Gemeente Doetinchem. Clientserviceplan voor het boekjaar 2013

Transcriptie

1 Clientserviceplan voor het boekjaar 2013 oktober 2013

2 Inhoud 1. Inleiding 4 2. Controleopdracht Opdracht Materialiteit en tolerantie Fraude 6 3. Planning Inleiding Algemene pijlers Risicoanalyse Speerpunten Tijdsfasering Controleteam 8 4. Rapportage Rapportagestructuur 9 5. Evaluatie kwaliteit dienstverlening 9 6. Ter afsluiting /1699/rap/ws12 / 3

3 1. Inleiding De raad van de gemeen heeft Deloitte Accountants opdracht gegeven tot controle van de jaarrekening als bedoeld in artikel 213 van de Gemeentewet. Met dit clientserviceplan geven wij u zoals gebruikelijk inzicht in onze controleaanpak en geven wij aan wat u van ons en wij van u mogen verwachten. Uiteraard is het van belang dat de controleopdracht aansluit bij de doelstellingen en prioriteitenstellingen van uw gemeente. Tussentijdse controlebevindingen kunnen aanleiding zijn de opdracht tussentijds bij te stellen, waarover een terugkoppeling zal plaatsvinden. Het clientserviceplan is als volgt ingedeeld. In hoofdstuk 2 geven wij een korte omschrijving van de opdracht, de materialiteit en de tolerantie, waarbij tevens de besluiten van uw raad worden overgenomen en waarbij we ingaan op onze aanpak en verantwoordelijkheid op het gebied van fraude. In hoofdstuk 3 komt de planning aan de orde. Een belangrijk onderdeel van deze planning vormt naast de algemene pijlers, de risicoanalyse. Daarnaast zijn de met u afgesproken specifieke speerpunten en de planning voor de controle op basis van de pre-audit meeting opgenomen in hoofdstuk 3. In hoofdstuk 4 gaan we nader in op de rapportage. Als laatste besteden wij in hoofdstuk 5 aandacht aan de (periodieke) evaluatie. Hierbij stellen wij, samen met de gemeen, na afloop van de controle vast of de in het controleplan (en de jaarlijkse uitwerking hiervan) geformuleerde doelstellingen zijn gerealiseerd en of aan de (wederzijdse) verwachtingen is voldaan. De aldus verkregen feedback zal dienen als input voor de afspraken van het volgende jaar. 2. Controleopdracht 2.1 Opdracht Onze opdracht bestaat uit het controleren van de jaarrekening van de gemeen. Het doel van deze werkzaamheden is het verkrijgen van een redelijke mate van zekerheid over de getrouwheid van de jaarrekening van uw gemeente. Daarnaast geven wij een oordeel over de rechtmatigheid van de baten, lasten en balansmutaties. / 4

4 Nauw verbonden aan de certificerende functie is de natuurlijke adviesfunctie. In onze certificerende rol beoordelen wij betrouwbaarheids- en rechtmatigheidsaspecten van de opzet en werking van systemen en processen. Op deze wijze zijn wij in staat relevante knelpunten in een vroegtijdig stadium te signaleren en onder uw aandacht te brengen. De natuurlijke adviesfunctie moet dus worden gezien als een extra toegevoegde waarde bij de werkzaamheden die in het kader van de certificerende functie worden verricht. Wij streven naar uniformiteit en continuïteit in de aanpak van de controle, aandachtsgebieden en structuur van rapportage en overleg. Een follow-up lijst van de eerder geconstateerde bevindingen maakt daarom altijd deel uit van onze rapportage. 2.2 Materialiteit en tolerantie Het doel van onze controlewerkzaamheden is het verstrekken van een controleverklaring bij de jaarrekening van de gemeen. De controleverklaring geeft geen absolute zekerheid, maar doet een uitspraak over het getrouwe beeld van de realisatie. Dat betekent dat de jaarrekening binnen vooraf gestelde marges (= materialiteit) aan de daaraan te stellen eisen voldoet. De materialiteit bepaalt in belangrijke mate dan ook de omvang van onze werkzaamheden. Hoe lager de materialiteit hoe meer werkzaamheden we moeten verrichten. Deze marges of materialiteit geven de maximale fout en/of onzekerheid aan die in een verantwoording kan worden geaccepteerd, zonder dat dit gevolgen heeft voor de strekking van de controleverklaring. Hierbij is leidend dat het door de jaarrekening geschetste beeld de oordeelsvorming van de gebruiker niet wezenlijk mag beïnvloeden. Indien wel sprake is van een onjuist beeld heeft dit gevolgen voor de strekking van de controleverklaring. De gemeen heeft aangegeven dat de materialiteit conform het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO) berekend moet worden, dat wil zeggen op basis van de totale lasten van de gemeente en een maximale aanvaardbare fout van 1%. Voor onzekerheden geldt volgens het BADO een percentage van 3%. Deloitte zal erop aandringen dat alle geconstateerde fouten - ook die welke onder de goedkeuringstolerantie blijven - worden gecorrigeerd. De geconstateerde en niet-gecorrigeerde fouten en de geconstateerde onzekerheden worden gerapporteerd aan de gemeenteraad in het rapport van bevindingen. Bij de rapportering wordt conform het controleprotocol een rapporteringstolerantie in acht genomen van 0,1% van de totale lasten. / 5

5 2.3 Fraude Op grond van onze beroepsregels moeten wij bij de uitvoering van onze controle aandacht besteden aan signalen met betrekking tot fraude. Hoewel onze controle niet specifiek gericht is op het ontdekken van fraude kunnen wij gebeurtenissen of voorwaarden signaleren die duiden op motieven / druk om fraude te plegen of gelegenheden om fraude te plegen. Zulke gelegenheden worden frauderisicofactoren genoemd. Frauderisicofactoren duiden niet noodzakelijkerwijs op het bestaan van fraude, echter, ze zijn wel vaak aanwezig in situaties waar fraude bestaat. Wij zullen u in onze formele rapportages informeren over de uitkomsten van onze werkzaamheden, inclusief eventuele frauderisicofactoren en onze controleaanpak hierop. 3. Planning 3.1 Inleiding In het onderhavige hoofdstuk gaan wij nader in op de planning van de controlewerkzaamheden. Hierin geven wij allereerst een overzicht van de algemene pijlers. Vervolgens gaan we concreet in op de belangrijkste aandachtsgebieden die vanuit de risicoanalyse naar voren komen en van invloed zijn op de effectieve en efficiënte besturing en beheersing van de gemeen. Verder besteden wij vanuit onze doelstelling tot het leveren van toegevoegde waarde aan de gemeen aandacht aan een aantal aanvullende speerpunten. Ten slotte wordt kort stilgestaan bij de tijdsfasering. 3.2 Algemene pijlers Belangrijke pijlers voor de beheersing van de bedrijfsvoering van uw organisatie zijn de administratieve organisatie, de interne controle en de interne informatievoorziening. Aandachtspunten hierbij zijn: inrichting van de (tussentijdse) informatievoorziening; vastlegging van de opzet van de procesbeheersing; inrichting van de (verbijzonderde) interne controlefunctie. In dit kader zullen wij bij onze werkzaamheden de opzet, het bestaan en de werking hiervan toetsen en voeren wij een follow-up uit op onze bevindingen bij de controles van voorgaande jaren. / 6

6 Daarnaast controleren wij de financiële processen (zoals de factuurverwerking, salarisadministratie e.d.) binnen uw gemeente volgens een roulatieplan, waarbij elk proces minimaal eens in de drie jaar uitgebreid getoetst wordt. Uitgebreid betekent dat wij de opzet, het bestaan en de werking van de interne beheersingsmaatregelen van het betreffende proces toetsen. De andere twee jaar toetsen wij alleen de opzet en het bestaan, tenzij significante wijzigingen zijn doorgevoerd in een proces. Gemiddeld controleren wij jaarlijks twee processen uitgebreid. 3.3 Risicoanalyse Naast de algemene pijlers is de controle van de gemeen gebaseerd op de methode van risicoanalyse. De controle is daarbij enerzijds afgestemd op de sterke en zwakkere punten in de beheersingsorganisatie. Anderzijds wordt rekening gehouden met externe ontwikkelingen (wetgeving, marktontwikkelingen), ervaringen uit het verleden en wijzigingen van de personele bezetting op sleutelposities. Concreet betekent dit dat Deloitte bij haar controleaanpak gebruik zal maken van risicoanalyse, waarbij zoveel mogelijk wordt gesteund op de toereikend opgezette en werkende maatregelen van administratieve organisatie en interne controle. Vanzelfsprekend komen dergelijke zaken terug in de verschillende rapportages. Wij stellen voor naast de algemene pijlers voor het verslagjaar 2012 de volgende specifieke aandachtsgebieden te onderzoeken: - Nagaan en rapporteren over de follow-up van de bevindingen in de managementletter 2012 en het jaarrekeningrapport Nagaan hoe de beheersing van de ontwikkeling op het gebied van grondexploitatie met belangrijke projecten in 2013 is geborgd en wordt gemonitord. - Beoordelen of grote projecten op een juiste wijze worden beheerst en de informatievoorziening toereikend is om juiste en tijdige beslissingen te nemen. - Invoering Decentralisaties. - Bezuinigingen 3.4 Speerpunten Met u hebben wij dit clientserviceplan op XXX besproken. U heeft ons gevraagd om nadrukkelijk aandacht te besteden aan de volgende aanvullende aspecten: xx; xx; / 7

7 xx 3.5 Tijdsfasering De controle van de jaarrekening bestaat uit de voorbereiding van de controle, de interim-controle en de eindejaarscontrole. Bij de interim-controle kijken wij vanuit uw specifieke situatie naar bovengenoemde algemene pijlers, de mate waarin u risico s beheerst (met name met betrekking tot de hierboven genoemde aandachtsgebieden) en de door u geselecteerde speerpunten voor De doelstelling van de interim-controle is de controle van de jaarrekening te dynamiseren, waardoor wij in relatief korte tijd in het voorjaar van 2014 de controle van de jaarrekening 2013 kunnen afronden. Daarnaast vloeien uit de interim-controle aanbevelingen voort voor mogelijke kwaliteitsverbeteringen rondom de bedrijfsvoering en concrete acties ten behoeve van de jaarrekening. Bij de jaarrekeningcontrole wordt expliciet aandacht besteed aan de kwaliteit van verslaggeving. De werkzaamheden in het kader van de interim-controle 2013 zullen wij uitvoeren in week XX. Wij zullen voorafgaand aan de interim-controle afspraken (laten) maken met diverse medewerkers van uw gemeente die onder andere betrokken zijn bij de eerder genoemde aandachtsgebieden. De interim-controle zal een doorlooptijd hebben van twee weken. Aansluitend aan de interim-controle zullen wij onze bevindingen weergeven in een managementletter. De bespreking van deze managementletter met het ambtelijk apparaat is op XX gepland. De jaarrekeningcontrole 2013 is gepland in maart Wij zullen voorafgaand aan de jaarrekeningcontrole afspraken maken met diverse medewerkers omtrent de aanlevering van relevante stukken die als basis dienen voor onze controle. 3.6 Controleteam Het controleteam voor de gemeen bestaat uit professionals met uitgebreide kennis en ervaring, afgestemd op de kwaliteit die nodig is om de servicedoelstellingen te realiseren. De werkzaamheden voor de gemeen worden gecoördineerd door ondergetekende, als audit partner. Hij is er verantwoordelijk voor dat alle door de gemeen gevraagde diensten tijdig en kwalitatief op het juiste niveau worden geleverd. Het team zal naar behoefte worden uitgebreid met fiscale adviseurs, EDP-auditors en/of overige specialisten. / 8

8 4. Rapportage 4.1 Rapportagestructuur De rapportagestructuur is als volgt opgebouwd: Rapportage Tijdstip Inhoud Managementletter Na afronding van de interimcontrole. Mogelijke risico s, verbeter- en aandachtspunten inzake de processen en procedures (beheersingsstructuur), evenals overige van belang zijnde onderwerpen. Verslag van bevindingen Controleverklaring Na afronding van de controle van de jaarrekening. Na afronding van de controle van de jaarrekening. Resterende onzekerheden of verbeteringen op het gebied van verslaglegging. De opmerkingen zijn nimmer van dien aard dat ze afbreuk doen aan de strekking van de controleverklaring. Ons oordeel over de mate waarin de jaarrekening voldoet aan de daaraan te stellen eisen inzake getrouwheid én rechtmatigheid. Het is gebruikelijk dat wij onze rapportages bespreken met de relevante functionarissen binnen de gemeente. Onze rapportages worden, voordat deze definitief worden uitgebracht, ter beoordeling in concept voorgelegd aan de direct betrokkenen en het verantwoordelijke management. Hiermee worden eventuele misverstanden of foutieve interpretaties van geconstateerde zaken voorkomen. Van Deloitte mag u in de rapportage helderheid en eenduidigheid verwachten: begrijpelijke taal, een logische opbouw en heldere conclusies met oplossingsgerichte adviezen. 5. Evaluatie kwaliteit dienstverlening Een kwalitatief goede dienstverlening die aansluit op de wensen en behoeften van de opdrachtgever is één van onze belangrijkste doelstellingen en daarmee een permanent aandachtspunt. Binnen Deloitte Accountants waarborgt een stelsel van procedures en maatregelen de periodieke beoordeling en evaluatie van de kwaliteit van het geleverde werk gericht op: het optimaal houden van de communicatie tussen de gemeen en Deloitte Accountants; / 9

9 het onderkennen van aandachts- of verbeterpunten voor onze dienstverlening in de toekomst; het handhaven van de betrokkenheid bij de gemeen en de te leveren kwaliteit. Een belangrijk element van de beoordeling en evaluatie is de communicatie met het management van uw gemeente en overige betrokkenen. Wij streven naar het op een actieve wijze verkrijgen van feedback in relatie met de bestaande verwachtingen. Wij geven hieraan op de volgende wijze invulling: Via clientservicegesprekken met medewerkers die onafhankelijk zijn van het controleteam. Via periodiek overleg met de raadscommissie en het management, waarbij naast controlespecifieke punten ook jaarlijks de opdracht wordt geëvalueerd. Door mogelijk noodzakelijk uit te voeren extra werkzaamheden vooraf met u te communiceren en hierover nadere afspraken te maken. / 10

10 6. Ter afsluiting Wij gaan ervan uit met dit clientserviceplan een goede weergave te hebben gegeven van de besproken ontwikkelingen en aandachtspunten voor de controle Hoogachtend, Deloitte Accountants B.V. M.C.J.M. Bekker RA / 11

11 Aan de gemeenteraad van de gemeen t.a.v. de heer drs. B.P.M. Janssens, griffier Postbus HA DOETINCHEM oktober 2013 M.C.J.M. Bekker RA Clientserviceplan Geachte leden van de raad, geachte heer Janssens, Hierbij doen wij u, in tweevoud, ons clientserviceplan 2013 voor de accountantscontrole van het boekjaar 2013 toekomen. Hoogachtend, Deloitte Accountants B.V. M.C.J.M. Bekker RA