: 11 juni 2018 :11juni : mr. P.J. van Hartskamp-de Jong : M.H. van der Veer

Transcriptie

1 1 1 JUNI RAADSVOORSTEL ter besluitvorming in de raad Datum Forum vergadering Datum Raadsvergadering Portefeuillehouder Verantwoordelijk MT-lid Evaluatiedatum: : 11 juni 2018 :11juni 2018 : mr. P.J. van Hartskamp-de Jong : M.H. van der Veer Zaaknummer : Onderwerp: Koersbepaling 2018 Voorstel 1. In te stemmen met de Koers voor : Stand Alone daar waar het kan met Samenwerking per opgave daar waar het moet. 2. Een organisatie te baseren op de waarden betrokkenheid, deskundigheid en loyaliteit. Samenvatting?eLJW d amtn? r 2 i? 17 h6eft de 9e eenteraad van IJsselstein eenzijdig het besluit tot beeindiging van de UW Samenwerking genomen. Het uitgangspunt is om UW Samenwerking per 1 januari 2019 te fransformeren naar twee nieuwe ambtelijke organisaties voor de n en IJsselstein tnpktms^n! h L faad z ' ch, een beeld moet vormen van de gewenste nieuwe lijke toekomst, en een daarbij passende koers voor realisatie moet vaststellen. Op basis van de koers kan de inrichting van de nieuwe lijke organisatie worden vormgegeven Het afgelopen intensieve proces met de raad, externe en interne consultatie heeft qeleid tot de koers. een eigen organisatie waar mogelijk, en samenwerking per opgave waar nodig. Bijiage(n) Bijlage 1: uitgangspunten en randvoorwaarden (uit raadsessie 9 april 2018) Bijlage 2. weergave van de externe consultatie - de ronde tafelbijeenkomst (24 mei 2018) Bijlage 3. weergave van de interne consultatie - de medewerkersbijeenkomst (17 mei 2018) Aanleiding Na het besluit van de raad van IJsselstein van 20 december 2017, is de situatie ontstaan dat een eigen organisatie koers moet bepalen op basis waarvan een nieuwe lijke organisatie wordt ingericht. Door beide n wordt ingezet op snelle en zorgvuldige ontvlechting van de Gemeenschappelijke regeling UW Samenwerking. Uitgangspunt is om per 1 januari 2019 de ontvlechting te hebben afgerond en de basis voor een nieuwe organisatie te Het proces daartoe kent op hoofdlijn onderstaande stappen en beslissingen. Planning Wat Inhoud Raadsvergadering Koersbepaling organisatie Richtinggevend kader voor de inrichting van 11 juni 2018 de nieuwe organisatie Raadsvergadering Vaststelling Plan van Procesaanpak ontvlechting van UW 2 juli 2018 Aanpak ontvlechting Samenwerking plus kredietvoorstel College 30 juni 2018 Laatste kwartaal 2018 Opstellen en vaststellen inrichtingsplan Plaatsingsproces medewerkers uitvoering ontvlechting en inrichting Formatie, governance en financiering van de nieuwe organisatie, met kennis van de uitgevoerde benchmark Arbeidsrechtelijke proces van gelijktijdig ontslag bij UWS en plaatsing bij, inclusief bedenkingenperiode. Onderwerp:, datum raadsvergadering: 11 juni /5

2 JliSSiS 5 Raadsvergadering (nader te bepalen) 6 Vanaf 1 januari 2019 Financiele consequentie Begrotingswijziging 2019 Implementatie en overdracht Op basis van inrichtingsplan zal de financiele consequentie worden bepaald welke in een begrotingswijziging 2019 aan de qemeenteraad zal worden aanqeboden. Inregelen en overdracht van gegevens Gemeente, vormgeven eigen organisatie. Bij de onderdelen 1, 2 en 5 is de raad besluitvormend. De overige fasen zijn collegeverantwoordelijkheid waarover wij de raad actief zullen informeren Voor ligt nu de vaststelling van de Koers voor de lijke organisatie Gemeente. De aststeling van de Koers voor de organisatie van is richtinggevend voor de nadere uitwerking naar het inrichtingsplan I# - Uw raad heeft op 23 oktober 2017 al een eerste toekomstverkenning gedaan. Hierin heeft u aangegevenwaa^de^ontinu te t ^ ^ dienstverlening, het ondervangen kwetsbaarheid en daarmee samenhangend het behouden van het vertrouwen van de inwoners; - Professionaliteit van de ambtelijke organisatie, kennis van de lokale situatie en aantrekkelijk werkgeverschap; De basis op orde en financiele stabiliteit. Op 19 maart heeft u het proces bepaald om te komen tot een koersbepaling aangaande het toekomstperspectief van. In dit proces is voorzien in. - Gespreksessies met uw raad (op 9 en 24 april 2018) - Externe consultatie door ronde tafelgesprekken met inwoners en stakeholders (op 24 met 2018) - Interne consultatie door middel van bijeenkomsten met medewerkers van de UW Samenwerking (op 17 mei 2018) Raad sgss'igs _i ^ In uw raadsessie van 9 april heeft u uitgangspunten en randvoorwaarden geformuleerd voor de nieuwe organisatie. Deze zijn verword in bijlage 1. Tevens is geconstateerd dat drie organisatieopties nader zouden worden verkend: 1 Stand alone verder; alle personeel blijft bij Gemeente 2. Per opgave samenwerken; gedeelte van het personeel gaat in dienst bij de specifieke samenwerkingspartner, of taken worden uitbesteed. 3. Een Samenwerkingspartner (het model Oudewater); alle personeel komt in dienst bj Samenwerkingspartner. In de bijeenkomst zijn de opgaven nader verkend en toebedeeld aan de hand van de drie orqanisatieonderdelen regie, bedrijfsvoering en dienstverlening.. Regie: het ruimtelijk, maatschappelijk en concernbeleid inclusief benodigde samenwerking in de regio en sturing op (uitvoering door) accounts en belangrijke partners. Dienstverlening: het rechtstreekse klantcontact (zoals Klantcontactcentrum (KCC), e., Werf/Buitendienst) wat niet al bij een gemeenschappelijke regeling ligt, pluis de BackOffice Sociaal. Bedryfsvoering; de interne zaken zoals planning & control, budgetbeheer, ICT, personeelszaken, facilitate zaken etc. U^dTejderne'consultatie biijkt dat de inwoners en stakeholders een daadkrachtige, meedenkende qemeente voor ogen staat, met deskundig en meedenkende medewerkers met lokale kennis. Een organisatie met (meer) oog voor het enthousiasme en de deskundigheid uit haar eigen samenleving, en die voordeel wil doen met deze lokale kracht in de samenleving. Onderwerp:, datum raadsvergadering: 11 juni /5

3 De interne consultatie toont aan dat medewerkers van mening zijn dat de toekomstige organisatie niet alles alleen zal kunnen maar dat ze ook (nieuwe) samenwerkingen op grote vragen aan moet gaan. De korte lijnen, de kleinschaligheid van de en de familiaire sfeer kenmerken als werkgever Samenvattend verkenningen Op basis van de verkenning blijkt dat geen van de organisatieopties zondermeer mogelijk is. "Stand alone" biedt de meeste ruimte voor de waarden "betrokkenheid en kennis over de lokale situatie" en loyaliteit. Deze optie is kwetsbaar voor complexere opgaven (zoals impiementatie van de Omgevingswet) en specialistische dienstverlening (zoals de backoffice sociaal domein). Dit zou opgevangen kunnen worden door een flexibele schil en inhuurmogelijkheden, of door uitbesteding/samenwerking per specifieke opgave ("samenwerken peropgave"). De heeft al ervaring met het op afstand zetten van taken. De hierbij opgedane ervaringen kunnen ook in dit traject worden ingezet. Het volledig onderbrengen bij een samenwerkingspartner vergt eenduidigheid in organisatievorm. Het werken volgens de wenselijke dienstverleningswaarden (zoals uit de consultatie zijn gebleken) betrokkenheid, loyaliteit, kennis over de lokale situatie en met oog voor de kracht van de lokale samenleving. Dit vergt meer sturing en afspraak dan bij een eigen organisatie.. Alles overwegende lijkt een combinatie van Stand Alone daar waar het kan met Samenwerking per opgave daar waar het moet, het meest tegemoet te komen aan de uitgangspunten en de dienstverleningswaarden die zijn opgehaald bij alle betrokken partijen. Dynamisch model Vertaling van deze koers naar een inrichtingsplan is dynamisch. Met het vaststellen van de Koers voor de lijke organisatie worden dan ook geen onomkeerbare beslissingen genomen. Op basis van onder meer eigen kennis en de resultaten van de Benchmark wordt een nadere impactanalyse gemaakt van onder andere de kwetsbaarheid, mogelijkheden voor stand alone taken, en de benodigde (incidentele en structured) financien. De daadwerkelijke contouren van de nieuwe organisatie kunnen derhalve nog niet worden geschetst. We zullen in het proces rond het Inrichtingsplan nader verkennen welke taken stand alone kunnen worden uitgevoerd en welke in samenwerking moeten worden opgepakt, Afhankelijk van deze nadere analyse wordt zichtbaar of, en voor hoeveel opgaven of taken er een samenwerkingspartner moet worden gevonden. Welke partners daartoe beschikbaar en bereid zijn en onder welke voorwaarden. In ultimo zou een dergelijke analyse kunnen leiden tot de conclusie dat het model "samenwerken met 66n partner" opnieuw beschouwd zou moeten worden. Indien uit de impactanalyse blijkt dat voortzetting op de koers "stand alone waar kan, samenwerking per opgave waar nodig" niet realistisch is komen wij terug naar uw raad. Financien De (structurele en incidentele) financiele consequenties van de daadwerkelijke inrichting, zullen pas duidelijk worden nadat een impactanalyse heeft plaatsgevonden en een en ander is vertaald naar het inrichtingsplan. Dit zal mede aan de hand van de resultaten van de benchmark plaatsvinden. Op voorhand is geen uitspraak te doen over de verschillen in (incidentele en structurele) financiele consequenties uit de drie organisatieopties. Deze financiele consequenties worden nog niet meegenomen in de Begroting Op het moment dat er meer inzicht is in de financiele consequenties wordt dit via een begrotingswijziging aan uw raad voorgelegd. Tijdpad / reiatie met projectmatig werken Na vaststelling van het Koersdocument (11 jun i 2018) zal het plan van aanpak voor de ontvlechting inclusief een uitvoeringskrediet aan de raad worden aangeboden ter vaststelling. Opstelling van het inrichtingsplan vindt plaats in juni. Daarbij ontstaat tevens inzicht in de splitsing tussen opgaven welke zelfstandig (stand alone) en in samenwerking kunnen worden uitgevoerd. Na de zomer wordt de raad over het inrichtingsplan geinformeerd. Onderwerp:, datum raadsvergadering: 11 juni /5

4 Communicatie De OR is over dit voorstel geinformeerd. De medewerkers zullen na besluitvorming ook over net voorstel geinformeerd worden. Bestuurlijke samenwerking Het proces ten aanzien van de ontvlechting vindt in gezamenlijkheid met IJsselstein plaats. Het bepalen van de Koers van de lijke organisatie gebeurt zelfstandig door de raden van en IJsselstein. ' BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN MONTFOORT, de secretaris, de burgemeester, / Onderwerp:, datum raadsvergadering: 11 juni /5

5 In de openbare vergadering van 11 juni 2018 heeft de raad besloten: 1. In te stemmen met de Koers voor de : Een Eigen organisatie waar moqeliik met Samenwerking per opgave waar nodig; * 2. Een organisatie te baseren op de waarden betrokkenheid, deskundigheid en loyaliteit; 3. Een organisatie te realiseren die de inwoner centraal stelt en die serviceverleninq dichtbii inwoners organiseert.* Onderwerp:, datum raadsvergadering: 11 juni /5

6