Accountantsdienst. GAD rapport bij jaarrekening 2013 INHOUD CONTROLEVERKLARING

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "Accountantsdienst. GAD rapport bij jaarrekening 2013 INHOUD CONTROLEVERKLARING"

Monique Boender
6 jaren geleden
Aantal bezoeken:

1 Gemeente Den Haag Accountantsdienst GAD rapport bij jaarrekening 2013 INHOUD CONTROLEVERKLARING SAMENVATTING OPZET EN REIKWIJDTE VAN HET RAPPORT RAADSORGANISATIE 2013 IN HOOFDLIJNEN INTERNE BEHEERSING UITKOMSTEN VAN ONZE CONTROLE OVERIGE AANDACHTSPUNTEN Integriteit Automatisering ACTUELE ONTWIKKELINGEN... 5 CONTROLEVERKLARING Bezoekadres: Spui 70, 2511 BT Den Haag Telefoon:

2 Accountantsdienst 2 1. SAMENVATTING We hebben de jaarrekening 2013 van de Raadsorganisatie (ROR) te Den Haag voorzien van een goedkeurende controleverklaring, zowel voor de getrouwheid als de rechtmatigheid. De ROR heeft een positief saldo van 0,9 miljoen behaald als gevolg van verschillende voordelen waarvan deels met een structureel, deels incidenteel en deels cyclisch karakter. De ROR heeft geen Meerjarig Investeringsplan (MIP) en geen reserves. Het financiële beheer is bij de ROR op orde. De controle heeft verder niet geleid tot bijzonderheden. 2. OPZET EN REIKWIJDTE VAN HET RAPPORT Dit rapport heeft betrekking op de jaarrekening van de Raadsorganisatie en vloeit voort uit artikel 9 van de Controleverordening van de gemeente Den Haag. De jaarrekening heeft een zelfstandig karakter, waarmee de Raadsorganisatie verantwoording aflegt over het financiële beheer gedurende het verslagjaar. Ook dient de jaarrekening als basis voor het samenstellen van de concernjaarrekening van de gemeente Den Haag. In dit rapport gaan we in op de getrouwheid en de rechtmatigheid (raadsbesluit 166 van 19 december 2013) van de jaarrekening. Eerst wordt in hoofdstuk 3 de karakteristiek van de dienst beschreven. Vervolgens behandelen we in hoofdstuk 4 de interne beheersing, in hoofdstuk 5 de uitkomsten van de controle en in hoofdstuk 6 de overige aandachtspunten. De bijzondere aandachtspunten van de Rekeningencommissie voor deze jaarrekeningcontrole zijn opgenomen onder hoofdstuk 4 Interne beheersing en paragraaf 6.2 Integriteit. 3. RAADSORGANISATIE 2013 IN HOOFDLIJNEN Bij de Raadsorganisatie gaat jaarlijks ongeveer 6 miljoen aan lasten om. Deze betreffen met name de vergoedingen aan de Raad en de fracties, personele kosten voor de Ombudsman en de Griffie alsmede huisvestingslasten. De activiteiten zijn ondergebracht bij één programma, het programma Gemeenteraad. De belangrijkste te beheersen processen zijn het personeelsproces, beheersing bestuurlijke uitgaven en het inkoopproces. De Raadsorganisatie heeft geen grote projecten. Bij de Griffie en de Ombudsman werkten in 2013 ongeveer 24 medewerkers. De structuur van de lasten is als volgt: Kostenstructuur 25% 12% 23% 26% 14% Salarislasten Huisvesting en IT (IDC) Vergoeding raadsleden Fractie-ondersteuning Overige lasten

3 Accountantsdienst 3 Over 2013 heeft de ROR een positief resultaat van 0,9 miljoen (over ,7 miljoen en over ,0 miljoen) behaald. Dit wordt (net als voorgaand jaar) voor een belangrijk deel verklaard door de invoering van de (fiscale) werkkostenregeling, het aanhouden van vacatures bij de Griffie en enkele andere kleine voordelen. Uit meerjarig perspectief blijkt uit de onderstaande grafiek dat de begroting 2013 op een gemiddeld hoger niveau ligt dan de gerealiseerde kosten over de periode Een deel van de voordelen heeft een structureel karakter, zoals ook in de jaarrekening is toegelicht. De ROR ligt op schema voor de bezuinigingstaakstelling ( 0,3 miljoen in 2013) Ontwikkeling lasten (x 1000) Begroting 2013 Realisatie 2013 Realisatie Realisatie Gemeenteraad Ombudsman Bestuursondersteuning Raad Apparaatskosten Raad Realisatie 2010 De belangrijkste balansposten voor de ROR zijn de rekening courant met de TFI (de gemeentelijke interne bank), het onverdeelde resultaat, de voorzieningen en de schulden aan de gemeentelijke diensten. De ROR heeft geen dienstcompensatiereserve en geen andere reserves. De schulden aan de gemeentelijke diensten zijn in 2013 gedaald door het eerder betalen van facturen van het IDC. Het saldo op de rekening courant is daardoor eveneens afgenomen. De in 2013 geplande investering in de vervanging van het systeem Mijn raad is doorgeschoven naar 2014 doordat het project later is gestart dan verwacht. 4. INTERNE BEHEERSING Voor de uitvoering van het personeelsbeheer en het financieel beheer heeft de Raadsorganisatie dienstverleningsovereenkomsten gesloten met de Bestuursdienst (BSD). De BSD heeft in het kader van de gemeentebrede shared services dienstverleningsovereenkomsten op het terrein van informatisering en automatisering met het IDC. Hierdoor is de interne organisatie van de Raadsorganisatie beperkt van omvang en wordt op doelmatige wijze gebruik gemaakt van expertise die bij de gemeente beschikbaar is. De administratieve organisatie en maatregelen van de interne controle van de Raadsorganisatie zijn voornamelijk verankerd in de beschrijvingen die van toepassing zijn op de BSD. Voor enkele specifieke onderdelen is een aanvullende beschrijving gemaakt. Daarnaast bevatten de dienstverleningsovereenkomsten procedurele aanwijzingen voor de uitvoering. De interne beheersing bij de ROR is op orde.

4 Accountantsdienst 4 5. UITKOMSTEN VAN ONZE CONTROLE Op verzoek van de Rekeningencommissie rapporteren we of bij de totstandkoming van de jaarrekening sprake was van bijzonderheden die tot extra controlewerk hebben geleid. Hiervan was bij de ROR geen sprake. De totstandkoming van de jaarrekening is net als voorgaande jaren soepel verlopen. Enkele geconstateerde presentatiefouten heeft de dienst in de jaarrekening gecorrigeerd. Daarnaast is de verschillenanalyse in het programma van goede kwaliteit. Kortom de jaarrekening van de ROR is van een goed niveau. In de paragraaf Bedrijfsvoering moet expliciet melding worden gemaakt van de publicatievoorschriften met betrekking tot de WNT. De ROR heeft aan haar verplichting voldaan door de voorgeschreven gegevens over de griffier daar op te nemen. 6. OVERIGE AANDACHTSPUNTEN 6.1 Integriteit Voor de jaarrekeningcontrole 2013 is op verzoek van de Rekeningencommissie in het bijzonder aandacht besteed aan de maatregelen die intern zijn getroffen om de risico s bij integriteitsgevoelige processen, functies en documenten e.d. te beperken. In het door het college vastgestelde concernkader Integriteit is het beleid over de ambtelijke integriteit opgenomen. Diensten moeten hieraan structureel aandacht besteden door middel van een risicoscan op processen en functies, die vanuit het oogpunt van integriteit risicovol kunnen zijn. De Raadsorganisatie rapporteert hierover in de integriteitsparagraaf (bladzijde 48 van de bijlagen) bij de jaarrekening. Belangrijke integriteitsgevoelige processen betreft bij de ROR het omgaan met geheime stukken en besloten commissievergaderingen. In tegenstelling tot 2012 heeft de ROR in 2013 geen jaarlijkse integriteitsscan uitgevoerd. Wel is volgens verkregen mededeling bij de werkbesprekingen aandacht geweest voor de integriteitsgevoelige processen omgaan met geheime stukken en besloten commissievergaderingen. In 2013 is een begin gemaakt met het opzetten van een intern kwaliteitssysteem waarin de integriteit wordt verankerd. In 2014 zal de jaarlijkse scan weer worden uitgevoerd. 6.2 Automatisering Bij de verwerking van gegevens maakt de Raadsorganisatie gebruik van geautomatiseerde financiële systemen, zoals Oracle EBS (financiële administratie). Daar waar wij bij de jaarrekeningcontrole gebruik maken van deze systemen is gebleken dat de betrouwbaarheid en de continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking in het algemeen toereikend zijn gewaarborgd.

5 Accountantsdienst 5 7. ACTUELE ONTWIKKELINGEN In 2014 vinden gemeenteraadsverkiezingen plaats en zal een nieuwe raad en college worden geïnstalleerd. Dit heeft tot gevolg dat enerzijds de fractievergoedingen over de afgelopen raadsperiode moeten worden afgerekend en anderzijds zal sprake zijn van cyclische meerkosten (voorlichting, IT-kosten) voor de ondersteuning van de raadsleden in het eerste jaar. Deze kosten kunnen volgens mededeling van de ROR naar verwachting in de begroting 2014 worden opgevangen. GAD Den Haag, Was getekend drs. G.L. Vleugels RE RA accountant Was getekend R.A. Vierbergen RA directeur

Vergelijkbare documenten

Accountantsdienst RIS171885_15-APR-2010

Gemeente Den Haag Accountantsdienst RIS171885_15-APR-2010 ACCOUNTANTSRAPPORT EN GAD/2010.215 ACCOUNTANTSVERKLARING BIJ DE JAARREKENING 2009 VAN DE DIENST OPENBARE BIBLIOTHEEK VAN DE GEMEENTE DEN HAAG INHOUDSOPGAVE