N. van der Vlist BESLUITEN

Transcriptie

1 Aanbiedingsformulier Onderwerp Beschikbaar stellen krediet tbv huisvesting fractiekamers en griffie. In te vullen door Bestuurssecretariaat Ontwerper Parafanten Directeuren Portefeuilleh. B&W Nr: / Dienst : ID ID EGTV Agenda Sector : FB CC Openbaar: ja Naam : G. Groeneveld / N. van der Vlist Gem Secr R.V nr: Tst.nr : 5460 Commissie: Datum : BESLUITEN Behoudens advies van de commissie EGTV 1. in te stemmen met de plannen voor de verbouwing en inrichting van het pand Breestraat 70 ten behoeve van de huisvesting van fractiekamers en griffie; 2. een krediet van (excl BTW)beschikbaar te stellen ten behoeve van de bouwkundige aanpassingen en de aanschaf van inventaris; 3. dit besluit toe te zenden aan de griffie met het verzoek behandeling in de commissie BV (12 maart as) en de gemeenteraad (18 maart) te bevorderen; 4. de kapitaallasten ad op te nemen in de perspectiefnota. Korte overwegingen Naar aanleiding van het besluit van de fractievoorzitters van 2 juli 2002 heeft het college op 8 juli 2002 besloten om het pand Breestraat 70 te bestemmen voor de huisvesting van de fractiekamers en de griffie. Vanaf dat moment is met de gebruikers van het pand onderhandeld om het pand zo snel mogelijk te ontruimen. Aanvankelijk zag het ernaar uit dat rond november 2002 het pand leeg zou zijn. Helaas heeft het leegmaken meer tijd gevergd dan was voorzien. Eerst begin januari 2003 is het pand leeggekomen. Inmiddels is echter wel gewerkt aan plannen om het gebouw geschikt te maken voor het gebruik door fracties en griffie. Deze plannen bestaan uit het gebruiksklaar opleveren van het pand. Voor een toelichting op de werkzaamheden verwijzen wij u naar de ter inzage gelegde tekening en offerte. De kosten voor het opknappen van het pand komen uit op een bedrag van ,-, ex btw.

2 2 Niet opgenomen is echter de inrichting van het pand. Gedacht moet hierbij worden aan bureaus, vergadertafels, computers, printers, kopieerapparaat etc. Door de griffie is een raming van deze kosten opgesteld. Deze kosten komen neer op een bedrag van ,-. Een laatste kostencomponent betreffen de exploitatie kosten zoals energie-, schoonmaakkosten, verzekering o.z.b. etc. Ook hier is een raming voor opgesteld. Samenvattend komen de kosten voor de huisvesting van de fracties en de griffie neer op het volgende: bouwkundige voorzieningen ,- ex btw, af te schrijven in 10 jaar, hetgeen een jaarlast oplevert van ,- inventaris (computers, bureau s etc) ,-. exploitatiekosten ,- Voorgesteld wordt de kapitaalslasten van de investering van zijnde , op te nemen in de perspectiefnota De exploitatiekosten kunnen ten laste worden gebracht van de desbetreffende post in de begroting van de griffie. Formatieve consequenties n.v.t. Begrotingsconsequenties Financieel: de kapitaallasten van deze investering worden in de begroting 2004 vewerkt. Communicatie Openbaar: B&W-besluitenlijst ja Samenvatting: Om het pand Breestraat 70 ten behoeve van de huisvesting van de fractiekamers en de griffie gebruiksklaar te maken zijn er bouwkundige aanpassingen nodig en dient er een inventaris te worden aangeschaft. De bouwkundige aanpassingen zijn begroot op een bedrag van (excl. BTW) en de aanschaf inventaris op een bedrag van (excl.btw). De raad wordt verzocht om het totaalkrediet van beschikbaar te stellen, zodat spoedig met de verbouwing kan worden begonnen en na oplevering de raadsfracties en de grifie hun onderkomen kunnen betrekken ID

3 3 Beschikbaar stellen krediet ten behoeve van huisvesting fractiekamers en Griffie. Leiden, 10 maart Naar aanleiding van het besluit van de fractievoorzitters van 2 juli 2002 hebben wij op 8 juli 2002 besloten om het pand Breestraat 70 te bestemmen voor de huisvesting van de fractiekamers en de Griffie. Vanaf dat moment is met de gebruikers van het pand onderhandeld om het pand zo snel mogelijk te ontruimen. Aanvankelijk zag het ernaar uit dat rond november 2002 het pand leeg zou zijn. Helaas heeft het leegmaken meer tijd gevergd dan was voorzien. Eerst begin januari 2003 is het pand leeggekomen. Inmiddels is echter wel gewerkt aan plannen om het gebouw geschikt te maken voor het gebruik door fracties en Griffie. Deze plannen bestaan uit het gebruiksklaar opleveren van het pand. Voor een toelichting op de werkzaamheden verwijzen wij u naar de ter inzage gelegde tekening en offerte. De kosten voor het opknappen van het pand komen uit op een bedrag van ,--, exclusief B.T.W. Niet opgenomen is echter de inrichting van het pand. Gedacht moet hierbij worden aan bureaus, vergadertafels, computers, printers, kopieerapparaat etc. Door de Griffie is een raming van deze kosten opgesteld. Deze kosten komen neer op een bedrag van ,--. Een laatste kostencomponent betreffen de exploitatie kosten zoals energie-, schoonmaakkosten, verzekering o.z.b. etc. Ook hier is een raming voor opgesteld. Samenvattend komen de kosten voor de huisvesting van de fracties en de Griffie neer op het volgende: - bouwkundige voorzieningen ,-- exclusief B.T.W., af te schrijven in 10 jaar, hetgeen een jaarlast oplevert van ,--; - inventaris (computers, bureaus etc.) ,--; - exploitatiekosten ,--. Voorgesteld wordt de kapitaalslasten van de investering van ,-- zijnde ,-- op te nemen in de perspectiefnota De exploitatiekosten kunnen ten laste worden gebracht van de desbetreffende post in de begroting van de Griffie. Wij stellen uw Raad voor het hierna in ontwerp afgedrukte besluit te nemen. Leiden, (wnd.), Burgemeester en Wethouders van de Secretaris, de Burgemeester

4 LEMSTRA. 4 P.I.M. v.d. WIJNGAART. W.

5 5 De Raad der gemeente Leiden; Gezien het voorstel van Burgemeester en Wethouders (raadsvoorstel nr van 2003); B E S L U I T: 1. in te stemmen met de plannen voor de aanpassing van het pand Breestraat 70 ten behoeve van de huisvesting van de fractiekamers en de Griffie; 2. een krediet beschikbaar te stellen van ,-- exclusief B.T.W. en de kapitaallasten van ,-- op te nemen in de perspectiefnota 2003; 3. de exploitatiekosten van het pand ten laste te brengen van de begroting van de Griffie. Gedaan ter openbare vergadering van de Griffier, de Voorzitter, BW030259