ONTWERP-RAADSVOORSTEL VAN B&W AAN DE RAAD VOOR 7 juli 2016

Transcriptie

1 ONTWERP-RAADSVOORSTEL VAN B&W AAN DE RAAD VOOR 7 juli 2016 OPSTELLER VOORSTEL: M.L. Eelkema AFDELING: ONTW - Welzijn PORTEFEUILLEHOUDER: P. de Graaf Agendapunt: No. /2014 Dokkum, ONDERWERP: Beschikbaarstelling realisatiekrediet Sportcentrum Tolhuispark SAMENVATTING: Binnen de door de raad gestelde kaders d.d. 26 maart 2015 is de voorbereiding van de nieuwbouw van een sporthal in gang gezet met het houden van een aanbestedingsprocedure. De resultaten van de aanbesteding zijn positief te noemen op grond waarvan de raad voorgesteld wordt, onder aftrek van het eerder beschikbaar gestelde voorbereidingskrediet van , een krediet beschikbaar te stellen van voor de realisatie van het sportcentrum Tolhuispark. Aan de gemeenteraad, Inleiding/Terugblik proces Op 26 maart 2015 heeft uw raad na behandeling van ons voorstel scenariostudie MFsA het volgende besloten : 1. In te stemmen met de secenariokeus plusvariant 1 sporthal voor een MfsA in het Tolhuispark, met inachtneming van de in bij dit besluit behorende voorstel opgenomen conclusies met betrekking tot het programma van eisen, de beheervorm en de wijze van aanbesteden; 2. Tot het beschikbaar stellen van het voorbereidingskrediet van ten behoeve van de voorbereiding en uitvoering van een aanbesteding alsmede voor het doen verrichten van de t.b.v. de bestemmingsplanprocedures benodigde vooronderzoeken (archeologie, akoustisch, flora en fauna, en watertoets). Na dit besluit is het aanbestedingsdossier gevormd met alle relevante programma s van eisen voor het ontwerp, de bouw, het onderhoud en de exploitatie. Hierbij is gebruik gemaakt van diverse deskundigheden maar ook van een groep vaste gebruikers (onderwijs en verenigingen) van de sportvoorziening. Hoewel wij voornemens waren om de aanbesteding van een commerciele ruimte als bouwdeel naast het sportcentrum als integraal onderdeel te laten uitmaken van de aanbesteding van het sportcentrum zijn wij later tot het inzicht gekomen dat de gemeente niet moet gaan investeren in en risico s nemen voor een commerciele voorziening. Door het apart aanbesteden van de commerciele ruimte vanaf het moment dat de nieuwe exploitant van het sportcentrum bekend is, kan de gemeente meer belangstellende partijen verwachten en kan ook de nieuwe exploitant eventueel mee gaan doen. Een ander voordeel is dat de functie qua vormgeving en situering dan goed kan aansluiten bij het sportcentrum. Op 23 oktober 2015 zijn de aanbestedingsdocumenten gepubliceerd op TenderNed. Door middel van Nota s van Inlichtingen zijn vele vragen beantwoord van enkele belangstellende bedrijven.

2 2 Nog voor de uiterljjke inschrijfdatum van 17 februari 2016 werden tijdens een vooronderzoek archeologie, in het kader van de bestemmingsplanprocedure, op de bouwlocatie relevante vindplaatsen aangetroffen welke aanleiding gaven tot het stellen van aanvullende randvoorwaarden voor het bebouwen van de locatie. Wij hebben u hierover geinformeerd. Als gevolg van deze ontwikkeling is de inschrijfdatum opgeschoven naar 23 maart Voor deze (Europese) DBMO aanbesteding hadden in theorie enkele landelijk opererende partijen kunnen inschrijven. Door het uiterst scherpe budget dat uw raad heeft vastgesteld, zijn er uiteindelijk twee inschrijvingen gedaan, waarvan wij helaas één inschrijver hebben moeten weigeren. Deze partij spande vervolgens tevergeefs een kort geding aan tegen de gemeente. Hierover bent u door ons geinformeerd. Ook deze omstandigheid heeft helaas tot extra vertraging geleid. De vertragingen hebben als consequentie dat de afspraken met de tijdelijke exploitant van het zwembad langer van kracht moesten blijven dan was voorzien, hierover later meer, maar ook dat de druk op de planning, waarbij is uitgegaan van oplevering en ingebruikname in 2017, toeneemt. Daarom is in overleg met het presidium afgesproken dat het ontwerp-bestemmingsplan ook is geagendeerd voor de laatste raadsvergadering voor het zomerreces. Conform de aanbestedingsleidraad hebben wij de procedure na het kort geding voortgezet en de plannen van de overgebleven geldig inschrijvende partij professioneel beoordeeld op de in de leidraad opgenomen criteria prijs en kwaliteit door drie beoordelingscommissies : sporttechnisch functioneel, stedenbouwkundig en architectuur,beheer en exploitatie. In deze commissies hadden zowel een vertegenwoordiging van de groep vaste gebruikers als ook diverse interne en externe deskundigen zitting. Op 13 juni j.l. heeft de inschrijver tegenover de beoordelingscommissies een presentatie gehouden om de inschrijving toe te lichten. Aansluitend heeft de gunningscommissie unaniem geoordeeld dat de inschrijving ruim voldoende scoort voor het gunningscriterium kwaliteit. De inschrijfsom bedraagt ,-- excl. BTW. Hiermee wordt voldaan aan de eis dat de inschrijfsom maximaal ,-- excl. BTW per jaar bedraagt. Op grond van het advies van de gunningscommissie, deze treft u aan bij de stukken, hebben wij besloten tot het voorlopig gunnen van de opdracht tot ontwerp, bouw, onderhoud en exploitatie van het sportcentrum aan de combinatie Optisport/Bouwgroep Dijkstra Draisma. Deze gunning is onder voorbehoud van beschikbaarstelling van het realisatiekrediet door uw raad. EVENTUELE VOORKEURSVARIANT BURGEMEESTER & WETHOUDERS N.v.t. FINANCIELE CONSEQUENTIES Kosten marktpartij Uit de inschrijving is gebleken dat de bouwsom uitkomt op een bedrag van Vorig jaar waren we uitgegaan van een bouwsom van De kapitaallast over de bouwsom wordt, samen met de kapitaallast voor de gemeentelijke investering, jaarlijks opgenomen in de gemeentebegroting. Daarentegen blijkt uit de inschrijving dat de gevraagde exploitatiebijdrage bedraagt, terwijl wij uitgegaan zijn van Investeringsraming Bij de investeringsraming van de nieuwe sporthal plusvariant 1 hebben we te maken met verschillende soorten kosten. Bouwkosten van de marktpartij, na aanbesteding bepaald op en gemeentelijke kosten incl. onvoorzien en bijkomende kosten bepaald op N.a.v. de aanbestedingsprocedure kunnen we nu de totale investeringsraming voor de nieuwe sporthal bepalen op Onderstaande tabel laat het resultaat zien tussen de investeringsraming naar aanleiding van de aanbesteding ten op zichte van de initiële investeringsraming.

3 Investeringsraming plusvariant 1 (ex btw) initieel na aanbesteding kosten marktpartij kosten gemeente onvoorzien stelpost bijkomende kosten totaal investeringskosten Jaarlasten Op basis van de nieuwe investeringsraming kunnen we inschatten welke kapitaallast dit met zich meebrengt. Naast de kapitaallast van nieuwbouw hebben we ook jaarlijkse exploitatiekosten, waaronder de jaarlijkse exploitatiebijdrage aan de exploitant, na aanbesteding bepaald op en overige gemeentelijke exploitatiekosten (kapitaalslasten zwembad, huuropbrengst, belasting/verzekeringen,kostenplaatsen) geraamd op (totaal ). Onderstaande tabel toont de vergelijking tussen de totale jaarlijkse lasten (kapitaallasten + exploitatielasten) naar aanleiding van de aanbesteding ten op zichte van de intieel geraamde jaarlasten. In de vergelijking wordt uitgegaan vanaf het jaar 2018, omdat de veronderstelling is dat de nieuwbouw van de sporthal eind 2017 gereed zal zijn. Totale initieel initieel na aanbesteding na aanbesteding jaarlasten Kapitaallasten Exploitatielasten Totaal Uit bovenstaande blijkt dat de totaal geraamde jaarlasten na aanbesteding lager uitvallen dan waar eerder mee gerekend was. Enerzijds zijn de kapitaallasten door een hogere bouwsom iets hoger, aan de andere kant zijn de exploitatielasten iets lager. Dit laatste wordt voornamelijk veroorzaakt door een lagere gevraagde exploitatiebijdrage dan waarmee gerekend was. Vergelijking beschikbare budgetten ten opzichte van lasten nieuwbouw In het volgende overzicht treft u de vergelijking aan tussen de beschikbare budgetten in de begroting afgezet tegen de benodigde budgetten bij nieuwbouw. Ook weer de vergelijking tussen initieel en na aanbesteding. Budgetten initieel initieel na aanbesteding na aanbesteding Beschikbare budgetten Lasten nieuwbouw Verschil (voordelig) Wat opvalt is dat de huidige beschikbare budgetten lager zijn dan waar eerder in 2015 mee gerekend is. Dit wordt veroorzaakt doordat bij het opstellen van het BORD (Beheer Openbare Ruimte Dongeradeel) reeds een bezuiniging is doorgevoerd op de bestaande onderhoudsbudgetten van de Trimmer en het gymlokaal van Kleffenstraat, door deze naar een minimumniveau te brengen. Totaal gaat het hier om een bezuiniging van , welk bedrag nu dus is meegenomen in de bezuinigingstaakstelling op het kapitaalgoederenbeheer. Hierdoor is het huidige beschikbare budget in de begroting dus ook lager. Conclusie De aanbesteding heeft een positief resultaat heeft opgeleverd. We zijn binnen de door uw raad gestelde algemene en financiële kaders gebleven, inclusief de opgelegde taakstelling van op het zwembad. Daarnaast heeft de aanbesteding een aanvullend voordeel opgeleverd van , welke reeds verwerkt is in het BORD. RISICO'S (Wat zijn de risico's t.a.v. het te bereiken (project)resultaat, de planning, de te leveren prestaties, het proces, financieel, juridisch etc.?)

4 4. 1. Binnen de GR DDFK-gemeenten vindt nog overleg plaats over de inhoud van dienstverleningsovereenkomsten en in het bijzonder hoe om te gaan met taakmutaties en mogelijke frictiekosten binnen de GR. Omdat de uitkomst hiervan nog niet bekend is, houden we er rekening mee dat 0,3 fte aan achterblijvende personeelskosten, geraamd op ,- voor onze rekening zullen komen. Deze kosten kunnen echter worden opgevangen binnen het positieve exploitatieresultaat van de nieuwbouw ten opzichte van de huidige situatie. 2. Bezuinigingstaakstelling zwembad De verwachting is dat de nieuwe sporthal begin 2018 in gebruik wordt genomen. Vanaf dat moment wordt de volledige exploitatie van het sportcentrum uitgevoerd. Met de nieuwe exploitatie wordt de bezuinigingstaakstelling van op het zwembad geëfectueerd. Tot 2018 is er sprake van een overgangsperiode waarbij voor 2016 en 2017 nog tijdelijk moeten worden voorzien in de exploitatie van het Tolhuisbad. Bij de contractvorming zullen hierover nog nadere afspraken worden gemaakt. De eventuele financiële consequenties hiervan zullen wij aan u rapporteren in de tweede turap van INSPRAAK De uitvoerende partij heeft in het verdere ontwikkelproces een aantal overlegmomenten ingepland met omwonenden en gebruikers. Verder biedt de bestemmingsplanprocedure mogelijkheden tot inspraak. ADVISERING COMMISSIE N.v.t.

5 De raad van de gemeente Dongeradeel; overwegende, gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 21 juni 2016 ; gelet op het bepaalde in de gemeentewet b e s l u i t : 1. tot het beschikbaar stellen van een krediet ad ten behoeve van het ontwerp, de bouw, het onderhoud en de exploitatie van een sportcentrum in het Tolhuispark; 2. de financiele consequenties verwerken in de11e wijziging van de gemeentebegroting 2016 Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Dongeradeel van 7 juli 2016 De griffier, De voorzitter, A.J. Folbert M.C.M. Waanders Datum afkondiging: Datum inwerkingtreding besluit:

6