Afspraken tussen raad, college en organisatie bij (grote) ruimtelijke gemeentelijke projecten S.Reijmer, 2 maart 2016, TA

Transcriptie

1 Afspraken tussen raad, college en organisatie bij (grote) ruimtelijke gemeentelijke projecten S.Reijmer, 2 maart 2016, TA 1. Inleiding De raad heeft in de vergadering van februari 2014 het college de opdracht gegeven uitvoering te geven aan de aanbevelingen uit het Rekenkamerrapport Grote Projecten. Hierin stonden een achttal aanbevelingen waarmee de ambtelijke organisatie aan de slag is gegaan. Hierover is de commissie Ruimte tussentijds twee keer geïnformeerd. De aanbevelingen 1 a t/m d en 4 betreffen het maken van afspraken over de rolverdeling tussen de raad, het college en de ambtelijke organisatie bij (grote) ruimtelijke gemeentelijke projecten. Deze afspraken leggen we nu aan u ter besluitvorming voor. Voor de intake en het in behandeling nemen van ruimtelijke initiatieven van externen wordt een apart voorstel uitgewerkt. De rolverdeling tussen raad, college en ambtelijke organisatie wordt als de gemeente besluit dit initiatief te faciliteren - vastgelegd in een samenwerkingsbijeenkomst met de externe partij. Dit is maatwerk. De aanbevelingen 1e, 1f, 2, 3, 5, 6a, 6c en 7 zijn verwerkt in een handboek projectmatig werken. Implementatie en borging vinden plaats in Aanbeveling 2 en 6b (integraal risicomanagement en control) zal na de aanstelling van de nieuwe controller (voorjaar 2016) worden opgepakt. Aanbeveling 8 om te komen tot een integraal beleidsmatig afwegingskader zal worden uitgewerkt in een ruimtelijke en sociale ontwikkelagenda voor Tiel. Hiervoor wordt een apart voorstel geformuleerd en aan u voorgelegd. Al deze maatregelen samen zorgen voor een betere integrale sturing op (grote) gemeentelijke projecten en initiatieven van externen binnen het ruimtelijk domein. 2. Projectenkalender Als eerste is getracht vast te stellen op welke projecten de afspraken betrekking hebben. Met andere woorden: Wat is een (groot) ruimtelijk gemeentelijk project? Project Definitie project: "Een project is een tijdelijke organisatievorm die nodig is om een uniek en vooraf gedefinieerd product te maken of resultaat te behalen op een vooraf afgesproken tijdstip, gebruikmakend van vooraf vastgestelde middelen". Het gaat daarbij dus NIET om regulier werk dat projectmatig wordt opgepakt. Het gaat ook NIET om programma s of processen. Een project wordt altijd vooraf gegaan door een verkenning. Deze heeft tot doel om te komen tot een heldere opdracht en de juiste randvoorwaarden (capaciteit, middelen, draagvlak) om te kunnen starten. Er is pas sprake van een project als de verkenningsfase is afgerond. Gemeentelijk Bij een gemeentelijk project is de gemeente initiatiefnemer en heeft de regie op de realisatie van het project. Zij neemt in elke fase de /NO go besluiten. Het gaat NIET om (ruimtelijke) initiatieven van externen zoals een project ontwikkelaar, waarbij de gemeente Tiel een faciliterende rol heeft (zie bijlage 4). 1

2 Ruimtelijk Het gaat om projecten binnen het ruimtelijk domein. Dus niet om projecten binnen het sociale domein of met betrekking tot de bedrijfsvoering van de ambtelijke organisatie. Om te bepalen of een project als groot kan worden aangemerkt is gekeken naar de volgende criteria: 1. de (financiële) omvang 2. de aard (complexiteit) 3. de (politiek bestuurlijke) risico s 4. de maatschappelijke impact Op grond hiervan is een projectenkalender opgesteld. Deze projectenkalender geeft een concern breed overzicht van alle als groot aangemerkte gemeentelijke projecten in het ruimtelijke domein. De projectenkalender is bedoeld om integraal te sturen op alle grote ruimtelijke gemeentelijke projecten in onderlinge samenhang. De projecten op de projectenkalender zijn gekoppeld aan de werkplannen van de teams en de financiële begroting. De benodigde capaciteit en financiële middelen voor de projectorganisatie zijn hiermee geborgd. 3. Besluiten en informeren per projectfase Uitgangspunten De afspraken over de rolverdeling tussen raad, college en ambtelijke organisatie zijn gebaseerd op de volgende uitgangspunten: 1. De raad stelt de inhoudelijke en financiële kaders vast waarbinnen projecten worden uitgevoerd. 2. Projecten zijn uitvoering van beleid en daarmee primair de verantwoordelijkheid van het college. Een project bestaat uit meerdere fasen. Fasering van de besluitvorming leidt tot een betere beheersing van het (te behalen) project (resultaat). Iedere fase wordt afgesloten met een / NO besluit. De afspraken hebben betrekking op: wie per fase waarover mag besluiten wie per fase waarover wordt geïnformeerd 3. Hoe hoger de bestuurlijke relevantie van een project, hoe groter de invloed / betrokkenheid van de raad 4. In de eerdere richtinggevende fasen van een project is de rol van de raad groter, dan in de latere uitvoerende fasen van een project (van beslissen naar informeren). De uitgangspunten drie en vier zijn uitgewerkt in de schema s in bijlage Bij tussentijdse wijzigingen/afwijkingen gedurende een project wordt transparant bijgestuurd 6. Er wordt verantwoording afgelegd over het verloop van iedere fase en na afloop vindt er een evaluatie plaats van ieder project. 7. Er is ruimte voor flexibiliteit / het maken van maatwerkafspraken over de spelregels per project, mits hier expliciet afspraken over zijn gemaakt. 2

3 Ad 1 en 2. Beleid en uitvoering Alle projecten vallen binnen de algemene beleidskaders die de raad heeft vastgesteld. Denk aan ruimtelijke gebiedsvisies, masterplannen, bestemmingsplan, etc. Projecten zijn uitvoering van door de raad vastgesteld beleid en daarmee primair een college bevoegdheid. De raad bepaalt bij de vaststelling van de begroting welk budget er voor welk project ter beschikking wordt gesteld. Alle reguliere financiële spelregels zijn daarbij van toepassing (zie budgetrecht van de raad bij punt 4). Ad 3. Bestuurlijke relevantie Met het oog op de rolverdeling tussen raad, college en ambtelijke organisatie bij grote gemeentelijke projecten is gekeken naar de bestuurlijke relevantie van een project. Hoe hoger de bestuurlijke relevantie, hoe groter de betrokkenheid van de raad. Er wordt een verschil gemaakt tussen grote gemeentelijke projecten met een hoge, middelhoge en lage bestuurlijke relevantie. De bestuurlijke relevantie wordt bepaald aan de hand van de criteria 1 t/m 4 zoals genoemd op pagina 1. Hoe hoger de scores bij elkaar opgeteld, hoe hoger de bestuurlijke relevantie. Hiermee is getracht een balans te vinden tussen enerzijds een grote(re) betrokkenheid van de raad met het oog op de democratische legitimatie bij het maken van keuzes en anderzijds het zo laag mogelijk in de organisatie leggen van verantwoordelijkheden omwille van doelmatigheid en de snelheid van handelen (flexibel inspelen op de omgeving). De mate van bestuurlijke relevantie wordt vastgelegd in college- en/of raadsbesluiten. Daarmee wordt ook de set van afspraken over de rolverdeling vastgelegd. Ad 4. Richtinggevende fasen Bij gemeentelijke projecten met een hoge bestuurlijke relevantie ligt de besluitvorming over / NO t/m de ontwerpfase (op hoofdlijnen) bij de raad. Dit ligt in lijn met zijn kader stellende rol. De realisatie van het project is de verantwoordelijkheid van het college. De raad wordt hier uiteraard wel over geïnformeerd. Ad 5.Transparante bijsturing Bij grote tussentijdse afwijkingen van de gemaakte afspraken, wordt het betreffende (bestuurs)orgaan een nieuw besluit voorgelegd. Als een project lang stil heeft gestaan, kunnen tussentijdse ontwikkelingen ertoe leiden dat er één of meer fasen over moeten worden gedaan. Bij een NO stopt het project of moet er een stap worden overgedaan. Ad 6. Verantwoording en evaluatie Na afloop van iedere fase wordt verantwoording afgelegd over het verloop en het resultaat van deze fase. Na afloop of bij het tussentijds afbreken van een project wordt er altijd een EVALUATIE gemaakt. Ad 7. Maatwerk en flexibiliteit In specifieke gevallen kan van de algemene afspraken worden afgeweken. Dit wordt vooraf, expliciet en met redenen omkleed vastgelegd een college en/of raadsbesluit. Bepaalde bevoegdheden kunnen bijvoorbeeld in specifieke gevallen worden gemandateerd van de raad aan het college. Het college kan op haar beurt voordat zij een besluit neemt, eerst sonderen bij de raad. Er kan, als daar aanleiding toe is, tussentijds worden op- of afgeschaald. Er is dus ruimte voor flexibiliteit. 3

4 4. P&C cyclus Naast de informatievoorziening aan de raad per groot gemeentelijk project per projectfase, wordt de raad over alle grote projecten gezamenlijk geïnformeerd via de reguliere P&C cyclus. Een adequate informatievoorziening is noodzakelijk om naast zijn kader stellende ook zijn controlerende taak goed te kunnen vervullen. Paragraaf Grote Projecten In de begroting en jaarrekening wordt een aparte paragraaf Grote Projecten opgenomen. Hiermee is de informatievoorziening over grote ruimtelijke gemeentelijke projecten aan de raad structureel geborgd. De (actuele) projectenkalender wordt als bijlage opgenomen. De voortgang (op afwijkingen) van deze projecten wordt vermeld in de 1 e en 2 e voortgangsrapportage. Zo ontstaat er vier keer per jaar actueel integraal overzicht van alle Tielse grote ruimtelijke gemeentelijke projecten en hun stand van zaken. Paragraaf Grondbeleid / programma 5 De informatie over grondexploitatie wordt opgenomen in de paragraaf Grondbeleid. Informatie over ruimtelijke initiatieven, niet zijnde een groot gemeentelijk project, wordt opgenomen in programma 5 Ruimtelijke en economische ontwikkelingen. Hiermee wordt de raad niet meer jaarlijks achteraf gerapporteerd, maar vier keer per jaar actueel op hoofdlijnen. Het blauwe boekje vervalt hiermee. Deel 3 (de geheime risico-analyse), waarin concurrentiegevoelige informatie is opgenomen, wordt in de jaarrekening bijgevoegd als geheime bijlage. Met de accountant zullen nadere afspraken worden gemaakt over de eisen waaraan de informatievoorziening moet voldoen. De verwachting is dat het aantal en de omvang van de grondexploitaties zal afnemen. Budgetrecht van de raad De raad bepaalt bij de vaststelling van de begroting welk budget er voor welk project ter beschikking wordt gesteld. Alle reguliere financiële spelregels zijn daarbij van toepassing. Voor een project wordt doorgaans door de raad een krediet verleend. Deze wordt (na aanmelding en accorderen van het krediet bij de perspectievennota) beschikbaar gesteld bij het vaststellen van de begroting. De raad kan hierbij de beperking opnemen dat het geld pas mag worden uitgegeven op basis van een apart raadsvoorstel waarin e.e.a. nader is uitgewerkt. Een project kan ook worden betaald uit een regulier budget en/of een voorziening. Denk bijvoorbeeld aan een budget dat gekoppeld is aan een meerjarig onderhoudsplan. De raad kan het gehele bedrag ineens beschikbaar stellen, maar ook op verschillende momenten: 1. bij de verkenning voorafgaand aan een project: verkenningskrediet 2. bij de voorbereiding van een project: een werkkrediet 3. bij de realisatie van een project: investering of uitvoeringskrediet Bij het beschikbaar stellen van een werkkrediet voor de voorbereide fase (van initiatief t/m ontwerp) van een project, wordt (binnen een bepaalde bandbreedte) een inschatting gemaakt van het benodigde krediet in de realisatiefase (van voorbereiding t/m nazorg) van het project. Dit geldt ook voor de beheerkosten na realisatie van het project. Dit voorkomt onverwachte uitgaven op termijn. Definitieve beschikbaarstelling vindt plaats bij vaststelling van de betreffende jaarschijf. Bijlagen: 1. De afspraken over besluiten en informeren per projectfase (de schema s) 2. De aanbevelingen van de lokale rekenkamer 3. De projectenkalender grote ruimtelijke gemeentelijke projecten 4. Inventarisatie ruimtelijke initiatieven van externen 4

5 Bijlage 1: Afspraken over besluiten en informeren per projectfase bij grote ruimtelijke gemeentelijke projecten 1) Afspraken bestuurlijke relevantie Hoog Fasering Org. Resultaat Trekker Opdrachtgever PH College Raad Budgetrecht A 0 Pre initiatief L Verkenning Verkenner Akkoord resultaat en Verkenningskrediet bepaalt / NO B 1 Initiatief P Projectplan * en bepaalt / NO op het HOE Akkoord resultaat en bepaalt / NO op het WAT Werkkrediet 2 Definitie P Programma van Eisen 3 Ontwerp P Definitief ontwerp C 4 Voorbereiding P Draaiboek Projectleider 2 5 Realisatie P Oplevering Projectleider 2 6 Nazorg P Overdracht Projectleider 2 en bepaalt / NO D 7 Beheer L Regulier werk en bepaalt / NO en bepaalt / NO resultaat en bepaalt / NO Akkoord resultaat (op hoofdlijnen) en bepaalt / NO Investering of uitvoeringskrediet Lijnorganisatie Reguliere begroting A = verkenning, B en C = project en D = beheer, L = lijnorganisatie P = projectorganisatie, PH = Portefeuille houder, Voorbeeld: Westluidense Poort 5

6 2) Afspraken bestuurlijke relevantie Middel Hoog Fasering Org. Resultaat Trekker Opdrachtgever PH College Raad Budgetrecht A 0 Pre initiatief L Verkenning Verkenner en bepaalt / Verkenningskrediet B 1 Initiatief P Projectplan 2 Definitie P Programma van Eisen 3 Ontwerp P Definitief ontwerp C 4 Voorbereiding P Draaiboek Projectleider 2 5 Realisatie P Oplevering Projectleider 2 6 Nazorg P Overdracht Projectleider 2 en bepaalt / NO D 7 Beheer L Regulier werk NO en bepaalt / NO * en bepaalt /NO en bepaalt /NO en bepaalt / NO en bepaalt / NO Werkkrediet Investering of uitvoeringskrediet n.v.t Lijnorganisatie Reguliere begroting A = verkenning, B en C = project en D = beheer L = lijnorganisatie P = projectorganisatie PH = Portefeuille houder Voorbeeld: Inrichting parkeerterrein en groen op Fabriekslaantje (als onderdeel van de Santwijkse Poort) 6

7 3) Afspraken bestuurlijke relevantie Laag Fasering Org. Resultaat Trekker Opdrachtgever PH College Raad Budgetrecht A 0 Pre initiatief L Verkenning Verkenner en bepaalt / NO Verkenningskrediet of Reguliere begroting B 1 Initiatief P Projectplan en bepaalt / NO 2 Definitie P Programma van Eisen en bepaalt / NO 3 Ontwerp P Definitief ontwerp en bepaalt / NO C 4 Voorbereiding P Draaiboek Projectleider 2 en bepaalt / NO 5 Realisatie P Oplevering Projectleider 2 en bepaalt / NO 6 Nazorg P Overdracht Projectleider 2 en bepaalt / NO Werkkrediet of Reguliere begroting Investering of uitvoeringskrediet of Reguliere begroting D 7 Beheer L Regulier werk Lijnorganisatie Reguliere begroting A = verkenning, B en C = project en D = beheer L = lijnorganisatie P = projectorganisatie PH = Portefeuille houder Voorbeeld: Spoorsingel Midden 7