Liquidatieplan De juridische, financiële en administratieve consequenties van de opheffing van het Streekarchief Rijnlands Midden

Transcriptie

1 1 Liquidatieplan De juridische, financiële en administratieve consequenties van de opheffing van het Streekarchief Rijnlands Midden

2 2 Inhoudsopgave 1. Inleiding 1.1 Status liquidatieplan 1.2 Afbakening 1.3 Opheffingsbesluit 1.4 Resultaat 1.5 Leeswijzer 2. Proces van liquidatie 3. Financiën 2.1 Fase van opheffing 2.2 Vereffening van vermogen 2.3 Rechten en verplichtingen 3.1 Kosten van de liquidatie 3.2 Verdeelsleutels

3 3 1 Inleiding 1.1 Status van het liquidatieplan Het Streekarchief Rijnlands Midden is in 2006 opgericht als een gemeenschappelijke regeling (GR), hierin werken de gemeenten Alphen aan den Rijn, Nieuwkoop en Kaag en Braassem samen. Organisatorisch maakt de GR gebruik van de faciliteiten van de gemeente Alphen aan den Rijn, bijvoorbeeld op het gebied van ICT en personeelsondersteuning. Het Streekarchief Rijnlands Midden zorgt dat de archieven van de deelnemende gemeenten in goede, geordende en toegankelijke staat blijven. Dit plan is geschreven als leidraad om te komen tot de opheffing van de gemeenschappelijke regeling Streekarchief Rijnlands Midden per 31 december Het plan maakt deel uit van het opheffingsbesluit (zie 1.3) en gaat in op de financiële en administratieve consequenties van de opheffing. Vanuit de verschillende onderdelen wordt een zakelijke en praktische weergave gegeven en financieel vertaald. De huidige stand van zaken (afspraken, contracten, besluiten, wetgeving) wordt in beeld gebracht. Ook wordt geadviseerd over de wijze van uitvoering bij ontmanteling en overdracht van de gemeenschappelijke regeling. In het plan wordt onder andere inzicht gegeven in: Eventuele reserves en voorzieningen die niet meer zullen worden benut en vrijvallen ten bate van het liquidatie saldo. Het saldo van de voorgenomen afwikkeling van rechten en verplichtingen die ten laste komen van het liquidatiesaldo. De kosten van de uitvoering van de opheffing en liquidatie. 1.2 Afbakening liquidatieplan Het liquidatieplan gaat niet in op de technische afhandeling van zaken. Uitvoering daarvan vindt plaats na besluitvorming. Buiten de kosten van het sociaal plan gaat het liquidatieplan niet in op de personele frictiekosten. Deze kosten komen gaandeweg in beeld. Uitgangspunt is dat alle medewerkers van het Streekarchief in de nieuwe organisatie een plek krijgen. Personele fricties vormen wel een financieel risico. De kans is klein dat deze zich voordoen, maar de impact kan groot zijn. 1.3 Opheffingsbesluit In artikel 15 van de gemeenschappelijke regeling is vastgelegd dat indien tenminste twee derde van het aantal deelnemende gemeenten daartoe besluit de regeling kan worden opgeheven. Dit zal ingaan op 1 januari van het jaar, onmiddellijk volgende op dat, waarin de opheffing de goedkeuring van Gedeputeerde Staten heeft verkregen. Artikel 16 bepaalt dat in geval van opheffing de archiefcommissie besluit tot liquidatie. De regels hiervoor worden door de archiefcommissie vastgesteld via een liquidatieplan, nadat de raden van de gemeenten zijn gehoord. Het opheffingsbesluit wordt vergezeld van dit liquidatieplan. Artikel 26 van de WGR schrijft voor dat het opheffingsbesluit ter kennisname wordt toegezonden aan de Provincie en dat het wordt bekendgemaakt voordat het in werking kan treden.

4 4 1.4 Resultaat Het Liquidatieplan opheffing Streekarchief Rijnlands Midden leidt tot inzicht in de juridische, financiële en administratieve consequenties van de opheffing van het Streekarchief Rijnlands Midden. 1.5 Leeswijzer In het inleidende hoofdstuk is de status van dit plan beschreven. Hoofdstuk 2 gaat in op het proces van liquidatie met daarin een onderscheid tussen de fase van opheffing en de fase van vereffening. Hoofdstuk 3 biedt een overzicht van de financiële consequenties van de opheffing..

5 5 2 Proces van liquidatie 2.1 Fase van opheffing Onderstaand worden de stappen beschreven, op basis van de tekst van de gemeenschappelijke regeling van het Streekarchief Rijnlands Midden en de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr), die nodig zijn voor het proces van liquidatie: Processtappen Status 1. Onderzoek toekomstscenario s voor Streekarchief de Afgerond Rijnlands Midden; 2. Inventarisatie rechten en verplichtingen Streekarchief In concept afgerond Rijnlands Midden en consequenties van de opheffing; 3. Waardebepaling van de bezittingen; Lopend 4. Besluit van de Archiefcommissie om de raden van de deelnemende gemeenten voor te stellen de gemeenschappelijke regeling Streekarchief Hollands Midden op te heffen en aan te sluiten bij Erfgoed Leiden en Omstreken. De Archiefcommissie besluit in een liquidatieplan op welke wijze de bezittingen en schulden worden verdeeld onder de deelnemers. 5. Eensluidend besluit tot opheffing door 2/3 deel van de deelnemende gemeenten (volgens artikel 16 van de gemeenschappelijke regeling Streekarchief Rijnlands Midden); 6. Besluit tot opheffing wordt toegezonden aan de Gedeputeerde Staten en wordt op gebruikelijke wijze bekend gemaakt (ingevolge artikel 26 van de Wgr). Daarnaast wordt het register ingevolge artikel 27 van de Wgr bijgewerkt; 7. Overdracht van de rechten en verplichtingen aan Erfgoed Leiden en Omstreken of aan iedere gemeente; 8. Instellen college van vereffenaars om de liquidatie af te ronden conform het liquidatieplan. 9. Vaststellen liquidatiebalans 2.2 Vereffening van het vermogen In artikel 16 van de gemeenschappelijke regeling Streekarchief Rijnlands Midden is opgenomen hoe de vereffening van het vermogen dient plaats te vinden. De archiefcommissie stelt, gehoord de gemeenteraden van de deelnemende gemeenten, een liquidatieplan vast. Het liquidatieplan dient in de financiële gevolgen van de opheffing te voorzien. Vereffening van het vermogen vindt plaats op basis van de liquidatiebalans. Op het moment van opstellen van dit plan is de jaarrekening 2015 nog niet gereed. Het enige wat verdeeld moet worden op basis van de balans is een beperkte reservepositie. Deze financiële afwegingen zijn in hoofdstuk 3 verder toegelicht en dienen als input voor de besluitvorming inzake vereffening van het vermogen.

6 6 Bepaalde kosten van de ontmanteling zijn afhankelijk van keuzes die gemaakt worden. Het gaat dan om kosten als gevolg van de beëindiging van overeenkomsten, de afhandeling van de personele aangelegenheden en voor een deel de administratieve afhandeling. 2.3 Rechten en verplichtingen In juridisch opzicht is als uitgangspunt genomen dat bezittingen zullen worden verkocht aan een derde en dat afhankelijk van de aard van de rechten en verplichtingen deze zullen worden opgezegd of afgehandeld, of overgedragen aan hetzij de gemeenten hetzij Erfgoed Leiden en Omstreken. In juridisch opzicht geldt dat bij de opheffing van Streekarchief Rijnlands Midden de bestaande overeenkomsten beëindigd of aangepast moeten worden. Vanaf uiterlijk 1 januari 2017 is Streekarchief Rijnlands Midden immers niet langer opdrachtgever. Op basis van een opgave van de Streekarchivaris zijn de belangrijkste overeenkomsten en de huidige status daarvan hieronder in beeld gebracht. Inventarisatie overeenkomsten Streekarchief Rijnlands Midden Organisatie Overeenkomst Status en opzeggingstermijn Alphen aan den Rijn Huur pand Burgemeester Visserpark Geen schriftelijke overeenkomst aanwezig. Huur opgezegd per 01/01/2017 onder voorbehoud van definitieve besluitvorming. Alphen aan den Rijn Vergoeding kapitaallasten uitbreiding Geen overeenkomst aanwezig. Voorgesteld wordt om de boekwaarde te compenseren bij Alphen. Het gaat om een bedrag van Alphen aan den Rijn Kosten ondersteuning Alphen aan den Rijn levert ondersteunende diensten aan het Streekarchief. Er is geen overeenkomst. Voorgesteld wordt om 150% van de jaarlijkse vergoeding ter compensatie van wegvallende inkomsten aan Alphen te vergoeden. Er moeten in 2016 ook nog diensten worden geleverd door Alphen. Huur Gouwedepot Huurcontract loopt tot 9 juni Contract wordt overgedragen aan ELo De Ree ICT systeem 1 jaar opzegtermijn (ingaande per ) nog niet opgezegd. Contractwaarde Verwacht wordt een frictie van ongeveer bedraagt: De Graaf security (papiervernietiging) Overeenkomst tot 1 oktober Huur container bedraagt 2,30 per week. Weghalen container na contractbeëindiging kost 36,-- Frictie wordt ingeschat op 125,-- Nog niet opgezegd.

7 7 3 Financiën 3.1 Kosten van de liquidatie Per 31 december 2016 wordt een liquidatiebalans opgesteld. De balans van Streekarchief Rijnlands Midden is vrij overzichtelijk. Er is niet / nauwelijks vermogen en er zijn weinig activa. De werkelijke waarde van een aantal meubelstukken etc. zal de bedrijfsconomische waarde waarschijnlijk overstijgen. Per ultimo 2015 bedraagt het Eigen Vermogen van het Streekarchief naar schatting ongeveer Dit is opgebouwd uit de eerder opgebouwde reserve van en het verwachte resultaat van in Dit budget zal voor een deel in 2016 worden aangewend om achterstanden weg te werken. Het risico met de grootste impact in financieel opzicht is de plaatsing van het personeel. Er werken 4 mensen bij het Streekarchief Rijnlands Midden. Uitgangspunt is dat alle medewerkers overgaan naar Erfgoed Leiden en Omgeving. In dat geval ontstaan er geen personele fricties. Wanneer mensen er voor kiezen om niet mee te gaan, kunnen er personele frictiekosten ontstaan. Deze kans achten we klein, daarom zijn op dit moment deze kosten niet becijferd. In de begroting van het Streekarchief Rijnlands Midden van 2016 zijn geen liquidatiekosten opgenomen. De liquidatiebalans bevat: Voorzieningen die niet meer zullen worden benut en vrijvallen ten bate van het liquidatie saldo: - Er zijn geen vrijvallende voorzieningen. Reserves die niet meer worden aangewend vallen vrij ten bate van het liquidatiesaldo: - Er is sprake van een opgebouwde reserve, waar in 2016 naar verwachting nog inhaalwerkzaamheden uit worden bekostigd. Afhankelijk van budgettoekenning zal hier een resultaat uit voortvloeien. Het actief boekwaarde uitbreiding op de balans van de gemeente Alphen aan den Rijn moet per 31 december 2016 worden afgeboekt. Dit leidt tot een kostenpost van De systematiek om het liquidatiesaldo af te wikkelen is beschreven in paragraaf 3.2. Het saldo van de voorgenomen afwikkeling van rechten en verplichtingen komen ten laste van het liquidatiesaldo. De kosten van de uitvoering van de opheffing en liquidatie, inclusief de kosten van het financieel beheer van de liquidatie komen ten laste van het liquidatiesaldo: - In de liquidatieplan wordt hiervoor rekening gehouden met een bedrag van ,- (denk hierbij aan extra accountantskosten, advieskosten, juridische kosten etc.) Ten behoeve van de frictie die ontstaat bij gemeente Alphen aan den Rijn vanwege de bijdrage voor de dienstverlening wordt voorgesteld 150% van de begrote kosten van de dienstverlening te compenseren vanuit het Streekarchief, te weten Daarnaast moet rekening gehouden met ongeveer aan fricties ten aanzien van de overige contracten. Er is in dit overzicht geen rekening gehouden met het resultaat van de plaatsing van het personeel, aangezien het uitgangspunt mens-volgt-werk is en in principe al het personeel geplaatst gaat worden. Wel is er opgenomen voor de consequenties van het sociaal plan (afkopen Woon-werk nadeel)

8 8 Frictiekosten personeel pm Sociaal plan Compensatie Alphen voor afbouw overheadkosten Diensten ten behoeve van ontvlechting Opschonen balans (afboeken boekwaarde) Fricties lopende contracten Totaal liquidatiekosten Uit het voorgaande overzicht blijkt dat de liquidatiekosten worden ingeschat op In dit bedrag is geen rekening gehouden met frictiekosten voor personeel. Daar staat tegenover dat het eigen vermogen van het Streekarchief niet is meegeteld. Afhankelijk van het budget dat nodig is voor het wegwerken van achterstanden kan dit ook worden ingezet voor (gedeeltelijke) dekking van de kosten. 3.2 Verdeelsleutels De geldende verdeelsystematiek om de gemeentelijke bijdrage aan het Streekarchief Rijnlands Midden te bepalen is tweeledig. De huisvestingskosten worden verdeeld naar verhouding van het aantal strekkende meters dat de desbetreffende deelnemende gemeente in de archiefbewaarplaats te Alphen aan den Rijn heeft ondergebracht. De overige kosten worden verdeeld naar verhouding van het aantal inwoners van de desbetreffende deelnemende gemeente. In oktober heeft de Archiefcommissie ingestemd om alle rechten en verplichting van de regeling na opheffing over te dragen aan de deelnemers aan de regeling, naar evenredigheid van de grootte van hun bijdrage aan de regeling in de begroting Dit leidt tot de volgende verdeelsleutel en bijdrage in liquidatiekosten: Begroting 2016 Verdeelsleutel Bijdrage liquidatiekosten Alphen aan den Rijn ,3% Kaag en Braassem ,3% Nieuwkoop ,4% Totaal ,0%