Clientserviceplan 2009 Gemeente Doetinchem

Transcriptie

1 Clientserviceplan 2009 Gemeen

2 Inhoud 1. Inleiding 1 2. Opdracht Opdrachtomschrijving Materialiteit en tolerantie Fraude 3 3. Interim-controle Inleiding Algemene pijlers Bedrijfsprocessen Specifieke aandachtspunten 5 4. Verbijzonderde interne controle 5 5. Tijdsplanning 7 6. Prijsafspraken 8 7. Evaluatie kwaliteit dienstverlening 8 8. Ter afsluiting 8 Bijlage 1 Actuele onderwerpen Error! Bookmark not defined.

3 1. Inleiding De raad van de gemeen heeft Deloitte Accountants opdracht gegeven tot controle van de jaarrekening als bedoeld in artikel 213 van de Gemeentewet. Met dit clientserviceplan geven wij u inzicht in onze controle-aanpak, geven wij aan wat u van ons en wij van u mogen verwachten. Bij dit plan is de volgende bijlage gevoegd: Een overzicht met relevante en actuele ontwikkelingen. Uiteraard is het van belang dat de controleopdracht aansluit bij de doelstellingen en prioriteitenstellingen van uw gemeente, die door de snelle ontwikkelingen in de omgeving continu aan verandering onderhevig zijn. Tussentijdse controlebevindingen kunnen aanleiding zijn de opdracht tussentijds bij te stellen, waarover een terugkoppeling zal plaatsvinden. Het clientserviceplan is als volgt ingedeeld. In hoofdstuk 2 gaan we in op een korte omschrijving van de opdracht, de materialiteit en de tolerantie, waarbij tevens de besluiten van uw raad worden overgenomen en we ingaan op onze aanpak en verantwoordelijkheid op het gebied van fraude. In hoofdstuk 3 komt de controleaanpak aan de orde. Een belangrijk onderdeel van deze controleaanpak vormt de selectie van de bedrijfsprocessen die in de controle worden betrokken. Daarnaast zijn de met u afgesproken specifieke attentiepunten voor de controle op basis van de pre-audit meeting opgenomen in hoofdstuk 3. In hoofdstuk 4 gaan wij nader in op de samenwerking en uitgangspunten met betrekking tot de verbijzonderde interne controle. In hoofdstuk 5 besteden we aandacht aan de tijdsplanning van de controle-opdracht. In hoofdstuk 6 gaan we nader in op de prijsafspraken en de randvoorwaarden daarbij. Als laatste, maar zeker niet het minst belangrijke onderdeel, besteden wij in hoofdstuk 7 aandacht aan de (periodieke) evaluatie. Hierbij stellen wij, samen met de gemeen na afloop van de controle vast of de in het controleplan (en de jaarlijkse uitwerking hiervan) geformuleerde doelstellingen zijn gerealiseerd en of aan de (wederzijdse) verwachtingen is voldaan. De aldus verkregen feedback zal dienen als input voor de afspraken van het volgende jaar. 2. Opdracht 2.1 Opdrachtomschrijving Onze opdracht bestaat uit het controleren van de jaarrekening van de gemeente Doetinchem. Het doel van deze werkzaamheden is het verkrijgen van een redelijke mate van zekerheid over de getrouwheid van de jaarrekening van uw gemeente. Daarnaast geven wij een oordeel over de rechtmatigheid van de baten, lasten en balansmutaties. concept /1

4 Nauw verbonden aan de certificerende functie is de natuurlijke adviesfunctie. In onze certificerende rol beoordelen wij betrouwbaarheids- en rechtmatigheidsaspecten van de opzet en werking van systemen en processen. Op deze wijze zijn wij in staat relevante knelpunten in een vroegtijdig stadium te signaleren en onder uw aandacht te brengen. De te hanteren materialiteit en controletolerantie komen in de volgende paragraaf aan de orde. De natuurlijke adviesfunctie moet dus worden gezien als een extra toegevoegde waarde bij de werkzaamheden die in het kader van de certificerende functie worden verricht. Wij streven naar uniformiteit en continuïteit in de aanpak van de controle, aandachtsgebieden en structuur van rapportage en overleg. Een follow-up lijst van de eerder geconstateerde bevindingen maakt daarom altijd deel uit van onze rapportage. 2.2 Materialiteit en tolerantie Het doel van onze controlewerkzaamheden is het verstrekken van een accountantsverklaring bij de jaarrekening van de gemeen. De accountantsverklaring geeft immers geen absolute zekerheid, maar een getrouw beeld van de realisatie. Dat betekent dat de jaarrekening binnen vooraf gestelde marges (= materialiteit) aan de daaraan te stellen eisen voldoet. De materialiteit bepaalt in belangrijke mate dan ook de omvang van onze werkzaamheden. Hoe lager de materialiteit hoe meer werkzaamheden we moeten verrichten. Deloitte berekent de materialiteit conform het Bapg - rekening houdend met de mogelijk aanvullende eisen in het door uw raad vastgestelde controleprotocol - op basis van de totale lasten van de gemeente en een maximale aanvaardbare fout van 1%. Voor onzekerheden geldt volgens het Bapg een percentage van 3%. concept /2

5 Deloitte zal erop aandringen dat alle geconstateerde fouten - ook die onder de goedkeuringstolerantie blijven - worden gecorrigeerd. De geconstateerde en nietgecorrigeerde fouten en de geconstateerde onzekerheden worden gerapporteerd aan de gemeenteraad in het rapport van bevindingen. Bij de rapportering wordt conform het controleprotocol een rapporteringstolerantie in acht genomen van Fraude Op grond van onze beroepsregels moeten wij bij de uitvoering van onze controle aandacht besteden aan signalen met betrekking tot fraude. Hoewel onze controle niet specifiek gericht is op het ontdekken van fraude kunnen wij gebeurtenissen of voorwaarden signaleren die duiden op motieven / druk om fraude te plegen of gelegenheden om fraude te plegen. Zulke gelegenheden worden fraude risicofactoren genoemd. Frauderisicofactoren duiden niet noodzakelijkerwijs op het bestaan van fraude, echter, ze zijn vaak aanwezig in situaties waar fraude wel bestaat. Wij zullen u in onze formele rapportages informeren over de uitkomsten van onze werkzaamheden, inclusief eventuele frauderisicofactoren en onze controleaanpak hierop. 3. Interim-controle 3.1 Inleiding De controle van de jaarrekening bestaat uit de voorbereiding van de controle, de interimcontrole en de eindejaarscontrole. Bij de voorbereiding van de controle bekijken wij vanuit uw specifieke situatie en de door u aangedragen suggesties hoe we de controle vorm en inhoud geven. Daarbij wordt uiteraard ook rekening gehouden met de door u geselecteerde speerpunten voor 2009 en actuele ontwikkelingen zoals opgenomen in bijlage 1. De doelstelling van de interim-controle is de controle van de jaarrekening te dynamiseren, waardoor wij in relatief korte tijd in het voorjaar van 2010 de controle van de jaarrekening 2009 kunnen afronden. concept /3

6 Daarnaast vloeien uit de interim-controle aanbevelingen voort voor mogelijke kwaliteitsverbeteringen rondom de bedrijfsvoering en concrete acties ten behoeve van de jaarrekening. Tijdens de interim-controle 2009 willen wij een beeld krijgen van de administratieve organisatie van uw gemeente en de maatregelen van interne beheersing die hierin zijn opgenomen. Dit beeld is in belangrijke mate bepalend voor onze risico-inschatting en hiermee voor het niveau van gegevensgerichte werkzaamheden die wij bij de eindejaarscontrole nog moeten uitvoeren teneinde de gewenste zekerheid te verkrijgen dat de jaarrekening géén fouten van materieel belang bevat. Ter afbakening van de verschillende organisatiegerichte werkzaamheden hebben wij de bedrijfsvoering van de gemeen opgedeeld in verschillende bedrijfsprocessen, waaronder wij in dit verband verstaan een afgebakend geheel van éénduidige maatregelen van administratieve organisatie en interne controle. Vanuit doelmatigheidsoverwegingen wordt, normaal gesproken, niet ieder bedrijfsproces jaarlijks betrokken in de organisatiegerichte controle. Op basis van een roulatieplan en een risico-inschatting wordt jaarlijks bezien welke bedrijfsprocessen betrokken worden in de controle. Uitgangspunt hierbij is dat ieder bedrijfsproces minimaal eens in de drie jaar organisatiegericht wordt gecontroleerd. Overigens betekent de roulerende controleaanpak niet dat in het geheel geen aandacht wordt besteed aan de voor dat jaar niet geselecteerde processen. Er zal altijd sprake zijn van een beperkte mate van beoordeling van (wijzigingen in) de administratieve organisatie en interne controle, aangevuld met cijferbeoordeling en zonodig detailcontroles. 3.2 Algemene pijlers Belangrijke pijlers voor de beheersing van de bedrijfsvoering van uw organisatie zijn de administratieve organisatie en de interne controle en de interne informatievoorziening. Aandachtspunten hierbij zijn: inrichting van de (tussentijdse) informatievoorziening; vastlegging van de opzet van de procesbeheersing; inrichting van de interne controlefunctie. In dit kader zullen wij bij onze werkzaamheden de opzet, het bestaan en de werking hiervan toetsen en voeren wij een follow-up uit op onze bevindingen bij de controles van voorgaande jaren. 3.3 Bedrijfsprocessen concept /4

7 Voor de organisatiegerichte controle 2009 hebben wij de volgende bedrijfsprocessen gepland voor een uitgebreide en diepgaande controle van de opzet, het bestaan en de werking van de interne beheersingsmaatregelen: Administratie en verslaglegging; Grondexploitatie; Inkopen en betalingsverkeer; Personeel en salarissen. Voor de overige van belang zijnde bedrijfsprocessen zullen wij met de verantwoordelijke functionarissen een bevestigend vraaggesprek hebben over eventuele wijzigingen en de follow-up die is gegeven aan opmerkingen die zijn gemaakt tijdens voorgaande controles. Voor deze processen zullen wij de opzet, het bestaan en de werking van de interne beheersingsmaatregelen beperkt toetsen. Vanuit de interne controlewerkzaamheden zal uw gemeente zelf in ieder geval uitgebreid aandacht besteden aan alle processen die uw gemeente in het Controleplan inzake de rechtmatigheidscontroles heeft onderkend. 3.4 Specifieke aandachtspunten Met u hebben wij op 17 september 2009 een pre-auditgesprek gehouden. Tijdens dit gesprek hebben wij de accenten voor de tussentijdse controle voor het jaar 2009 met u afgestemd. Daarnaast zijn enkele actuele ontwikkelingen besproken, die van belang zijn voor gemeenten. Voorts zijn de ons bekende verbetermogelijkheden die voor u relevant kunnen zijn aan de orde geweest. De actuele ontwikkelingen, bekend tot op heden, hebben wij in bijlage 1 opgenomen. Tijdens het pre-auditgesprek heeft u de volgende aandachtspunten voor onze interimcontrole aangedragen: XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 4. Verbijzonderde interne controle Een van de mogelijkheden om de vereiste zekerheid te verkrijgen is het steunen op een verbijzonderde (onafhankelijke) interne controle. Het voordeel van een dergelijke vorm van controle is, dat u als organisatie de continue betrouwbaarheid van de informatievoorziening kunt waarborgen. Daarnaast kunnen wij bij onze werkzaamheden gebruik maken van de bevindingen die daarbij worden opgedaan. Het controleproces kan concept /5

8 dan nog efficiënter plaatsvinden. De effectiviteit van de verbijzonderde interne controle wordt door de volgende aspecten beïnvloed: Onafhankelijk Status in de organisatie Reikwijdte van de functie Competenties Professionele borging Inhoudelijk Controleprogramma s Documentatie Adequate grondslag Consistentie Oordeelsvorming Follow-up van bevindingen Deloitte 2007 In een organisatie met een goed stelsel van verbijzonderde interne controle zijn de volgende waarborgen verankerd: 1. De maatregelen in het primaire proces, zoals functiescheidingen, procedures en formulieren. 2. De mogelijke kwaliteitscontrole ten behoeve van het lijnmanagement. Te denken valt dan aan de in het proces verankerde controle op besluiten. Een dergelijke toets vindt veelal bij uitkeringen en subsidieverstrekkingen plaats. Ook bij andere processen is een dergelijke kwaliteitstoets denkbaar. 3. De verbijzonderde interne controle die vanuit een onafhankelijke status in de organisatie vaststelt dat de beheersingsmaatregelen in het primaire proces als zodanig hebben gefunctioneerd en dat de uiteindelijke output betrouwbaar is. Teneinde optimaal gebruik te maken van alle in de organisatie aanwezige controlemaatregelen en redundantie te voorkomen, is het essentieel dat de diverse controlelagen goed op elkaar aansluiten. Hiertoe is het wenselijk tussen en met de diverse controlelagen nadere afspraken maken over de uit te voeren en vast te leggen werkzaamheden. Zo ontstaat een efficiënt en effectief stelsel aan controlemaatregelen, waarbij ook de accountantscontrole inbegrepen is. Het idee is dat de mate van detaillering van de controlewerkzaamheden verder afneemt, naarmate men hoger in de controlepiramide komt, terwijl de betrouwbaarheid van de einduitkomst verder toeneemt. De controlepiramide ziet er dan als volgt uit concept /6

9 externe controle interne controle (t.b.v. het college) kwaliteitscontrole (t.b.v. het lijnmanagement)) procescontroles (t.b.v. het lijnmanagement) Deloitte 2007 Bij onze werkzaamheden gaan wij van de meest optimale situatie uit. Dat betekent dat wij ervan uitgaan dat zowel de primaire processen als de verbijzonderde interne controle aan de daaraan te stellen eisen voldoen. Om de afstemming te bevorderen ondersteunen wij u met de nodige hulpmiddelen in de vorm van checklisten en werkafspraken. In onze offerte accountancywerkzaamheden van 20 maart 2009 hebben wij afgesproken om de gemeen te ondersteunen bij de verdere verbetering van de interne beheersing. Dit met als doel om op termijn te komen tot een in-control-statement welke door het college wordt afgegeven. Wij zullen hierover met de betreffende functionarissen in contact treden. 5. Tijdsplanning De werkzaamheden genoemd in dit clientserviceplan vallen onder de opdrachtformulering van de jaarlijkse accountantscontrole. De werkzaamheden in het kader van de interim-controle 2009 zullen wij uitvoeren in week 41 en 42. Wij zullen voorafgaand aan de interim-controle afspraken (laten) maken met diverse medewerkers van uw gemeente die onder andere betrokken zijn bij de eerder genoemde processen. De interim-controle zal een doorlooptijd hebben van twee weken. Aansluitend aan de interim-controle zullen wij onze bevindingen weergeven in een managementletter. De bespreking van deze managementletter zal in de eerste helft van november 2009 gepland worden. De controlewerkzaamheden ten aanzien van de jaarrekening 2009 vinden plaats in de periode 15 t/m 26 maart. concept /7

10 6. Prijsafspraken Voor de kostenraming van de accountantscontrole van de jaarrekening 2009 verwijzen wij u naar onze offerte accountancywerkzaamheden van 20 maart Evaluatie kwaliteit dienstverlening Een kwalitatief goede dienstverlening die aansluit op de wensen en behoeften van de gemeen is één van onze belangrijkste doelstellingen en daarmee een permanent aandachtspunt. Binnen Deloitte Accountants waarborgt een stelsel van procedures en maatregelen de periodieke beoordeling en evaluatie van de kwaliteit van het geleverde werk gericht op: het optimaal houden van de communicatie tussen de gemeen en Deloitte Accountants; het onderkennen van aandachts- of verbeterpunten voor onze dienstverlening in de toekomst; het handhaven van de betrokkenheid bij de gemeen en de te leveren kwaliteit. Een belangrijk element van de beoordeling en evaluatie is de communicatie met het management van uw gemeente en overige betrokkenen. Wij streven naar het op een actieve wijze verkrijgen van feedback in relatie met de bestaande verwachtingen. Wij geven hieraan op de volgende wijze invulling: Via clientservicegesprekken met medewerkers die onafhankelijk zijn van het controleteam. Via periodiek overleg met de raadscommissie bestuurlijke zaken en financiën en het management, waarbij naast controlespecifieke punten ook jaarlijks de opdracht wordt geëvalueerd. Door mogelijk noodzakelijk uit te voeren extra werkzaamheden vooraf met u te communiceren en hierover nadere afspraken te maken. 8. Ter afsluiting Wij gaan ervan uit met dit clientserviceplan een goede weergave te hebben gegeven van de besproken ontwikkelingen en aandachtspunten voor de controle concept /8

11 Deloitte Accountants B.V. M.C.J.M. Bekker RA concept /9

12 Aan de gemeenteraad van de gemeen t.a.v. mr. A.C. van der Haar, griffier Postbus HA DOETINCHEM Xx september 2009 drs. A. Jacobs RA concept Cliënt Service Plan 2009 Geachte leden van de raad, geachte heer Van der Haar, Hierbij doen wij u in tweevoud toekomen ons Cliënt Service Plan 2009 voor de accountantscontrole 2009 toekomen. Hoogachtend, Deloitte Accountants B.V. M.C.J.M. Bekker RA