend, BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN IJSSELSTEIN, De secretaris, de burgemeester. J. van Delden mr. M.N. Kallen-Moren Overzicht bijlagen: 1. Notitie: Visie op Huisvesting

8 Raadsbesluit biad: 8 van s De raad van de gemeente Usselstein; Gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 18 augustus 2015, zaaknummer BESLUIT: Een krediet van beschikbaar te stellen om groot onderhoud te plegen aan het stadskantoor en deze geschikt te maken voor verhuur aan UW Samenwerking en hiervan beschikbaar te stellen ten laste van de algemene reserve; Een aanvullend krediet van beschikbaar te stellen voor installatie van zonnepanelen op het stadskantoor; mmm^_ mi 1 ^^^miimim _ m Een bedrag van beschikbaar te stellen ten laste van de algemene reserve om nader onderzoek te verrichten naar het realiseren van de ambitie om C02 neutraal te worden; Zowel de lasten als de baten van beide locaties tot te verevenen volgens de UW verdeelsleutel. Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Usselstein, gehouden op 24 september 2015 de griffier, de voorzitter, A.J.O. van Kooij mr. P.J.M. van Domburg

9 Raadsbesluit blad: 8 van 8 De raad van de gemeente Usselstein; Gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 18 augustus 2015, zaaknummer BESLUIT: Een krediet van beschikbaar te stellen om groot onderhoud te plegen aan het stadskantoor en deze geschikt te maken voor verhuur aan UW Samenwerking en hiervan beschikbaar te stellen ten laste van de algemene reserve; Een aanvullend krediet van beschikbaar te stellen voor installatie van zonnepanelen op het stadskantoor; Een bedrag van beschikbaar te stellen ten laste van de algemene reserve om nader onderzoek te verrichten naar het realiseren van de ambitie om C02 neutraal te worden; Zowel de lasten als de baten van beide locaties tot te verevenen volgens de UW verdeelsleutel. Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Usselstein, gehouden op 24 september 2015 de griffier. de voorzitter. J.O. van Kooij mr. P.J.M. van Domburg