Vastleggen budget Openbare verlichting

Transcriptie

1 Openbaar Onderwerp Vastleggen budget Openbare verlichting Programma Openbare Ruimte Portefeuillehouder R. Helmer-Englebert Samenvatting Kwaliteitsverbeteringen door investeringen van de markt in ruil voor meer financiële zekerheid, daar willen we naar toe. Investeren in ons areaal openbare verlichting (OVL) is noodzakelijk gezien de uitdagingen op het vlak van duurzaamheid, techniek en milieu. Wij willen ons beheer- en onderhoudscontract zo aanbesteden dat wij een marktpartij selecteren die, op basis van vakkundigheid en innovatie, onze wensen voor ontwikkeling van het areaal het beste waar kan maken. Door de duur van dit contract te vergroten tot een 10-jarig contract, verleiden we deze markt om investeringen te doen in ons areaal. De aanbestedingstechnische voordelen van een beheer- en onderhoudscontract voor langere tijd maken het mogelijk om op basis van hetzelfde jaarbudget in tien jaar veel meer te bereiken. BW-nummer Directie/afdeling, ambtenaar, telefoonnr. SB30, Thomas van der Hulst, 3365 Datum ambtelijk voorstel 14 maart 2017 Registratienummer Ter besluitvorming door het college 1. In te stemmen met de wijze van aanbesteding. Paraaf akkoord Datum Steller Thomas van der Hulst Alleen ter besluitvorming door het College Besluit B&W d.d. 21 maart 2017 X Conform advies Aanhouden Anders, nl. nummer: 4.3 Bestuursagenda Paraaf akkoord Datum Portefeuillehouder CV OVL BVP UAV GC (2)

2 1 Probleemstelling Momenteel besteden wij de installatie- en instandhoudingswerkzaamheden van de openbare verlichting (OVL) in Nijmegen per drie jaar contractueel aan. Onze wens is het Nijmeegse areaal aan OVL verder te ontwikkelen door verbetering en verduurzaming. Door in te kopen via een kortdurend contract verleiden we de markt echter niet tot meedenken over innovatie, het doen van investeringen en het leveren van betere service. De terugverdientijden van energiebesparende armaturen, slimmer werken of verbetering van het ondergrondse netwerk zijn voor de leverancier binnen de korte contractduur onvoldoende aanwezig. Hierdoor verlopen verduurzaming, vervanging en technologische verbetering naar onze mening te traag. 2 Juridische aspecten De paragraaf juridische aspecten is op dit besluit niet van toepassing. 3 Doelstelling Door het nemen van dit besluit willen wij een positieve kwaliteitsimpuls geven aan het OVLareaal. We moeten blijven investeren in ons areaal omdat de staat en leeftijd van het areaal, niet altijd meer voldoet aan de technologische, verbruiks- en duurzaamheidseisen van deze tijd. Om de markt te verleiden te investeren in onze OVL zullen we meer financiële zekerheid moeten geven. Door een contract aan te gaan voor de duur van tien jaar maken wij dit mogelijk. We willen dit contract aanbesteden op basis van Best Value Procurement (BVP) en geïntegreerde contractvormen (UAV-GC). BVP betekent dat we binnen de aanbesteding een marktpartij selecteren die aantoonbaar in staat is hoge prestaties te leveren voor specifiek beheer, onderhoud en ontwikkeling van ons OVL. Door in de aanbesteding uit te gaan van BVP sturen wij aan op goed gebruik van expertise, planning en prestatiemetingen vanuit de markt en kunnen zo risico s, inspanningen en kosten verlagen. Een UAV-GC contract beschrijft een duidelijk eindresultaat aan de hand van een eisenpakket en het gegeven budget de maximale kwaliteit en service aanbiedt. De opdrachtnemer van een UAV-GC contract is niet alleen verantwoordelijk voor de uitvoering, maar ook voor het proces. Hierdoor krijgen inschrijvers meer vrijheid en de mogelijkheid om expertise, ervaring en creativiteit in te zetten om het door ons gewenste eindresultaat te behalen. Wij als opdrachtgever bepalen welke verantwoordelijkheden en eisen worden neergelegd bij de opdrachtnemer. Met andere woorden; wij vragen de markt aan te tonen hoe zij door inzet van specifieke kennis en een slimme aanpak de door ons beschreven uitgangspunten gaan bereiken. We geven hen dus de vrijheid om dit waar te maken. Binnen de contractduur zullen zij door toepassing van kennis, slim organiseren en service, in combinatie met het doen van investeringen, jaarlijks veel meer bereiken, dan met de huidige werkwijze.

3 2 4 Argumenten 1.1 Door middel van de huidige werkwijze met jaarcontracten kan Nijmegen steeds moeilijker voldoen aan de strengere eisen en wensen voor duurzaamheid, service en milieu. Met de huidige jaarsgewijze contracten zullen ontwikkelingen van het areaal beperkt blijven tot noodzakelijk beheer en onderhoud. Investeringen en modernisatie vinden slechts in beperkt tempo plaats. 1.2 Door de langere contractduur bereiken we in 10 jaar veel meer dan met losse kortdurende contracten. Dit betekent een hoger service niveau richting de burger en een meer toekomstbestendig areaal met meer technische mogelijkheden. 1.3 We hebben wensen wat betreft de ontwikkeling van onze OVL. Het is een uitdaging om onze OVL bij te laten dragen aan de toegankelijkheid van de stad. Door de voorgestelde aanbesteding en contractduur maken we dit beter mogelijk. 1.4 Het vaststellen van het jaarbudget voor OVL voor de duur van tien jaar zorgt er volgens marktconsultatie voor dat partijen gaan investeren in het areaal van OVL in Nijmegen. Deze investeringen kunnen marktpartijen terugverdienen binnen de contractduur door bijvoorbeeld te investeren in energiezuinige of meer duurzame armaturen of schakelkasten. Technologische mogelijkheden, verlaging van het energieverbruik en verduurzaming van het areaal is wat Nijmegen overhoudt na afloop van het contract. 1.5 Alle gedane investeringen in het areaal OVL worden eigendom van Gemeente Nijmegen waardoor het areaal veel sneller toekomstbestendig wordt in vergelijking met de huidige werkwijze. 1.6 Het aangaan van resultaatgerichte contracten met lange looptijden is in de markt steeds gebruikelijker en leidt tot verbeteringen in de continuïteit en investeringen in service en areaal. Marktonderzoek toont aan dat de markt hier positief in staat. 5 Klimaat Door de aanbesteding voor de energievoorziening en het beheer en onderhoud van het areaal OVL te koppelen aan een aanbesteding met een potentiële contractduur van 10 jaar leveren we een wezenlijke bijdrage aan de verduurzaming van ons areaal openbare verlichting zoals verwoord in de Duurzaamheidsagenda Hierdoor gaat de apparatuur langer mee, kunnen we het beter afstemmen op de omgeving en daalt het energiegebruik. In de aanbesteding worden daarnaast ook eisen gesteld aan: Duurzaam materiaalgebruik Energieverbruik Leefomgeving, natuur en landschap Bodem en water Duurzame inrichting ondergrond

4 3 6 Financiën De totale kosten voor het jaarlijkse onderhoudscontract bedragen 1,5 mln. Jaarlijks wordt hieraan de gebruikelijke indexering toegevoegd. Hiervoor zijn in het programma Openbare Ruimte (product Onderhoud Wegen en Kunstwerken) voldoende budgetten beschikbaar. De aannemer zal naar alle waarschijnlijk door m.n. het gebruik van duurzaam materiaal, energiezuinige verlichting, slimmere manier van werken, voordelen behalen. Contractueel is vastgelegd dat deze financiële voordelen zullen worden geïnvesteerd in de openbare verlichting. 7 Participatie en Communicatie De wijze van aanbesteding en de contractduur van tien jaar is tot stand gekomen in samenspraak tussen de afdeling Stadsbeheer, bureau Inkoop en het programmateam Duurzaamheid. Het plan van aanpak voor de wijze van aanbesteding en de inhoudelijke verwachtingen zijn getoetst aan de markt door middel van aan marktconsultatie. 8 Uitvoering en evaluatie De uitvoering van de aanbesteding wordt mogelijk gemaakt door de te nemen beslissing. In het tweede kwartaal van 2017 gaan wij de installatie- en instandhoudingswerkzaamheden voor de OVL opnieuw aanbesteden. De aanbesteding vindt plaats op basis van een Europees Openbare aanbesteding en als inkoopmethodiek wordt de Best Value Procurement (BVP) methode toegepast. Voor de duur van het contract wordt een contractmanager aangesteld vanuit de afdeling Stadsbeheer. Deze fungeert als ambtelijk opdrachtgever en inventariseert en beoordeelt de prestaties van de contractpartij aan de hand van de gestelde doelstellingen en eisen. Deze doelen en eisen worden aan de contractant en het uit te voeren werk gesteld in de aanbestedingsdocumenten. De contractmanager legt de resultaten vast en rapporteert deze binnen de afdeling. Aan de hand van de resultaten wordt jaarlijkse evaluatie gehouden. 9 Risico Voor het te nemen besluit zijn de volgende risico s zijn denkbaar: Wat als de contractpartij zijn verplichtingen niet na komt of failliet gaat. Blijft de Nijmeegse openbare verlichting dan uit? Deze risico s zijn in het contract afgedekt. De contractmanager meet actief de prestaties van de contractpartij aan de hand van de gestelde doelstellingen en eisen. Bij aanhoudend slecht functioneren van de contractant zullen we het contract opzeggen na de eerste of tweede termijn, van 3 jaar. Zo wordt het risico voor een slecht functionerende aannemer beperkt. Mocht de aannemer failliet gaan dan blijft de openbare verlichting gewoon branden. Voor service en ontwikkeling zullen we dan een nieuwe partij moeten zoeken. Wat kunnen we doen als de contractpartij zijn doelen voor verduurzaming en ontwikkeling niet haalt?

5 4 Er wordt constant gemonitord of de doelen en planning van de contractpartij worden gehaald. Het zijn contractstukken die de contractpartij ook echt waar moet maken. Bij aanhoudend niet behalen van planning en doelstellingen van de contractpartij kunnen we het contract na de eerste of tweede termijn, van 3 jaar, verbreken. Wat als we tussentijds andere eisen willen stellen aan de ontwikkelingen van de openbare verlichting? De contractpartij stelt een begroting, planning en doelen op basis van de door ons gestelde eisen en wettelijke normen op. Nieuwe eisen en wensen kunnen wij als opdrachtgever altijd inbrengen. Ook kunnen er nieuwe afspraken worden gemaakt. Nieuwe eisen of afspraken kunnen wel invloed hebben op de planning en de begroting van de aannemer. Is een BVP-aanbesteding in plaats van een traditionele aanbesteding een risico? Bij meer traditionele aanbestedingen worden marktpartijen geselecteerd op basis van de laagste prijs. Of we schrijven het werk helemaal voor zodat we niet optimaal gebruik maken de kennis en kunde in de markt. BVP zorgt ervoor dat we een contractpartij selecteren op basis van zijn kwaliteit, vakkundigheid en innovatie. Deze partij zet zelf zijn kennis in om te bepalen hoe hij het beste kan voldoen aan onze eisen en doelstellingen. Daarmee snijdt het mes dus aan twee kanten. Wij laten de markt slim voor ons werken en de contractant kan zelf de voor hem optimale werkwijze invullen om onze doelen te bereiken. Aanbesteden volgens BVP lijdt dus niet tot extra risico s ten opzichte van andere aanbestedingsrisico s. Door wijziging van prioriteiten kan het voorkomen dat ons college het vastgestelde budget voor andere doelen wil aanwenden. Het risico is dat je het budget voor 10 jaar reserveert en het dus niet meer beschikbaar is voor andere doeleinden. Het begrootte bedrag voor de OVL is al vijftien jaar constant en als uitgangspunt een minimum voor het in stand houden van de openbare verlichting en de daarvoor benodigde energiekosten. Dit betekent dat het licht kan blijven branden en het areaal niet verouderd. In dat opzicht verandert er begrotingstechnisch niets maar doen we een uitspraak over de besteding voor de komende jaren.