Communicatie onderzoek Team haarverzorging

Transcriptie

1 Communicatie onderzoek Team haarverzorging

2 Introductiebrief behorende bij de enquête over de interne communicatie Beste collega s, Gedurende het schooljaar doen wij ons uiterste best om de taken te vervullen die behoren bij onze docentenjaartaak. Veel van deze taken verlopen uitstekend en daar waar verbetering noodzakelijk is, wordt aan gewerkt. Eén van de verbeterpunten is de communicatie, zoals ook bleek tijdens het onderzoek dat gehouden is door twee seniordocenten over het functioneren binnen de teams. Om tot een verbeterplan te komen, en vandaaruit een plan van aanpak te genereren, is het noodzakelijk te onderzoeken waar en waarom het mis gaat in de (interne) communicatie. Interne communicatie is de communicatie, tussen collega s (en eventueel leidinggevende) in de werkprocessen m.b.t. het organiseren, uitvoeren en waarborgen van onze opleiding en de communicatie hierover met de leidinggevende. Een aantal opmerkingen over de communicatie uit de ingevulde vragenlijst van G.K en C.B. (seniordocenten): We hebben werkafspraken, gekoppeld aan de regierollen, maar afspraken maken, bijstellen, zich eraan houden is moeilijk, dat heeft te maken met de communicatie. Communicatie is moeilijk in een groot team zoals dat van ons, omdat je elkaar soms maar één keer per week ziet. is het niet duidelijk, wie wat doet en wanneer, er wordt niet duidelijk gecommuniceerd Er mag wel iets duidelijker gecommuniceerd worden over de gang van zaken rond de taakverdeling. Communicatie moet een stuk beter en opener Door de grootte van het team en de vele parttimers, worden er beslissingen genomen die niet iedereen meekrijgt. teveel regels, niet meer precies weten wat er is afgesproken. Heldere communicatie van en met de opleidingsmanager In het kader van de opleiding tot teacher leader (master leren & innoveren) wil ik onderzoek doen naar de communicatie en trachten te achterhalen waar het mis gaat en waarom. Het is de bedoeling dat de resultaten van dit onderzoek er toe leiden dat wij een verbeterplan met betrekking tot de interne communicatie kunnen opstellen en dat uit dit verbeterplan acties voortkomen.

3 Mijn onderzoek bestaat uit verschillende onderdelen, te weten: Een enquête; Een interview (met een aantal collega s); Een terugkoppeling van de resultaten van dit onderzoek; Het gezamenlijk opstellen van een verbeterplan; Het ondernemen van actie; Een evaluatie van de verbeteracties. De enquête: De enquête bestaat uit 40 vragen en stellingen en gaan allen over communicatie. De vragen en stellingen zijn verdeeld over 4 sub-onderwerpen, te weten; Communicatie algemeen Feedback geven en ontvangen Werkoverleg/vergaderingen Schriftelijke communicatie/ Intervisie Communicatie met de leidinggevende Ik heb bewust gekozen voor een enquête op papier. Het aantal respondenten is beperkt, namelijk twaalf, inclusief mijzelf, en ik kan er beter op toezien dat de antwoorden zo spoedig mogelijk bij mij zijn ingeleverd. De bijgevoegde enquête zal niet meer dan vijftien minuten van je tijd in beslag nemen en zal door mij persoonlijk worden verwerkt. Het is voor het onderzoek van belang dat het niet anoniem gebeurt, omdat de gegeven antwoorden als basis kunnen dienen voor een eventueel vervolg op dit deel van het onderzoek, namelijk een interview. Ik zou het op prijs stellen als deze enquête na de meivakantie bij mij ingeleverd worden. Als ik niet aanwezig ben kun je het ingevulde formulier op mijn bureau leggen. Hartelijk dank voor je medewerking en succes bij het invullen. Met vriendelijke groet, Marit Nijman Team Haarverzorging

4 Communicatie algemeen Onder een goede communicatie wordt verstaan: De communicatie tussen de collega s van het team die nodig is in de werkprocessen t.b.v. het organiseren, uitvoeren en waarborgen van de opleiding, zowel mondeling als schriftelijk. 1. Via welke methode communiceer je meestal met je teamleden (meerdere antwoorden mogelijk) Persoonlijk (face to face) Telefoon Anders, namelijk 2. Welke methode vind je het meest succesvol? Persoonlijk (face to face) Telefoon Anders, namelijk 3. Vind jij dat er een goede communicatie bestaat binnen in het team? 4. De interne communicatie verloopt moeizaam, omdat er geen sprake is van open communicatie, d.w.z. niet alles wordt uitgesproken. 5. De interne communicatie verloopt moeizaam, omdat gemaakte afspraken voortdurend gewijzigd worden. 6. Informatie die belangrijk is om je taken goed te kunnen uitvoeren, bereikt je niet of nauwelijks. 7. Heeft de omvang van jouw aanstelling (fte) invloed op jouw inbreng van de communicatie? Goed Meestal wel Genoeg Meestal niet Nauwelijks Een beetje Veel

5 8. Heeft de omvang van jouw aanstelling (fte) invloed op het deel dat je meekrijgt van de communicatie? 9. Heeft de kwaliteit van de communicatie invloed op de wijze waarop jij je werk doet? 10. Heeft de kwaliteit van de communicatie invloed op het plezier dat jij hebt in je werk? Nauwelijks Een beetje Veel Nauwelijks Enigszins Veel Nauwelijks Enigszins Veel Feedback geven en ontvangen Feedback is commentaar dat we geven of ontvangen op iemands gedrag of houding. Via feedback leer je hoe gedrag of houding overkomt en welke gevolgen dat gedrag voor de ander heeft. Feedback kan zowel positief ("Wat heb jij dat voorstel helder gepresenteerd. Ik snapte het meteen!") als negatief ("Ik vond het vervelend dat je mij tijdens mijn presentatie telkens in de rede viel") zijn. Het verschil met een compliment of kritiek is dat feedback uitsluitend over veranderbaar gedrag gaat, waar een compliment of kritiek ook over andere zaken kan gaan. "Wat heb je een leuk jasje aan" is bijvoorbeeld een compliment en geen feedback. Opmerkingen over jouw product is geen feedback: opmerkingen over jouw samenwerking met de klant die het product wil kopen, wel. In de beroepscompetenties die het Graafschapcollege van zijn docenten verlangt (richtlijn docentencompetenties SBL), wordt het volgende over feedback gezegd: Competentie; competent in het samenwerken met collega s: De docent is collegiaal en dit uit zich in; De docent is een teamspeler, door: feedback te kunnen geven (vanuit de ik boodschap) en te kunnen ontvangen. Feedback ontvangen 11. Ik sta open voor feedback van anderen.

6 12. Anderen mogen mij aanspreken op mijn gedrag. 13. Ik luister altijd naar feedback van mijn collega's/leidinggevende. 14. Feedback is goed, maar heb er niet altijd tijd voor om naar te luisteren. 15. Ik vraag geregeld feedback aan anderen over mijn functioneren. Regelmatig Feedback geven 16. Ik geef regelmatig feedback op het functioneren van mijn collega s. 17. Ik geef feedback, ook als het de ander er niet op zit te wachten. 18. Ik vind het moeilijk als anderen mij om feedback vragen. Bijna nooit Bijna nooit

7 19. Ik ben bereid om met feedback van anderen te werken. 20. Ik geef kan goed omgaan met feedback, ook als deze negatief is. wel en soms niet Bijna niet Vergaderingen/overlegmomenten Op dit moment zijn er in het team haarverzorging verschillende soorten werkoverleg gepland. Wekelijks overleg binnen de verschillende regierollen Maandelijkse, gezamenlijke vergadermomenten, waarbij er verslag wordt gedaan vanuit de regierollen of er worden deelnemers besproken. 2 tot 3 maal per jaar is er een groot team overleg waar de grotere onderwerpen aan bod komen, de eerste maanden van het schooljaar geëvalueerd worden en de grote lijnen uitgezet worden naar het volgende studiejaar. 21. Wat vind je van de frequentie van de vergader/overlegmomenten? 22. Ik vind de structuur van vergaderingen, zoals regieroloverleg, algemene teamvergadering en grote teamvergadering, prettig om mee te werken. 23. De communicatie tijdens werkoverleg/vergaderingen verloopt stroef, omdat er niet of niet voldoende naar elkaar geluisterd wordt. 24. Wanneer wij een werkoverleg hebben, zijn de resultaten altijd de moeite waard. Voldoende Onvoldoende Te vaak wel en soms niet

8 25. Wanneer wij een werkoverleg hebben, is deze altijd effectief en efficiënt. Schriftelijke communicatie/ In deze moderne tijd wordt er veel gebruik gemaakt van de , een belangrijk onderdeel van de interne communicatie. Hoe men hiermee omgaat en ervaart, is voor ieder heel verschillend. 26. Communiceer jij veel via ? Ja, altijd Ja, soms Nee, weinig Nee, nooit 27. Hoe vaak check je jouw ? Eenmaal per dag Meerdere keren per dag Voortdurend 28. De is erg belangrijk om goed op de hoogte te blijven van informatie die ik nodig heb om mijn taken goed te kunnen uitvoeren. 29. Ik krijg téveel en daardoor lukt het mij niet om alle s te lezen 30. Ik vind het bijhouden van mijn account een lastige bezigheid die onnodig veel tijd kost. wel en soms niet wel en soms niet wel en soms niet

9 Intervisie Intervisie is een vorm van deskundigheidsbevordering waarbij medewerkers een beroep doen op collega's om mee te denken over persoon- en functiegebonden vraagstukken en knelpunten uit de eigen werksituatie. Dit meedenken gebeurt niet door het aandragen van oplossingen, maar door het stellen van vragen om zo met behulp van eigen analytisch en probleemoplossend vermogen zicht te krijgen op het ingebrachte probleem en hoe hierin te handelen. Het is een methodiek waarbij de eigen deskundigheid binnen de organisatie wordt benut en verder wordt ontwikkeld met als doel het bevorderen van de kwaliteit van het werk. Een intervisie beslaat een langere periode, met een klein aantal vaste deelnemers. Vooraf worden afspraken gemaakt over de spelregels, de doelstellingen en de werkwijze van intervisie. Het proces vraagt van de deelnemers de nodige basisvaardigheden. 31. Ben jij bekend met intervisie? Ja Een beetje 32. Intervisie is een instrument dat ingezet moet worden in een goed samenwerkend team. 33. Ik weet wel het een en ander over intervisie, maar zou er graag meer over leren Ja Nee Communicatie met leidinggevende De leidinggevende is sterk verbonden met het team. Ook de communicatie met haar maakt deel uit van de interne communicatie van het team. 34. Wanneer het nodig is, informeert de leidinggevende de medewerkers van het team over de planning, acties en veranderingen. 35. De leidinggevende informeert de medewerkers van het team uitgebreid over een belangrijke beslissing of beslissingen. wel en soms niet wel en soms niet

10 36. De leidinggevende voert een open communicatie. Er is zowel sprake van top-down als bottom-up communicatie. 37. De leidinggevende is m.b.t. communicatie gemakkelijk bereikbaar. wel en soms niet wel en soms niet Hieronder nog een drietal open vragen: probeer je antwoord zo concreet mogelijk te formuleren. 38. Wat is volgens jou het grootste probleem in de communicatie met jouw collega s? 39. Welke verbeteringen zou je graag willen zien in de communicatie met je collega s? 40. Wat zou jij graag willen leren m.b.t. communicatie? Dit was de laatste vraag! Dank je voor de medewerking, Marit