Raadsvoorstel 2004/365

Transcriptie

1 Raadsvoorstel 2004/365 Onderwerp Huisvesting Burgerzaken en Rayonbeheer (rayon 5 en 6) te Nieuw-Vennep Portefeuillehouder Raadsvergadering mr. A.Ph. Hertog / Ing. E. Diekmann Datum 12 oktober 2004/27417 Samenvatting Om de dienstverlening van Burgerzaken in Nieuw-Vennep op het gewenste niveau te brengen en de gezamenlijke huisvesting van rayon 5 en 6 in Nieuw-Vennep te realiseren hebben wij besloten u voor te stellen de benodigde financiële middelen ter beschikking te stellen om het pand aan de Eugénie Prévinaireweg te Nieuw-Vennep te huren. Inleiding Gebleken is dat de omstandigheden in de huidige bijlocatie te Nieuw-Vennep van dien aard zijn dat zonder extra maatregelen een verantwoorde dienstverlening in gevaar komt. De ruimte in de huidige locatie is te klein (slechts twee balies) om de klantenstroom op een verantwoorde (binnen redelijke tijd) manier te kunnen bedienen. Dit heeft ertoe geleid dat deze locatie in april 2004 tijdelijk is gesloten op de dinsdagavond. Bij heropening is afgesproken dat voor de langere termijn gezocht gaat worden naar een structurele oplossing. In deze nota wordt aangegeven wat deze structurele oplossing is. Context Op 21 april 2004 heeft de directeur Facilitaire Dienst a.i. ons geïnformeerd over de problematiek, die is ontstaan op de hulpsecretarie in Nieuw-Vennep. Dit naar aanleiding van de vragen die zijn gesteld door de gemeenteraadsfractie van der Jagt/Gaykema n.a.v. het persbericht van 30 maart 2004 omtrent de sluiting van de hulpsecretarie Nieuw-Vennep op dinsdagavond 6 april Daarbij is aangegeven, dat de huidige locatie niet meer voldoet en dat voor de korte, middellange en de lange termijn een oplossing voor het probleem zal worden gezocht. In deze nota geven wij de middellange termijn oplossing aan die past bij de strategische lange termijn doelstelling, namelijk het duurzaam verbeteren van de prestaties van publieksgerichte dienstverlening Probleemstelling De sector Burgerzaken kan haar taken vanuit de locatie in Nieuw-Vennep, waar de sector Burgerzaken is gevestigd niet meer adequaat uitvoeren hetgeen blijkt uit lange wachttijden (langer dan een half uur) voor de klanten. De oorzaak hiervan is de explosieve groei van het aantal inwoners van het verzorgingsgebied Nieuw-Vennep. In de afgelopen jaren is het inwonertal gestegen van bijna per 1 januari 1999 tot per 1 januari 2004

2 Volgvel 2 De huidige locatie is te klein om een verantwoorde dienstverlening te continueren. De wens van Burgerzaken is dan ook het aantal publieksbalies uit te breiden van twee naar vier. Hiervoor ontbreekt echter de ruimte in het gebouw. Burgerzaken beschikt over ± 50 m2 werkruimte en een kleine wachtruimte. Dit resulteert in lange wachttijden in een te kleine wachtruimte waardoor mensen regelmatig buiten het gebouw staan te wachten. Extra maatregelen (zoals verlenging van openingstijden) en voorzieningen (zoals een mobiele werkplek in de wachtruimte en een provisorisch ingericht afgifteloket voor reisdocumenten) hebben er niet toe geleid dat een verantwoorde dienstverlening kon worden gecontinueerd. Behalve Burgerzaken maakt ook Rayon 5 van de sector Beheer van de Dienst Openbare Werken gebruik van het gebouw. In onze vergadering van 24 augustus 2004 is ingestemd met de vorming van een zesde rayon. Daarbij is aangegeven dat de huisvesting nader moet worden ingevuld. In deze nota stellen wij u voor akkoord te gaan met gezamenlijke huisvesting van Burgerzaken en rayon 5 en 6 in Nieuw-Vennep. Doelstelling De strategische doelstelling is het duurzaam verbeteren van de prestaties van de publieksgerichte dienstverlening. De voorgestelde nieuwe huisvestingssituatie is een prima randvoorwaarde om de strategische doelstelling te kunnen realiseren. Oplossingen Onderzocht is of uitbreiding van de huidige locatie tot de mogelijkheden behoort, zodanig dat er twee extra publieksbalies kunnen worden gebouwd. De door Burgerzaken gewenste uitbreiding is slechts voor een gedeelte mogelijk. Door de Facilitaire Dienst is deze uitbreiding becijferd op Gelet op de hoge kosten en de beperkte uitbreiding concluderen wij dat uitbreiding op de huidige locatie ongewenst en onmogelijk is. Voor de huidige locatie kan de huur op korte termijn worden opgezegd zonder dat daarvoor extra kosten hoeven worden gemaakt. Het Grondbedrijf is reeds in vergaande onderhandelingen met de politie over verkoop van een deel van het pand. Als zowel Burgerzaken als Rayonbeheer vertrekken zal het pand naar verwachting eind 2004 in zijn geheel worden verkocht. Nu is komen vast te staan, dat uitbreiding van de huidige locatie onmogelijk is gebleken, is onderzocht of elders in Nieuw-Vennep een geschikte locatie beschikbaar is. Voorwaarde voor deze locatie is, dat deze past binnen het concept dienstverlening zoals Burgerzaken voorstaat, zowel voor de middellange- als langere termijn. Als uitgangspunt wordt gehanteerd, dat een dergelijke locatie in of bij de omgeving van het centrum van Nieuw-Vennep dient te liggen en goed bereikbaar is. Daarbij is tevens de mogelijkheid bekeken of een oplossing voor het ruimteprobleem van rayon 5 en 6 hierin kan worden meegenomen en flexibel kan worden ingespeeld op ontwikkelingen zoals centrale huisvesting van ambtelijke diensten (o.a. brandweer).

3 Volgvel 3 Er is geen aansluiting gezocht bij de huisvestingsplannen van de brandweer om te komen tot een gezamenlijke huisvesting, omdat de huisvestings- en locatie-eisen erg verschillend zijn. De klanten van Burgerzaken zijn gebaat bij een goed bereikbare locatie in of nabij het centrum. Voor de operationele diensten is dit, gelet op het snel kunnen bereiken van het verzorgingsgebied, juist niet gewenst is. Effecten Met in achtneming van het belangrijke uitgangspunt, dat de dienstverlening plaatsvindt in of in de omgeving van het centrum van Nieuw-Vennep is gezocht naar alternatieve kantoorruimte. Deze is uiteindelijk gevonden aan de Eugénie Prévinaireweg (hoek Venneperstraat). Het betreft hier een modern kantoorpand (bj. 2000) gelegen nabij het winkelcentrum "De Symfonie". Gebleken is dat deze locatie een prima oplossing biedt voor de geschetste problematiek. Voor een uitgebreide beschrijving van het pand verwijzen wij u naar bijlage 1. Het pand kan worden gehuurd voor 5 jaar (of korter). Middelen De huidige locatie is eigendom van het gemeentelijk Grondbedrijf, maar zal naar verwachting eind 2004 worden afgestoten (verkoop aan politie). Een gedeelte van het pand wordt zowel door Burgerzaken als Rayonbeheer gehuurd. Op jaarbasis is de huur (en bijkomende kosten als telefoon, verzekering en objectlasten) Hiervan wordt 7.500,-- aan Burgerzaken en ,-- aan Rayonbeheer doorbelast. De locatie aan de Eugénie Prévinaireweg is eigendom van Damen Adviesbureau te Nieuw-Vennep en wordt te huur aangeboden door Schoeman Bedrijfshuisvesting. Om het pand gebruiksklaar te maken voor zowel Burgerzaken als Rayonbeheer moeten investeringen worden gepleegd. De onderbouwing van deze kosten voor Burgerzaken en Rayonbeheer zijn hieronder weergegeven. Bestaande situatie: Nieuwe situatie: 1. Huur Huur Objectlasten Objectlasten Verzekering Verzekering Telefoonkosten Telefoonkosten Kapitaallasten (inv. 5. Kapitaallasten ) (*) - rente - -rente 5% afschrijving - - afschrijving Servicekosten - 6. Servicekosten Schoonmaakkosten Schoonmaakkosten 6.800

4 Volgvel 4 8. Meubilair, Computers 8. Meubilair, Computers 2 computers computers Meubilair Meubilair (huren van verhuurder) 800 Totaal Totaal Tekort voor Nieuw Vennep: Huidig budget (*) De hoge investeringskosten voor Burgerzaken worden vooral veroorzaakt door de bijzondere eisen die Burgerzaken moet stellen aan een pand. De bijzondere eisen zijn voornamelijk voorzieningen voor de beveiliging van waardedocumenten die in het pand worden opgeslagen. De totale meerkosten voor Burgerzaken komen op jaarbasis op ,--waarvoor geen dekking aanwezig is. Kosten Rayonbeheer Middels de nota Vorming zesde rayon sector Beheer is reeds toegestemd met een aanpassing van de MJB met een bedrag van ,- op jaarbasis (extra operationele kosten ,- en ,- kapitaalslasten). Deze middelen zijn beschikbaar voor het nieuwe onderkomen van rayon 4 en de verbouwing van het huidige rayonkantoor 5, zodat daar ook het 6 e rayon gehuisvest kan worden. Naar nu is gebleken is verbouwing van het rayonkantoor 5 geen optie meer. Er is echter een alternatief gevonden, waar zowel burgerzaken als ook de rayons 5 en 6 gehuisvest kunnen worden. De uitwerking voor beheer is als volgt: Huidige situatie: Kosten huidige locatie rayonkantoor ,- Nieuwe situatie: Kosten voor rayonkantoren 5 en 6 Kapitaalslasten op jaarbasis (investering , ,- afschrijving in 5 jaar, rente 5%) Jaarlijkse kosten ,- De totale meerkosten voor beheer komen hiermee op ,- op jaarbasis. Dit past binnen de kaders van de eerder genoemde nota Vorming zesde rayon sector Beheer.

5 Volgvel 5 Voor de rayonkantoren 5 en 6 is zoals bovenstaand aangegeven is ,- benodigd op jaarbasis. Voor de nieuwe locatie van rayon 4, waarvoor de Dienst Openbare Werken een apart voorstel zal doen, resteert dan nog ,-. Daarvoor kan rayon 4 worden gehuisvest. Indien gezamenlijke huisvesting niet mogelijk blijkt te zijn zal rayon 5 en 6 apart worden gehuisvest binnen de daarvoor ter beschikking gestelde middelen. Evaluatie Jaarlijks zal worden gemeten of de kwaliteit van dienstverlening voldoet aan de vastgestelde eisen. Communicatie Het bovenstaande zal uitvoerig worden gecommuniceerd. In overleg met de afdeling Communicatie van de Bestuursdienst zal een communicatieplan worden opgesteld. Voorstel Op grond van het voorgaande stellen wij voor om: 1. in te stemmen met de huur van de locatie Eugénie Prévinaireweg te Nieuw-Vennep voor gezamenlijke huisvesting van Burgerzaken en Rayon 5 en 6; 2. een krediet ten bedrage van ,- ter beschikking te stellen voor de investeringen voor Burgerzaken en Rayonbeheer ( resp ). 3. de kapitaalslasten van dit krediet ten laste te brengen van de sector Burgerzaken en het taakveld verhardingen. 4. vast te stellen de 64e wijziging van de gemeentebegroting. 5. het budget van de sector Burgerzaken ten gunste van de hulpsecretarieën op te hogen met ,-- en dit bedrag ten laste te brengen van de algemene middelen; 6. de exploitatielasten van het Rayonbeheer ad worden gedekt conform de nota Vorming zesde rayon sector Beheer. Burgemeester en wethouders van Haarlemmermeer, De secretaris, De burgemeester, dr. G. van den Boorn mr. A.Ph. Hertog Bijlage: 1

6 Raadsbesluit 2004/365 Onderwerp Huisvesting Burgerzaken en Rayonbeheer (rayon 5 en 6) te Nieuw-Vennep

7 De raad van de gemeente Haarlemmermeer; gelezen het voorstel van Burgemeester en Wethouders van 12 oktober 2004 nummer 2004/27417; besluit: een krediet ten bedrage van ,- ter beschikking te stellen voor de huisvesting van Burgerzaken en Rayonbeheer ( resp ); vast te stellen de 64e wijziging van de gemeentebegroting; het budget van de sector Burgerzaken ten gunste van de hulpsecretarieën op te hogen met ,-- en dit bedrag ten laste te brengen van de algemene middelen. Vastgesteld in de openbare vergadering van De griffier, De voorzitter, dr. M.J.E.M. van Dam mr. A.Ph. Hertog