Aanbiedingsbrief en notitie criteria & Programma van Eisen

Transcriptie

1 RUD Utrecht Aan: Van: Steller: Onderwerp: Algemeen bestuur Saskia Borgers Jan Inberg Selectie accountant t.b.v. Vergadering d.d. 16 oktober 2014 Bijlagen Aanbiedingsbrief en notitie criteria & Programma van Eisen Status ter kennisneming ter (oriënterende) bespreking x ter besluitvorming Samenvatting RUD Utrecht moet een accountant selecteren voor de controle van de Jaarrekening. De criteria en het programma van eisen voor de accountant moeten, conform het vastgestelde Controleprotocol, door het Algemeen Bestuur worden vastgesteld. De planning van het selectieproces is krap, gezien de afspraken die met het AB gemaakt zijn over oplevering van de eerste jaarrekening. De notitie ziet op de aanpak voor de selectie en op de criteria ter ondersteuning van de selectie.. Voorstel De leden van het Algemeen bestuur 1. Stellen de Notitie aanpak selectie accountant vast. Toelichting RUD Utrecht moet een accountant te selecteren voor de controle van de Jaarrekening. De notitie in bijlage 1 ziet op de aanpak voor de selectie en op de mogelijke criteria ter ondersteuning van de selectie. De criteria en het programma van eisen moeten door het AB worden vastgesteld (zie het Controleprotocol in bijlage 1). Gezien onze ambities voor de Jaarrekening 2014 (gereed voor februari 2015) kan deze datum van 16 oktober risicovol zijn. Immers op zijn vroegst zou een accountant medio november kunnen starten, wellicht vind de accountant dat irreëel. Twee maatregelen die we dan voorzien: ruimte maken door de jaarrekening te vertragen (dat kan omdat we nu scherp hebben gepland), of de accountant scherper laten opereren. T.b.v.: Algemeen bestuur 16 oktober 2014 Pagina 1 van 8

2 Bijlage 1: Notitie selectie accountant RUD Utrecht Inkoop. In ons budget is een bedrag van ,- per jaar opgenomen voor de accountantscontrole. In de afspraken met de deelnemers is gesteld dat voor een periode van vier jaar (Controle Protocol) een accountant aangetrokken wordt. De financiële grens voor een Europese aanbesteding is ,-. Bij de som van vier jaren a ,- per jaar komen we op ,-. Een Europese aanbesteding is niet aan de orde. In overleg met inkoopdeskundigheid van de provincie Utrecht stellen we voor een meervoudig onderhandse inkoop te doen. Overigens heeft het bestuur van RUD nog geen inkoop- en aanbestedingsbeleid vastgesteld. Voor het inkoop en aanbestedingsbeleid maken we gebruik van wettelijke voorschriften en onze op 17 september jongstleden gedeponeerde Algemene Voorwaarden 1. Hoe pakken we de meervoudig onderhandse inkoop aan? In overleg met de inkoop functie van de provincie Utrecht hebben we de aanbesteding van accountants diensten van de provincie omgezet naar een meervoudig onderhandse inkoop voor de RUD. We hebben ook gekeken naar de aanbesteding van het Document managementsysteem. Zodat de aanpak van deze aanbesteding grotendeels in lijn is met eerdere aanbestedingen. Hieronder bespreken we: 1. Mogelijke gunningscriteria, en; 2. Het programma van eisen. 1. Gunningscriteria De gunningscriteria vallen uiteen in: kwaliteitscriteria, het prijs criterium en uitsluitingsgronden. Kwaliteitscriteria Hieronder volgt een inhoudelijke toelichting op de hieronder genoemde vragen G1.1 tot en met G1.3. Criterium G1.1 Beschrijf de methodiek die uw organisatie hanteert voor de uitvoering van de accountantscontrole. Neem hierin minimaal op: uw visie, beknopte duur (tijdspad), beslis- en keuzemomenten, begeleiding van de controller en staf, wat u hierbij nodig heeft van de Opdrachtgever oftewel hoe ziet u uw rol en die van de Opdrachtgever. Max. 4 pagina s A4 excl. eventuele tabellen, afbeeldingen etc. en excl. de mijlpalenplanning. G1.2 Beschrijf hoe uw organisatie de dienstverlening voor de RUD gaat inrichten en bewaken. Neem hierin minimaal op: de samenstelling van het team, of en hoe u dit heeft gedaan bij vergelijkbare organisaties, geef aan bij welke minimaal 5 vergelijkbare organisaties u de jaarrekeningcontrole uitvoert (wij zien het als een pre als uw team een jaarrekeningcontrole uitvoert bij een vergelijkbare organisatie, bijvoorkeur een andere RUD), wat uw ambities zijn voor de dienstverlening en de Opdrachtgever (houd hierbij ook rekening met de al bestaande verbeterplannen, zie de bijgesloten stukken), hoe u de dienstverlening (eventueel) overneemt van de huidige dienstverlener, de succesfactoren om gestelde doelen te behalen binnen gestelde tijdspad en budget, hoe u dit garandeert zonder op kwaliteit in te boeten, hoe u omgaat met ontwikkelingen binnen uw vakgebied en eventuele organisatorische wijzigingen van de Opdrachtgever en de bereikbaarheid van uw organisatie. Max. 4 pagina s A4 excl. eventuele tabellen, afbeeldingen etcetera en exclusief een mijlpalenplanning. Max aantal punten 280 punten 210 punten 1 Het inkoop en aanbestedingsbeleid wordt nu ontwikkeld. We voorzien voor eind van het jaar met een advies te komen. T.b.v.: Algemeen bestuur 16 oktober 2014 Pagina 2 van 8

3 G1.3 Beschrijf hoe uw organisatie uw dienstverlening aan ons verrijkt met creativiteit en innovatie en hoe u ons ondersteunt in het realiseren van onze kernwaarden: betrouwbaar, kwaliteit en eenvoud. Zie daarvoor ook het Jaarplan RUD punten Max. 4 pagina s A4 excl. eventuele tabellen, afbeeldingen etc. en excl. de mijlpalenplanning. Prijscriterium (G2). De laagste prijs die wordt aangeboden geldt. Uitsluitingsgronden Hieronder vallen gronden als: ondertekende integriteitverklaring, eisen aan beroepsbevoegdheid, ingeschreven in beroeps- of handelsregister, eisen aan het hebben van een kwaliteitsborgingsysteem, een geldige AFM vergunning of gelijkwaardig, eisen aan inschrijving in het accountantsregister van NIVRA of gelijkwaardig, eis van aangesluiting bij de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA) of vergelijkbaar, eis aan een minimale omzet van de accountant, eis aan het hebben van een beroeps- en/of bedrijfsaansprakelijkheid, eisen bekwaamheid en ervaring op het gebied van accountancydienstverlening. Over ons inkoop- en aanbestedingsbeleid. Het inkoop- en aanbestedingsbeleid is in ontwikkeling. Wel is er een aantal aspecten die we onder uw aandacht brengen zodat u kunt volgen welke afwegingen we voorstellen te maken voor deze thema s. Het eerste is duurzaamheid. Dat onze leveranciers hun activiteiten duurzaam voortbrengen vinden we een logische, wij vinden het echter ingewikkeld om duurzaamheid tot uiting te laten komen in de eisen te stellen aan een dergelijke leverancier. Ook zijn accountantsdiensten niet opgenomen in de lijst met productgroepen specifiek gericht op duurzaamheid van Pianoo; duurzaamheid wordt voor accountantsdiensten niet uitgewerkt.. De tweede is social return, daarvoor geldt dat het gebruikelijk is, wat ons betreft, dat vooral voor de inzet van laaggeschoold personeel (inzet lager dan schaal 9 wordt vaak gesteld) social return ingezet wordt. Dat is in de regel niet van toepassing voor de inzet van een accountant. In de derde plaats mkb vriendelijk inkopen. Voor accountantsdiensten overwegen we dat het verstandig is ervoor te zorgen dat er een accountant aan het werk is die verstand van zaken heeft, bij voorkeur zelfs RUD s in de portefeuille heeft. Bij twee RUD s in de provincie Utrecht is de spoeling wel erg dun. Onze conclusie is dat deze aspecten niet een doorslaggevende rol kunnen spelen in de selectie- en gunningcriteria voor het inkopen van accountantsdiensten. Gunning Gunning vindt plaats aan de Inschrijver die: een geldige Inschrijving heeft ingediend, die Inschrijving aan de vormvereisten voldoet, op wie geen uitsluitingsgronden van toepassing zijn, die voldoet aan de in dit Aanbestedingsdocument gestelde kwalitatieve beoordelingseisen èn die de hoogste score op de Gunningscriteria heeft behaald met het door haar ingevulde deel D van de Inschrijving. Gunning vindt plaats op basis van de economisch meest voordelige Inschrijving. In totaal kan 70% van de te behalen punten worden verkregen op het onderdeel Kwaliteit en 30% op het onderdeel Prijs. T.b.v.: Algemeen bestuur 16 oktober 2014 Pagina 3 van 8

4 Subcriteria Vragen Weging per vraag Maximaal te behalen punten Weging totaal G1: kwaliteit G1.1: 40% 280 G1.2: 30% 210 G1.3: 30% 210 G2: Prijs G2: 100% % 30% Totaal G1 en G % 2. Het programma van eisen. In het Controle Protocol RUD is opgenomen dat het Algemeen Bestuur voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vaststelt. In het programma van eisen worden voor de jaarlijkse accountantscontrole opgenomen: a. de toe te passen goedkeuringstoleranties (en afwijkende rapporteringstoleranties) bij de jaarlijkse controle van de jaarrekening; b. de apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen omvangsbases en goedkeuringstoleranties (en afwijkende rapporteringstoleranties); c. de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen; d. eventuele aanvullende uit te voeren tussentijdse controles; e. de frequentie en inrichtingseisen voor de aanvullende tussentijdse rapportering en de inrichtingseisen voor ieder afzonderlijk te controleren begrotingsjaar; f. de posten van de jaarrekening en deelverantwoordingen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden; g. de producten of organisatie onderdelen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden In afwijking van het gestelde in lid 3 sub f en g kan het Algemeen Bestuur in het programma van eisen opnemen, dat het Algemeen Bestuur jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant de posten van de jaarrekening, deelverantwoordingen, producten en organisatie onderdelen vaststelt, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden en welke rapporteringstoleranties hij daarbij dient te hanteren. Goedkeuringstoleranties (a, b) Voor de bij de opdracht toe te passen toleranties zijn de wettelijke toleranties leidend. Voorafgaand aan de jaarlijkse accountantscontrole stelt het bestuur vast, in overleg met de accountant, aan welke onderdelen de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden en welke, eventueel afwijkende, rapporteringstoleranties daarbij gehanteerd dienen te worden. De wettelijke goedkeurings- en rapporteringstoleranties zijn: Goedkeuringstoleran- Goedkeurend Beperking Oordeelonthou- Afkeurend tie ding Fouten in de jaar- 1% >1%<3% - 3% Rekening (% lasten) Onzekerheden in de 3% >3%<10% 10% - Controle (% lasten) Om een idee te geven: RUD heeft een budget van ongeveer 10,8 mln. Bij dit budget geldt een bedrag van ,- voor de goedkeuringstolerantie. Fouten in de financiële boekhouding die beneden dit bedrag blijven leiden tot een goedkeurende verklaring. T.b.v.: Algemeen bestuur 16 oktober 2014 Pagina 4 van 8

5 De inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen zijn (c); Het verslag van bevindingen bij de jaarrekening controle bevat in ieder geval bevindingen over: a. de vraag of de inrichting van het financiële beheer en de financiële organisatie een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken; b. onrechtmatigheden in de jaarrekening. De rapporteringstoleranties ten behoeve van het verslag van bevindingen zijn de bedragen die voortvloeien uit de goedkeuringstoleranties. c. c de geautomatiseerde gegevensverwerking en de planning en control-instrumenten, echter slechts indien en voor zover deze bevindingen van bestuurlijke betekenis zijn. Het betreft hier met name de kaderstellende en controlerende rol. Het verslag van bevindingen moet zo opgesteld zijn dat: a. de bevindingen duidelijk te volgen zijn; b. een consistente gedragslijn wordt gevolgd; c. tekortkomingen en risico s tijdig gesignaleert worden en hiervoor oplossingen aangedragen worden; d. bij de adviezen in een rapportage ook aangeeft hoe de uitvoering van bevindingen vorm kan krijgen; e. ook positieve ontwikkelingen die in het oog springen opneemt; In de managementletter besteedt de accountant aandacht aan: de verbeterpunten in de opzet en werking van het financieel beheer (inclusief budget- en kredietbewaking), de geautomatiseerde gegevensverwerking, de planning en control-instrumenten en het risicomanagement, echter slechts indien en voor zover de accountantscontrole daartoe aanleiding geeft (natuurlijke adviesfunctie). de overige verbeterpunten in de bedrijfsvoering, eveneens indien en voor zover de accountantscontrole daartoe aanleiding geeft (natuurlijke adviesfunctie). bijzonderheden die bij de uitvoering van de interimcontrole op de jaarrekening naar voren komen en naar de mening van de externe accountant verbeterd kunnen worden en - of verbetering behoeven; de managementletter naar aanleiding van de interimcontrole wordt aangeboden voor 1 oktober van ieder boekjaar aan de directie. Ten aanzien van de overige punten (d tot en met g) stel ik voor deze onder te brengen in een jaarlijks gesprek tussen DB, portefeuillehouder Financiën of directie met de accountant. Zodat in een dergelijk gesprek voorafgaand aan de interim controle (leidend tot een management letter) de genoemde punten aan de orde kunnen komen. Het komt overigens mijns inziens ook de flexibiliteit ten goede. Communicatie en periodiek overleg. Hieronder een beeld van wat ons inziens de bedoeling is van periodieke formele gesprekken die de accountant met directie en bestuur voert door het jaar heen. Dit is een indicatie; het inregelen van dergelijke gesprekken is in goed overleg met elkaar overeen te komen. onderwerp wie Wanneer Toelichting Pre-audit gesprek Directeur en Controller oktober jaar t Voorafgaand aan de controle worden de aandachtspunten met elkaar besproken waarbij in de controle rekening moet Management letter Verslag van bevindingen worden gehouden Directeur en Controller november jaar t Accountant brengt verslag uit aan de directie over de interim controle AB januari jaar t +1 De accountant licht zijn bevindingen toe aan (een delegatie van) het AB. Diverse Directie, DB, AB Op verzoek kan de accountant optreden in directievergaderingen, DB en AB. Natuurlijke adviesfunctie. T.b.v.: Algemeen bestuur 16 oktober 2014 Pagina 5 van 8

6 Uitvoering De accountants: PWC, Deloitte, BDO en BakerTillyBerk worden uitgenodigd (meervoudig onderhandse inkoop) offerte uit te brengen op basis van bovenstaande. We hebben dan een tweetal grotere kantoren en een tweetal wat kleinere kantoren. Deze partijen controleren jaarrekeningen van gemeentelijke of aanverwante organisaties. In bijlage 2 treft u de resultaten van een ad random onderzoekje naar welke RUD s door welke accountant worden geholpen. Voor de selectie van de accountant wordt voorgesteld om een lid van het dagelijks bestuur, een lid van de directie en de controller aan te wijzen. T.b.v.: Algemeen bestuur 16 oktober 2014 Pagina 6 van 8

7 Bijlage 1. Tekst uit het Controle Protocol (vastgesteld in AB van 15 mei 2014). Hoofdstuk 2: Accountantscontrole Artikel 2: Opdrachtverlening accountantscontrole 1. De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door het Algemeen Bestuur te benoemen accountant. De benoeming van de accountant geschiedt voor een periode van vier jaar. 2. Het Algemeen Bestuur stelt voor de selectie van de accountant de selectiecritieria en de per selectiecriterium bijbehorende weging vast. 3. Het Algemeen Bestuur stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole de programma van eisen vast. In het programma van eisen worden voor de jaarlijkse accountantscontrole opgenomen: h. de toe te passen goedkeuringstoleranties (en afwijkende rapporteringstoleranties) bij de jaarlijkse controle van de jaarrekening; i. de apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen omvangsbases en goedkeuringstoleranties (en afwijkende rapporteringstoleranties); j. de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen; k. eventuele aanvullende uit te voeren tussentijdse controles; l. de frequentie en inrichtingseisen voor de aanvullende tussentijdse rapportering en de inrichtingseisen voor ieder afzonderlijk te controleren begrotingsjaar; m. de posten van de jaarrekening en deelverantwoordingen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden; n. de producten of organisatie onderdelen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden; 4. In afwijking van het gestelde in lid 3 sub f en g kan het Algemeen Bestuur in het programma van eisen opnemen, dat het Algemeen Bestuur jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant de posten van de jaarrekening, deelverantwoordingen, producten en organisatie onderdelen vaststelt, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden en welke rapporteringstoleranties hij daarbij dient te hanteren. T.b.v.: Algemeen bestuur 16 oktober 2014 Pagina 7 van 8

8 Bijlage 2. Overzicht accountants RUD s Een kleine bloemlezing van welke accountants bij welke RUD s werken om op deze wijze iets van een beeld te krijgen. naam OmgevingsDienst provincie, regio naam accountant ODZOB Eindhoven EY OMWB Tilburg, Breda Deloitte ODBN s-hertogenbosch Deloitte ODRN Nijmegen EY ODR Rivierenland BakerTillyBerk Groningen Groningen Deloitte Haaglanden Zuid-Holland PWC West Holland BakerTillyBerk Achterhoek EY ODRU Utrecht EY RUD Drenthe Drenthe Deloitte Meppel Drenthe BDO Delft Zuid-Holland BDO T.b.v.: Algemeen bestuur 16 oktober 2014 Pagina 8 van 8