Rekeningcommissie. : Middelen/ Evaluatie werkzaamheden accountant met betrekking tot Griffier van Provinciale Staten, namens deze,

Transcriptie

1 Griffie Rekeningcommissie Datum commissievergadering : - DIS-stuknummer : Behandelend ambtenaar : N.J. Sluiter Directie/bureau : Middelen/ Nummer commissiestuk : RC-0170 Datum : 21 juli 2009 Bijlagen : - Onderwerp: Evaluatie werkzaamheden accountant met betrekking tot 2008 Voorstel van GS aan PS: X Ter kennisneming X uitvoerende rol Opmerkingen van het Presidium/Griffie: Griffier van Provinciale Staten, namens deze, ing. J.W.H.M. Dankers Bijlage: - 1/1

2 Notitie ten behoeve van: Rekeningcommissie inzake jaarlijkse evaluatie accountant PWC met betrekking tot perceel A Met het aangaan van het contract voor accountantsdiensten, perceel A is afgesproken jaarlijks vanuit de Staten de werkwijze van de accountant te evalueren. Deze evaluatie is in uitvoering belegd bij de rekeningcommissie. De rekeningcommissie heeft het college (bij hoofde van gedeputeerde Essed) gevraagd ook een ambtelijke evaluatie te laten uitvoeren en deze ter kennisneming aan de rekeningcommissie te sturen. Perceel A heeft betrekking op het certificeren van de jaarrekening met de daarbij behorende natuurlijke adviesfunctie en controle financiële administratie. Hieronder volgen de hoofdlijnen van de evaluatie, waarna analoog aan de evaluatie van de rekeningcommissie het daarvoor afgesproken formulier is ingevuld. In dit formulier zijn als laatste onderdeel de afgesproken verbeterpunten opgenomen. De evaluatie op hoofdlijnen volgt de criteria die ten grondslag hebben gelegen aan de gunning. Mede op basis van deze evaluatie zal rekeningcommissie besluiten over het al dan niet lichten van de optie voor verlenging van perceel A. Uitvoering en kwaliteit dienstverlening: De onderlinge contacten en communicatie verlopen evenals in 2007 goed en plezierig. In de uitvoering van het werk verliest de accountant niet uit het oog dat hij primair in opdracht van Provinciale Staten werkt. De accountant heeft goed zicht op wat er in de organisatie omgaat en legt goed bloot wat beter moet. Standpunten worden over het algemeen helder verwoord en toegelicht. Soms is nadere verduidelijking gewenst/nodig, evenals meer helderheid over vorm en inhoud van benodigde documentatie. Waar nodig schakelt de accountant eenvoudig van controlerende rol naar natuurlijke adviserende rol. Daarbij mag in de advisering scherpere stellingname plaatsvinden. Als zeer positief wordt hierbij het meedenkend en oplossend vermogen ervaren. De accountant fungeert bij verbetertrajecten als een gewaardeerd sparringpartner. In signalerende zin zorgt de accountant dat actualiteiten en verbeterpunten goed onder de aandacht worden gebracht. Principiële vraagstukken en aandachtspunten worden daarbij expliciet voorgelegd aan de Staten. Bij controle kan informatiehandling efficiënter door overdracht tussen medewerkers beter te borgen. Kennis en ervaring: Geen bijzondere opmerkingen in vergelijking met vorig jaar. Voor de volledigheid is hier de tekst van vorig jaar opgenomen. Kennis en ervaring van de medewerkers van accountant zijn goed/voldoende. Er is een goede mix aanwezig van junior en senior medewerkers. Kennis die wordt opgebouwd met organisatiespecifieke onderwerpen wordt goed gedocumenteerd en geborgd door continuïteit in teamsamenstelling. Financieel aanbod: Contract wordt ruimhartig toegepast en waar nodig (en mogelijk) flexibel ingevuld. Werkzaamheden tussen diverse partijen en percelen wordt helder verantwoord. Presentatie team: Geen bijzonderheden. Naschrift: Voortgangsevaluatie alleen inhoudelijk aangepast op onderdeel verbeterpunten (geen aanleiding voor andere wijzigingen). 5/2

3 1.1. Voortgangsevaluatie (Portefeuillehouder en Ambtelijke organisatie) Deze bijlage behoort bij paragraaf Doel hiervan is tussentijdse evaluatie van de dienstverlening. Naam opdrachtgever Naam dienstverlener Kenmerk opdracht Naam opdracht Periode opdracht Datum beoordeling Soort evaluatie provincie Noord-Brabant PriceWaterhouseCoopers (PWC) Interim- en jaarrekeningcontrole Interim- en jaarrekeningcontrole 2008 (tm afronding jaarrekening) 13 juli 2009 (evaluatiegesprek gepland op 24 september 2009) voortgang 1. Algemeen wijze van optreden van de dienstverlener? X 2. Aanbiedingtraject mate waarin dienstverlener meedenkt? kwaliteit van de aanpak? 3. Resultaat mate van doorgronden van probleemsituatie? kwaliteit van de analyse? ingebrachte visie en creativiteit? kwaliteit van de verkregen adviezen / geleverde diensten/ geleverde producten? bruikbaarheid van de verkregen adviezen /geleverde diensten /geleverde producten? 5/3

4 4. Houding en handelen dienstverlener Wat is uw oordeel over de dienstverlener: Houding als sparringpartner/meedenker? onvoldoende matig goed uitstekend X kennis van zaken? flexibiliteit in houding? flexibiliteit in vaardigheden? communicatie door en met de projectleider? communicatie dienstverlener met de opdrachtgever? communicatie dienstverlener met de medewerkers van de organisatie? acceptatie in de (project)organisatie? 5. Praktische gang van zaken betrouwbaarheid afspraken? beschikbaarheid dienstverlener? bereikbaarheid dienstverlener / bureau? afwikkeling declaraties? kwaliteit van de voortgangsrapportages? mate waarin de dienstverlener d planning haalt uitgevoerde kwaliteitscontrole 6. Nazorg snelheid van de nazorg? kwaliteit van de nazorg? opdrachtevaluatie door opdrachtnemer? 5/4

5 7. Verhouding prijskwaliteit van het resultaat Hoe beoordeel u de kosten in relatie tot de uitkomsten: negatief in balans Positief tarief dienstverlener 0 X 0 totale kosten opdrachtnemer inzet eigen mensen, interne kosten 0 X 0 0 X 0 8. Verbeterpunten, open aanmerkingen algemeen Van wie? Wat / waarover Actie nodig Resultaat Ambtelijke organisatie en Aanscherpen helderheid van inhoudelijke standpunten en op te leveren stukken (inclusief vorm). Casuïstiek nog eens doorspreken om te kijken hoe eea te verbeteren. Meer duidelijkheid over standpunten en op te leveren stukken Scherpere stelling name (in voorkomende gevallen) Naast te nemen afweging ook eigen standpunt expliciet maken Meer duidelijkheid over standpunt accountant Informatie-handling efficiënter Duidelijke documentatie en overdracht accountants onderling Geen dubbele aanlevering van informatie door provincie Ambtelijke organisatie en Continueren gezamenlijk optrekken bij verbetertrajecten Behoud van huidige samenwerking Groei van kwaliteit bedrijfsvoering s-hertogenbosch, 21 juli 2009, Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant 5/5