ONTWERP-RAADSVOORSTEL VAN BenW AAN DE RAAD VOOR november 2013

Transcriptie

1 ONTWERP-RAADSVOORSTEL VAN BenW AAN DE RAAD VOOR november 2013 OPSTELLER VOORSTEL: M.J. Feenstra AFDELING: Ontwikkeling PORTEFEUILLEHOUDER: P. de Graaf Agendapunt: No. /2012 Dokkum, ONDERWERP: Herhuisvesting kantoorpersoneel brandweer/vrf in de bestaande brandweerkazerne aan de Rondweg te Dokkum SAMENVATTING: Door het collegebesluit tot verkoop van het pand Stationsweg 47 (voormalige MAVO) te Dokkum, voor het verstrijken van de einddatum van de huurovereenkomst met de Brandweer Noordoost Fryslân heeft de gemeente een inspanningsverplichting op zich genomen tot herhuisvesting. Per 1 januari 2014 maakt de brandweer deel uit van de Veiligheidsregio Fryslân. Vanaf deze datum zullen twee clusters (kantoorpersoneel, circa 14 werkplekken) van de nieuwe afdeling Noordoost van de Veiligheidsregio Fryslan (VRF) werken vanuit de locatie Dokkum. De Brandweer/VRF heeft een sterke voorkeur uitgesproken voor huisvesting van het kantoorpersoneel in de huidige brandweerkazerne. Op dit moment staat een deel van dit gebouw leeg, het andere deel wordt gebruikt door Gemeentewurk en door de vrijwillige brandweer. Insteek is dat de brandweer/vrf het pand vanaf 1 januari 2014 deels huurt van de gemeente. Volgens een gemaakte kostenraming van de beoogde verbouw is een totaalbedrag benodigd van afgerond ,- incl. Btw. De huurvergoeding van de brandweer/vrf zal naar verwachting ruim ,- per jaar bedragen voor de kazerne in Dokkum. Daarnaast zullen we nog een vergoeding ontvangen in de servicekosten voor schoonmaak en energie c.a. Deze bedragen zijn geraamd op circa ,- per jaar. Hiermee is een positieve exploitatie van dit gebouw mogelijk. De huidige exploitatielasten bedragen ongeveer ,- per jaar. Om de verbouw mogelijk te maken vragen wij u een krediet beschikbaar te stellen van ,- incl. btw. De huuropbrengst van de VRF te gebruiken om deze investering te dekken. Aan de gemeenteraad, INHOUDELIJKE TOELICHTING (waaronder beoogde doelen en/of maatschappelijke effecten) Aanleiding De voormalige MAVO aan de Stationsstraat is deels verhuurd aan Brandweer Fryslân als huisvesting voor het kantoorpersoneel van de brandweer. Hiervoor is er in 2010 een huurovereenkomst afgesloten die eindigt op 1 januari Door het besluit tot verkoop van de voormalige MAVO, voor het verstrijken van de Pagina 1 van 6

2 einddatum, heeft de gemeente een inspanningsverplichting op zich genomen. Dit houdt in dat er gezocht moet worden naar een vergelijkbare en passende kantoorruimte voor de brandweer. Er moet nadrukkelijk rekening gehouden worden met de specifieke ict infrastructuur die de brandweer nodig heeft, dit vraagt bij herhuisvesting hoe dan ook om extra investeringen ongeacht de keuze die gemaakt wordt. Personeelsomvang Per 1 januari 2014 maakt de brandweer deel uit van de Veiligheidsregio Fryslân. Vanaf deze datum zullen twee clusters (kantoorpersoneel, circa 14 werkplekken) van de nieuwe afdeling Noordoost van de Veiligheidsregio Fryslan (VRF) werken vanuit de locatie Dokkum. Mogelijke opties In overleg met de Brandweer/VRF is gekeken naar de mogelijke opties. Dit waren ons inziens de meest passende oplossingen: 1. Gemeentehuis Koningstraat. De ontstane leegstand door het vertrek van het UWV zou gebruikt kunnen worden voor de Brandweer/VRF, er is totaal +/- 175 m² beschikbaar. De brandweer/vrf heeft na overleg met ons als gemeente negatief op deze optie gereageerd. De brandweer/vrf heeft als doel zelfstandige huisvesting, met een goede bereikbaarheid en toegankelijkheid voor de vrijwilligers. Ook qua ICT wil de brandweer/vrf niet verweven zijn met de ICT van de gemeente. 2. Brandweerkazerne Dokkum. Een optie die mogelijkheden biedt omdat er momenteel deels leegstand is in het gebouw. De brandweerkazerne wordt momenteel gebruikt door Gemeentewurk en door de vrijwillige Brandweer. Voor een snelle uitruk heeft deze locatie voordelen. Het kantoorpersoneel kan bijspringen als er onvoldoende bezetting is tijdens kantoortijden. De bereikbaarheid van het gebouw is goed. Ook zijn er geen beperkingen voor de aanleg van een gescheiden ICT. 3. Andere gemeentelijke gebouwen. Enkele gemeentelijke gebouwen staan op dit moment (deels) leeg maar bieden stuk voor stuk geen reële optie als het gaat om het onderbrengen van het kantoorpersoneel van de brandweer. Ook in bijvoorbeeld de voormalige JJ Boumanschool aan de Hantumerweg moet flink worden geïnvesteerd en dan is nog maar een klein deel van het gebouw in gebruik. Een andere herontwikkeling van het gebouw is dan ook voor minimaal vijf jaar geen mogelijkheid. 4. Huur kantoorpand op de markt. Dit is als vierde optie bekeken. Primair heeft de gemeente vanaf 1 januari 2014 geen huisvestingstaak meer voor de brandweer. Wel moet de gemeente, een exploitatiebijdrage betalen aan de brandweer/vrf. Kantoorruimte elders huren in Dokkum zorgt ervoor dat de huren volledig naar een derde partij gaan terwijl wij als gemeente dan wel een exploitatiebijdrage aan de brandweer/vrf moeten leveren. Herhuisvesting in een gemeentelijk gebouw genereert ook weer inkomsten. Een pand dat volledig naar wens en omvang van de brandweer/vrf is, is naar verwachting een lastige opgave. De panden zijn of te klein of te groot en moeten derhalve ook nog aangepast worden qua inrichting en/of ICT. Daarnaast vormen bereikbaarheid en parkeren dikwijls een struikelblok. Brandweerkazerne Dokkum (voorkeursvariant) De Brandweer/VRF heeft een sterke voorkeur uitgesproken voor huisvesting van het kantoorpersoneel in de huidige brandweerkazerne. Op dit moment staat een deel van dit gebouw leeg, het andere deel wordt gebruikt door Gemeentewurk en door de vrijwillige brandweer. Er is met de brandweer/vrf is dat zij het pand vanaf 1 januari 2014 deels gaan huren van de gemeente. Koop is ons inziens geen optie. Enerzijds door het gebruik van Gemeentewurk, anderzijds vanwege de toekomstige ontwikkelingen op het gebied van Gemeentewurk/Brandweer en de beoogde herontwikkeling van de gehele locatie van de stadswerf. Het huisvesten van de twee nieuwe clusters (14 werkplekken) past qua aantal werkplekken binnen de bestaande kazerne. Naast de huidige kantoorruimte zoals die voor Gemeentewurk is aangepast in 2010 is er nog een kleine bestaande kantoorruimte beschikbaar, bovendien kan de voormalige archiefruimte worden omgebouwd tot kantoorruimte. Dit plan is door de manager van Gemeentewurk met de betreffende teamleiders besproken. Voor zowel Gemeentewurk als VRF ontstaat er een situatie die werkbaar is. Consequentie van deze aanpassing is dat het aantal overlegruimten wordt beperkt. De grote vergaderzaal blijft gehandhaafd, een andere optie als overlegruimte is de kelder/kantine die momenteel wordt gebruikt door de vrijwillige brandweer. Pagina 2 van 6

3 Qua ICT ontstaan er met de komst van de brandweer/vrf geen problemen. Voor Gemeentewurk is de aanleg van glasvezel even on hold gezet gezien de mogelijke komst van de brandweer/vrf. In dat geval kan de glasvezelkabel gelijktijdig dubbel worden aangelegd wat een financieel voordeel oplevert. In 2010 is er reeds voorzien in uitbreiding van de parkeercapaciteit, dit voldoet met de komst van de brandweer/vrf nog steeds. Investeringsplan verbouw Volgens een gemaakte kostenraming voor de verbouw is een totaalbedrag benodigd van afgerond ,- incl. btw. Ondanks dat het gaat om een tijdelijke huisvestingssituatie moeten de kantoorruimten voldoen aan de geldende bouwregelgeving. In overleg met de Brandweer/VRF is afgesproken om de aanpak, zoals die bij de kantoorruimte van Gemeentewurk is toegepast, door te zetten. Een aanpak zonder overbodige luxe maar wel met als resultaat een doelmatige kantooromgeving. Met de Brandweer/VRF is afgesproken om een huurcontract aan te gaan voor vijf jaar. Bij een vroegtijdig vertrek door bijv. herhuisvesting van de brandweerkazerne over drie of vier jaar dan zal het restbedrag van het huurcontract direct eenmalig worden betaald door de VRF. Dit is voor ons een voorwaarde om deze investering te doen en zal in het huurcontract worden opgenomen als voorwaarde. De huuropbrengst zal ingezet worden om de investering te dekken. Huuropbrengst Huidige situatie gebruik gebouw Naast het gebruik door Gemeentewurk en de brandweer is er momenteel ca 160 m2 leegstand in het gebouw. In de huidige situatie is er geen verrekening van huur van Brandweer en Gemeentewurk. Toekomstige situatie Naast de huur van kantoorruimten, stalling en werkplaats betaalt de brandweer/vrf ook voor de gezamenlijke gebruiksruimten zoals bijv. gangen, toiletten, overlegruimte en kantine. Dit levert voor de gemeente een voordeel op. Ook in de doorberekening van de servicekosten (schoonmaak en energie c.a.) voor de gezamenlijke gebruiksruimten ontstaat voor ons als gemeente een duidelijk financieel voordeel al is dat nu nog niet exact te bepalen. Voor de volledige kazerne van Dokkum gaat het om een geraamd bedrag van ,- als vergoeding van de brandweer/vrf. Op basis van het bovenstaande verhaal ontstaat de volgende toekomstige situatie (huuropbrengst per jaar) Partij Oppervlakte Vergoeding Gemeentewurk 78 m² geen Vrijwillige brandweer 570 m² ,- Gezamenlijk gebruik begane grond 176 m² 8.000,- Gezamenlijk gebruik verdieping 136 m² 6.000,- Brandweer/VRF kantoorruimte 160 m² ,- * Naast de kale huurprijs wordt er circa aan servicekosten betaald door de VRF voor kantoorpersoneel en vrijwillige brandweer tezamen. Zoals gesteld bedragen de huidige exploitatielasten van het totale gebouw circa ,- per jaar. Voor 2014 is een bedrag in de begroting opgenomen van ,-. Dit is inclusief de kosten voor schoonmaak, energie en kapitaallasten. Met de verbouw van de archiefruimte en de inhuizing van het kantoorpersoneel zullen de totale kosten stijgen maar dit wordt ruimschoots vergoed door de extra huuropbrengst en vergoeding van de servicekosten. EVENTUELE VOORKEURSVARIANT BURGEMEESTER & WETHOUDERS FINANCIELE CONSEQUENTIES De verbouw vraagt een investering van ,- incl. btw op basis van de gemaakte kostenraming. Pagina 3 van 6

4 Met een afschrijving in vijf jaar geeft dat de komende jaren de volgende jaarlasten (afschrijving in 5 jr tegen 4,5% rente): , , , , ,00 De totale huurvergoeding van de brandweer/vrf zal naar verwachting ruim ,- per jaar bedragen voor de kazerne in Dokkum. Daarnaast zullen we van de brandweer/vrf nog een vergoeding ontvangen in de servicekosten voor schoonmaak en energie c.a. Deze bedragen zijn geraamd op circa ,- per jaar. Ten opzichte van de huidige situatie dat de gemeente de volledige lasten draagt van het gebouw ontstaat met de huur van het gebouw door de brandweer/vrf een financieel voordeel voor de gemeente Dongeradeel. Op basis van de voorwaarde van een huurcontract voor vijf jaar met een afkoop regeling bij vroegtijdige huuropzegging door de brandweer/vrf kan daarmee gesteld worden dat de investering rendabel is. Wij stellen u voor om een krediet beschikbaar te stellen van max ,- incl. btw. De kapitaalslasten van deze investering te dekken uit de huuropbrengst van de brandweer/vrf. Dekkingsoverzicht: Overzicht kosten begroting 2014 Gemeente Dongeradeel Lasten brandweerkazerne Rondweg 28 Dokkum Gebruik brandweerkazerne door Gemeentewurk (188m³/1120m³ x ) /- Restant beschikbaar voor brandweer/vrf Overzicht kosten brandweer/vrf Gebruik brandweerkazerne door brandweer/vrf ( )m³/1120m³ x Gemiddelde extra kapitaallasten over 5 jaar, i.v.m. de investering van incl. btw Huurvergoeding brandweer/vrf exclusief vergoeding servicekosten (de servicekosten zijn budgettaire neutraal, we brengen het verbruik in rekening) /- Totale lasten brandweerkazerne Rondweg 28 Dokkum voor de /- brandweer/vrf Voordeel t.o.v. de begroting Ons voorstel is om het structureel voordeel in de begroting 2014 te gebruiken als dekking voor eventuele nadelen bij het vastgoedoverdracht naar de VRF. RISICO'S De financiële risico s zijn zeer gering, de werkelijke uitvoeringskosten zullen binnen het krediet moeten blijven, hierop kan in de voorbereiding en uitvoering gestuurd worden. In het huurcontract met de brandweer/vrf zal een voorwaarde worden opgenomen dat bij vroegtijdige huuropzegging het resterende huurbedrag in één keer wordt afbetaald tot einde contractperiode. INSPRAAK ADVISERING opiniërende raad Pagina 4 van 6

5 De raad van de gemeente Dongeradeel; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders gelet op het bepaalde in de Gemeentewet; b e s l u i t : 1. Een krediet van ,-- beschikbaar te stellen voor de verbouw van de brandweerkazerne aan de Rondweg te Dokkum t.b.v. de huisvesting van het kantoorpersoneel van de brandweer; 2. De onder 1. aangegeven investering wordt geacht uit de opbrengst van de huur van de brandweerkazerne door de Veiligheidsregio Fryslan; 3. De begrotingswijziging over het dienstjaar 2014 tengevolge van de onder 1. en 2. genoemde besluiten vast te stellen. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Dongeradeel van De griffier, De voorzitter, A.J. Folbert M.C.M. Waanders Pagina 5 van 6

6 Datum afkondiging: Datum inwerkingtreding besluit: Pagina 6 van 6